LC Waikiki Manufacturing Companies: Neugestaltung der Workflows mit intelligenten Joule Agents von SAP

Die Chance

Bewältigung fragmentierter, manueller Prozesse in Beschaffung und HR

Um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen, mussten sich die Mitarbeitenden von LC Waikiki durch ein digitales Labyrinth kämpfen. In der Beschaffung bedeutete eine einzige Abfrage, dass man mehrere Datenebenen durchlaufen und manuelle Filter auf unterschiedlichen Vertriebs- und Beschaffungsbildschirmen anwenden musste. Im Personalwesen wies das Altsystem vor allem statische und komplexe Menüs auf, die die Teams mit manuellen Nacharbeiten für routinemäßige Personalabrechnungen und Urlaubsoptionen überforderten. In beiden Fällen führten operative Engpässe zu Verzögerungen bei den Genehmigungsabläufen, erhöhten die Fehlerquote und bereiteten den Mitarbeitenden Kopfzerbrechen. LC Waikiki suchte nach einem Weg, seine Vision einer besseren, moderneren Arbeitsweise zu verwirklichen. Mit SAP Business AI machte sich LC Waikiki daran, manuelle, fragmentierte Prozesse und veraltete Systeme durch intelligente Lösungen zu ersetzen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, smarter, schneller und mit größerer Zufriedenheit zu arbeiten – und so die Position des Unternehmens als Vorreiter und Strategietreiber auf dem Modemarkt zu festigen.

Die Lösung

Vom Navigationslabyrinth zur intelligenten Beschaffung

LC Waikiki hat mit dem SAP SmartBot die Arbeitsweise seines Beschaffungsteams neu gestaltet und dabei den Fokus auf intelligente Lösungen gelegt. Die Innovation liegt in der agentenbasierten Architektur, die über Joule gesteuert wird. SmartBot revolutioniert die Art und Weise, wie Mitarbeitende „mit ihren Daten kommunizieren“, indem es die fragmentierte Navigation durch eine dynamische Schnittstelle ersetzt, an der natürliche Sprache zum Einsatz kommt. Diese hilft den Benutzern, die Lücke zwischen Kundenbestellungen, Kundenaufträgen und Bestellungen durch automatisierte Datenorchestrierung zu schließen – und das mit größerer Genauigkeit und Geschwindigkeit als bisher. Die agentenbasierte Intelligenz hilft Fachkräften dabei, die Anzahl der verarbeiteten Abfragen erheblich zu steigern. Außerdem ermöglicht sie eine sofortige Entscheidungsfindung, indem KI-gestützte Ergebnisse in Genehmigungsworkflows integriert werden. Dank agentengestützter, personalisierter Prozesse, die die Bearbeitung von Anfragen auf wenige Sekunden verkürzen, werden die Mitarbeitenden nicht mehr durch technische Komplexität ausgebremst, sondern durch Erkenntnisse gestärkt.

Ein neuer Standard für HR-Agilität

Im Personalwesen hat LC Waikiki sein Altsystem auf ein Cloud-Ökosystem umgestellt und damit die Grundlage für mehr organisatorische Agilität und eine bessere Employee Experience geschaffen. Das Herzstück der neuen Lösung ist ein generativer KI-Agent auf Basis von SAP Joule, der direkt in den bestehenden Microsoft-Teams-Workflow integriert ist. Der Agent hilft Mitarbeitenden dabei, HR-Transaktionen wie Abwesenheitsanträge und Fragen zur Personalabrechnung mithilfe von Gesprächen in natürlicher Sprache schnell zu erledigen. Dank des rund um die Uhr verfügbaren Zugriffs über Mobilgeräte und Desktop-Computer profitieren die Mitarbeitenden von Komfort und Flexibilität und können administrative HR-Aufgaben in Sekundenschnelle erledigen.

Strategische Partnerschaft sorgt für reibungslose Bereitstellung

LC Waikiki hat NTT DATA Business Solutions als seinen wichtigsten strategischen Implementierungspartner ausgewählt. Das technische Know-how von NTT DATA spielte während des gesamten Projektzyklus eine entscheidende Rolle – von der anfänglichen Anforderungsanalyse über die Konzeption der Lösungen bis hin zur Sicherstellung einer reibungslosen Testphase, Validierung und Optimierung. Gemeinsam haben LC Waikiki und NTT DATA komplexe Beschaffungs- und Personalprozesse in benutzerfreundliche, effiziente Workflows transformiert, deren Kernstück intelligente Lösungen bilden.

Das Ergebnis

Geringere Komplexität führt zu größerer organisatorischer Agilität

LC Waikiki strebt eine Produktivitätssteigerung von 70 % im gesamten Beschaffungswesen an, um die Bearbeitungszeiten von 10 Minuten bei manueller Bearbeitung auf nur drei Sekunden durch KI-gestützte Antworten zu verkürzen. Im Personalwesen haben die KI-gestützten automatisierten Workflows für Personalanforderungen die Abläufe extrem beschleunigt, was sich in einer Verkürzung der Durchlaufzeiten bei HR-Prozessen um 40 % bis 60 % zeigt. Dadurch können HR-Teams über die Erledigung administrativer Aufgaben hinausgehen und sich auf das wertschöpfendere, strategische Talentmanagement konzentrieren. Diese Ergebnisse zeigen, wie sich die Reduzierung der Komplexität in Geschäftsprozessen auszahlt: Die Mitarbeitenden werden von administrativen Engpässen und mühsamen Tätigkeiten befreit, sodass sie sich Aufgaben mit hohem Mehrwert widmen und ihre Leistung steigern können.

Intelligente Lösungen steigern die operative Genauigkeit und stärken das Vertrauen

Durch die automatisierte Datenfilterung und die vom System überprüfte Geschäftslogik konnte LC Waikiki die Anzahl manueller Fehler in den Beschaffungsprozessen um 50 % reduzieren. Dies erhöht die Datenintegrität und erfordert weniger Nacharbeit, was zu einem agileren, resilienteren Lieferkettennetzwerk beiträgt und das Vertrauen bei Mitarbeitenden wie Kunden gleichermaßen stärkt. Im Personalwesen bietet die Funktion „Explain My Pay“ von Joule zweisprachige Echtzeiteinblicke in komplexe Daten der Personalabrechnung. Dadurch konnten Bedenken und Vertrauensprobleme der Mitarbeitenden in Bezug auf die Vergütung deutlich verringert und gleichzeitig der manuelle Aufwand für Anfragen an die HR-Teams reduziert werden.

Eine neue Arbeitsweise schafft eine bessere Employee Experience

In der Beschaffung ging LC Waikiki über die reine Prozessautomatisierung hinaus und verbesserte die Employee Experience. Dank eines Systems, das die Identität der Benutzer automatisch erkennt und so die gesamte Wertschöpfungskette in Echtzeit personalisiert, können Benutzer nun einfach ihre Arbeit erledigen – statt sich mit den Unzulänglichkeiten des Systems plagen zu müssen. Da Abfragen mit dem neuen System nur noch wenige Sekunden dauern, kann die im Laufe des Tages eingesparte Zeit für strategische Aufgaben genutzt werden, die wirklich wichtig sind. Im Personalwesen verzeichnete LC Waikiki eine Beschleunigung der Self-Service-Prozesse um 90 %, wobei die Mitarbeitenden Aufgaben wie Abwesenheitsanträge in nur 30 Sekunden erledigen konnten. Dies entspricht fast einer Verzehnfachung der Bearbeitungsgeschwindigkeit im Vergleich zur manuellen Eingabe, was zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führte – mit einer Aktivierungsrate der Benutzer von 100 % in nur fünf Tagen.