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Une femme examinant des graphiques sur un grand écran

Qu'est-ce qu'un système de gestion financière (FMS) ?

Un FMS regroupe les logiciels et les processus utilisés pour gérer les recettes, les dépenses et les actifs dans une entreprise.

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Présentation du système de gestion financière

Les vestiges des premiers registres de compte ont été retrouvés dans les ruines de l'ancienne Mésopotamie datant d'il y a 7 000 ans, avant même l'invention de la roue. Il faut toutefois attendre la fin du XVe siècle pour voir émerger la comptabilité moderne avec la popularisation de la comptabilité en partie double par le mathématicien italien Luca Pacioli. Cette dernière a permis aux commerçants de connaître à la fois leur situation présente (débit) et future (crédit). Ce fut la naissance d'un système de gestion financière rudimentaire. Bien entendu, les systèmes de gestion financière modernes seraient méconnaissables pour signore Pacioli.

Définition d'un système de gestion financière

Un système de gestion financière (FMS) regroupe les logiciels et processus utilisés pour gérer les recettes, les dépenses et les actifs dans une entreprise. Outre la prise en charge des opérations financières quotidiennes, un système de gestion financière vise à optimiser les profits, tout en assurant la durabilité de l'entreprise à long terme. Grâce à ce système, les équipes Finance peuvent :

Rationaliser la facturation et le recouvrement des factures.
Optimiser les flux de trésorerie quotidiens, mensuels et annuels.
Obtenir des pistes d'audit et respecter les réglementations comptables.
Automatiser les processus financiers et réduire les erreurs de comptabilité.
Améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification.
Accélérer les activités de clôture financière et de reporting.
Générer des enseignements en temps réel pour la prise de décision stratégique.
Veiller à la conformité en matière ESG et de reporting de la durabilité.

Le logiciel de gestion financière peut faire partie de l'Enterprise Resource Planning (ERP) d'une entreprise, lequel consolide les données financières et opérationnelles et offre aux équipes une visibilité totale sur les activités de l'entreprise. Des applications financières autonomes peuvent également être combinées en vue de la prise en charge de processus plus complexes. Les DAF choisissent de plus en plus des logiciels de gestion financière et des ERP cloud rapidement ajustables pour gérer la croissance de leur entreprise, et qui offrent des fonctionnalités adaptées à différents pays, langues, devises et réglementations.

Composants indispensables d'un système de gestion financière

Un système de gestion financière performant offre à l'entreprise une suite complète de logiciels de comptabilité et une source unique de vérité. Il propose de nombreux outils différents pouvant être regroupés en quatre catégories :

Comptabilité générale et clôture financière : les outils de comptabilité et de clôture financière prennent en charge les activités comptables essentielles (grand livre, comptabilité fournisseurs, comptabilité clients et paie). Ils aident les équipes à générer des rapports, à créer des états financiers pour les recettes, les dépenses et les soldes, et à clôturer les comptes rapidement et plus facilement. Des fonctionnalités de gestion des taxes favorisent aussi la précision des données fiscales et la conformité.

Gestion des recettes, de la trésorerie et des liquidités : grâce aux outils de comptabilité des produits, les équipes Finance peuvent automatiser les processus de facturation, visualiser les paiements actualisés et assurer la conformité avec les réglementations légales relatives à la constatation des produits (IFRS 15 et ASC 606, par exemple). Les outils de gestion de la trésorerie et des liquidités permettent aux équipes de prévoir les flux de trésorerie, d'améliorer les liquidités et de réduire les risques de manière proactive. Ces logiciels s'intègrent également aux systèmes bancaires pour que les utilisateurs puissent bénéficier d'une visibilité en temps réel sur les soldes bancaires, ce qui simplifie le rapprochement des comptes.
Planification et analyse financières : cet ensemble d'outils analytiques, de planification, de prévision et de budgétisation permet aux DAF et à leurs équipes de veiller à la santé financière globale de l'entreprise. Les logiciels de planification et d'analyse financières sont déterminants pour analyser les coûts et la rentabilité, améliorer les performances, prévoir les futures conjonctures et s'y adapter, et offrir aux cadres dirigeants une aide à la décision rapide et précise. Ils prennent également en charge la planification de multiples scénarios et la collaboration entre la fonction Finance et tous les autres services de l'entreprise.
Gouvernance, gestion des risques et conformité (GRC) : les outils GRC aident les équipes à mettre en adéquation les activités organisationnelles avec les objectifs métier, à identifier et à atténuer les différents types de risques et à assurer la conformité avec les lois et réglementations, du RGPD et de la loi SOX aux accords commerciaux internationaux. En synchronisant les données des activités de gouvernance d'entreprise, de gestion des risques et de conformité, l'entreprise peut fonctionner plus efficacement, faire face aux incertitudes et agir avec intégrité.

Transformation digitale de la fonction Finance et nouvelles technologies

La plupart des entreprises en sont encore aux premières étapes de l'intégration de technologies digitales dans les processus financiers, notamment le cloud, l'analytique augmentée, l'IA, dont l'IA générative et l'IA agentique, et l'automatisation robotisée des processus (RPA). Mais elles sont également à un point de bascule et la pression monte. Non seulement les DAF et leurs équipes sont de plus en plus appelés à fournir une aide à la décision rapide pour l'entreprise, mais les leçons tirées de la pandémie de COVID-19 obligent les dirigeants à accélérer la transformation de la fonction Finance et l'adoption de nouvelles technologies.

On en comprend aisément les raisons. La transformation digitale de la fonction Finance fournit des renseignements en instantané, des modélisations prédictives très précises, des processus plus agiles et automatisés et un reporting en temps réel. Ces avantages aident les entreprises à gérer l'incertitude économique, l'évolution des exigences réglementaires et la demande en faveur d'environnements de travail hybrides. L'IA en particulier joue un rôle primordial dans la transformation de la fonction Finance en révolutionnant complètement l'analytique financière, l'automatisation et tous les processus, des activités de clôture financière à l'atténuation des risques sans oublier la conformité.

Gestion financière cloud : en plus d'offrir de l'évolutivité, de la rentabilité et des possibilités de connexion à davantage de sources de Big Data, la gestion financière ERP cloud permet également un accès sécurisé au système en tout lieu, un atout très important maintenant que de très nombreux collaborateurs travaillent à distance. Le cloud constitue un socle pour des technologies innovantes et intelligentes comme l'IA, le Machine Learning et l'analytique avancée.
Analytique financière avancée : l'analytique financière optimisée par l'IA et le Machine Learning peut assurer l'exploration de jeux massifs de données structurées et non structurées de l'entreprise et d'ailleurs, quasiment en temps réel. Les professionnels de la fonction Finance peuvent ainsi créer des prévisions et des plans plus précis, modéliser de futurs scénarios, comprendre les répercussions financières d'éventuelles décisions, générer des rapports à la demande, et prévoir les risques et les opportunités. Enfin, l'analytique financière avancée peut servir à piloter les activités de l'entreprise de manière optimale pour assurer sa durabilité à long terme.
Automatisation financière : 90 % des contrôleurs généraux utiliseront bientôt des fonctionnalités de RPA et d'IA pour automatiser tous les processus, des clôtures et rapports financiers à la préparation des déclarations fiscales en passant par la paie. Les bots RPA automatisent les tâches répétitives et libèrent les collaborateurs pour leur permettre de concentrer leurs efforts sur des tâches à forte valeur ajoutée. Ils peuvent également réaliser plus de tâches plus rapidement, réduire les coûts et les erreurs, optimiser les workflows et organiser les activités pour des équipes associant des opérateurs humains à des bots.
Blockchain : pour la fonction Finance, la technologie de blockchain offre des performances accrues en matière de transparence, d'efficacité et de sécurité. Par exemple, les équipes Finance peuvent utiliser la blockchain pour créer un livre unique et inaltérable, toujours actualisé et ne nécessitant aucun rapprochement. Des contrats intelligents basés sur la blockchain, s'exécutant automatiquement lorsque des conditions prédéfinies sont remplies, peuvent également être utilisés pour automatiser et accélérer des activités comme le traitement des paiements et la conformité réglementaire.
Automatisation intelligente : les équipes Finance utilisent l'IA et le Machine Learning pour rationaliser les processus de routine tels que le contrôle des factures, la clôture financière, l'amortissement des actifs et les opérations de paiement. Elles se servent par exemple du Machine Learning intégré pour rapprocher automatiquement les paiements entrants et les factures, ce qui réduit la durée de recouvrement des créances et limite les efforts manuels.
Intégration d'API et fonction Finance intégrée : les écosystèmes de la fonction Finance se fondent sur des architectures API-first qui intègrent les systèmes ERP, les systèmes de gestion des liquidités, de la facturation et externes en temps réel. Les workflows pilotés par les API et les intégrations fondées sur les événements dans les applications favorisent la fluidité de la clôture financière, les paiements en temps réel, le trading intelligent et les fonctionnalités intégrées telles que l'analytique de la facturation des abonnements. Les équipes Finance ont ainsi les moyens d'intégrer les services financiers directement dans les applications opérationnelles, avec pour résultat des processus automatisés de bout en bout.
ESG et reporting de durabilité : les indicateurs ESG sont directement intégrés dans le reporting financier afin que les entreprises assurent le suivi des émissions, de la consommation d'énergie, de la durabilité comme des KPI financiers clés. Le reporting de groupe automatise la collecte des données ESG, les intègre dans la consolidation financière et respecte les cadres de conformité tels que la directive CSRD. Les équipes Finance peuvent simuler l'effet financier des coûts carbone pendant les cycles de planification et de clôture, un plus pour la transparence des publications sur la durabilité et de la prise de décision ESG.

Les meilleurs systèmes de gestion financière cloud intègrent désormais des technologies intelligentes telles que l'analytique avancée, l'IA, le Machine Learning et la blockchain directement à leurs outils, ce qui permet d'accélérer considérablement la transformation de la fonction Finance, le délai de rentabilité et le retour sur investissement.

De l'automatisation aux expériences : le rôle croissant de l'IA dans la fonction Finance moderne

L'IA transforme la gestion financière, car elle intègre des fonctionnalités intelligentes dans les processus clés — entre autres la clôture et la consolidation financières, la planification, la gestion des risques et le reporting ESG. Ce faisant, elle augmente la précision, l'efficacité et la qualité des enseignements stratégiques. En automatisant les tâches de routine et en fournissant des outils d'analytique prédictive, l'IA accélère les opérations et les rend plus précises tout en améliorant la conformité et l'expérience client. Grâce à ces avancées, les équipes Finance s'orientent vers des tâches plus stratégiques de création de valeur, avec à la clé des décisions plus intelligentes et une croissance durable.

L'IA révolutionne chaque aspect de la fonction Finance. Voici quelques exemples.

Clôture financière automatisée : l'IA affecte des tâches et automatise les rapprochements. Les cycles sont alors plus courts et la précision plus élevée.
Prévisions intelligentes de la trésorerie et du fonds de roulement : l'analytique prédictive optimise les liquidités et fournit des enseignements sur la trésorerie en temps réel.
Constatation des produits et optimisation Quote-to-Cash assistées par l'IA : le Machine Learning améliore la gestion des recettes et de la facturation des abonnements.
Planification prédictive et prévisions : l'IA automatise la modélisation des scénarios et met à disposition des enseignements prédictifs pour la budgétisation.
Détection des anomalies et suivi de la conformité : l'IA détecte les transactions inhabituelles et soutient les contrôles internes.
Comptabilité carbone et ESG intégrée : l'IA fait le lien entre les indicateurs de durabilité et les données financières à des fins de transparence du reporting.
Amélioration du service client : les chatbots assistés par l'IA et les assistants virtuels intégrés dans les plateformes financières répondent instantanément aux demandes relatives à la facturation, au statut des factures et à la comptabilité, ce qui décharge le centre d'appels et améliore la satisfaction client.
Création de nouveaux produits et services financiers : l'IA aide les équipes Finance à envisager de nouveaux modèles économiques, car elle fournit des enseignements fondés sur des données, des outils de simulation et d'analyse rapide des tendances sur le marché, des comportements client et des scénarios de risque.

Auparavant des outils de comptabilité basiques, les systèmes de gestion financière sont devenus des plateformes intelligentes qui intègrent l'analytique avancée, l'IA, l'IA générative et le Machine Learning directement dans les processus financiers. Compte tenu de l'évolution rapide de l'environnement professionnel, sans oublier l'incertitude géopolitique, la volatilité du marché et les nouvelles réglementations, l'adoption de ces innovations n'est plus une option. Elle s'impose pour une résilience et une réussite à long terme.

FAQ sur la gestion financière

Comparaison des systèmes de comptabilité et des systèmes de gestion financière

La comptabilité est un des composants d'un système de gestion financière. Un système de comptabilité prend en charge les exigences comptables de l'entreprise : grand livre, applications de comptabilité alimentant directement le grand livre, notamment les comptabilités fournisseurs et clients, et la paie. Un système de gestion financière inclut des outils pour la gestion de tous les aspects financiers de l'entreprise, y compris la gestion de la trésorerie et des liquidités, la comptabilité analytique, la planification stratégique, l'analytique et les prévisions financières, la gouvernance, etc.

Qu'est-ce qu'un ERP pour la gestion financière ?

Un Enterprise Resource Planning (ERP) est une suite intégrée de logiciels de gestion d'entreprise conçus pour gérer une vaste palette de fonctionnalités nécessaires à une entreprise. Les applications financières (comptabilité, reporting et gestion des liquidités) sont des éléments essentiels d'une suite ERP et constituent un bon point de départ si vous souhaitez mieux gérer vos processus financiers.

Qu'est-ce que la comptabilité clients ?

La comptabilité clients est la fonction métier responsable de la gestion des recettes entrantes, c'est-à-dire l'argent dû par les clients pour leurs achats et le crédit octroyé aux clients sous forme de modalités de paiement. Cette fonction commence par la facturation, gère le recouvrement et tient un registre des montants dus, de l'historique des créances clients et des paiements.

Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs est la fonction métier qui suit et gère les montants dus aux fournisseurs, aux sous-traitants, aux créanciers et aux autres tiers. La comptabilité fournisseurs (dette) commence généralement par la comptabilisation de la facture d'achat et se termine par un paiement. Cette fonction permet de suivre les montants dus et leurs créanciers, l'historique, les paiements et les besoins de liquidités.

Qu'est-ce que la gestion des recettes ?

La gestion des recettes vise à augmenter les recettes en prévoyant précisément la demande et les comportements des consommateurs, puis en optimisant les produits, la tarification, la promotion et le placement (distribution) afin d'obtenir les meilleurs résultats financiers possibles.

Qu'est-ce que la gestion des créances clients ?

Sous-ensemble du processus de comptabilité clients, la gestion des créances clients désigne principalement le processus de recouvrement, notamment les communications avec les débiteurs de l'entreprise, et les activités de recouvrement menées pour garantir le paiement.

Qu'est-ce que le rapprochement financier ?

Un rapprochement renvoie au processus de mise en adéquation des états financiers dans deux sources ou référentiels ou plus afin d'identifier tout écart, de déterminer les données correctes et de synchroniser ces états. Il s'agit par exemple de comparer des écritures du grand livre aux documents sources ou de mettre en adéquation des relevés bancaires avec les paiements reçus et réalisés.

Qu'est-ce qu'un système logiciel de comptabilité ?

D'une manière générale, un système de comptabilité permet d'assurer le suivi des entrées et sorties d'argent dans une entreprise. Ce terme désigne souvent un ensemble d'applications logicielles effectuant un suivi des activités financières. Les fonctions du système comptable ou les modules des logiciels financiers ERP de base comprennent un grand livre ainsi que les comptabilités fournisseurs et clients. Les fonctions facultatives incluent la paie, la gestion de la trésorerie, les crédits et recouvrements, etc.

Qu'est-ce que la planification et l'analyse financières (FP&A) ?

La planification et l'analyse financières (FP&A) sont un ensemble d'activités de planification, de prévision, de budgétisation et d'analytique assurant la santé financière globale d'une entreprise. Les outils FP&A aident les équipes Finance à fournir aux cadres dirigeants une aide à la décision rapide, à créer des prévisions et des modèles financiers détaillés, à planifier de multiples scénarios, à identifier et à évaluer de nouvelles opportunités de chiffre d'affaires, entre autres.

Qu'est-ce que le flux de trésorerie ?

Le flux de trésorerie désigne les entrées et sorties de liquidités d'une entreprise. Les liquidités entrantes issues des ventes sont déposées sur des comptes bancaires et d'autres placements de liquidités jusqu'à ce qu'elles soient dépensées pour régler des matériaux, la paie, les paiements des prêts et d'autres frais. L'analyse des flux de trésorerie, un des trois rapports financiers de base (recettes, bilan, flux de trésorerie), assure le suivi des mouvements des liquidités d'une entreprise au cours d'une période comptable : solde initial, liquidités reçues, paiements sortants, solde final.

Qu'est-ce que la gestion de la trésorerie ?

La gestion de la trésorerie désigne le processus de recouvrement et de gestion des flux de trésorerie. Axée sur l'encaisse des comptes bancaires et d'investissement, la gestion de la trésorerie détermine le placement des entrées de trésorerie et la manière dont elles sont affectées au fonds de roulement, aux investissements, à la réserve de liquidités ou à d'autres postes.

Qu'est-ce que la gestion des liquidités ?

Comparable à la gestion de la trésorerie, la gestion des liquidités consiste à gérer les fonds d'une entreprise en se concentrant sur le fonds de roulement dans le but de préserver les liquidités et de tirer pleinement parti des fonds afin d'optimiser les performances de l'entreprise.

Qu'est-ce que le reporting des notes de frais ?

Le reporting des notes de frais est un formulaire permettant d'assurer le suivi des dépenses professionnelles et de les prendre en compte. Généralement, un collaborateur effectuant des tâches en dehors des locaux de son entreprise doit déclarer toutes les dépenses engagées lors de cette activité, comme les frais de transport, d'hébergement et de restauration. Ces frais sont payés directement par les fonds de l'entreprise ou réglés par le collaborateur qui les déclare ensuite pour être remboursé.

Qu'est-ce que le remboursement des frais ?

Lorsqu'un collaborateur effectue des achats liés à ses activités professionnelles ou règle des frais à partir de ses fonds personnels, il déclare ces dépenses à l'entreprise en vue d'un remboursement. Il s'agit d'une pratique courante pour les frais de déplacement engagés lors des déplacements professionnels commerciaux, pour assister à des réunions ou des conventions, dans le cadre de l'installation d'équipements et des services correspondants, etc. Cette procédure peut également s'appliquer aux consommables ou fournitures nécessaires à la réalisation d'un projet, lorsque l'achat d'un article par un collaborateur est plus rapide qu'un achat via les canaux d'achat standard.

Que signifie T&E ?

T&E désigne les voyages et notes de frais. Un collaborateur effectuant un déplacement professionnel déclare les frais liés au transport, à l'hébergement, à la restauration et à d'autres dépenses à l'aide d'une note de frais (papier ou électronique). Ces frais peuvent être payés directement par l'entreprise (compte d'agence de voyages ou carte de crédit de l'entreprise) ou par le collaborateur qui les déclare ensuite en vue d'un remboursement.

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