Qu'est-ce qu'un système de gestion des ressources humaines (HRMS) ?
Un HRMS aide les entreprises à gérer et à automatiser leurs processus Core RH en leur fournissant des fonctionnalités de gestion des talents.
Définition d'un système de gestion des ressources humaines (HRMS)
Un « HRMS » est un système de gestion des ressources humaines, qu'on désigne aussi régulièrement par le terme de logiciel de gestion du capital humain (HCM). Les entreprises se servent d'un HRMS pour numériser, automatiser et centraliser les processus core RH, comme le stockage des données des collaborateurs, l'administration des avantages sociaux, les heures travaillées et les présences, et la paie. En outre, un HRMS fournit des fonctionnalités de gestion des talents telles que le recrutement, l'intégration, la gestion de la performance, la planification des objectifs, la formation, la rémunération et la planification de la succession.
Un HRMS moderne permet de remplacer les processus traditionnels laborieux exécutés sur papier et dans des feuilles de calcul en automatisant les processus manuels répétitifs et chronophages. Cela permet aux membres de l'équipe RH de réduire les erreurs humaines et de se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée et, en fin de compte, plus gratifiant.
Historique des systèmes de gestion des ressources humaines
Dans les années 1970, les grandes entreprises numérisaient certains de leurs processus de base, en particulier les fonctions à forte intensité de données et sujettes aux erreurs comme la paie et la comptabilité, mais ces premiers systèmes de gestion des ressources humaines étaient limités dans leur champ d'application. Dans les années 1990, une IT mainframe plus puissante et l'essor d'Internet ont permis aux entreprises de numériser et d'automatiser un plus large éventail de fonctions core RH telles que la gestion des dossiers, l'administration des avantages sociaux et les workflows de recrutement.
Aujourd'hui, avec la croissance des technologies intelligentes et de la connectivité dans le cloud, les processus RH ne sont plus limités aux données transactionnelles. Un système HRMS moderne peut collecter et intégrer des données pour ajuster les structures de reporting en temps réel, en fonction des écarts régionaux en matière d'infrastructure, de législation et de conformité réglementaire. Ces systèmes automatisent également les workflows et exploitent l'intelligence artificielle (IA) pour créer des processus plus intelligents et rationalisés.
HRMS, SIRH, HCM : que signifient ces acronymes ?
HRMS (système de gestion des ressources humaines), SIRH (système d'information sur les ressources humaines), et HCM (gestion du capital humain) sont des termes RH souvent employés indifféremment, mais ils comportent cependant quelques nuances.
Un SIRH repose généralement sur une base de données d'informations relatives aux collaborateurs et est utilisé pour prendre en charge des processus core RH plus linéaires et quantitatifs dans leur structure, tels que le traitement de la paie ou la gestion des heures travaillées et des présences.
En comparaison, un HRMS est une solution plus globale qui contient toutes les structures de gestion des données d'un SIRH, mais qui intègre également des fonctionnalités plus qualitatives et plus complexes et une gestion des talents. Les meilleures solutions HRMS utilisent des technologies intelligentes telles que l'IA, le Machine Learning et la connectivité cloud pour personnaliser et automatiser intelligemment les fonctions.
HCM est un terme générique utilisé pour décrire le large éventail de pratiques et de logiciels qu'une entreprise utilise pour gérer son personnel, du recrutement à la retraite. Un système HCM est souvent appelé « système de gestion des ressources humaines » (HRMS) et inclut un logiciel SIRH. Grâce aux progrès technologiques et à la connectivité, les entreprises sont désormais en mesure d'obtenir une vision claire de bout en bout du personnel sous tous les angles. Elles peuvent donc se rendre compte de la valeur mesurable qu'il y a à prioriser l'expérience collaborateur et à utiliser une approche axée sur l'humain pour étayer la fonctionnalité administrative RH qui l'entoure. Cette approche plus globale représente un changement dans la définition des priorités et la gestion des processus RH.
Pourquoi le logiciel HRMS est-il si important aujourd'hui ?
Depuis de nombreuses années, les entreprises envisagent l'utilisation des nouvelles technologies et de nouveaux moyens pour mieux automatiser leurs processus RH. Lorsque la pandémie a frappé, elle a entraîné des changements massifs et sans précédent au niveau du personnel. Les équipes RH ont dû, très soudainement, commencer à utiliser les nouvelles technologies pour prendre en charge et gérer un personnel nouvellement éloigné et distribué.
Au début, beaucoup de ces transitions étaient problématiques, mais aujourd'hui, plus d'un an après, les DRH sont devenus plus créatifs et adaptatifs dans leurs pratiques. Un article de SHRM nous indique que cela s'est finalement avéré être une bonne chose. L'ensemble de leur personnel travaillant à distance, presque du jour au lendemain, les équipes RH sont devenues les « premiers intervenants » du monde de l'entreprise et de nombreux autres services et chefs d'équipe ont pris la succession. À la suite de la pandémie, de nombreuses entreprises ont soudainement pris conscience du gisement inestimable de données et de l'analytique du personnel qu'elles possédaient au sein de leurs services RH et de la manière dont ces informations pouvaient les aider à prendre des décisions et à élaborer des stratégies à tous les niveaux de l'entreprise.
Aujourd'hui, le logiciel HRMS est précieux pour aider les entreprises à organiser, comprendre et rationaliser ce monde du travail en rapide mutation. Les solutions HRMS centralisent les processus RH complexes, offrant ainsi aux entreprises un stockage centralisé des données sur les collaborateurs, des fonctionnalités d'automatisation, ainsi qu'une intelligence artificielle intégrée et une analytique avancée. Par ailleurs, des fonctionnalités sophistiquées et conviviales de gestion des talents permettent aux entreprises de recruter, de développer et de retenir les meilleurs talents de leur secteur d'activité.
Qui utilise un logiciel HRMS ?
De nombreux domaines énumérés ci-dessous sont traditionnellement très cloisonnés. Les commentaires ou les nouvelles données dans l'un n'existeraient pas nécessairement dans l'autre. Un système de gestion des ressources humaines moderne permet non seulement d'optimiser et d'améliorer les processus pour chacun de ces professionnels, mais aussi de s'assurer que les données qu'ils collectent et les commentaires qu'ils fournissent sont partagés. De plus, il est en mesure d'informer l'ensemble de l'analytique du personnel.
Les professionnels RH : pour les équipes RH, l'utilité d'un HRMS s'étend de l'édition de base et de l'accès aux données des collaborateurs jusqu'à la livraison de rapports complexes pilotés par les données et à l'automatisation des tâches sophistiquées de gestion des talents.
Les recruteurs : les outils HRMS offrent aux recruteurs un portail centralisé à partir duquel ils peuvent publier les offres de travail, attirer et rechercher des candidats, et accéder aux fonctions d'intégration et les personnaliser.
Les responsables : même à partir de leurs terminaux mobiles, les responsables peuvent utiliser le logiciel HRMS pour superviser la structure de l'équipe, suivre les heures travaillées et les absences, approuver les demandes de congés et suivre la performance des collaborateurs pour voir s'ils ont besoin d'aide ou de feedback pour atteindre leurs objectifs.
Les collaborateurs : un portail convivial unique permet aux collaborateurs de modifier leurs données individuelles, d'afficher des organigrammes, de saisir leurs heures travaillées et leurs demandes de congés, d'afficher des affectations de formation et même de gérer leurs objectifs de carrière personnels et leurs plans de développement.
Les candidats : les candidats d'aujourd'hui disposent de portails HRMS dédiés pour les aider à rechercher et postuler à des offres d'emploi, à suivre le statut de leurs candidatures et à accepter les offres digitales avec signatures électroniques.
Composants d'un logiciel HRMS
Un logiciel HRMS peut apporter clarté et simplification. Le regroupement des données relatives au personnel en un seul et même endroit facilite la tâche de l'entreprise, mais fournit également des insights et des analyses provenant de sources et de services disparates pour publier des recommandations et des rapports de plus en plus précis et exploitables.
Voici les différents éléments d'une solution HRMS :
SIRH : core RH et paie
Libre-service pour les collaborateurs : les outils SIRH aident les collaborateurs et les chefs d'équipe à éliminer l'encombrement des tâches administratives RH existantes et sur papier. Les fonctionnalités mobiles en libre-service permettent d'accroître la productivité du personnel et la transparence dans de nombreux domaines, tels que la gestion des données des collaborateurs, le reporting et l'analytique, les heures travaillées et les présences, et la paie.
Gestion des avantages : avec l'augmentation des modèles de lieu de travail hybride, les entreprises ont plus que jamais du mal à suivre les nombreuses exigences en matière d'avantages aux États-Unis. L'administration automatisée des avantages peut sortir les équipes RH de cette montagne de paperasserie et les libérer pour fournir les conseils avisés que les collaborateurs apprécient dans ces domaines cruciaux de leur vie. Les portails en libre-service et compatibles avec la mobilité pour les collaborateurs permettent aux travailleurs de garder un œil sur les avantages qui s'offrent à eux-mêmes et à leur famille.
Gestion du temps de travail : les pertes de paie sont le résultat de pratiques de gestion des temps inexactes des collaborateurs et des responsables et peuvent coûter jusqu'à 2,5 % des dépenses salariales totales des entreprises. Bien qu'elles soient parfois intentionnelles, elles sont souvent dues à des erreurs de systèmes obsolètes et à des pratiques manuelles inexactes. Heureusement, c'est l'un des domaines de perte opérationnelle les plus évitables et qui peut être grandement atténué grâce à l'utilisation de solutions logicielles RH intelligentes. Les systèmes de gestion des ressources humaines sont hautement personnalisables et peuvent être synchronisés avec les congés, les régularisations et autres règles de gestion. Les calculs automatiques du temps et de la paie sont intégrés aux fonctions de paie et les collaborateurs disposent d'un accès en libre-service pour obtenir une vue complète de leur gestion des temps.
Gestion des talents
Recrutement et intégration : les solutions HRMS sont là pour les employeurs aider à optimiser le processus de recrutement et s'assurer qu'ils trouvent et attirent les meilleurs talents. Cela passe par une meilleure prise en charge du sourcing des talents au niveau mondial, ainsi que de la gestion des relations avec les candidats. Ces solutions favorisent également un suivi plus complet des personnes qui postulent et une rationalisation des processus afin de faciliter la planification de la succession. En ce qui concerne les nouvelles recrues, les outils d'intégration des HRMS permettent la mise en place d'un portail pour les nouveaux collaborateurs, avec des workflows dématérialisés et automatisés, ainsi qu'un processus de formation et d'intégration plus attrayant et plus personnalisé.
Gestion des performances et de la rémunération : la gestion des performances n'est pas une tâche aisée, car elle implique que les entreprises équilibrent la qualité du travail accompli avec la quantité effectuée, tout en restant objectives. Les outils HRMS peuvent aider à gérer les objectifs et les évaluations des collaborateurs en fournissant une gestion des performances continue, tout en proposant des actions guidées. Quant à la gestion de la rémunération, elle peut être également délicate et nécessite d'évaluer différents facteurs, à la fois internes et externes à l'entreprise. Le logiciel HRMS peut aider à prendre en charge efficacement la planification et la conception de la rémunération.
Formation et développement professionnel : l'évolution et le développement de la carrière sont des aspects importants de l'expérience collaborateur. Les outils HRMS s'appuient sur des technologies intelligentes pour proposer une expérience de formation personnalisée et plus attrayante, qui met en lien les personnes, les informations et les experts dans l'entreprise et au-delà. C'est un avantage pour les collaborateurs, qui peuvent mieux structurer leurs objectifs de temps et de planification de carrière. Les formations obligatoires, notamment sur la conformité, peuvent être facilement planifiées, tandis que les objectifs à plus long terme, comme le développement de leadership et la planification de la succession, peuvent être intégrés au calendrier d'une façon adaptée à leurs besoins et engagements.
Gestion des performances de vente : comme tout chef d'entreprise peut vous le dire, ses équipes commerciales donnent le meilleur d'elles-mêmes lorsqu'elles vendent et attirent des prospects. Un système HRMS aide les entreprises à rationaliser et à gérer de manière centralisée les problèmes liés aux ventes tels que les commissions, les territoires et quotas, et même les performances des agents.
Analytique et planification du personnel : les insights pilotés par les données sont essentiels pour aligner les RH sur la stratégie globale de l'entreprise. Les métriques et les indicateurs de performance clés, le reporting, les modélisations prédictives du personnel et l'analytique optimisée par l'intelligence artificielle permettent aux responsables RH de mieux soutenir la planification stratégique et opérationnelle, ainsi que la budgétisation et la gestion des performances.
Gestion de l'expérience collaborateur : avec un accent accru sur l'expérience collaborateur, les entreprises doivent trouver des manières innovantes de mieux comprendre pourquoi le personnel éprouve tel sentiment vis-à-vis de son expérience au travail, du jour où il se présente en tant que candidat au jour où il quitte l'entreprise. Les technologies et les outils VoE (voix des collaborateurs) qui permettent de regrouper ces informations comprennent des évaluations de feedback à 360°, des enquêtes, des analyses du comportement et du ressenti, et bien plus encore. Grâce à ces insights, les entreprises peuvent personnaliser l'expérience de chaque collaborateur tout au long de son cycle de vie, en stimulant son implication et sa productivité.
Les systèmes HRMS et les prochaines étapes de la transformation digitale dans les RH
La transformation digitale dans les RH et tout changement opérationnel majeur rencontreront toujours des réticences et une certaine inertie au départ, en plus d'encourir certains risques inévitables. La meilleure façon de se préparer à un changement opérationnel est de commencer à partager et à communiquer sur les objectifs du projet. Lorsqu'il y a des lignes de communication ouvertes entre les chefs d'équipe, les cadres et les spécialistes RH, vous pouvez commencer à briser les murs. Des stratégies efficaces de planification et de gestion du changement peuvent aider vos équipes à mieux préparer leur adhésion.
La liste ci-dessous met en évidence certains points importants de la liste de contrôle à mesure que vous vous engagez dans votre transformation numérique des RH.
Intégrité des données : avant de commencer le processus de migration des données, assurez-vous de disposer des ressources adéquates et de perfectionner ou de réajuster les compétences de vos talents IT pour vous assurer que vous pouvez accomplir cette tâche et minimiser les erreurs humaines.
Coûts et efforts : quantifiez les besoins du projet dans tous les domaines d'activité concernés, y compris la mise en œuvre et les intégrations. Fixez des budgets et des délais réalistes pour garantir la réussite du déploiement.
Besoins actuels et futurs : collaborez étroitement avec vos responsables de service et d'équipe dès le début pour vous assurer de comprendre leurs objectifs, exigences et défis spécifiques. Assurez-vous que votre système HRMS peut s'adapter à l'évolution des besoins de toutes les parties prenantes.
Conformité : définissez les exigences réglementaires, professionnelles et autres obligations légales et confirmez que votre nouveau système prend en charge ces besoins dans toutes les régions.
Préparation au lancement : intégrez rapidement votre équipe RH pour vous aider à élaborer des calendriers et des objectifs de formation. Définissez des jalons mensuels pour vous assurer que tous vos administrateurs, responsables et collaborateurs sont correctement formés et prêts à exploiter toute la valeur du nouveau système HRMS.