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Sie können nicht immer nur Änderungen von anderen verlangen. Sie müssen sich selbst hinterfragen und Transformation leben. Es gibt keine Möglichkeit, die Cloud zu umgehen – für niemanden. Sie telefonieren ja auch nicht mehr mit einem Telefon mit Schnur.
Sandra Völler
Managing Director
AGILITA AG
Als die ersten Cloud-Lösungen auf den Markt kamen, wusste Sandra Völler, dass der Cloud die Zukunft gehört. Als Geschäftsführerin beim SAP-Partner AGILITA AG begann sie sofort damit, Kunden bei der Implementierung der neuen Cloud-Technologie zu unterstützen. Im Unternehmen gab es jedoch auch Mitarbeiter, die skeptisch waren. Sandra Völler musste sie davon überzeugen, dass die Transformation in die Cloud der richtige Schritt für AGILITA sei.
Der Vorsprung im Cloud-Verständnis machte AGILITA mit der Zeit zu einem der erfolgreichsten Systemhäuser in der Schweiz, und die Zahl der Mitarbeiter stieg innerhalb von zwei Jahren von 60 auf 100. Dieser Personalzuwachs deckte jedoch die Grenzen der IT-Umgebung von AGILITA auf. Kleine und agile Cloud-Projekte machten völlig neue Prozesse erforderlich. Um diese Herausforderung zu meistern, wählte Sandra Völler die gleiche Cloud-Lösung, die ihr Team mit Erfolg für seine Kunden implementiert.
AGILITA entschied sich, SAP S/4HANA Cloud zu implementieren. Warum? „Ein Drittel unserer Mitarbeiter ist derzeit mit SAP-S/4HANA-Implementierungen beschäftigt“, erklärt Sandra Völler. „Mir war es wichtig, dass sie die Suite aus Anwenderperspektive kannten. Dadurch haben wir enorme Vorteile.“
Als Experte für SAP S/4HANA Cloud stand AGILITA vor einer ungewöhnlichen Herausforderung: Es hatte zu viel Fachwissen. „Wir haben natürlich erstklassige Programmierer für SAP S/4HANA Cloud“, sagt Claudia Nietlisbach, Projektleiterin und Senior Consultant bei AGILITA. „Also war es verlockend, die Standardlösung an unsere vorhandenen Prozesse anzupassen. Doch dem haben wir widerstanden. Schließlich wollten wir unsere Geschäftsprozesse parallel zu unserer IT-Landschaft neu gestalten.“
Das Projektteam unter der Leitung von Claudia Nietlisbach entschied sich für eine Strategie der kleinen Schritte. Von Januar bis April 2020 wurden einzelne Funktionen parallel zum Tagesgeschäft eingeführt – alles im Standard der SAP-Lösungen.
Ganz auf die Fähigkeiten ihrer Programmierer verzichteten die Experten jedoch nicht. In wenigen Tagen entwickelten diese eine Anwendung basierend auf der SAP Business Technology Platform, die den Datenzugriff und Interaktionen erheblich vereinfacht. Damit können die Mitarbeiter ihre Urlaubsdaten einsehen, auf Kundendaten im CRM-System zugreifen, ihre Ausgaben erfassen und andere Aufgaben über ein elegantes Launchpad und per Zugriff auf Tablets und Smartphones erledigen.
Sandra Völler fasst die Vorteile des neuen Systems wie folgt zusammen: Transparenz, Skalierbarkeit und genauere Projektsteuerung. Für Transparenz sorgen jederzeit verfügbare Einblicke in Echtzeitdaten wie Meilensteine, Zeiten, Kosten und Urlaube über Analyse-Dashboards. Dabei können die Dashboards flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Nutzers angepasst werden.
„Früher benötigten wir einen halben Tag pro Woche für diese Analysen“, so Sandra Völler. „Heute sind die Analysefunktionen einfach in unsere Lösungen integriert.“ Beispielsweise können Services jetzt täglich nachverfolgt und abgerechnet werden, und mit steigender Qualität der Prozesse steigt auch die Qualität der Abrechnung. Mit dem alten System hätte die Transparenz nur durch zusätzlichen Aufwand gesteigert werden können.
Der zweite Punkt, die Skalierbarkeit, ist besonders wichtig für das schnell wachsende Unternehmen AGILITA. Mit SAP S/4HANA Cloud können neue Mitarbeiter schnell integriert und über den aktuellen Projektstatus informiert werden. Informationen gehen nicht verloren, und mit der Funktion für eine deutlich vereinfachte und detaillierte Projektsteuerung erfüllt die Lösung alle Anforderungen.
Das neue System hat vieles vereinfacht und die Innovationen im Unternehmen vorangetrieben. Der Look, die Haptik und die unglaublich einfache Handhabung begeistern vor allem unsere jüngeren Kollegen.
Sven Staub
Leiter Customer Experience
AGILITA AG
Die Transformation von AGILITA bedeutete mehr als die Einführung neuer technischer Funktionen – sie löste unternehmensweit einen grundlegenden Wandel aus.
„Durch das Projekt haben wir unser Unternehmen besser kennengelernt und unsere bestehenden Prozesse hinterfragt“, erklärt Claudia Nietlisbach. „Welche Zahlen muss das Management wirklich sehen? Wie können Zuständigkeiten noch besser verteilt werden? Das führte zu vielen Aha-Erlebnissen!“
Dank des neuen Systems haben Projektleiter nun volle Kontrolle über ihre Projekte und tragen mehr Verantwortung. Sie können nun Abrechnungsvorschläge direkt abrufen und sie genehmigen, während dies bisher nur für erbrachte Arbeit möglich war. Nutzer können auf die richtigen Informationen zugreifen, ohne z. B. die Finanzabteilung kontaktieren zu müssen.
Projektberichte sind jetzt viel detaillierter und sorgen für eine hohe Kundenzufriedenheit. AGILITA kann die verschiedenen Positionen in der Abrechnung besser abbilden, beispielsweise die einzelnen Schritte in einem Customizing-Prozess. Davon profitiert die Qualitätssicherung, und für die Kunden wird die gute Arbeit, die AGILITA leistet, sichtbar.
AGILITA hat noch weitere Pläne für die Zukunft mit SAP S/4HANA Cloud. „Wir möchten noch viel mehr erreichen“, sagt Sven Staub, Leiter Customer Experience bei der AGILITA AG. „Die App war direkt einsatzbereit, aber nun fragen die Kollegen bereits nach neuen Funktionen. So wird das Team demnächst die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen basierend auf vorhandenen Vertrags-Frameworks umsetzen. Mit diesem Plan und noch mehr Projekten in der Pipeline scheint die Transformation bei AGILITA gerade erst begonnen zu haben.
Die AGILITA AG ist ein SAP-Partner, der Kunden bei Unternehmenstransformation und ‑wachstum mit intelligenten Technologien unterstützt. Das Unternehmen hilft Kunden bei der Entwicklung erfolgreicher Technologiestrategien für Cloud-Lösungen von SAP, einschließlich SAP S/4HANA Cloud.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
|---|---|---|
| Services | Wallisellen, Schweiz | 100 Mitarbeiter |
