Qu'est-ce qu'un système de gestion de la performance ?

Un système de gestion de la performance permet de suivre la performance des collaborateurs de manière cohérente et mesurable.

Aperçu d'un système de gestion des performances

Un système de gestion de la performance permet de suivre la performance des collaborateurs de manière cohérente et mesurable. Il s'appuie sur une combinaison de technologies et de méthodologies pour s'assurer que les collaborateurs sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise et qu'ils y contribuent.

 

Le système est collaboratif : les responsables et les salariés travaillent ensemble pour définir les attentes, identifier les objectifs des collaborateurs, définir la mesure de la performance, partager le bilan et les évaluations de la performance des salariés et fournir un feedback.

 

Lorsqu'il est correctement défini et appliqué de manière cohérente, un système de gestion de la performance augmente la productivité globale du personnel. Les collaborateurs sont plus investis dans leur travail et la rotation du personnel est réduite, tandis que le chiffre d'affaires par collaborateur est maximisé.

Un système de gestion de la performance permet de suivre la performance des collaborateurs de manière cohérente et mesurable.

Quels sont les éléments clés d'un système de gestion de la performance ?

Un logiciel de gestion de la performance peut être mis en œuvre dans le cloud, on-premise ou dans un environnement hybride.

Une plateforme cloud ou un cloud des RH offre de nombreux avantages, notamment des capacités de stockage des données plus importantes, une sécurité renforcée et une intégration plus facile aux applications complémentaires, telles que la gestion de la formation et le développement, la rémunération et bien d'autres systèmes axés sur les personnes.

Trois processus clés d'un système de gestion de la performance

Un système de gestion de la performance repose sur trois processus clés :

  1. Planifier et agir dans le cadre de la gestion des objectifs.

    • Aligner la performance des collaborateurs sur les objectifs de l'organisation.

    • Affecter un travail significatif et épanouissant pour renforcer l'engagement des collaborateurs.

    • Adapter rapidement les objectifs lorsque les priorités de l'entreprise changent.

  2. Surveiller dans le cadre d'une gestion continue de la performance.

    • Surveiller les objectifs de chaque collaborateur pour garantir un alignement continu sur les objectifs de l'organisation.

    • Fournir du feedback et des conseils pour améliorer la performance.

    • Reconnaître les bons résultats au fur et à mesure.

  3. Évaluer et reconnaître à l'aide des évaluations de la performance.

    • Évaluer la performance de manière cohérente et précise.

    • Reconnaître et récompenser les meilleurs éléments.

    • Utiliser des insights pilotés par les données du système pour quantifier la valeur que votre personnel apporte à l'entreprise.

Évolution des systèmes de gestion de la performance

Les entreprises gèrent la performance des individus depuis des siècles. Mais l'un des premiers modèles formalisés a été introduit pendant la Première et la Seconde Guerre mondiale, lorsque les militaires ont eu besoin de comprendre les forces et les capacités de chaque membre pour éclairer les stratégies de bataille.

 

Au milieu du siècle, les entreprises utilisaient des évaluations de la performance pour mesurer la performance des travailleurs individuels et attribuer des récompenses.

 

Dans les années 1960, l'accent a été mis sur le développement des collaborateurs. Des discussions avaient lieu entre un collaborateur et son manager pour évaluer la performance et, lorsque cela se justifiait, pour instituer un enseignement et une formation afin d'aider le salarié à s'améliorer et/ou à progresser dans sa carrière.

 

Depuis, certains aspects des logiciels traditionnels de gestion de la performance ont évolué grâce à une meilleure technologie, comme le Cloud Computing, l'amélioration des interfaces utilisateur, l'intelligence artificielle (IA) et le machine learning. Cependant, la plupart des systèmes continuent de mettre l'accent sur l'évaluation et la récompense des collaborateurs sur une base trimestrielle ou annuelle.

 

Bien que la reconnaissance reste un aspect important de la gestion de la performance, les entreprises adoptent une approche plus globale, qui fournit aux collaborateurs un feedback et des conseils continus pour les aider à atteindre leurs objectifs.

Qui utilise un logiciel de gestion de la performance ?

Toute entreprise disposant d'une base de collaborateurs, quel que soit son secteur d'activité ou sa taille, a tout intérêt à avoir un système de gestion des performances.

 

Bien que chaque collaborateur interagisse avec le système à un moment donné, l'utilisateur de référence est le chef d'équipe ou le responsable avec ses subordonnés directs.

  • Les collaborateurs travaillent avec leurs responsables pour définir leurs objectifs. Ils élaborent leurs évaluations de performance individuelle dans le système et participent à des cycles d'évaluation à 360 degrés si ce modèle est utilisé.

  • Les professionnels des RH définissent les processus et systèmes RH qui prennent en charge le cycle de gestion de la performance. Ils travaillent avec les responsables et les collaborateurs pour s'assurer que les processus sont justes et que chaque étape est exécutée en temps voulu.

  • Les responsables sont les utilisateurs de référence du système et doivent s'assurer que chaque collaborateur participe activement au processus. Ils sont également garants en dernier ressort de la performance de leur(s) équipe(s).

Pourquoi un système de gestion de la performance est-il important ?

Outre l'augmentation de la productivité du personnel, l'implication accrue des collaborateurs, la baisse de la rotation du personnel et l'optimisation du chiffre d'affaires par collaborateur, un système de gestion des performances correctement intégré aux systèmes de gestion adjacents peut fournir des insights précieux qui permettront de prendre des décisions plus larges en matière de gestion des ressources humaines.

 

Par exemple, un système de gestion de la performance stocke et quantifie les données provenant des interactions entre les collaborateurs et les responsables, notamment les aspirations professionnelles individuelles, les compétences appropriées et l'adéquation globale à la planification de la relève. Grâce à ces insights, le financement de la formation et du développement peut être investi de manière à répondre au mieux aux besoins de l'entreprise et du collaborateur.

 

Le logiciel de gestion de la performance fournit une vue précise et en temps réel du personnel qui facilite la planification et la stratégie du personnel.

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion de la performance ?

La cohérence et la transparence sont essentielles pour optimiser le processus de gestion de la performance. Le cycle de gestion des objectifs, de gestion continue de la performance et d'évaluation est continu. Une fois le cycle terminé, les objectifs existants et nouveaux sont identifiés et le cycle recommence.

 

Les bonnes pratiques consistent également à fournir un feedback continu et interactif tout au long de l'année, plutôt qu'uniquement au cours de la phase d'évaluation de la performance. Les conversations sur la performance doivent être détendues et ouvertes. Les collaborateurs et les responsables doivent prendre le temps de parfaire ces compétences s'ils souhaitent améliorer leurs interactions.

 

Pour garantir l'application d'une méthodologie cohérente aux évaluations des collaborateurs occupant des rôles similaires dans l'ensemble de l'entreprise, un processus d'étalonnage devrait être mis en œuvre.

Avancées et tendances en matière de gestion de la performance

Gestion continue de la performance

Les entreprises passent d'une gestion des performances traditionnelle à un modèle de gestion continue des performances (CPM). Le processus CPM est moins formel ; les collaborateurs et les responsables communiquent plus fréquemment. Les entretiens individuels programmés régulièrement et le feedback en continu aident les collaborateurs à rester sur la bonne voie. Du côté des responsables, une stratégie CPM facilite le suivi des accomplissements et des faiblesses d'un collaborateur en traitant les problèmes lorsqu'ils surviennent. Les objectifs peuvent être ajustés à mesure que ceux de l'entreprise changent pour un modèle de travail agile et réactif. Les collaborateurs reçoivent un feedback rapide au lieu d'attendre tous les 6 à 12 mois une réunion formelle qui peut négliger les accomplissements survenus plus tôt dans la période de performance. Le modèle CPM élimine également les surprises et accélère les cycles d'amélioration.

 

Travailleurs de terrain et sans bureau

Les travailleurs sans bureau, également appelés travailleurs de terrain, sont des collaborateurs qui exécutent des tâches en dehors d'un bureau ou du siège de l'entreprise et qui ont un accès irrégulier aux systèmes internes et aux canaux de communication, contrairement aux travailleurs à distance qui conservent l'accès à ces systèmes lorsqu'ils travaillent à domicile. Les personnes qui travaillent dans le secteur de l'hôtellerie, les ressources naturelles, la production et les soins de santé en sont des exemples. Étant donné la nature de leur travail, ces personnes s'adaptent souvent difficilement aux systèmes existants. Les entreprises doivent s'assurer que leurs systèmes de gestion de la performance sont en mesure de prendre en charge efficacement ce segment important du personnel.

 

Équipes dynamiques

Les systèmes modernes de gestion de la performance doivent être suffisamment agiles pour s'adapter aux changements de l'entreprise, y compris à la dynamique des équipes. Le passage des modèles d'équipe classiques et agiles à un modèle dynamique est en cours :

ClassiqueAgileDynamique
Responsable affecté officiellement (tel qu'un responsable hiérarchique)Responsable affecté officiellement (tel qu'un scrum master)Auto-gestion, généralement aucun responsable affecté officiellement
Workflow prévisible avec une bonne ou une mauvaise façon de faire le travailWorkflow, orientation et objectifs imprévisibles et changeantsWorkflows à changement rapide au fur et à mesure que de nouvelles idées sont introduites, mises en œuvre et modifiées
Les membres de l'équipe partagent la même fonction et le même domaine d'expertiseMéthodologie agile formelle avec stand-ups et sprints quotidiensAdhésion interfonctionnelle, souvent en flux
Encourage les échecs rapides et le développement itératif pour une correction efficace de la trajectoirePeut ne pas suivre la méthodologie/les protocoles définis, conserve les valeurs de la méthodologie agile là où l'échec favorise l'innovation
Structure d'équipe organique qui se dissout une fois qu'un projet est terminé

FAQ sur les systèmes de gestion de la performance

Toute organisation disposant d'une base de collaborateurs a tout intérêt à avoir un logiciel de gestion des performances. Le système fournit à l'entreprise un modèle efficace et reproductible qu'elle peut utiliser pour fournir un feedback et quantifier les performances de son personnel par rapport aux objectifs stratégiques de l'entreprise.

Un système de gestion de la performance peut aider à résoudre de nombreux problèmes de gestion, notamment :

  • La perte des meilleurs talents en raison d'un manque de reconnaissance et de récompense des collaborateurs les plus performants.

  • Les pertes financières dues à des pratiques de travail inefficaces qui ne sont pas alignées sur les objectifs de l'entreprise.

  • L'absence d'une méthodologie standardisée pour guider les décisions de rémunération, de promotion et de rupture du contrat de travail.

  • L'incapacité à prouver que ces décisions étaient justifiées si elles étaient contestées légalement.

Le processus de gestion de la performance se compose de plusieurs étapes au cours desquelles les responsables et les collaborateurs gèrent les objectifs, surveillent la performance et évaluent les résultats. Les systèmes traditionnels de gestion de la performance suivent une cadence typique d'évaluations trimestrielles, semestrielles ou annuelles. Un modèle de gestion continue de la performance prend en charge une cadence plus fréquente. 

 

Le processus est continu. Une fois que les objectifs existants et nouveaux des collaborateurs sont identifiés, le cycle recommence. 

Le processus de gestion des performances comporte trois étapes :

  • Planifier et agir dans le cadre de la gestion des objectifs.

  • Surveiller dans le cadre d'une gestion continue de la performance.

  • Évaluer et reconnaître à l'aide des évaluations de la performance.

Une intégration à plus grande échelle avec les systèmes existants Les entreprises souhaitent que leurs plateformes de gestion des performances apportent une plus grande valeur ajoutée à l'entreprise. Grâce à l'intégration aux systèmes opérationnels, les entreprises peuvent rationaliser et automatiser de nombreux processus manuels chronophages tels que les processus juridiques, de paie et autres. Ces intégrations offrent une vue plus large de l'activité, ce qui permet à l'entreprise de développer des insights plus approfondis qui aident à prendre des décisions opérationnelles et stratégiques à plus grande échelle.

 

Alignement sur les exigences réglementaires Comme pour la plupart des processus de planification et de stratégie du personnel, les activités prises en charge par la gestion des performances doivent s'étendre au-delà des limites dans les interactions entre les collaborateurs et les responsables. La plateforme doit également prendre en charge et interagir avec un ensemble de systèmes relatifs à l'archivage, à la sécurité des données et à d'autres exigences de conformité réglementaire en phase avec les règles de l'entreprise et la réglementation nationale.

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