Brussels Airport Company: Abflug in die Cloud – für harmonisierte, vernetzte und effiziente Abläufe
Der gemeinsame Weg von Brussels Airport Company und SAP
Die Brussels Airport Company entwickelt den Flughafen von morgen im „Herzen Europas“. Kern der eigenen operativen Abläufe bildet eine integrierte IT-Landschaft, die auf Standardisierung und Best Practices basiert. Diese Landschaft wird durch SAP S/4HANA Cloud Public Edition und die Lösungen SAP Analytics Cloud, SAP SuccessFactors, SAP Ariba und SAP Concur unterstützt.
| Branche | Region | Unternehmensgröße | Partner |
| Personenverkehr und Freizeit | Brüssel, Belgien | 1.200 Beschäftigte | delaware |
nach Einführung bereits erste Effizienzsteigerungen und Ergebnisse
CFO, Brussels Airport Company NV/SA
Auf Wachstumskurs mit ERP als wichtigstem Wegbereiter
2023 reisten 22,2 Millionen Passagiere über den Flughafen Brüssel und es wurden 700.000 Tonnen Luftfracht umgeschlagen. Damit ist er eines der wichtigsten Zentren des belgischen Wirtschaftswachstums. Die rund 1.200 Beschäftigten des Flughafenbetreibers Brussels Airport Company NV/SA arbeiten unermüdlich daran, die komplexen Abläufe sicher abzuwickeln, die 60.000 direkte und indirekte Arbeitsplätze schaffen.
Im Rahmen einer Initiative, diese Abläufe zu vereinfachen, beschloss die Brussels Airport Company, ihr ERP-System zu ersetzen. Das System, das seit 10 Jahren ohne nennenswertes Upgrade genutzt wurde, war veraltet, ineffizient und stark kundenspezifisch angepasst – was sich in einem hohen Wartungsaufwand und frustrierten Nutzern niederschlug. Angesichts des Ziels, einer der führenden Flughäfen Europas zu werden, konnte diese Software den wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht werden.
Die Brussels Airport Company hielt deshalb nach einer neuen Software Ausschau, die ihren ERP- und geschäftlichen Erfordernissen besser Rechnung tragen würde. Vor dem Hintergrund der Nachteile, die stark angepasste Lösungen mit sich bringen, entschied sich das Unternehmen für den Umstieg auf die Cloud mit einer standardisierten Softwaresuite.
ERP Program Manager, Brussels Airport Company NV/SA
Strategische IT-Ausrichtung durch teamübergreifende Zusammenarbeit
Die Brussels Airport Company erkannte schnell, dass Cloud-Lösungen von SAP, wie CFO Davy Vreys es ausdrückte, ein „benutzerfreundliches und standardisiertes System ermöglichen, das uns dabei hilft, effizienter zu arbeiten und mit den neuesten Technologien und Innovationen Schritt zu halten“.
Das Unternehmen entschied, dass SAP S/4HANA Cloud Public Edition die benötigten Kernfunktionen für Finanzen, Controlling, Rechnungsstellung und Beschaffung bieten würde. Laut Marie-Christine Kévers, ERP Program Manager, ermöglicht die Lösung „einen vollständig integrierten Backbone für Supportservices und reibungslose Datenflüsse, um Wachstum und Diversifizierung zu unterstützen“. Und ihr Fit-to-Standard-Ansatz würde dazu beitragen, den Wartungsaufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Best Practices anzuwenden.
Der Flughafenbetreiber hat eine Reihe von SAP-Lösungen in dieses neue Backbone-System integriert. Es wurden SAP-Ariba-Lösungen für Beschaffungsprozesse, SAP-Concur-Lösungen für das Ausgabenmanagement, SAP-SuccessFactors-Lösungen für zentrale Personaldaten und Talentmanagement sowie die SAP-Analytics-Cloud-Lösung für Berichterstellung und Planung implementiert.
Das Unternehmen setzte die SAP Integration Suite ein, um Cloud- und Unternehmensanwendungen reibungslos mit anderer Software innerhalb seiner IT-Landschaft zu verbinden. Außerdem wurde die Lösung SAP Enable Now übernommen, um E-Learning-Inhalte bereitzustellen, die dabei halfen, Veränderungen zu kommunizieren und die Benutzer in der neuen Software zu schulen.
Der Implementierungspartner delaware war ein wichtiger Teil der Transformation und bot neben Lösungskompetenz ein integriertes Change- und Communication-Programm, das die Nutzer auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitete, insbesondere auf den Umstieg von kundenspezifischen zu Cloud-Lösungen.
Durchstarten mit automatisierten Prozessen und einer klaren Sicht auf alle Daten
Heute verfügt die Brussels Airport Company über eine intuitive, effiziente und zukunftssichere IT-Landschaft mit geringeren Gesamtbetriebskosten. Mit integrierten Lösungen schaffen smarte Unternehmen die Grundlage für Datenqualität und reibungslose Prozesse in ihrer gesamten IT. Zugleich bilden sie die Basis für die Modernisierung zentraler Geschäftsprozesse – durch die Nutzung bewährter Integrationsszenarien und die Reduzierung manueller, papierbasierter Tätigkeiten.
Vreys merkt an: „Einer der Hauptvorteile ist die Benutzerfreundlichkeit. Die Genehmigung von Bestellanforderungen und Bestellungen ist digitalisiert und kann auf jedem Gerät erfolgen. Und die Nutzer können Spesenabrechnungen auf ihrem Mobiltelefon genehmigen, was zuvor nicht möglich war.“ Nach nur wenigen Monaten konnte das Unternehmen bereits Effizienzsteigerungen verzeichnen und geht davon aus, dass der Finanzabschluss schneller erfolgen wird.
Kévers erläutert: „Wir haben nicht nur den Zeitaufwand für die Bearbeitung eingehender Rechnungen reduziert, sondern auch die Verantwortung wieder in das Unternehmen zurückgeholt. Durch die Bearbeitung von Positionen wie Waren- und Dienstleistungsbelegen durch Fachteams haben wir die Qualität unserer Daten und die daraus gewonnenen Erkenntnisse verbessert. Das bedeutet, dass wir die Finanzabteilung nicht nur als Zahlenjongleur, sondern auch als wertvollen Partner bei geschäftlichen Entscheidungen positionieren können.
Standardisierte Prozesse stellen eine völlige Abkehr von der alten, hochgradig angepassten Umgebung dar. Jan Andries, Change Manager und Product Owner für SAP-SuccessFactors-Lösungen, beschreibt dies mit folgenden Worten: „Bei SAP S/4HANA Cloud Public Edition muss sich der Benutzer an das System anpassen statt umgekehrt. Früher war es sehr schwierig, unseren gesamten Code zu pflegen. Jetzt erhalten wir zweimal im Jahr neue Releases, sodass wir immer über die neuesten Informationen und den neuesten Code verfügen.“
Im Bereich Personalwesen verfügt das Unternehmen nun über ein integriertes System für den gesamten Personallebenszyklus, von der Rekrutierung und Einarbeitung bis zum Ausscheiden oder Eintritt in den Ruhestand, was die Prozesse weiter vereinfacht. Andries erklärt, dass sich dieses System „auch nahtlos in SAP-Concur-Lösungen integrieren lässt, sodass wir keine manuellen Eingriffe mehr vornehmen müssen, wenn ein neuer Mitarbeitender Ausgaben protokollieren oder eine Bestellung im System genehmigen muss“.
Die nächste Etappe der Transformation
Nach der erfolgreichen Umsetzung ihres ehrgeizigen Programms zur digitalen Transformation setzt die Brussels Airport Company die Optimierung ihrer IT-Landschaft fort. Eine geplante Initiative umfasst die Integration des alten Abrechnungssystems in SAP-Lösungen, um noch mehr Effizienz und Transparenz zu erreichen. Weitere nächste Schritte beinhalten die Einbindung von Leistungs- und Zielmanagement in den HR-Prozess und die Automatisierung der direkten Eingabe von Leistungsnachweisen durch Lieferanten.
Vreys fasst die Eindrücke des Unternehmens wie folgt zusammen: „Aufgrund unserer guten Erfahrungen in den ersten vier Monaten sind wir sehr zufrieden mit den bisherigen Ergebnissen der SAP-Software. Der nächsten Phase unserer Transformation sehen wir mit großen Erwartungen entgegen.“
SAP-Partner im Fokus
delaware bietet moderne Technologien und Dienstleistungen im Informations- und Kommunikationsbereich. Das Unternehmen verfügt über umfassende Kompetenzen in den Bereichen internationale Unternehmensberatung, Strategie und Change Management und begleitet seine Kunden bei der geschäftlichen und digitalen Transformation. Zusammen mit SAP und einer ausgewählten Gruppe anderer Technologiepartner unterstützt der SAP-Platin-Partner Kunden dabei, ein echtes Omnichannel-Kundenerlebnis zu schaffen.