SAP Runs SAP: Mitarbeitenden einen modernen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen
Reibungsloser Geschäftsbetrieb bei gleichzeitiger Migration von mehr als einer halben Million Benutzern
SAP SE musste den eigenen digitalen Arbeitsplatz auf den neuesten Stand bringen – mit minimalen Unterbrechungen für die Benutzer. Nach einem reibungslosen Umstieg auf SAP Build Work Zone genießen Beschäftigte und externe Benutzer jetzt eine herausragende Experience, die einen intelligenten Zugriff auf Anwendungen, Prozesse, Web-Content, Wissen und Informationen einschließt – überall und auf jedem Gerät.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Hightech | Walldorf, Deutschland | 111.961 Beschäftigte |
migrierte Benutzer
Gruppen in Arbeitsbereiche in SAP Build Work Zone umgewandelt
migrierte Daten
Senior Product Owner, SAP SE
Beschäftigte brauchen einen modernen, benutzerfreundlichen digitalen Arbeitsplatz
Die Technologie hat sich in den letzten zehn Jahren drastisch verändert. Benutzer erwarten heute überall dieselbe schlanke, intuitive und integrierte verbraucherfreundliche Experience, ganz gleich ob auf Arbeit oder in der Freizeit. Und wenn diese Benutzer bei einem der weltweit größten Anbieter von Unternehmenssoftware beschäftigt sind, sind die Erwartungen garantiert noch höher.
SAP SE stellte allerdings fest, dass die bereits 10 Jahre alte interne Bereitstellung der SAP-Jam-Collaboration-Plattform, die nicht mehr käuflich erhältlich ist und sich im Wartungsmodus befindet, nicht länger den Erwartungen entsprach. Benutzerumfragen ergaben zurückgehende Werte in Bezug auf die interne Zufriedenheit und Benutzerfreundlichkeit. Beschäftigte wünschten sich eine schnellere, modernere Oberfläche, um produktiver und vernetzter zu werden. Gleichzeitig wollten sie die Möglichkeit haben, Unternehmenswebsites einfacher zu erstellen.
SAP wurde klar, dass die Zeit gekommen ist, den internen digitalen Arbeitsplatz zu modernisieren. Die Benutzer sollten ein Tool erhalten, mit dem sie intuitive Unternehmenswebsites erstellen können, die ihnen den Zugriff auf die benötigten Inhalte von Foren und Feeds über Dokumente bis hin zu Anwendungen ermöglichen. Zudem sollten Daten und Prozesse aus SAP- und Drittanbieteranwendungen reibungslos integriert werden.
Aber bei mehr als 600.000 Benutzern (111.000 Beschäftigte und rund 500.000 externe Benutzer) musste SAP den Umstieg so nahtlos wie möglich gestalten.
Head of Employee Digital Experience, SAP SE
Nahtlose Umstellung auf einen intuitiven No-Code-Page-Builder
SAP hat sich für den Umstieg von SAP Jam auf SAP Build Work Zone entschieden. Mit dieser Lösung aus dem SAP-Build-Portfolio können Fachanwender Apps entwickeln, Prozesse automatisieren und Unternehmenswebsites ganz einfach per Drag&Drop entwerfen. Die neue mit SAP Build Work Zone erstellte Lösung, die im nachstehenden Architekturdiagramm veranschaulicht wird, bietet beispielsweise folgende Funktionen:
Ein modernes No-Code-Page-Building mit einem intuitiven Arbeitsbereich, einem Theme-Editor, einem Header und einem Menü sowie Funktionen für die Barrierefreiheit
Nutzung von Communitys, die effektive Gruppendiskussionen und große Benutzergruppen mit internen und externen Benutzern ermöglichen; dabei haben auch Kunden und Partner die Möglichkeit, Best Practices auszutauschen, Ideen zu sammeln und sich auf dem Laufenden zu halten
Support-Hubs, die Benutzern durch angepasste Integrationen mit internen und externen Systemen den Zugriff auf Lösungsinformationen, Leitfäden und Versionshinweise erleichtern
Center of Expertise, das den Peer-to-Peer-Austausch zu bestimmten Themen ermöglicht, indem es einen zentralen Ort für den Informations- und Wissensaustausch bietet
Der Umstieg auf SAP Build Work Zone war zudem eine gute Entscheidung, weil dadurch zum einen die Geschäftskontinuität gewahrt blieb und zum anderen die Anforderungen an ein bereits ausgelastetes IT-Team minimiert wurden. Oder wie Eduardo Antunes da Cunha, Senior Product Owner, es formuliert: „Das war nicht wie eine herkömmliche Migration, bei der Daten von einem Ort an einen anderen übertragen werden. Es war ein Umstieg ohne Ortswechsel, bei dem eine Instanz von SAP Jam in eine Instanz von SAP Build Work Zone umgewandelt wurde. Dafür wurden Skripte ausgeführt, die Datenbank aktualisiert und weitere Schritte ausgeführt, die die Benutzer nicht im Detail kennen müssen. Benutzer und Inhalte bleiben identisch, es erfolgt lediglich eine Umwandlung. Gruppen in SAP Jam werden zu Arbeitsbereichen in SAP Build Work Zone, Layouts und Vorlagen werden aktualisiert, aber die Benutzerbasis und die Anmeldungen bleiben unverändert.“
Um beispielsweise Verbindungen aus SAP Jam zu anderen Systemen zu pflegen, musste das IT-Team einfach den Endpunkt der URL aktualisieren, um sicherzustellen, dass alles weiterhin reibungslos funktioniert.
Trotz des hohen Anpassungsgrads auf der alten SAP-Jam-Seite, der von Headern über Integrationen bis hin zu Skripten reichte, wurde das Projekt von einem sehr kleinen IT-Team durchgeführt. Diese Komplexität wurde durch den enormen Umfang der Migration verschärft. Die Migration umfasste:
15 Millionen Dokumente
Mehr als 40 Projektarbeitsgruppen, von HR-Schulungen bis hin zu Kundeninteraktionen und Sicherheits-Compliance
Ca. 30 Integrationen mit verschiedenen Systemen
Inhalte und Anwendungen kontextbezogen für Benutzer bereitstellen
Der Umstieg auf SAP Build Work Zone ging mit bemerkenswert wenigen Unterbrechungen vonstatten und erforderte für die meisten Benutzer keine Schulung. Antunes da Cunha dazu: „Am Freitag arbeiteten die Benutzer noch mit SAP Jam. Am Montag meldeten sie sich bei SAP Build Work Zone an.“
Dort erwartete die Benutzer eine umfassende neue Experience, die über mehrere Geräte zugänglich war und einen intuitiven Arbeitsbereich, einen Theme-Editor, einen modernen Header und ein modernes Menü, einen verbesserten No-Code-Page-Builder mit mehr Spalten und besseren Layouts sowie eine verbesserte Barrierefreiheit bot. Während bei SAP Jam der Schwerpunkt auf Web-Content lag, kombiniert SAP Build Work Zone Web-Content mit Geschäftsanwendungen von SAP oder Drittanbietern. Dies ist ein großer Schritt, der die Produktivität deutlich steigert.
Direkt nach der Migration liefen mehrere tausend Gruppen reibungslos, sodass die Beschäftigten ihre Aufgaben erledigen und mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern interagieren konnten. Dank eines zentralen Einstiegspunkts für Web-Content und Geschäftsanwendungen profitieren die Beschäftigten jetzt von einer ganzheitlicheren Experience.
Ein neues Tool, das sich bewährt hat, ist die auf SAPUI5 basierende Integrationskarte, die den direkten Zugriff auf externe Anwendungen wie Twitter und Q&A-Tools ermöglicht. Antunes da Cunha meint dazu: „Zuvor war das Einbinden eines benutzerdefinierten Widgets auf einer Seite ein schwerfälliger Prozess mit zwei oder drei Schritten. Jetzt können Benutzer ein benutzerdefiniertes Widget in nur einem Schritt hinzufügen.“ Integrationskarten führen Content in SAP Build Work Zone zusammen, der von Wikis über Microsoft-SharePoint-Seiten bis zu Dokument-Repositorys reicht. Sie kombinieren diese Inhalte mit kontextbezogenen, aussagekräftigen Informationen und synchronisieren sie über verschiedene Standorte hinweg, sodass Benutzer sie nur einmal aktualisieren müssen.
SAP Build Work Zone trägt außerdem zur geschäftlichen Agilität bei, weil Benutzer die Website schnell anpassen können, um auf Feedback und sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren zu können. Das Unternehmen kann Kampagnen effizienter einführen, effektiver und mit größerer Reichweite kommunizieren und eine höhere Benutzerakzeptanz fördern. Darüber hinaus erhöhen eine transparentere Kommunikation und eine bessere Zusammenarbeit das Engagement der Beschäftigten im Hinblick auf die Unternehmensstrategie und den Wandel.
Die IT-Abteilung schätzt ihrerseits die Tatsache, dass bei SAP Build Work Zone nicht nur in der Einführungsphase, sondern auch für die weitere Verwaltung ein kleines Team ausreicht. Der Selfservice-Zugriff auf Wissen über Inhalte, Foren und Feeds ließ die Zahl der Support-Tickets und den IT-Aufwand sinken. Gleichzeitig profitieren vom schnelleren Einbinden und Onboarding der Benutzer nicht nur die IT, sondern das Unternehmen insgesamt, beispielsweise dadurch, dass Berater den Kunden schneller Stunden in Rechnung stellen können.
Erweiterte Funktionalität für eine immer bessere Experience
SAP Build Work Zone ist ein wichtiger Schritt für die Schaffung einer unternehmensweiten User Experience. Durch Nutzung der Vorteile der Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten der SAP Business Technology Platform wie verbesserte Hochverfügbarkeits-Setups und stärkere Konnektivitäts- und Integrations-Frameworks kann SAP dazu beitragen, die Entwicklung dieser strategisch wichtigen Plattform zukunftssicher zu gestalten.
Eine geplante Verbesserung besteht darin, das SAP Fiori Launchpad in SAP Build Work Zone einzubinden. So können Benutzer an ihrem neuen digitalen Arbeitsplatz auf Hunderte SAP-Fiori-Apps zugreifen – von Speisekarten fürs Mittagessen über Urlaubsanträge bis hin zu Gehaltsabrechnungen –, was die Produktivität und die ganzheitliche Experience noch weiter steigert.
Ebenfalls auf der Agenda steht die Integration von SAP Build Work Zone mit der Lösung SAP Build Process Automation und der Entwicklungsumgebung von SAP Build Apps. Auf diese Weise können Geschäftsbereiche Prozesse automatisieren und ihre eigenen Apps mithilfe von Low-Code- und No-Code-Tools in SAP Build Work Zone veröffentlichen, was ihnen mehr Kontrolle gibt. Gleichzeitig gewährleistet die IT eine angemessene Governance.
Und das Unternehmen plant, SAP-SuccessFactors-Lösungen in verschiedenen Szenarien wie Onboarding, Performance Management und Zielverfolgung enger zu integrieren, damit Mitarbeitende diese HR-Aufgaben reibungslos von ihrem digitalen Arbeitsplatz aus erledigen können.
Durch die Integration von SAP Build Work Zone mit Analysesoftware können Benutzer zudem Arbeitsbereiche überwachen und SAP dabei unterstützen, ihren neuen und sich weiterentwickelnden digitalen Arbeitsplatz weiter zu verbessern.
Mit der Migration zu SAP Build Work Zone hat SAP den Grundstein für die kontinuierliche Verbesserung seines neuen digitalen Arbeitsplatzes gelegt.