Aperçu d'un système de gestion des performances

Un système de gestion des performances permet de suivre les performances des collaborateurs de manière cohérente et mesurable. Il s'appuie sur une combinaison de technologies et de méthodologies permettant de s'assurer que les collaborateurs agissent en adéquation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise et qu'ils y contribuent.

Ce système est collaboratif : les responsables et les collaborateurs travaillent ensemble pour définir leurs attentes, identifier leurs objectifs, définir les mesures des performances, partager le bilan et les évaluations des performances des collaborateurs et fournir un feedback.

Lorsqu'il est correctement défini et appliqué de manière cohérente, un système de gestion des performances augmente la productivité globale du personnel. Les collaborateurs sont plus investis dans leur travail et la rotation du personnel est réduite, tandis que le chiffre d'affaires par collaborateur est maximisé.

Quels sont les éléments clés d'un système de gestion des performances ?

Un logiciel de gestion des performances peut être mis en œuvre dans le cloud, on-premises ou dans un environnement hybride.

Une plateforme cloud ou un cloud RH offre de nombreux avantages, notamment des capacités de stockage des données plus importantes, une sécurité renforcée et une intégration simplifiée aux applications complémentaires (formation et développement, rémunération et autres systèmes axés sur les utilisateurs).

Un système de gestion des performances repose sur trois processus clés :

1. Planifier et agir dans le cadre de la gestion des objectifs.

   • Aligner les performances des collaborateurs sur les objectifs de l'entreprise.
   • Attribuer des tâches significatives et épanouissantes pour renforcer l'engagement des collaborateurs.
   • Adapter rapidement les objectifs aux évolutions des priorités de l'entreprise.

2. Surveiller dans le cadre d'une gestion continue des performances.

   • Surveiller les objectifs de chaque collaborateur pour garantir une adéquation permanente avec les objectifs de l'entreprise.
   • Fournir un feedback et des conseils visant à améliorer les performances.
   • Valoriser les bons résultats au fur et à mesure.

3. Évaluer et valoriser à l'aide des évaluations des performances.

   • Évaluer les performances de manière cohérente et précise.
   • Valoriser et récompenser les meilleurs éléments.
   • Utiliser une visibilité pilotée par les données du système pour quantifier la valeur que votre personnel apporte à l'entreprise.

Évolution des systèmes de gestion des performances

Les entreprises gèrent les performances de leurs collaborateurs depuis des siècles. Toutefois, l'un des premiers modèles formalisés a été introduit lors des deux guerres mondiales lorsque les militaires ont eu besoin de comprendre les forces et capacités de chacun pour ajuster leurs stratégies de bataille.

Au milieu du siècle, les entreprises utilisaient des évaluations des performances pour mesurer les performances des collaborateurs et attribuer des récompenses.

Dans les années 1960, l'accent a été mis sur le développement du personnel. Un collaborateur et son responsable échangeaient au cours d'un entretien pour évaluer ses performances et, le cas échéant, mettre en place un programme de formation et d'accompagnement afin de l'aider à s'améliorer et/ou à progresser dans sa carrière.

Depuis, certains aspects des logiciels traditionnels de gestion des performances ont évolué grâce aux innovations technologiques (Cloud Computing, amélioration des interfaces utilisateur, intelligence artificielle et Machine Learning, par exemple). Cependant, la plupart des systèmes continuent de mettre l'accent sur l'évaluation des collaborateurs et les récompenses sur une base trimestrielle ou annuelle.

Bien que la valorisation demeure un aspect important de la gestion des performances, les entreprises adoptent une approche plus globale proposant aux collaborateurs un feedback et des conseils permanents afin de les aider à atteindre leurs objectifs.

Qui utilise un logiciel de gestion des performances ?

Toute entreprise disposant de personnel, quel que soit son secteur d'activité ou sa taille, a tout intérêt à exploiter un système de gestion des performances.

Même si tous les collaborateurs seront amenés à utiliser le système à un moment ou à un autre, l'utilisateur de référence est le chef d'équipe ou le responsable qui a des subordonnés directs.

• Les collaborateurs travaillent avec leurs responsables pour définir leurs objectifs. Ils élaborent leurs évaluations de performances individuelles dans le système et participent à des cycles d'évaluation à 360 degrés si ce modèle est utilisé.
• Les ressources humaines définissent les processus et systèmes RH qui prennent en charge le cycle de gestion des performances. Ce service travaille avec les responsables et les collaborateurs pour s'assurer que les processus sont justes et que chaque étape est exécutée en temps voulu.
• Les responsables sont les utilisateurs de référence du système et doivent s'assurer que chaque collaborateur participe activement au processus. Ils sont également garants en dernier ressort des performances de leur(s) équipe(s).

Pourquoi un système de gestion des performances est-il important ?

Outre les nombreux avantages apportés (augmentation de la productivité du personnel, meilleur engagement des collaborateurs, diminution de la rotation du personnel et optimisation du chiffre d'affaires par collaborateur), un système de gestion des performances correctement intégré aux systèmes de gestion adjacents peut fournir des informations précieuses facilitant la prise de décisions plus générales en matière de gestion du capital humain.

Par exemple, un système de gestion des performances stocke et quantifie les données issues des interactions entre les collaborateurs et leurs responsables, notamment les aspirations professionnelles individuelles, les compétences appropriées et l'adéquation globale à la planification de la succession. Grâce à ces enseignements, les budgets consacrés à la formation et au développement peuvent être investis de manière à répondre au mieux aux besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs.

Le logiciel de gestion des performances fournit une vue précise et en temps réel du personnel facilitant la planification et la stratégie RH.

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion des performances ?

La cohérence et la transparence sont essentielles pour optimiser le processus de gestion des performances. Le cycle de gestion des objectifs, de gestion continue de la performance et d'évaluation est continu. Une fois le cycle terminé, les objectifs existants et nouveaux sont identifiés et le cycle recommence.

Les bonnes pratiques consistent également à fournir un feedback continu et interactif tout au long de l'année et non uniquement au cours de la phase d'évaluation des performances. Les conversations sur la performance doivent être détendues et ouvertes. Les collaborateurs et les responsables doivent prendre le temps de parfaire ces compétences afin d'améliorer leurs interactions.

Pour garantir l'application d'une méthodologie cohérente aux évaluations des collaborateurs occupant des rôles similaires dans l'ensemble de l'entreprise, un processus d'étalonnage devrait être mis en œuvre.

Avancées et tendances en matière de gestion des performances

Gestion continue des performances

Les entreprises passent d'une gestion des performances traditionnelle à un modèle de gestion continue des performances (CPM). Ce processus étant moins formel, les collaborateurs et les responsables communiquent plus fréquemment. Les entretiens individuels programmés régulièrement et le feedback permanent aident les collaborateurs à rester sur la bonne voie. Concernant les responsables, une stratégie CPM facilite le suivi des accomplissements et des faiblesses d'un collaborateur en traitant les problèmes lorsqu'ils surviennent. Les objectifs peuvent être ajustés à mesure que ceux de l'entreprise s'orientent vers un modèle de travail agile et réactif. Les collaborateurs reçoivent un feedback rapide au lieu d'attendre la tenue d'une réunion formelle tous les 6 à 12 mois, susceptible de négliger les accomplissements survenus plus tôt dans la période de performances. Ce modèle CPM évite également les surprises tout en accélérant les cycles d'amélioration.

Travailleurs de terrain et sans bureau

Les travailleurs sans bureau, également appelés travailleurs de terrain, sont des collaborateurs qui exécutent des tâches en dehors d'un bureau ou du siège de l'entreprise et qui ont un accès irrégulier aux systèmes internes et aux canaux de communication, contrairement aux travailleurs à distance qui conservent l'accès à ces systèmes lorsqu'ils travaillent à domicile. Les personnes qui travaillent dans le secteur de l'hôtellerie, les ressources naturelles, la production et les soins de santé en sont des exemples. Étant donné la nature de leur travail, ces personnes s'adaptent souvent difficilement aux systèmes existants. Les entreprises doivent s'assurer que leurs systèmes de gestion des performances sont en mesure de prendre en charge efficacement ce segment important du personnel.

Équipes dynamiques

Les systèmes modernes de gestion des performances doivent être suffisamment agiles pour s'adapter aux changements de l'entreprise, y compris à la dynamique des équipes. La transition des modèles d'équipe traditionnels et agiles vers un modèle dynamique est en cours :

FAQ sur les systèmes de gestion des performances