Qu'est-ce qu'un système de gestion des fournisseurs ?
Un système de gestion des fournisseurs (système VMS) est une solution logicielle qui aide les organisations à gérer leurs relations avec les fournisseurs externes.
Fournisseurs : qui sont-ils ?
Qu’y a-t-il en un mot ? Le terme vendeur peut signifier des choses différentes selon les personnes et les entreprises en fonction de la situation.
Dans le monde de la gestion des fournisseurs et des systèmes de gestion des fournisseurs, il existe deux principales catégories de « fournisseurs » et, par conséquent, deux types de logiciels qui prennent en charge les processus de gestion associés. Les fournisseurs peuvent être :
Prise en charge par le logiciel de gestion des fournisseurs
2. Travailleurs temporaires, agences de travail contractuel et prestataires de services
Prise en charge par un VMS ou un système de gestion des fournisseurs
Examinons les détails de ces types de fournisseurs et des systèmes logiciels qui les prennent en charge.
Fournisseurs de biens et de services
Ces types de vendeurs sont des fournisseurs ou des prestataires de biens et de services dont une entreprise acheteuse a besoin pour ses opérations quotidiennes et l'accomplissement de sa mission. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin d'acier pour fabriquer un vélo ou de composants pour fabriquer une voiture.
Dans ce scénario, le terme vendeur est parfois utilisé de manière interchangeable avec le fournisseur. Certains types d'entreprises sont plus enclins à utiliser un terme par rapport à l'autre. Quel que soit leur nom, de nombreuses entreprises travaillent avec des milliers de fournisseurs reliés entre eux dans des chaînes logistiques réparties dans le monde entier.
Il est donc difficile pour les entreprises de connaître tout ce dont elles ont besoin sur leurs fournisseurs et de surveiller leurs performances. Il est encore plus difficile de connaître les fournisseurs avec lesquels leurs fournisseurs travaillent, ainsi que ceux avec lesquels ces derniers collaborent, et ainsi de suite.
De plus, comme les entreprises étendent leurs opérations à l'échelle mondiale et travaillent avec des fournisseurs dans le monde entier, les données fournisseur sont souvent conservées localement, dans des feuilles de calcul ou sur des disques durs individuels. Il devient rapidement un système obsolète et manuel pour la gestion des informations fournisseurs.
Le manque de visibilité sur les informations et les performances des fournisseurs augmente le risque d'approvisionnement d'une entreprise et entrave la capacité d'agir rapidement en cas de situation grave, comme une catastrophe naturelle, un rappel de produit ou des violations de l'éthique. Il est également difficile pour les employés de savoir à quels fournisseurs ils sont censés acheter.
Pour résoudre ces problèmes de gestion, les entreprises s'appuient sur un logiciel de gestion de la relation fournisseurs ou de la relation fournisseurs.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est le processus à plusieurs étapes d'initiation et de développement de relations avec les fournisseurs de biens et de services nécessaires à la gestion de votre entreprise.
Du point de vue de l'acheteur, les principales étapes de la gestion de la relation fournisseur sont les suivantes :
Sélection de fournisseur ou de vendeur : utilisation d'un profil de risque à jour et qualification et segmentation en fonction de la catégorie, du site et de l'unité commerciale
Évaluation des risques : exécution d'une vérification préalable raisonnable des risques en fonction de la nature de votre engagement fournisseur
Négociation de contrat : établissement de conditions et de KPI de risque
Intégration : en comprenant l'évaluation des risques et le statut d'audit
Gestion des performances et suivi/limitation des risques : utilisation d'une vue unique et matricielle du fournisseur et d'un modèle d'incident piloté par les données
Travailleurs temporaires, agences de travail contractuel et prestataires de services
Dans le monde des « systèmes de gestion des fournisseurs » (ou VMS), le terme « fournisseur » est un peu erroné, mais il fait référence aux travailleurs temporaires ou aux agences d'emploi contractuel qui fournissent des services basés sur les personnes et des talents qui font partie de la main-d'œuvre externe d'une entreprise.
Avec une main-d'œuvre mondiale de plus en plus complexe et multicanal, les entreprises doivent obtenir une visibilité claire sur les personnes qui travaillent pour elles, où, pourquoi, quand et à quel rythme.
En répondant à ces questions, les responsables des achats et des RH sont mieux armés pour atteindre leurs objectifs commerciaux et obtenir un avantage concurrentiel. C'est pourquoi un VMS devient un outil inestimable, car il offre une visibilité aiguë sur la main-d'œuvre externe.
Qu'est-ce qu'un système VMS ?
Un VMS, ou système de gestion des fournisseurs, est une plateforme logicielle basée sur le cloud qui résout un problème commun à de nombreuses entreprises mondiales : trouver, engager et gérer leur main-d'œuvre externe, qu'il s'agisse de sous-traitants ou de travailleurs temporaires ou de prestataires de services.
Pourquoi un système VMS est-il important ?
Une étude récente rapporte qu'un dirigeant sur deux prévoit d'accroître son recours à la main-d'œuvre externe, rendant un VMS plus nécessaire aujourd'hui que jamais.
La mondialisation accrue, une place de marché plus compétitive et la nécessité de pourvoir des postes spécialisés ne sont que quelques raisons pour lesquelles les entreprises dépendent de plus en plus de la main-d'œuvre externe (sous-traitants, travailleurs temporaires et saisonniers et sociétés de services gérées dans le cadre d'un cahier des charges) pour augmenter et compléter leur base de talents totale.
Avec les talents numériques, à distance et mondiaux d'aujourd'hui, les avantages d'un système de gestion des fournisseurs sont évidents : les entreprises peuvent embaucher des individus et des services dans le monde entier avec flexibilité et agilité, en sécurisant les talents à la demande, en s'adaptant à la hausse ou à la baisse, en accélérant le retour sur investissement et, en fin de compte, en éliminant la concurrence moins agile.
Cependant, trouver et gérer la bonne combinaison de main-d'œuvre peut s'avérer difficile. Il y a des implications financières, juridiques, de conformité, de sécurité et de coûts à prendre en compte, en particulier lorsqu'il s'agit d'employer une main-d'œuvre flexible et géographiquement répartie. Les entreprises qui gèrent leur main-d'œuvre étendue en interne sans VMS peuvent rencontrer des défis administratifs et de gestion. Les travailleurs et sous-traitants peuvent résider dans divers pays et continents, avec des législations différentes en matière de conformité et de travail, ou être répertoriés dans plusieurs services de l'entreprise disposant de processus et de technologies variés. De nombreux intervenants et régions étant impliqués dans la sélection, le recrutement et l'intégration/le départ des talents, le risque de mauvaise communication, d'inefficacité, d'absence de suivi des processus et de faible visibilité est grand.
Rapport VMS Tech Advisor
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L'ère du personnel externe
Que signifie l'utilisation accrue de la main-d'œuvre externe pour les achats ?
Fonctionnalités clés d'un VMS robuste
Toutes les solutions de gestion des fournisseurs ne se valent pas. Les entreprises doivent avant tout rechercher les fonctionnalités et les propositions de valeur qui caractérisent un VMS solide.
Voici les 6 paramètres majeurs à prendre en compte :
- Visibilité totale sur le personnel Grâce à un logiciel de gestion des fournisseurs, l'entreprise peut adopter une approche plus organisée et systématique de la gestion de sa main-d'œuvre flexible. Obtenir une visibilité totale sur sa main-d'œuvre, maximiser ses économies, améliorer la qualité et l'efficacité de son personnel et respecter les règles de conformité devient un jeu d'enfant.
- Le logiciel complet de gestion des fournisseurs permet aux utilisateurs d'évaluer avec précision le temps, les coûts, la conformité, la qualité et la quantité en générant des rapports complets pilotés par les données, puis en comparant l'évaluation à l'ensemble du secteur.
- Processus efficaces et conformité Les entreprises peuvent utiliser un VMS pour mettre en œuvre des procédures cohérentes dans l'ensemble de l'organisation, y compris les différents services, emplacements géographiques, marques ou divisions, même si les programmes sont gérés indépendamment les uns des autres. Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité organisationnelle, mais aussi d'assurer la conformité avec les politiques gouvernementales et internes locales.
- Un VMS dispose d'une fonctionnalité puissante de suivi des candidats qui aide les entreprises à acquérir les meilleurs talents et services, tout en créant un processus de recrutement plus efficace. De la demande de ressource à l'intégration des travailleurs, l'application exécute des actions automatisées qui éliminent les tâches administratives fastidieuses. Les responsables du recrutement peuvent accéder à l'application depuis n'importe quel appareil, ce qui leur permet d'approuver ou de refuser des actions instantanément, et ainsi de ne pas retarder le workflow concerné.
- Analyse des données Les fonctionnalités d'analyse des données du logiciel de gestion des fournisseurs peuvent permettre une meilleure prise de décision à l'échelle de l'entreprise. Un VMS fournit un accès direct à l'ensemble du programme de gestion du personnel temporaire d'une organisation pour évaluer les réussites, effectuer les ajustements nécessaires et produire continuellement des résultats positifs.
En plus de ces fonctionnalités clés, il existe également de nombreux avantages VMS excellents qui permettent aux entreprises de gagner un avantage concurrentiel, des économies de coûts et de la conformité à l'amélioration de l'intégration et des processus.
Dix avantages d'un système de gestion des fournisseurs basé sur le cloud
1. Automatisation des processus dans le cloud, y compris le sourcing, la vérification, la gestion des affectations, la gestion des projets, l'intégration, la gestion des départs et la facturation
2. Conformité quotidienne et atténuation des risques grâce à des rappels, des contrôles et des informations pilotés par les événements et pouvant faire l'objet d'un audit dans un seul système
3. Mise en correspondance rapide des fournisseurs sur la base d'indicateurs prédéfinis, d'informations intégrées sur les fournisseurs et d'un suivi des performances tout au long du cycle de vie des fournisseurs
4. Accès mobile complet pour le suivi du temps, le traitement des paiements et le remboursement des frais, avec intégration des systèmes de saisie des temps et de paiement existants
5. Réduisez les coûts en réduisant les frais de formation, de recrutement et d'administration grâce à un reporting de rapprochement automatique, détaillé et instantané
6. Une plus grande transparence sur l'ensemble de votre personnel pour mieux voir, suivre et gérer tous les types de travailleurs, même s'ils sont payés par un tiers
7. Un délai de recrutement plus rapide de plusieurs mois à quelques jours grâce à un sourcing automatisé qui exploite rapidement les bons talents et offre une meilleure expérience des candidats
8. Meilleure intégration grâce à une expérience collaborateur plus claire, plus rapide et plus satisfaisante, et à une meilleure productivité des travailleurs et des sous-traitants
9. Renforcer le pool de talents en prenant des décisions plus avisées dès le départ sur le sourcing des talents et en interagissant pleinement avec les marketplaces et services de talents en ligne
10. Machine Learning pour comparer la tarification des talents grâce à la mise en correspondance des compétences et de l'expérience, suivre les taux du marché, proposer des candidats et exécuter des scénarios de recrutement
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