Qu'est-ce que l'approvisionnement ? Découvrez le guide complet
L'approvisionnement désigne le processus de sourcing, d'achat, de réception et d'inspection de toutes les marchandises et tous les services dont votre entreprise a besoin pour fonctionner, des matières premières de production aux logiciels, en passant par les fournitures de bureau.
La fonction d'approvisionnement est souvent considérée comme acquise, jusqu'à ce que survienne un obstacle. Chargé de faire fonctionner les rouages d'une entreprise, le service d'approvisionnement veille à ce que les matériaux et marchandises adéquats soient disponibles au bon moment. D'un point de vue opérationnel, l'approvisionnement n'était généralement pas considéré comme une discipline stratégique, jusqu'à aujourd'hui.
La maîtrise des coûts reste une priorité, notamment en raison de l'inflation et de l'augmentation du coût des marchandises. Cependant, le contrôle des coûts n'est qu'une des pressions qui pèsent aujourd'hui sur l'approvisionnement. Entre la menace de pénuries d'approvisionnement et les dépenses liées à la détention de stocks supplémentaires, les responsables de l'approvisionnement doivent soutenir la résilience de la Supply Chain, même lorsque des événements climatiques ou d'autres disruptions entravent la livraison. Face à la nécessité de se procurer des biens durables et de se conformer aux exigences réglementaires croissantes, les entreprises doivent renforcer la collecte de données et la surveillance de leurs processus de sourcing. Si l'on ajoute à l'équation les pressions et les risques géopolitiques, et la pénurie de matériaux qui en résulte, l'approvisionnement se retrouve soudain au cœur de la tempête.
Le rôle de directeur de l'approvisionnement (CPO) n'est désormais plus une fonction de back-office principalement préoccupée par la réduction des coûts et la conformité.
Définition de l'approvisionnement
L'approvisionnement est une fonction métier essentielle, chargée d'obtenir toutes les marchandises et tous les services nécessaires à l'entreprise. Pour les entreprises de production, la disponibilité de l'approvisionnement est particulièrement critique, car il est impossible de créer des produits finis sans les matériaux nécessaires. Les services d'approvisionnement doivent se concerter avec les parties prenantes internes pour recueillir leurs prévisions et leurs besoins, puis rechercher les meilleurs fournisseurs au meilleur coût.
L'histoire de la fonction d'approvisionnement remonte à la construction des pyramides, où les détails de l'approvisionnement et du transport étaient consignés sur des rouleaux de papyrus. Au fil du temps, l'approvisionnement a subi de nombreuses transformations, passant d'une simple tâche d'enregistrement à une discipline nécessitant une réflexion et une négociation stratégiques.
Au cours de la révolution industrielle, l'approvisionnement a gagné en importance, car l'essor fulgurant des opérations de production nécessitait de trouver, d'acheter et de transporter des matériaux. Au milieu du XXe siècle, alors que l'économie était florissante, les opportunités et les appels d'offres ont contribué à redéfinir la pratique. Les individus ont été formés à divers aspects de la gestion de la Supply Chain, ce qui leur a permis d'acquérir un statut professionnel. L'approvisionnement a alors commencé à être considéré comme une fonction de gestion plutôt que comme une fonction administrative.
Aujourd'hui, l'approvisionnement subit à nouveau une transformation spectaculaire, sans doute aussi importante que toutes celles qui ont eu lieu dans le passé.
Pourquoi l'approvisionnement est-il si important ?
Ce qui était jusqu'à présent une fonction de gestion en back-office est aujourd'hui au centre de l'attention, un partenaire stratégique pour les décisions stratégiques complexes prises par les cadres dirigeants.
L'approvisionnement représente également une part importante des coûts d'une entreprise (de 40 % à 80 % selon certaines estimations) et est donc essentiel pour les considérations budgétaires. Mais des pratiques d'approvisionnement efficaces améliorent également l'évaluation des risques, la surveillance des fournisseurs et le potentiel de création de valeur au sein de la Supply Chain.
Voici quelques exemples de l'importance de l'approvisionnement pour les entreprises :
Réduction des coûts : l'approvisionnement est la première ligne de défense pour réduire les coûts et stabiliser le flux de trésorerie dans une entreprise avec, à la clé, un impact sur les marges bénéficiaires et le résultat net. Le sourcing de produits compétitifs et la négociation des contrats peuvent permettre de réaliser des économies notables. En outre, la rationalisation des processus d'achat peut avoir un impact réel sur les résultats financiers.
Qualité : pour fabriquer des produits de haute qualité, il est essentiel de disposer des matières premières adéquates au bon moment. La qualité englobe tous les aspects du processus d'approvisionnement, car le choix des matériaux et des fournisseurs a un impact direct sur la qualité des produits et des services. Donner la priorité à la qualité est essentiel pour atténuer les risques liés à la réputation, à la production et aux questions juridiques.
Alignement des objectifs : le sourcing stratégique permet d'aligner l'approvisionnement sur les objectifs de votre entreprise. Par exemple, si l'amélioration de l'agilité et de la résilience est une de vos valeurs fondamentales, les outils permettant d'atteindre ces objectifs doivent être intégrés dans votre processus d'approvisionnement. Une analyse détaillée du marché et de vos exigences internes peut vous aider à identifier les fournisseurs les mieux placés pour répondre à vos besoins.
Atténuation des risques : les risques peuvent survenir à chaque étape du processus d'approvisionnement, qu'il s'agisse d'une analyse inexacte des besoins ou de problèmes de livraison des fournisseurs. En outre, des réponses inefficaces aux obligations de conformité, des normes éthiques floues, des incidents météorologiques, des disruptions mondiales et d'autres difficultés similaires peuvent constituer un risque supplémentaire. Les processus d'approvisionnement basés sur la technologie d'aujourd'hui peuvent fournir la visibilité nécessaire pour identifier, évaluer et atténuer les risques de manière proactive.
Durabilité et éthique : l'équipe d'approvisionnement doit s'aligner sur les valeurs de son entreprise en matière d'impact environnemental, de sourcing éthique, d'engagements environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) et autres afin de garantir la conformité et de se prémunir contre les risques, tout en évitant les atteintes à la réputation et les dépenses inutiles. La gestion durable du sourcing et de la conformité est une responsabilité clé de la fonction d'approvisionnement.
Méthodes de gestion de l'approvisionnement
Il existe quatre principaux types d'approvisionnement :
- Approvisionnement direct : il s'agit de l'approvisionnement de tout ce qui contribue directement à la production des marchandises vendues par une entreprise, y compris les matières premières, les composants, les pièces détachées, les services et les articles en gros. Les relations avec les fournisseurs jouent un rôle crucial dans l'approvisionnement direct, car tous ces éléments ont un impact sur le chiffre d'affaires, la croissance et la réputation.
- Approvisionnement indirect : tout ce qui n'est pas directement lié à la production, notamment les articles, les marchandises et les services destinés à un usage interne et aux opérations quotidiennes, relève de l'approvisionnement indirect. Cela inclut, par exemple, les fournitures de bureau, l'eau et l'énergie et les frais de déplacement.
- Approvisionnement de marchandises : l'approvisionnement de marchandises peut être qualifié d'approvisionnement direct ou indirect, et désigne l'achat de tout objet tangible, fini ou non, qu'il s'agisse d'un équipement, de matières premières ou de chaises de bureau, par exemple.
- Approvisionnement en services : les services professionnels fournis par des personnes (cabinets de conseil, agences, cabinets d'avocats, informatique externalisée, services de sécurité, livraison de logiciels en tant que service (SaaS) et réparation d'installations, par exemple) relèvent tous de l'approvisionnement de services. Ils sont nécessaires pour faire fonctionner efficacement les workflows et pour combler les lacunes en matière de personnel.
Les 12 étapes du processus d'approvisionnement
Bien que le processus d'approvisionnement puisse varier d'une entreprise à l'autre, il comprend généralement les 12 étapes suivantes :
1. Identification des besoins : la première étape de tout processus d'approvisionnement consiste à identifier les matériaux, produits, logiciels ou services spécifiques nécessaires dans le cas de pénuries, de nouveaux projets ou d'exigences opérationnelles régulières. Cette étape inclut la planification et la prévision de la demande.
2. Recherche de fournisseurs : la recherche et l'évaluation des meilleurs fournisseurs potentiels pour répondre aux besoins de votre entreprise ont lieu au début du processus d'approvisionnement. La recherche de fournisseurs alternatifs peut aider à maîtriser les risques en offrant des options en cas de pénurie ou de disruption.
3. Soumission d'une demande d'achat : la soumission d'une demande d'achat avec diverses spécifications telles que le prix, le délai et la quantité pour vérification et approbation internes déclenche le processus d'achat.
4. Évaluation et sélection des fournisseurs : le choix du meilleur fournisseur par le biais d'un processus compétitif comprenant, par exemple, un appel d'offres, une demande de devis, des enchères en ligne ou « trois offres et un achat », implique d'évaluer les fournisseurs en fonction du coût ainsi que d'autres facteurs comme la qualité, la réputation, la fiabilité, la rapidité et la durabilité.
5. Négociation des tarifs et des conditions : une fois qu'un fournisseur a été sélectionné, l'équipe d'approvisionnement négocie différentes conditions d'achat, notamment le prix, la quantité, les délais de livraison et les conditions de paiement.
6. Création d'une commande d'achat : une fois le fournisseur sélectionné et les conditions finalisées, la société lui envoie une commande d'achat formelle détaillant les marchandises, les services et les conditions exacts inclus dans la commande.
7. Réception des marchandises et contrôle de la qualité : lorsque les marchandises ont été reçues, l'étape suivante consiste à s'assurer que la qualité et la quantité correspondent à ce qui a été commandé en les inspectant soigneusement à la recherche de défauts ou d'erreurs.
8. Traitement de la facture et exécution des conditions de paiement : après avoir confirmé que les marchandises livrées sont conformes en termes de quantité et de qualité, la facture du fournisseur peut être traitée par la comptabilité fournisseurs (AP) afin de garantir la ponctualité du paiement. Selon les conditions du contrat, des remises pour paiement anticipé peuvent s'appliquer et différents modes de paiement peuvent être utilisés.
9. Établissement de bonnes relations avec les fournisseurs : l'équipe d'approvisionnement a tout intérêt à établir des relations positives continues avec les fournisseurs. Les avantages sont notamment l'amélioration des performances des fournisseurs, de meilleures conditions, des remises, une collaboration renforcée et une fiabilité accrue.
10. Gestion des contrats : la gestion des contrats d'approvisionnement couvre le suivi des contrats, la conformité et la renégociation des conditions selon les besoins. Cela permet d'identifier et de traiter les problèmes potentiels, de s'assurer que les économies négociées sont bien réalisées et d'atteindre votre résultat net.
11. Gestion des risques : si l'équipe chargée de l'approvisionnement est si importante pour une organisation, c'est en partie en raison de son rôle dans la gestion des risques. Elle est en effet chargée d'anticiper et de gérer les problèmes potentiels tels que les pénuries et les disruptions de la Supply Chain, et de mettre en œuvre des mesures pour les atténuer. Rester au fait de la réglementation et des exigences, et détecter toute menace de non-conformité, est également une composante essentielle de la gestion des risques.
12. Examen et analyse : cette dernière étape du processus d'approvisionnement est continue. L'examen et l'analyse des indicateurs clés de performance liés à l'approvisionnement afin d'identifier les lacunes et de nouvelles opportunités de réduction des coûts et des risques jouent un rôle clé dans la réussite de l'entreprise.
Ces 12 étapes sont généralement considérées comme le cycle de vie de l'approvisionnement, car les tâches se succèdent et le processus est continu. Un cycle d'approvisionnement réussi nécessite l'intégration à d'autres fonctions clés de l'entreprise, telles que la budgétisation, les prévisions et la gestion de la Supply Chain.
Différence entre l'approvisionnement, les achats et les autres workflows associés
Bien que de nombreuses entreprises utilisent les termes « approvisionnement », « achat », « sourcing » et « gestion de la Supply Chain » de manière interchangeable, il ne s'agit pourtant pas de la même chose. Voici en quoi ils diffèrent :
Approvisionnement vs achats. Les achats désignent la partie du processus d'approvisionnement consacrée aux transactions. Cela comprend la négociation, la commande de produits, la réception de marchandises et de services et la soumission de paiements. Bien que les achats constituent un élément essentiel de l'approvisionnement, le processus global d'approvisionnement est beaucoup plus vaste.
Approvisionnement vs sourcing. Le sourcing est une étape essentielle du processus global d'approvisionnement, qui couvre l'identification des besoins, la recherche de fournisseurs, l'émission de demandes d'achat, l'évaluation et la sélection des fournisseurs, ainsi que la négociation des prix et des conditions. L'étape de sourcing permet d'établir de solides relations avec les fournisseurs.
Approvisionnement vs gestion de la Supply Chain. L'approvisionnement est la partie du processus global de gestion de la Supply Chain qui se concentre sur l'acquisition des biens et services nécessaires à la fabrication des produits et à la gestion des opérations internes. L'approvisionnement interagit de manière dynamique avec d'autres segments de la Supply Chain, tels que la logistique, la gestion des stocks et la planification de la demande.
Gestion de l'approvisionnement durable
L'approvisionnement durable, qui intègre les critères ESG aux pratiques d'approvisionnement et à la prise de décision, n'est pas seulement une tendance, c'est une considération essentielle.
Parmi les défis à relever en matière d'approvisionnement durable figurent la complexité et la transparence de la Supply Chain, la mesure des performances, la garantie de la conformité aux normes et le renforcement des capacités. Il est déjà difficile de se procurer des matériaux à faible intensité d'émissions, tels que l'acier vert ou l'aluminium et le plastique recyclés, et cela ne fera que s'accentuer. En outre, les clients veulent de plus en plus acheter auprès de marques qui peuvent démontrer leur engagement en matière de durabilité, faisant ainsi de l'approvisionnement durable une partie intégrante de l'activité.
Prenons un seul aspect de l'approvisionnement durable : la réduction des émissions de la Supply Chain. Le processus peut prendre des années, c'est pourquoi le fait d'entamer la transition dès maintenant permettra aux entreprises d'être plus compétitives et plus résilientes à l'avenir.
Voici quelques exemples d'approvisionnement durable :
Sourcing écologique ou approvisionnement écologique : le sourcing écologique désigne l'achat stratégique de produits et de services ayant un impact environnemental réduit. L'approvisionnement écologique comprend l'élimination des plastiques à usage unique et d'autres articles jetables, l'incorporation de matières premières recyclées ou revalorisées et l'adoption de technologies ou de combustibles propres. L'approvisionnement écologique aide à réduire les coûts de production, contribue aux initiatives de responsabilité sociale de votre entreprise et peut même stimuler les ventes en attisant l'intérêt des consommateurs soucieux de l'environnement.
Matériaux d'origine éthique : l'approvisionnement durable repose sur un sourcing éthique. En d'autres termes, il s'agit d'acheter des produits auprès d'entreprises qui garantissent un salaire décent, offrent de bonnes conditions de travail, n'ont pas recours au travail des enfants, apportent une contribution positive aux communautés dont elles font partie et respectent d'autres normes éthiques.
Réduction de l'empreinte carbone et de la consommation d'énergie : réduire les émissions de carbone et la consommation d'énergie de votre entreprise ne consiste pas seulement à réduire les émissions générées directement par vos opérations quotidiennes provenant des usines et des transports, mais aussi à réduire les émissions tout au long de votre Supply Chain.
L'IA dans l'approvisionnement : automatisation et insights plus intelligents
Appliquée à l'approvisionnement, l'IA permet d'automatiser et de rationaliser des tâches complexes telles que l'analyse des dépenses, la gestion des contrats, le sourcing stratégique et la gestion de la conformité. Elle peut également favoriser une analytique et une prise de décision plus intelligentes, vous aider à repérer les opportunités, les économies potentielles et les anomalies, et faciliter l'identification de nouveaux fournisseurs, tout en contribuant à éliminer la fraude en matière d'approvisionnement et à réduire les erreurs.
L'IA peut aussi être utilisée pour créer de la valeur ajoutée en décomposant les besoins réels de l'entreprise, en remettant en question les processus établis, en exploitant les connaissances à partir de nouveaux points de référence et en concevant la Supply Chain d'une manière nouvelle et différente.
L'IA générative présente également un énorme potentiel pour l'approvisionnement. Sa capacité à automatiser les tâches, à fournir des insights et à améliorer la transparence favorise l'efficacité, la productivité, ainsi qu'une meilleure sélection et gestion des fournisseurs. L'IA générative peut aussi aider à atténuer les risques et à réduire les dépenses.
En aidant les équipes d'approvisionnement à prendre de meilleures décisions, à identifier de nouvelles opportunités, à automatiser des tâches et à améliorer l'efficacité opérationnelle, l'IA leur permet de se concentrer sur les domaines où leur expertise humaine est la plus précieuse.
Critères de sélection d'un logiciel d'approvisionnement
Lorsque vous choisissez un logiciel d'approvisionnement, privilégiez des outils qui non seulement numérisent et rationalisent vos processus d'approvisionnement, mais qui améliorent également votre prise de décision stratégique. Le logiciel idéal devrait comporter une infrastructure robuste basée sur le cloud et des capacités d'intelligence artificielle, simplifiant ainsi les tâches complexes liées à l'approvisionnement. Parmi les caractéristiques indispensables, citons l'intégration transparente avec les systèmes financiers et de Supply Chain existants, des interfaces conviviales et des outils analytiques complets pour une analyse approfondie des dépenses.
Optez pour des solutions qui fournissent des insights et un reporting en temps réel, afin de pouvoir gérer de manière proactive les activités d'approvisionnement. Assurez-vous que le logiciel est évolutif, qu'il est capable d'accompagner le développement de votre entreprise et sa trajectoire de croissance.
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