Définition de la gestion des stocks

La gestion des stocks désigne le processus utilisé par les entreprises pour superviser chaque étape du cycle de vie du produit, des matières premières qui entrent à l'usine au produit fini dans l'entrepôt, en passant par le conditionnement du produit sur le point de vente. Ses objectifs sont de surmonter la variabilité de la Supply Chain, d'atteindre les niveaux de service client souhaités au coût le plus bas possible et de maintenir un niveau de stock adéquat.

Qu'est-ce que le stock ?

Pour comprendre la gestion des stocks, il faut d'abord comprendre ce qu'est un stock. Les consommateurs ont tendance à considérer les stocks comme des produits finis. Mais pour une entreprise, les stocks sont tout ce qu'elle doit réapprovisionner. Prenons l'exemple d'un fabricant de soupes. Son stock peut être constitué d'une panoplie de produits, des tomates aux boîtes de conserve, en passant par le carburant des camions de livraison qui livrent les magasins.

En règle générale, il existe quatre types de stock :

1. Matières premières et composants : tous les éléments qui finissent dans le produit fini. Dans notre exemple de soupe, il peut s'agir de tous les ingrédients qui font partie de la recette, notamment la farine qui permet de fabriquer les nouilles et les épices qui agrémentent le bouillon.

2. En-cours de production : comme son nom l'indique, il s'agit du stock en cours de préparation et d'emballage. Appliquer l'optimisation des stocks à ce stade permet d'identifier les processus les plus rentables en termes de coûts et de temps.

3. Produits finis : produits finaux issus du processus de fabrication et prêts à être distribués aux revendeurs ou livrés aux clients. Ces produits sont entièrement assemblés, emballés, étiquetés et soumis à des contrôles de qualité, de sorte qu'ils sont prêts à l'emploi.

4. Fournitures pour l'entretien, la réparation et les opérations (MRO) : tous les éléments auxiliaires nécessaires à la production et à la livraison des produits, mais qui ne font pas partie du produit final lui-même. Dans une usine de production, il s'agit notamment des produits à disposition, tels que les lubrifiants, les outils, les pièces de rechange ou les produits de nettoyage utilisés pour l'entretien des machines.

Bien qu'il s'agisse des types de stocks les plus courants, certaines entreprises peuvent avoir beaucoup plus de sous-catégories en fonction de leurs opérations.

Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?

En termes simples, l'objectif de la gestion des stocks est de trouver un équilibre entre l'offre de stock et la demande des acheteurs. Si les stocks peuvent constituer l'une des principales ressources d'une entreprise, ils peuvent également représenter un lourd fardeau. En effet, les stocks coûtent de l'argent et, sans une gestion appropriée, ils peuvent être déséquilibrés, immobilisant les liquidités de l'entreprise dans des stocks excédentaires ou réduisant les recettes en raison de pertes de ventes dues à des ruptures de stock.

Une gestion efficace des stocks permet d'éviter les nombreuses dépenses et les risques potentiels liés aux surplus de stocks, tels que :

• L'entreposage

• La détérioration ou le vol

• Les déchets et problèmes de durabilité

• La baisse de la demande/valeur

• Les conséquences fiscales

Une gestion efficace des stocks aide également les entreprises à éviter les conséquences du problème inverse, à savoir un stock insuffisant :

• Chaînes de production à l'arrêt

• Fenêtres de production et de livraison manquées

• Perte de la fidélité des clients, de la réputation et de la part de marché

• Baisse des profits

Mais décider quoi et quand commander n'est pas une mince affaire, quelle que soit la taille de l'entreprise. En effet, la gestion des stocks est un processus complexe qui intègre des éléments liés à la finance, à l'exploitation, à la budgétisation et à la planification, à la Supply Chain et à la logistique.

Étapes de la gestion des stocks

Le degré de complexité de la gestion des stocks varie considérablement en fonction de la taille et de la nature de l'entreprise. Par exemple, une petite entreprise qui ne fabrique que quelques produits ou des produits qui ne nécessitent pas beaucoup de composants ou d'ingrédients aura des processus plus rationalisés et une Supply Chain moins compliquée à gérer. En revanche, une grande entreprise qui fabrique de nombreux produits différents ou très complexes aura de multiples processus qui s'imbriquent, ainsi qu'une Supply Chain à plusieurs niveaux.

Cependant, tous les processus de gestion des stocks ont plusieurs étapes fondamentales en commun :

1. Planification et commande : commander les bons produits, matières premières ou composants au bon moment nécessite une grande quantité de données. Il s'agit avant tout de comprendre la demande de produits grâce aux prévisions de marketing et de ventes, de prendre en compte les changements saisonniers et d'évaluer les facteurs économiques.

2. Livraison : les marchandises sont livrées dans les locaux de l'entreprise. Pour les fabricants, cela signifie recevoir des matières premières et des sous-composants. Pour les grossistes et les détaillants, il s'agit de recevoir des produits finis prêts à être vendus aux clients.

3. Vérification et entreposage : le stock est généralement catalogué dans un système de gestion des entrepôts pour faciliter le suivi à l'aide d'unités de gestion des stocks (UGS) et de codes produits universels (UPC). L'organisation logique de la zone d'entreposage, par exemple la disposition des produits selon un schéma et l'étiquetage de chaque zone et étagère, facilite le tri, la localisation et la gestion des produits. Un système organisé garantit que le stock plus ancien est utilisé en premier afin d'éviter qu'il ne s'use ou ne s'abîme. Les solutions avancées de gestion des entrepôts peuvent également identifier l'espace disponible et la meilleure façon de l'utiliser.

4. Vente : lorsqu'un distributeur ou un client final passe une commande, le processus d'exécution se déclenche et vérifie la disponibilité des stocks, extrait les produits à l'aide des UGS et prépare les articles pour la livraison. Les workflows d'emballage et d'expédition sont essentiels pour une livraison dans les délais. Le suivi du processus d'expédition permet d'actualiser l'état de la commande, ce qui améliore la satisfaction du client.

5. Reporting et audit : une tenue des registres précise permet de suivre le stock à chaque étape, de l'arrivée à l'entreposage, en passant par la manutention et la livraison. Des audits réguliers, qu'ils soient effectués manuellement ou à l'aide de systèmes automatisés tels que les lecteurs de codes à barres, permettent de s'assurer que les inventaires physiques correspondent aux registres, ce qui permet d'identifier les écarts.

6. Réorganisation des stocks : les entreprises peuvent définir des points de commande pour déclencher le réapprovisionnement lorsque les stocks atteignent certains paramètres, tels que les niveaux de stock, les taux de rotation ou les temps de cycle. En fonction de la demande ou du type d'article, elles peuvent utiliser des calendriers de réapprovisionnement périodique ou des tactiques de réapprovisionnement complémentaire pour ajuster les niveaux de stock.

Types de gestion des stocks

Les types de produits, les niveaux de demande et la complexité de la Supply Chain varient d'une entreprise à l'autre. Il n'existe pas de technique de gestion des stocks unique qui convienne à toutes les entreprises ou même à tous les articles en stock. En fait, il y a plus d'une dizaine de façons de procéder, et souvent plusieurs méthodes sont combinées.

Voici toutefois les six méthodes de gestion des stocks les plus courantes :

• Segmentation : vise à hiérarchiser les efforts de gestion des stocks en fonction de la valeur et de la criticité des articles.
  
  Un type de segmentation fréquemment utilisé est l'analyse ABC, où :

  • Les articles « A » représentent généralement les articles de grande valeur et en faible quantité qui contribuent le plus au chiffre d'affaires, mais nécessitent un contrôle rigoureux et une surveillance fréquente.
  • Les articles « B » ont une valeur modérée et nécessitent un contrôle modéré.
  • Les articles « C » sont des articles de faible valeur et en grande quantité qui nécessitent un contrôle minimal.

• Gestion des stocks juste-à-temps (JAT) : permet de commander les marchandises uniquement lorsqu'elles sont nécessaires. Cette méthode nécessite une prévision précise de la demande et des relations de confiance avec les fournisseurs pour garantir une livraison ponctuelle.

• Stock de sécurité : permet de garder des quantités de réserve pour les cas d'urgence, de disruptions de la Supply Chain ou d'augmentation inattendue de la demande. Tandis que le juste-à-temps est une approche à flux tendu, le stock de sécurité est une approche de précaution qui augmente les frais de stockage.

• Volume de commande économique (QEC) : permet de calculer la quantité de commande la plus rentable à l'aide de facteurs tels que la variabilité de la demande, le délai de commande et les frais de stockage.

• Premier entré, premier sorti (FIFO) : permet de vendre d'abord un stock plus ancien, car le coût des marchandises vendues reflète précisément les prix actuels du marché.

• Dernier arrivé, premier sorti (LIFO) : permet de vendre d'abord les articles les plus récemment produits, en supposant qu'en période d'inflation, ils auront des coûts de production/des marchandises vendues plus élevés, ce qui contribuera à réduire le revenu imposable.

8 avantages de la gestion des stocks

Pour répondre à l'évolution rapide de la demande des clients, les entreprises doivent avoir une vision précise de leurs stocks. Même si la mise en œuvre de la gestion des stocks nécessite du temps, des efforts et des investissements financiers dans les processus et l'infrastructure, elle est essentielle à leur réussite.

Voici huit avantages de la gestion des stocks :

1. Augmentation du chiffre d'affaires : s'assurer que les bons produits sont disponibles au bon moment et au bon endroit pour répondre rapidement à la demande des clients peut augmenter les ventes et le chiffre d'affaires.

2. Réduction des coûts : la réduction des stocks excédentaires grâce à un suivi et à une prévision de la demande précis permet de réduire les coûts liés à l'entreposage, à la manutention et à l'obsolescence.

3. Amélioration du service client : le fait de disposer des bons produits au moment où les clients en ont besoin renforce la satisfaction, la fidélité et la réputation de la marque.

4. Efficacité et productivité accrues : l'utilisation d'outils automatisés pour le suivi et la gestion améliore considérablement l'efficacité, réduit les erreurs manuelles et augmente la productivité globale de l'entreprise.

5. Flux de trésorerie plus libre : l'analyse des niveaux de stock améliore la gestion des flux de trésorerie en s'assurant que le capital d'exploitation n'est pas immobilisé dans les stocks stagnants.

6. Précision des prévisions : l'adoption de techniques efficaces de gestion des stocks permet d'affiner la précision des prévisions de la demande, de sorte que les entreprises peuvent anticiper les tendances du marché et planifier les niveaux de stocks de manière plus efficace.

7. Atténuation des risques : le fait d'anticiper les différents défis tels que les variations saisonnières, les disruptions de la Supply Chain et les fluctuations du marché atténue les risques et assure la stabilité opérationnelle.

8. Réduction des déchets : la réduction du nombre de produits périmés, expirés ou endommagés permet de diminuer les déchets, d'améliorer les efforts en matière de durabilité et d'accroître la rentabilité globale. Le déploiement de stratégies telles que FIFO permet d'optimiser la rotation des stocks.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?

Compte tenu du grand nombre de facteurs en jeu, la gestion des stocks peut s'avérer une tâche insurmontable sans l'aide de la technologie. Heureusement, les systèmes de gestion des stocks ont bien évolué depuis leurs humbles débuts sous forme de feuilles de calcul permettant de suivre manuellement les marchandises dans les entrepôts.

Aujourd'hui, les solutions de gestion des stocks peuvent aller de produits ponctuels pour les PME/ETI aux plateformes SaaS (Software-as-a-Service) complexes qui s'intègrent à tous les systèmes de l'entreprise :

• Comptabilité

• Ventes

• Expédition

• Progiciel de gestion intégré (ERP)

• Outils pour la Supply Chain digitale

La plupart des technologies de gestion des stocks permettent de surveiller les niveaux d'approvisionnement et de stock, les sites et les mouvements au sein des entrepôts, ainsi que de suivre la réception, le prélèvement, l'emballage et l'expédition des produits. Les systèmes de gestion des stocks plus évolués permettent d'automatiser le processus, de calculer les coûts et de planifier des scénarios en temps réel.

Certains fournisseurs proposent même une personnalisation adaptée aux besoins spécifiques des entreprises. Par exemple, une entreprise de restauration peut intégrer le suivi des dates de péremption et des alertes pour assurer la rotation des denrées périssables et limiter le gaspillage alimentaire. Un détaillant peut intégrer des prévisions de la demande en temps réel et des points de commande automatisés pour mieux gérer les produits saisonniers pendant les périodes de pointe et les périodes creuses.

Exemples de gestion des stocks dans différents secteurs

La gestion des stocks n'est pas un exercice universel. En fonction des particularités de leur secteur d'activité et de leurs opérations, les entreprises seront confrontées à leurs propres problèmes et auront leurs bonnes pratiques pour y remédier.

Voici quelques cas d'utilisation de la gestion des stocks dans différents secteurs :

• Retail : les détaillants en ligne comme les magasins traditionnels doivent gérer un large éventail de produits et faire face aux fluctuations saisonnières de la demande. De nombreux détaillants ont mis en œuvre une gestion sophistiquée des stocks e-commerce qui utilise l'analytique des données en temps réel pour prévoir la demande avec précision. Les technologies telles que les balises RFID et les systèmes de réapprovisionnement automatisés permettent de gérer les niveaux de stock, de réduire les ruptures de stock et d'améliorer la satisfaction client.

• Production : les usines doivent trouver un équilibre entre la nécessité de disposer de suffisamment de matières premières pour répondre aux demandes de production et celle d'éviter les stocks excédentaires qui immobilisent le fonds de roulement. C'est pourquoi de nombreux fabricants utilisent la gestion des stocks JAT.

• Alimentation et boissons : les restaurants, les cafés et les détaillants alimentaires sont confrontés à des défis uniques en matière de gestion des stocks en raison de la nature périssable de leurs produits. De nombreux établissements utilisent un logiciel de gestion des stocks qui permet de suivre en temps réel les niveaux d'ingrédients, les dates de péremption et le coût des recettes afin d'optimiser les niveaux de stocks et de réduire le gaspillage des aliments.

• Santé : Les hôpitaux, les cliniques et les pharmacies s'appuient sur la gestion des stocks pour garantir la disponibilité des médicaments et des fournitures médicales essentiels. Les systèmes d'inventaire automatisés aident les établissements de santé à suivre les taux d'utilisation, à contrôler les dates de péremption et à rationaliser les commandes afin d'éviter les pénuries.

Comment choisir un système de gestion des stocks

Tous les systèmes de gestion des stocks n'ont pas les mêmes capacités et toutes les entreprises ne sont pas confrontées aux mêmes défis en matière de stocks. C'est pourquoi elles doivent identifier leurs principales problématiques en matière de stock avant d'acheter une solution.

Voici quelques questions à poser aux fournisseurs si vous envisagez d'acquérir un système de gestion des stocks :

• Intégration : la solution s'intègre-t-elle parfaitement à l'infrastructure existante telle que les systèmes de point de vente, les plateformes e-commerce, les logiciels ERP et d'autres applications pertinentes ? Ou des interfaces personnalisées coûteuses sont-elles requises ?

• Fonctionnalités : la solution offre-t-elle des fonctionnalités centrales telles que le suivi des stocks, la lecture des codes à barres, l'automatisation des points de commande, la prévision de la demande, le suivi des lots et des numéros de série et le reporting ?

• Évolutivité : la solution peut-elle gérer le volume et la complexité actuels des stocks, ainsi que l'évolution de la croissance ?

• Coût : existe-t-il des coûts supplémentaires au-delà du prix des étiquettes, tels que des abonnements ou des frais liés à la mise en œuvre, à l'intégration ou à la personnalisation ?

• Évaluations et réputation : la solution bénéficie-t-elle d'avis et de témoignages clients existants attestant d'une mise en œuvre réussie et d'un service client fiable ?

• Support et formation : la solution est-elle soutenue par une équipe de support réactive et une documentation de formation/d'aide pour faciliter son déploiement et son adoption par les utilisateurs ?

Tendances en matière de gestion des stocks

La gestion des stocks a évolué depuis l'époque où les commerçants inscrivaient à la main les stocks dans des registres poussiéreux. Non seulement les entreprises d'aujourd'hui gèrent leurs stocks de manière digitale (souvent sur plusieurs sites distribués géographiquement), mais la gestion des stocks devrait s'appuyer encore plus fortement sur les technologies transformatrices à l'avenir.

Voici quelques tendances actuelles en matière de gestion des stocks :

• Automatisation des entrepôts et robotique  : l'adoption des technologies de l'Industrie 4.0, comme l'intelligence artificielle (IA), les algorithmes de Machine Learning et l'IoT, s'est généralisée. Ces technologies permettent d'utiliser des logiciels de gestion des stocks avancés avec une automatisation accrue, réduisant ainsi la dépendance à l'égard de la saisie manuelle des données, propice aux erreurs. Les entrepôts adoptent la robotique pour rationaliser la gestion des stocks et les processus de traitement des commandes grâce à des trieurs automatisés, des drones et à l'automatisation robotisée des processus.

• Capacités d'IA avancées  : alors que la concurrence ne cesse de s'intensifier dans les secteurs du Retail et de la production, les fonctionnalités pilotées par l'IA telles que la détection de la demande deviennent monnaie courante. Les plateformes de gestion des stocks optimisées par l'IA analysent les données historiques d'achat et les indicateurs économiques pour identifier de manière proactive les tendances de la demande et affiner les stratégies de gestion des stocks.

• IoT et connectivité cloud  : l'intégration de l'IoT et des appareils connectés au cloud, ainsi que la transition vers des systèmes d'inventaire basés sur le cloud, amplifient l'efficacité des processus de production, de fabrication, d'entreposage et de logistique. Ces technologies fournissent des mises à jour en direct et un accès transparent aux données de stock à partir de n'importe quel appareil sans fil afin que tout le monde dans l'entreprise dispose des informations les plus récentes à portée de main.

• Analytique prédictive et blockchain : de par sa puissance, l'analytique prédictive permet de réinventer la gestion des stocks, de prévoir les interruptions potentielles de la Supply Chain et d'anticiper la demande future. En outre, l'adoption de la technologie blockchain améliore la transparence de la Supply Chain en créant un registre inaltérable de toutes les transactions, en favorisant la confiance et en réduisant les risques.

• Gestion des stocks omnicanal  : l'essor de la gestion des stocks multicanal permet aux entreprises de gérer efficacement les stocks sur plusieurs canaux, en combinant des entrepôts distants à des magasins traditionnels locaux pour créer des expériences clients percutantes. Les clients peuvent même acheter en ligne et retirer leur commande en magasin (BOPIS) ou bénéficier de livraisons plus rapides à partir d'entrepôts locaux.

• Impression 3D à la demande  : l'utilisation de la technologie d'impression 3D pour la production interne de pièces et de produits au sein de l'entrepôt est devenue une option viable, réduisant les coûts d'expédition et les délais d'exécution tout en permettant la personnalisation des produits.

• Stock géré par le fournisseur (VMI)  : en adoptant une approche collaborative de la gestion des stocks, le processus VMI implique que les vendeurs/fournisseurs s'engagent activement dans le suivi et le réapprovisionnement des produits, réduisant ainsi la charge des entreprises et améliorant l'efficacité de la gestion des stocks grâce au partage de données et d'insights.

• Logistique inverse  : l'optimisation proactive du processus de retour a un impact significatif sur la gestion des stocks en réduisant les coûts, en améliorant la satisfaction client et en réduisant l'impact environnemental avec moins de retours de produits.

• Intégration de la durabilité  : les plateformes modernes de gestion des stocks renforcent les efforts de durabilité avec, à la clé, des améliorations opérationnelles qui favorisent le recyclage et réduisent les déchets.

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FAQ

Qu'est-ce que le stock ?

Les consommateurs ont tendance à considérer les stocks comme des produits finis. Mais pour une entreprise, les stocks sont tout ce qu'elle doit réapprovisionner.

Quelle est la différence entre le stock et l'inventaire ?

Bien que les termes « inventaire » et « stock » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ont des significations légèrement différentes dans le cadre de la gestion des stocks. Alors que les stocks ne sont constitués que de produits finis prêts à être vendus, l'inventaire désigne l'ensemble des articles d'une entreprise, y compris les matières premières, les en-cours de fabrication et les produits finis. Un stock est un inventaire, mais l'inverse n'est pas nécessairement vrai.

Existe-t-il une différence entre le stock géré par les fournisseurs et le stock géré par les vendeurs ?

Non, c'est la même chose. Au lieu que ce soit le client qui passe les commandes, le vendeur (fournisseur) surveille les niveaux de stock et prend les décisions de réapprovisionnement sur le site du client en fonction de critères convenus. Cette approche collaborative permet d'améliorer la précision des stocks, de réduire les ruptures de stock et de renforcer l'efficacité de la Supply Chain.

Quelle est la différence entre la gestion des stocks et l'optimisation des stocks ?

La gestion des stocks consiste à définir des objectifs de productivité et d'efficacité élevés pour toutes les opérations de stock. L'optimisation des stocks est une sous-catégorie de la gestion des stocks qui fait plus spécifiquement référence aux marges bénéficiaires et à la réduction des pertes. Elle consiste à gérer et à contrôler les niveaux de stocks de manière stratégique afin de gagner en rentabilité, de réduire les coûts et de répondre à la demande des clients.

Quelle est la différence entre la gestion des stocks et le contrôle des stocks ?

La gestion des stocks désigne la surveillance stratégique et l'optimisation des stocks pour répondre à la demande des clients, réduire les coûts et éviter les surplus ou ruptures de stock. Le contrôle des stocks concerne le suivi précis des niveaux de stocks afin d'éviter les écarts, les pertes et les vols.

Quelle est la différence entre une unité de gestion des stocks et un code produit universel ?

Une unité de gestion des stocks est un code alphanumérique utilisé en interne par les entreprises pour suivre les stocks. Elle est propre à chaque entreprise et permet de gérer et d'identifier des produits spécifiques au sein de leur système d'inventaire. Les unités de gestion des stocks peuvent inclure des informations comme la taille, la couleur et d'autres caractéristiques du produit.

Un code produit universel est un code à barres standardisé de 12 chiffres utilisé à l'échelle mondiale pour suivre les ventes et les stocks et identifier les produits au point de vente. Il est créé par le fabricant pour s'assurer qu'un produit peut être identifié n'importe où dans le monde avec son code à barres unique.

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