Qu'est-ce que la planification et l'analyse financières (FP&A) ?
La FP&A est un ensemble d'activités de planification, de prévision, de budgétisation et d'analytique soutenant les décisions commerciales et la santé financière d'une entreprise.
Aperçu de la planification et l'analyse financières
Pour être compétitif et prospérer dans le monde des affaires, vous devez être en mesure de vous adapter rapidement, et d'élaborer une stratégie d'entreprise à la fois rationalisée et résiliente. Les analystes et les professionnels de la planification financière ont deux impératifs : anticiper et communiquer des insights précis et pilotés par les données, afin de favoriser une planification et une prise de décision sereines à l'échelle de l'entreprise.
FP&A : signification et définition
La planification et l'analyse financières (FP&A) sont un ensemble d'activités de planification, de prévision, de budgétisation et d'analytique soutenant les principales décisions stratégiques et la santé financière globale d'une entreprise. Le logiciel FP&A permet aux équipes Finance de centraliser les données financières, opérationnelles et externes (comme les tendances du marché). La fonction Finance peut ainsi analyser ces données et obtenir des insights détaillés nécessaires à la planification des activités futures et à l'amélioration de la rentabilité des décisions.
Principaux avantages des outils FP&A pour les professionnels de la fonction Finance :
Bénéficier d'une analyse financière rapide et précise permettant de fournir des conseils aux responsables d'entreprise.
Prévoir l'impact des décisions potentielles sur le flux de trésorerie et la rentabilité.
Évaluer et surveiller la santé financière et les investissements globaux de l'entreprise.
Créer et gérer des modèles et prévisions financiers détaillés.
Créer des plans financiers agiles et intégrés représentant de multiples scénarios.
Collaborer avec différents services pour préparer et consolider les budgets.
Mettre en adéquation la stratégie de l'entreprise avec l'exécution et le suivi des performances.
Identifier et évaluer les nouvelles opportunités de revenus et les risques associés.
Et bien plus encore.
La planification et l'analyse financières font généralement partie d'un système de gestion financière plus large, comprenant également des fonctionnalités de comptabilité, de gestion du chiffre d'affaires et des flux de trésorerie, de GRC (gouvernance, risques et conformité) et d'autres processus financiers essentiels. Par ailleurs, la FP&A peut faire partie d'une solution d'analytique autonome s'intégrant à d'autres systèmes d'entreprise, comme un ERP. Dans tous les cas, la FP&A a évolué, passant des feuilles de calcul classiques et des calculs manuels aux solutions cloud modernes utilisant l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation et l'analytique avancée pour résoudre les défis financiers d'un environnement en rapide mutation.
L'émergence de la xP&A
En 2020, Gartner a présenté le concept de xP&A : la planification et l'analyse étendues. La xP&A tire parti des meilleures fonctionnalités de la planification et l'analyse financières (FP&A), telles que les prévisions, la planification continue, l'analytique avancée et le suivi des performances, pour les étendre à tous les niveaux de l'entreprise. Elle élimine ainsi les silos entre les services et synchronise les plans. Les solutions xP&A basées sur le cloud connectent les personnes et unifient les données dans les principaux domaines opérationnels : la fonction Finance, la Supply Chain, les RH ou encore les ventes, par exemple.
Principales étapes du processus FP&A
Le processus FP&A est un cycle continu de collecte et d'analyse de données. En cette période d'instabilité des marchés et d'évolution rapide, ce processus gagne en complexité à mesure que les entreprises se développent et ciblent de nouveaux marchés. Elles doivent collecter et analyser davantage de données. C'est pourquoi de nombreuses PME/ETI et grandes entreprises ont mis en place des équipes FP&A dédiées au sein de leurs services financiers. Toutefois, malgré la complexité croissante, le processus FP&A comprend quatre étapes principales :
1. Collecte, consolidation et vérification des données La première étape du processus FP&A implique la collecte des données financières et opérationnelles des systèmes ERP, des entrepôts de données et d'autres solutions d'entreprise. En outre, les données de sources extérieures à l'entreprise (données démographiques, économiques et du marché élargies) peuvent également être collectées. Une fois toutes les données nécessaires collectées, elles doivent être consolidées, standardisées et vérifiées. La précision des plans, des prévisions, des budgets et des analyses dépend de la qualité et de l'exhaustivité des données exploitées. Cette étape est donc cruciale, mais chronophage. C'est pourquoi les entreprises se tournent désormais vers des solutions optimisées par l'IA capables d'automatiser de nombreuses tâches.
2. Planification et prévisions Lors de cette étape, les analystes FP&A utilisent les données préparées pour créer des prévisions financières concernant les performances futures et l'orientation des activités de l'entreprise. Les prévisions financières incluent les prévisions de ventes, les projections des flux de trésorerie, et plus encore. Des modèles de prévisions financières sont également utilisés pour tester différents scénarios, simuler l'impact des différentes variables et déterminer le meilleur plan d'action afin d'optimiser les résultats. Voici les méthodes de planification financière les plus courantes :
Planification prédictive : elle permet aux spécialistes de la FP&A de créer un modèle sur de gros volumes de données portant sur les performances passées. Ce modèle de prévision de séries chronologiques est ensuite utilisé pour prévoir les futures performances. L'analytique prédictive booste les outils de planification, notamment lorsqu'elle est intégrée à une solution unique et optimisée par l'IA et le Machine Learning.
Planification axée sur les leviers : dans ce type de planification, les analystes identifient les leviers essentiels d'une entreprise (c'est-à-dire, les éléments essentiels à sa réussite), puis ils créent une série de plans démontrant d'un point de vue mathématique comment ces leviers peuvent être affectés par différentes variables.
Planification de scénarios multiples : à l'heure actuelle, les entreprises privilégient de plus en plus la planification et l'analyse de scénarios. Dans le cadre de la planification de scénarios multiples, les analystes formulent des hypothèses sur de futurs événements. Ils anticipent les conséquences, puis créent un plan permettant de répondre à chaque scénario plausible. Ces modèles et prévisions financières sont utilisés afin de créer les plans financiers et opérationnels nécessaires pour atteindre les principaux objectifs stratégiques de l'entreprise, tels que le chiffre d'affaires et le résultat net, à court et à long terme.
3. Budgétisation L'étape de budgétisation permet aux professionnels de la FP&A d'estimer les dépenses nécessaires à l'exécution du plan d'entreprise sur la base du chiffre d'affaires du plan stratégique. Ils allouent ensuite un budget de dépenses à chaque unité opérationnelle ou fonction métier, ainsi que le chiffre d'affaires et le flux de trésorerie qu'ils sont susceptibles de générer. La direction collabore avec chaque service, puis regroupe les budgets convenus dans un budget principal. Le budget d'entreprise est habituellement créé chaque année et actualisé chaque trimestre pour suivre l'évolution des conditions financières. Toutefois, afin de mieux s'adapter aux conditions de marché instables, de nombreuses entreprises ont désormais adopté des cycles de budgétisation continus, fréquemment actualisés avec des prévisions permanentes. Certaines entreprises ont aussi recours à un budget base zéro, qui évite les dépenses hypertrophiées et les dépassements de coûts en évaluant en permanence les dépenses nécessaires et superflues.
4. Suivi et analytique des performances Pour guider la stratégie de l'entreprise et offrir une aide à la décision, les équipes FP&A analysent les données financières et surveillent les performances de manière continue, notamment les ventes, les dépenses, les bénéfices, le fonds de roulement, le flux de trésorerie et d'autres indicateurs de performance clés. Elles répondent aux requêtes ad hoc et transforment les données en un scénario ou une mise en récit des données afin d'aider les décideurs à comprendre une situation et à prendre des mesures réfléchies.
Les analystes FP&A génèrent également des rapports réguliers et des visualisations des données, et réalisent des activités comme l'analyse de la rentabilité, qui inclut des prévisions des futurs bénéfices afin de répondre à des questions telles que : « Quels produits et services seront les plus rentables l'année prochaine et aujourd'hui ? » ou « Devrions-nous externaliser la production ou la garder en interne ? ».
Solutions et technologies FP&A modernes
La FP&A figurait parmi les priorités stratégiques des directeurs et leaders financiers en 2020, et on en comprend aisément les raisons. L'automatisation, l'intelligence artificielle et le cloud changent la donne. Ces technologies améliorent la précision des plans, des budgets et des prévisions, ainsi que les performances de l'analytique financière. Les entreprises qui ont su les intégrer à leurs activités de planification et d'analyse financières bénéficient d'une visibilité inégalée sur les futures perspectives financières, et donc d'un avantage majeur.
Cloud : généralement, le logiciel de planification et d'analyse financières a été déployé on-premises, mais les solutions cloud offrent des opportunités considérables. Elles peuvent se connecter à davantage de sources de Big Data par rapport aux solutions on-premises équivalentes. Accessibles en tout lieu, évolutives et rentables, elles simplifient la collaboration. Dans bien des cas, les avancées récentes de la sécurité cloud ont amélioré la sécurité des données par rapport à un stockage on-premises.
IA et Machine Learning : les outils de planification et d'analyse financières optimisés par l'IA et le Machine Learning sont très utiles aux analystes FP&A. Ils peuvent non seulement aider les utilisateurs à analyser plus de types de Big Data issus de davantage de sources, mais également faciliter l'identification de tendances, de modèles, de corrélations et d'insights susceptibles de passer inaperçus. L'IA et le Machine Learning améliorent considérablement la précision des prévisions financières et boostent l'analytique prédictive, le reporting en libre-service et la planification de scénarios multiples.
Automatisation robotisée des processus (RPA) : les analystes FP&A consacrent généralement beaucoup de temps au sourcing, à l'agrégation et au formatage des données. Le RPA, optimisé par l'IA et le Machine Learning, automatise un grand nombre de ces tâches manuelles, ce qui accélère le traitement et réduit les erreurs tout au long du processus. Il peut également automatiser l'analyse, les prévisions, la modélisation prédictive et la génération de rapports, et ainsi permettre aux membres de l'équipe de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme interpréter les résultats et conseiller l'entreprise.
Le futur de la FP&A
Entre les disruptions des Supply Chains et l'incertitude économique et politique, ces dernières années nous ont montré qu'une seule chose est immuable : le changement. Pour relever ces défis, la fonction Finance doit pouvoir accéder aux bonnes informations et aux bonnes données, au bon moment.
Les entreprises modernes ressentent une urgence croissante à mettre en œuvre des outils et solutions FP&A intelligents, optimisés par l'IA et l'analytique avancée. Des insights en temps réel et pilotés par les données aident les responsables financiers et les dirigeants à automatiser et rationaliser leurs processus, à prendre des décisions plus avisées et à préparer la voie vers la planification autonome.
La rapidité et la compétitivité devenant des piliers commerciaux incontournables, les entreprises ont besoin d'outils leur permettant de réaliser des prévisions plus précises, plus rapidement. Elles doivent composer avec des budgets serrés, et trouver des moyens novateurs et créatifs de booster leur rentabilité, leur résilience et la continuité d'activité.
Aux quatre coins du globe, les meilleurs leaders financiers s'efforcent de lever les obstacles à l'adoption technologique, en mettant en œuvre des stratégies de gouvernance des données distribuées et en élaborant des « versions suffisantes de la réalité » pour voguer vers l'avenir avec force et confiance.
Résumé
Les entreprises devenant toujours plus compétitives et complexes, les solutions FP&A vont évoluer pour leur permettre de relever de nouveaux défis :
Les outils FP&A s'intégreront harmonieusement à davantage de sources de données et de systèmes d'entreprise.
Les plateformes cloud deviendront la méthode de distribution privilégiée pour les logiciels FP&A.
Les solutions d'IA amélioreront la vitesse, la précision et l'efficacité des processus FP&A.
La planification et l'analyse étendues (xP&A) permettront de faciliter la collaboration à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise.
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