Qu'est-ce que la gestion des données de base (MDM) ?
La MDM correspond au processus de création et de gestion d'une fiche unique pour chaque personne, chaque lieu et chaque chose dans l'entreprise.
Présentation de la gestion des données de base
De nos jours, la majorité des entreprises utilise des centaines d'applications et de systèmes (ERP, HCM et CRM par exemple) au sein de différents services. Comme de nombreuses personnes manipulent les données dans ces systèmes, elles peuvent facilement être cloisonnées, dupliquées, obsolètes, voire contradictoires. Et comme chacun sait, qui dit mauvaises données, dit mauvaise prise de décision. Pour répondre au besoin d'informations précises en temps voulu alors même que le nombre de sources de données augmente, les entreprises se tournent vers la gestion des données de base (MDM).
Définition gestion des données de base
La gestion des données de base correspond au processus de création et de gestion d'une fiche unique (une version unique de la réalité) pour chaque personne, chaque lieu et chaque chose dans l'entreprise. Grâce à la MDM, les entreprises obtiennent une vue fiable et actuelle des données clés, lesquelles peuvent être partagées dans l'entreprise et utilisées pour améliorer le reporting, la prise de décision et l'efficacité des processus.
À quoi correspondent les données de base au juste ?
Les données de base sont toutes les données essentielles à la gestion d'une entreprise. Elles couvrent les personnes (clients, collaborateurs et fournisseurs), les lieux (bureaux et sites) ainsi que les choses (produits et actifs). Bien que ne représentant généralement qu'un faible pourcentage de l'ensemble des données, les données de base comptent parmi les données les plus complexes, et précieuses, des entreprises.
Les données de base englobent notamment les données suivantes :
Données de base clients : comme son nom l'indique, les données de base clients incluent les données clés nécessaires pour faire affaire avec vos clients, des coordonnées aux conditions de paiement sans oublier l'historique des achats. Dans ce domaine, la gestion des données de base comprend le nettoyage et l'uniformisation des données dans l'ERP, le CRM et d'autres systèmes. Le même nom et la même adresse client existent peut-être à la fois dans l'ERP et dans le système CRM, mais ont été saisis différemment, par exemple 11 avenue Jean Jacques Rousseau ou 11 av. J. J. Rousseau. La MDM rapproche ces différences et fournit de chaque client une vue unique pouvant être utilisée pour personnaliser les campagnes marketing, offrir de meilleures expériences et bien plus encore. Dans certaines entreprises, les données de base clients comprennent aussi les données des collaborateurs, des patients et des fournisseurs.
Données de base fournisseurs : les données de base fournisseurs incluent notamment les données des comptes, contrats, politiques et tarifs fournisseurs. Elles se trouvent au cœur de toutes les activités d'approvisionnement importantes, de la planification à l'achat concret en passant par le sourcing et la conclusion d'un contrat. Il est indispensable de disposer de données de base fournisseurs nettoyées et fiables pour pouvoir répondre aux questions sur les dépenses, les tarifs ou les performances fournisseurs par exemple.
Données de base d'emplacement : les données d'emplacement d'une entreprise englobent les attributs clés de l'emplacement physique des agences, des bureaux, des centres de distribution et des magasins. Une fois connectées à d'autres domaines de données, ces informations sont utiles pour prendre des décisions propres à un emplacement, par exemple pour choisir le bon assortiment de produits pour un magasin en particulier.
Données de base produits : la gestion des données de base produits couvre les attributs tels que la référence, la catégorie, le prix, les fonctionnalités, la nomenclature du produit et d'autres points de données nécessaires. Comme elles sont utilisées dans différents processus de vente, marketing, sur la Supply Chain et dans le cadre du cycle de développement des produits, ces données doivent être fiables et précises.
Données de base sur les actifs : les données de base sur les actifs décrivent les actifs immobilisés et incorporels tels que les stocks, les équipements et les marques. Elles comprennent généralement des attributs tels que les modalités et les valeurs d'amortissement, les classes d'actifs, les informations de leasing et bien plus encore. En cas d'imprécision, les données de base sur les actifs peuvent être responsables d'une mauvaise utilisation et d'une mauvaise gestion des actifs. Les données de base sur les équipements sont par exemple utilisées dans les processus de maintenance prédictive. Si les données sont incorrectes, les prévisions le seront aussi.
Pourquoi la gestion des données de base est-elle si importante ?
La gestion des données de base est certes un outil utile pour prendre de bonnes décisions et répondre à des questions clés, mais elle présente aussi d'autres avantages. En voici quelques exemples :
Moins d'erreurs et de redondances dans les données existant dans plusieurs applications. Si les mêmes informations, par exemple une fiche client, sont saisies d'une manière différente par plusieurs équipes, le MDM les fusionnera et rapprochera les doublons.
De meilleurs insights d'analytique et des décisions pilotées par les données. L'expression anglaise « garbage in, garbage out » n'est pas dénuée de vérité. Si les données analysées ne sont pas correctes, les résultats ne le seront pas non plus.
Des processus rationalisés et une plus grande efficacité. Les données de base, sous réserve d'être de grande qualité et cohérentes, viennent accélérer et automatiser les scénarios métier de bout en bout, par exemple Lead-to-Cash, Source-to-Pay et Design-to-Operate.
Plus de transparence et une conformité améliorée avec la réglementation sur la protection des données et d'autres réglementations. À titre d'exemple, le RGPD donne aux personnes un plus grand contrôle sur la collecte, la gestion et le partage de leurs informations. Sans le MDM, les fiches risquent d'être fragmentées à travers plusieurs silos de service, ce qui complique la conformité.
Soutien aux fusions et acquisitions avec un processus rationalisé pour la fusion et le rapprochement de plusieurs actifs de données.
Les données sont essentielles pour alimenter les processus numériques et les données de base constituent le socle sur lequel reposent toutes les autres données. Les entreprises disposant de données de base précises et cohérentes sont les mieux placées pour réussir.
Un logiciel de gestion des données de base peut vous aider à consolider et gouverner les fiches.
Mode d'emploi : cadre et processus MDM
Un cadre de gestion des données de base veille à la précision et à la cohérence sémantique de toutes les informations. Il fonctionne en deux temps : créer un enregistrement initial de données de base, puis le gérer.
Créer un enregistrement de données de base : ce processus débute par l'identification des bases de données et des applications contenant les données à inclure dans l'enregistrement de base. Tous les attributs ou caractéristiques, par exemple la couleur du produit, la taille et les matériaux, sont définis. Pour finir, les données sont mises en correspondance, rapprochées si incohérentes, et fusionnées en cas d'enregistrements multiples.
Gérer les données de base : ce processus implique le nettoyage, la transformation et l'intégration des nouvelles données telles qu'ajoutées à la liste de base en vue de gérer la cohérence et la qualité des enregistrements. Aujourd'hui, certaines solutions de gestion des données de base sont capables d'automatiser et d'accélérer de nombreux aspects de ce processus.
Il est important de noter que tout processus de gestion des données de base doit être appliqué conformément aux principes et politiques de gouvernance des données de l'entreprise. Ceux-ci décrivent les modalités de conservation, de gestion et de protection de toutes les données, y compris les données de base, ainsi que les acteurs relatifs à ces actions.
Bonnes pratiques pour une stratégie efficace de gestion des données de base
Une stratégie moderne de gestion des données de base inclut des outils, des technologies et des bonnes pratiques pour garantir que toutes les parties prenantes puissent avoir confiance dans la qualité d'insights pilotés par les données et être assez rapides pour y réagir.
Voici quelques solutions pour élaborer une stratégie efficace :
Créer un cadre de gouvernance des données si ce n'est pas déjà fait. Comme mentionné auparavant, les activités MDM doivent être menées conformément aux directives de gouvernance des données pour assurer la gestion et la conformité des données.
Exploiter l'intelligence artificielle (IA) et le Machine Learning. Certains fournisseurs proposent des logiciels et outils MDM qui se servent de ces fonctionnalités pour automatiser les processus de vérification de l'exactitude des nouvelles données, de mise en correspondance avec les fiches actuelles et de rapprochement.
Gérer plusieurs domaines au sein d'une seule instance. Il existe des solutions qui se concentrent sur la gestion d'un seul domaine, par exemple les données de base clients ou produits. Cependant, le meilleur logiciel est celui capable d'intégrer et de gérer tous les domaines d'une entreprise dans un seul système, souvent dans le cloud. Cela permet de réduire les coûts, de stimuler la productivité du personnel et de prendre en charge des cas d'utilisation flexibles.
Gérer les données de base dans le cloud. Les plateformes cloud favorisent la productivité et l'efficacité grâce au regroupement, à la mise en correspondance, à la fusion et au nettoyage de données de différentes applications rapidement, facilement et à grande échelle. Elles offrent également une sécurité fiable et des mises à jour automatisées.
Intégrer la gestion des données de base et la gouvernance des données. En combinant une source unique de données de base et une gouvernance centralisée des données dans une seule solution, l'application des politiques et de la conformité devient plus simple, tout comme la définition, la validation et le suivi des règles métier et des attributs de données de base.
La gestion des données de base constitue un effort continu et non un projet ponctuel. Le volume de données augmente à mesure que votre entreprise croît. Les technologies, outils et workflows intelligents basés sur le cloud rendent toutefois ces processus MDM bien plus efficaces.
FAQ sur la gestion des données de base
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