NTT DATA: Einheitliches und standardisiertes globales Beschaffungs- und Lieferantenmanagement
Der gemeinsame Weg von NTT DATA und SAP
NTT DATA ist ein globales Unternehmen und IT-Dienstleister für Kunden in mehr als 50 Ländern. Da das Unternehmen durch Übernahmen weiter wächst, muss das Beschaffungsteam mit dieser Entwicklung Schritt halten. Um die Prozesse von der Bezugsquellenfindung bis zur Bezahlung zu vereinheitlichen, Lieferantenrisiken zu mindern und gleichzeitig neue Beschäftigte, externe Arbeitskräfte und Lieferanten einzubinden, hat sich NTT DATA für SAP-Lösungen entschieden.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Dienstleistungen | Plano, Texas | >190.000 Beschäftigte |
Einsparungen bei den kontrollierbaren Ausgaben von 2018 bis 2021
Reduzierung der Run Rate von 2018 bis 2021
Verhältnis der kontrollierbaren Ausgaben zu den Einnahmen – zuvor 32,1 %
Vice President of Global Procurement, NTT DATA Services
Beschaffungsausgaben im Griff behalten und Risiken in der Lieferkette überwachen
NTT Data Services mit Sitz in Texas bietet Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen die Unterstützung, Anleitung und das Fachwissen, die sie für die digitale Transformation ihrer Unternehmen benötigen – von der ersten Beratung bis zum langfristigen Projektmanagement. In mehr als 50 Ländern rund um den Globus ist die NTT DATA Corporation tätig.
Das Beschaffungsteams von NTT DATA muss dafür sorgen, dass alle Beschäftigten die benötigten Waren und Dienstleistungen beschaffen können, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren und das Unternehmensergebnis zu schützen. NTT DATA Services überwacht weltweit mehr als 4.000 Lieferanten, um die Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten. Dabei erwies sich das Erkennen des Risikos von Lieferkettenunterbrechungen als schwierig. Außerdem fehlte es an Transparenz über künftige Ausgaben auf der Grundlage wiederkehrender Zahlungen, sodass es schwer war, jederzeit Einsparmöglichkeiten zu ermitteln.
Darüber hinaus wuchs NTT DATA durch gezielte Akquisitionen immer weiter. Deshalb mussten neue Finanzsysteme, Beschäftigte, Lieferanten und externe Arbeitskräfte schnell und effizient integriert werden.
Die einzige Möglichkeit, diesen Anforderungen gerecht zu werden, weiterhin zu expandieren und den Betrieb aufrechtzuerhalten, war ein einheitliches, integriertes und cloudbasiertes Beschaffungs- und Lieferantenmanagement.
Vice President of Global Procurement, NTT DATA Services
Beschaffungsprozesse und Lieferantenmanagement vereinheitlichen und standardisieren
Um die Prozesse von der Bezugsquellenfindung bis zur Bezahlung zu harmonisieren und zu standardisieren, entschied sich NTT DATA für die SAP®-Ariba®- und SAP-Fieldglass®-Lösungen sowie SAP Business Network.
Mit SAP Business Network können Einkäufer über eine einzige Plattform mit Lieferanten auf der ganzen Welt zusammenarbeiten.
Die Möglichkeit des geführten Einkaufs gepaart mit der Punch-out-Funktion einer großen E-Commerce-Plattform bietet den Beschäftigten neben einer intuitiven und vertrauten Oberfläche auch alle erforderlichen Kontrollinstrumente und Genehmigungs-Workflows.
Das Produktpaket SAP Ariba Collaborative Sourcing stellt die Funktionalität der Lösungen SAP Ariba Sourcing, SAP Ariba Contracts, SAP Business Network Discovery und SAP Ariba Supplier Information and Performance Management auf einer einzigen Benutzungsoberfläche bereit. Dies erleichtert den Wettbewerb um Produkte und Services, die Auswahl der günstigsten Verträge und die Überwachung der Compliance. Darüber hinaus sorgt die Lösung SAP Ariba Discount Management für eine Maximierung des Umlaufvermögens des Unternehmens und bietet den Lieferanten Flexibilität beim Cashflow.
Die SAP-Fieldglass-Lösungen werden eingesetzt, um externe Arbeitskräfte zu identifizieren, zu gewinnen und zu verwalten. Diese Lösungen sind in das Zeiterfassungssystem von NTT DATA integriert, um die Automatisierung von Rechnungs- und Zahlungsfreigaben zu unterstützen. Dadurch erreicht das Unternehmen eine nahezu 100-prozentige Pünktlichkeit bei den Zahlungen.
Mit der Anwendung SAP Signature Management von DocuSign kann NTT DATA beschaffungs- und lieferantenbezogene Signaturen und die Dokumentenablage zentral verwalten.
Senior Director of Global Procurement, NTT DATA Services
Transparenz von Verträgen und Zahlungen zur Optimierung des Cashflows verbessern
Mit den SAP-Lösungen verfügt das Beschaffungsteam von NTT DATA über die notwendige Standardisierung, sodass neue Unternehmen und Lieferanten schnell integriert werden können und gleichzeitig die Flexibilität erhalten bleibt, spezifische Prozessanforderungen zu erfüllen. Da das SAP Business Network auf dem Markt weit verbreitet ist, sind viele mit den Tools und der Oberfläche bereits vertraut.
NTT DATA arbeitet weiter an der Automatisierung von Prozessen und der digitalen Dokumentenverwaltung, um die Unterzeichnung und Verwaltung von Verträgen sowie die Genehmigung von Transaktionen zu vereinfachen – und gleichzeitig alle Informationen in einem einzigen Repository zu bündeln.
Die Transparenz hinsichtlich Leistung, Compliance und Zahlungen der Lieferanten hat sich deutlich verbessert. Jeder neue Lieferant wird automatisch in das System aufgenommen, und Risikowarnungen per E-Mail geben Einblicke in die Lieferantenbasis. Zeitnahe Daten und Berichte erleichtern die Überprüfung von automatischen Verlängerungen und Zahlungsverpflichtungen und ermöglichen die Anpassung von Zahlungsplänen, um Gebühren zu vermeiden, Rabatte zu erhalten und den Cashflow zu maximieren. Auch die Lieferanten gewinnen an Transparenz, sodass die Zusammenarbeit mit NTT DATA für alle Beteiligten effizienter wird.
Das gleiche Maß an Standardisierung, Automatisierung und Transparenz ist auch für die externen Arbeitskräfte des Unternehmens gegeben. Auftragnehmer können sofort eingebunden werden, und Arbeitskräfte können ihre Zeiten erfassen und werden aufgrund der vorhandenen Validierungen und Integrationen automatisch bezahlt. Standardzahlungsbedingungen und Validierungen führen zu einem berührungslosen Zahlungsprozess, sodass der Aufwand für die Verwaltung von Klärungsfällen und verspäteten Zahlungen erheblich sinkt.
Vice President of Global Procurement, NTT DATA Services
Einblick in die Ausgaben vertiefen, Einsparungen erhöhen und Lieferantenbasis ausbauen
Im Zuge der weltweiten Einführung von SAP-Ariba-Lösungen wird sich NTT DATA darauf konzentrieren, das Risikomanagement für Lieferanten auf Unternehmensebene auszuweiten. So können Risikomeldungen je nach Inhalt an mehr als eine Person oder Abteilung übermittelt werden.
Außerdem werden die Berichtsfunktionen für Verträge optimiert, sodass Führungskräfte und ihre Teams einen noch besseren Einblick in Verlängerungen und Zahlungsverpflichtungen erhalten.
Für das Skontomanagement sucht das Beschaffungsteam nach Wegen, mehr Kontrolle in die Hände der Lieferanten zu legen, sodass die Anbieter NTT DATA Rabatte auf der Grundlage ihrer eigenen Kapazitäten und ihres Cashflows anbieten können. Das Unternehmen wird die erweiterten Möglichkeiten für von Lieferanten initiierte Rabatte innerhalb des SAP Business Network prüfen, mit denen die Lieferanten den Liquiditätsbedarf signalisieren und vorfristige Zahlungen zu für beide Seiten vorteilhaften Konditionen erhalten können. Außerdem erwägt das Unternehmen die Einführung der Lösung SAP Business Network Discovery, um die besten Lieferanten für die Beschaffungsanforderungen des Unternehmens zu ermitteln.