Dépasser les méthodes d'achats transactionnels

La fonction Achats a évolué d'une activité transactionnelle, axée sur l'acquisition de biens/services et la tenue de registres, vers une discipline de gestion aux multiples facettes. Aujourd'hui, elle requiert des compétences tactiques, analytiques et relationnelles. Les achats restent un processus complet qui englobe la recherche, le sourcing, l'acquisition, la réception, l'inspection et l'approbation du paiement de tous les biens et services dont une entreprise a besoin pour fonctionner. Des matières premières et des machines aux honoraires de consultants et aux tables de conférence, l'équipe chargée des achats intervient à toutes les étapes.

Outre l'indispensable maîtrise des coûts, les équipes Achats jouent un rôle de plus en plus important dans la stratégie de recettes d'une entreprise. Parallèlement, ces équipes surchargées doivent composer avec les opportunités et les pressions supplémentaires liées à la gestion d'une Supply Chain mondiale, ainsi qu'avec les attentes des clients en matière de rapidité et de transparence. Les entreprises se voient donc contraintes de rechercher de nouveaux moyens de rationaliser leurs processus et de protéger leurs données.

Définition et avantages des achats collaboratifs

Les achats collaboratifs désignent l'alignement stratégique et l'intégration des activités d'achat entre les services internes, les fournisseurs et les partenaires externes. Cette approche permet de tirer parti du pouvoir d'achat collectif et aide les entreprises à réduire leurs coûts, à améliorer leur efficacité, à accroître leur visibilité et à renforcer leur conformité.

Plutôt que de travailler en vase clos, les participants partagent des informations afin de simplifier le sourcing, la passation de contrats, les achats, la gestion des fournisseurs et les paiements. Dans le contexte des ERP (Enterprise Resource Planning), les achats collaboratifs peuvent être intégrés via des plateformes digitales telles que SAP Business Network. Ces solutions natives du cloud servent de hub pour connecter les acheteurs et les fournisseurs en temps réel, automatiser les transactions et favoriser la collaboration. Résultat : les frictions diminuent, même si les acheteurs, les partenaires et les fournisseurs utilisent des solutions logicielles et matérielles différentes.

Pourquoi les achats collaboratifs ne sont plus une option

Les professionnels des achats sont pris entre deux feux : d'un côté, l'incertitude quant à la disponibilité des matériaux et, de l'autre, le coût élevé de l'entreposage de stocks supplémentaires en raison de la hausse des coûts. Malgré cela, ils doivent faire en sorte que tout se déroule comme prévu tout en respectant les règles et le budget. Ce rôle historiquement opérationnel a désormais un impact direct sur les résultats de l'entreprise. Pour réussir, ces équipes ont besoin de nouveaux outils et processus afin d'aider les équipes internes à en faire plus chaque jour sans dépasser le budget.

Les modèles d'achat traditionnels (processus manuels, outils obsolètes et méthodes de communication fragmentées) ont du mal à suivre le rythme des perturbations mondiales, des changements réglementaires et des attentes croissantes des clients.

Même les entreprises qui utilisent des systèmes ERP modernes basés sur le cloud peuvent être confrontées à un manque de transparence concernant les processus et les délais de leurs fournisseurs. Il en résulte une capacité limitée à visualiser efficacement les stocks et l'état des commandes ou des paiements, entre autres.

Pour combler cette lacune, les équipes Achats du monde entier étendent leurs solutions ERP afin d'échanger en toute sécurité avec les fournisseurs et d'automatiser les données sur des plateformes cloud dédiées aux achats collaboratifs et à d'autres fonctions de la Supply Chain. Cela permet de relever les défis courants et offre divers avantages :

• Amélioration de la visibilité en permettant à toutes les parties de voir le statut de chaque transaction.
• Réduction de la durée des cycles en automatisant les commandes d'achat, les factures et les paiements.
• Amélioration des relations avec les fournisseurs grâce à un suivi partagé des objectifs et des performances.
• Atténuation des risques grâce à une collaboration proactive et à la planification de circonstance.

Ces nouvelles capacités permettent aux équipes de passer d'opérations transactionnelles à des opérations stratégiques, rendant ainsi les achats collaboratifs non seulement avantageux, mais indispensables.

Rôles, processus et parties prenantes clés dans la collaboration pour la fonction Achats

Avant d'engager des fonds dans une solution de collaboration pour la fonction Achats, de modifier les workflows ou de faire appel au service IT, il est important de déterminer les parties qui seront impliquées et le calendrier proposé.

Plusieurs facteurs motivent la réalisation d'une analyse de rentabilité en faveur de la collaboration dans la fonction Achats : l'entreprise reconnaît la nécessité de se moderniser, la tendance à la facturation électronique pour gagner en efficacité opérationnelle, les réglementations fiscales imposant la facturation électronique et les économies à long terme qui peuvent être réinvesties dans un autre domaine d'activité.

La discussion et la présentation ont généralement lieu après qu'un grand projet de migration vers le cloud a fonctionné sans heurts pendant un certain temps. Il est utile de rechercher et de présenter des indicateurs clés de performance (KPI) positifs lors des réunions avec les parties prenantes afin d'illustrer la valeur des récentes modernisations.

Outre les équipes Achats, les autres services suivants peuvent également être inclus :

• La fonction Finance  suit les dépenses liées aux achats, établit des prévisions budgétaires, garantit la conformité financière et réalise les analyses coûts-avantages.
• La fonction Juridique et conformité examine les contrats afin de détecter tout problème lié au respect des exigences réglementaires et des normes internes.
• La fonction Opérations et gestion de la Supply Chain coordonne la logistique, les stocks, les détails de livraison et les méthodes d'achat.
• L'équipe IT et les analystes système évaluent la solution la mieux adaptée aux besoins de l'entreprise et supervisent l'intégration des données avec un fournisseur de plateforme d'achats.

Outils de collaboration pour la fonction Achats : fonctionnalités et écosystème

Les derniers outils de collaboration pour la fonction Achats sont des architectures basées sur le cloud et optimisées par les API qui prennent en charge l'évolutivité, l'interopérabilité et l'échange de données en temps réel. Cependant, les entreprises qui fonctionnent encore dans des environnements on-premises ou hybrides peuvent également tirer parti de ces outils modernes via des middleware et des connecteurs.

Bien que les plateformes d'achats soient relativement nouvelles, les capacités qu'elles offrent attirent l'attention des professionnels de la finance et de la gestion de l'approvisionnement. Par exemple, SAP Business Network aide plus de trois millions d'entreprises à effectuer des transactions et à collaborer. Les utilisateurs bénéficient d'une automatisation des processus qui leur fait gagner du temps, et apprécient le fait que la plateforme résolve les problèmes de compatibilité et d'intégration. Les participants configurent leur environnement de manière à pouvoir envoyer et recevoir des données avec n'importe quel autre membre du réseau, quel que soit le système ERP qu'ils utilisent. Si les fournisseurs d'une entreprise ne font pas encore partie du réseau, des invitations peuvent leur être envoyées pour qu'ils puissent facilement le rejoindre, souvent sans frais.

Il s'agit d'une amélioration notable par rapport aux anciens processus tels que l'échange de données informatisé (EDI)et l'échange de feuilles de calcul par e-mail. Si l'EDI permet aux fournisseurs et aux acheteurs d'échanger des commandes d'achat et des factures par voie électronique, son architecture rigide ne permet pas d'automatiser les contrôles de précision ou de conformité. Ceux-ci doivent être effectués manuellement par l'expéditeur et le destinataire, ce qui prend du temps et augmente le risque d'erreurs. Les systèmes EDI ne peuvent pas non plus analyser les données contenues dans les documents ni produire des rapports pertinents. Les fonctionnalités d'achats collaboratifs résolvent bon nombre de ces problèmes.

Voici certaines des fonctionnalités à valeur ajoutée à rechercher dans une solution de collaboration sur les achats :

• Partage de documents : optez pour l'automatisation des commandes d'achat, factures, paiements et confirmations électroniques.
• Découverte du réseau : recherchez de nouveaux fournisseurs qui répondent à certains critères ou à certaines notations, publiez vos besoins en matière de sourcing, recevez des offres, et plus encore.
• Portails en libre-service pour les fournisseurs : permettez aux fournisseurs de gérer les profils, de répondre aux appels d'offres, de convertir les commandes d'achat en factures et de soumettre des factures, ainsi que de suivre les commandes.
• Tableaux de bord analytiques : fournissez des insights sur les achats, la performance des fournisseurs et l'efficacité des processus.
• Orchestration des workflows : automatisez la gestion des approbations, des remontées et des exceptions.
• Garde-fous de conformité : faites correspondre les commandes d'achat et les factures, assurez-vous que les commandes et les factures sont conformes aux paramètres de l'acheteur et aux contrats, faites appel à des fournisseurs agréés par pays et respectez les exigences réglementaires.
• Intégration aux systèmes ERP : assurez la cohérence des données et éliminez la plupart des saisies manuelles dans les environnements ERP.

Les plateformes d'achats collaboratifs permettent des transactions sécurisées sans contact et une coordination en temps réel. Elles font partie d'un écosystème plus vaste qui inclut des réseaux de sourcing, de logistique et d'intelligence des actifs, créant ainsi une Supply Chain digitale unifiée.

Problématiques relatives aux achats collaboratifs

Malgré les nombreux avantages des plateformes de collaboration pour la fonction Achats, il peut être difficile d'obtenir l'adhésion de tout le monde. Cela s'explique généralement par plusieurs raisons : lassitude face à la transformation, timing inadapté, résistance des fournisseurs ou manque de données sur le retour sur investissement. Cela est compréhensible compte tenu du nombre d'équipes impliquées, de la planification technique et de l'investissement initial.

Cependant, les responsables Achats avertis peuvent répondre à ces préoccupations en s'aidant d'exemples concrets de problématiques avec leur solution. Voici certains de ces exemples :

Manque d'intégration : les systèmes déconnectés entravent le flux de données et la visibilité.
Solution : l'utilisation d'une plateforme ERP native garantit une intégration fluide.

Participation limitée des fournisseurs : les fournisseurs peuvent mettre du temps à adopter les plateformes digitales.
Solution : offrez une assistance à l'onboarding et insistez sur les avantages mutuels tels que l'accélération des paiements et la réduction des erreurs. Ils réaliseront peut-être que beaucoup de leurs fournisseurs et clients sont déjà sur le réseau.

Risques liés à la sécurité et à la conformité : le partage des données entre les entreprises présente des vulnérabilités.
Solution : choisissez une plateforme offrant une sécurité robuste, des pistes d'audit et des certifications de conformité.

Manque de visibilité : les systèmes discrets nécessitent des processus Achats manuels à plusieurs étapes.
Solution : privilégiez la création conjointe de contrats, la facturation électronique et le suivi des performances sur un système partagé.

Coûts supplémentaires : la direction risque de ne pas vouloir allouer un budget supplémentaire.
Solution : réalisez un programme pilote et fournissez des statistiques validées sur le retour sur investissement afin de la convaincre d'investir davantage.

Si la direction n'est toujours pas convaincue, des rapports indépendants pourraient la rassurer. Selon le livre blanc d'IDC sur la valeur ajoutée de SAP Business Network pour les entreprises acheteuses¹, les clients bénéficient d'un retour sur investissement positif sous les formes suivantes :

• Accélération de la mise sur le marché.
• Livraison plus rapide des produits et des commandes.
• Accélération de l'onboarding des nouveaux partenaires.
• Livraison de documents plus rapide.
• Augmentation du nombre de commandes d'achat électroniques utilisées.
• Réduction de la durée du cycle d'approbation des factures.
• Augmentation du nombre de factures traitées sans exceptions.

D'autres ressources tierces peuvent être utiles, notamment le calculateur de valeur ajoutée² d'IDC et le livre blanc IDC sur la valeur ajoutée de SAP Business Network pour les fournisseurs.³ Une fois l'adhésion confirmée, il est temps d'élaborer une feuille de route pour passer des processus établis à des workflows permettant de gagner du temps.

Élaborer une feuille de route de collaboration pour les responsables Achats

Bien que l'intégration d'une solution de collaboration sur les achats soit une tâche mineure par rapport à une migration générale vers le cloud, il est recommandé d'élaborer une feuille de route stratégique pour obtenir des résultats optimaux. Cet exercice permet à toutes les parties de réfléchir à leurs besoins, leurs exigences et leurs attentes. C'est également le moment opportun pour planifier les mesures de gestion du changement ou les formations éventuelles. Les collaborateurs seront ainsi prêts à utiliser les nouveaux outils de collaboration sur les achats dès qu'ils seront disponibles. Voici les différentes étapes à envisager :

1. Évaluer la maturité actuelle : évaluez les processus Achats et systèmes existants, ainsi que l'engagement des parties prenantes. Quelles sont les principales difficultés rencontrées par votre équipe ? Quelles étapes sont les plus sujettes aux erreurs ou aux malentendus ? Quels sont les aspects que l'équipe ne souhaite pas voir changer ?
2. Définir des objectifs de collaboration : alignez-vous sur les priorités de l'entreprise telles que les économies de coûts, l'agilité ou la durabilité. Quelles sont vos priorités ? Quelle est votre définition du succès ? Une facturation plus rapide ? Moins d'erreurs ? Une Supply Chain plus résiliente?
3. Choisir la bonne plateforme : choisissez des outils qui s'intègrent à votre système ERP et prennent en charge vos besoins en matière de collaboration. Des fournisseurs ou des prestataires utilisent-ils déjà une plateforme d'achats ? Si ce n'est pas le cas, veillez à ce qu'ils puissent facilement s'y inscrire afin d'augmenter les chances d'adoption.
4. Engager les parties prenantes : impliquez les fonctions Achats, Finance, IT et Fournisseurs dès le début du processus pour obtenir leurs avis, répondre aux questions et garantir l'adhésion. Sélectionnez la plateforme d'achats qui répond le mieux aux besoins de chacun.
5. Piloter et itérer : commencez par un petit groupe de fournisseurs ou de catégories, mesurez les résultats et affinez votre approche. Par exemple, si un fournisseur clé fait déjà partie du réseau que vous avez sélectionné, intégrez-le en premier. Mettez en place des workflows, formez l'équipe et évaluez les améliorations sur une période donnée, par exemple trois mois.
6. Évoluer et optimiser : si les avantages et le retour sur investissement sont convaincants, déployez vos solutions auprès de vos autres partenaires, fournisseurs et acheteurs. Développez la collaboration pour affiner les processus, en utilisant les outils analytiques pour favoriser l'amélioration continue.

Commencez dès aujourd'hui à explorer la collaboration pour la fonction Achats

La fin des processus Achats manuels et cloisonnés est en marche grâce aux réseaux basés sur le cloud, qui permettent aux entreprises de commercer en douceur. Grâce à ces nouveaux outils, les équipes Achats peuvent plus facilement :

• Découvrir de nouveaux fournisseurs et conclure rapidement des contrats.
• Réagir rapidement à l'évolution de la Supply Chain.
• Bénéficier d'une meilleure visibilité sur toutes les étapes du processus d'achat et de vente.
• Se conformer à toutes les réglementations et politiques internes et externes.

L'utilisation d'une plateforme d'achat collaborative apporte visibilité, efficacité et conformité à votre Supply Chain. La solution adaptée sera prête lorsque vous le serez et il existe de nombreuses options disponibles pour accompagner la transformation de votre entreprise.