Qu'est-ce qu'un HRMS ?
Un système de gestion des ressources humaines (HRMS) aide les entreprises à gérer et automatiser leurs principaux processus RH tels que le stockage des données des collaborateurs, l'administration des avantages sociaux, les heures travaillées et les présences, et la paie. En outre, un système HRMS fournit des fonctionnalités de gestion des talents telles que le recrutement, l'intégration, la gestion de la performance, la planification des objectifs, la formation, la rémunération et la planification de la relève.
Un système HRMS moderne permet de remplacer les processus traditionnels laborieux sur papier et dans des feuilles de calcul. Un système HRMS permet également de réduire les erreurs humaines et d'automatiser les processus manuels répétitifs et chronophages. Cela permet aux membres de l'équipe RH de se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée et, en fin de compte, plus gratifiant.
Historique du système HRMS
Dans les années 1970, les grandes entreprises digitalisaient certains de leurs processus de base, en particulier les fonctions à forte intensité de données et sujettes aux erreurs comme la paie et la comptabilité, mais ces premiers systèmes de gestion des ressources humaines étaient limités dans leur champ d'application. Dans les années 1990, une informatique mainframe plus puissante et l'essor d'Internet ont permis aux entreprises de digitaliser et d'automatiser un plus large éventail de fonctions RH clés telles que la gestion des dossiers, l'administration des avantages sociaux et les workflows de recrutement.
Aujourd'hui, avec la croissance des technologies intelligentes et de la connectivité dans le cloud, les processus RH ne sont plus limités aux données transactionnelles. Un système HRMS moderne peut collecter et intégrer des données pour ajuster les structures de reporting en temps réel, en fonction des écarts régionaux en matière d'infrastructure, de législation et de conformité réglementaire. Ces systèmes automatisent également les workflows et exploitent l'intelligence artificielle (IA) pour créer des processus plus intelligents et rationalisés.
HRMS, SIRH, HCM et HXM : donner du sens aux acronymes
HRMS (système de gestion des ressources humaines), SIRH (système d'information des ressources humaines), et HCM (gestion du capital humain) sont des termes RH souvent employés indifféremment, mais ils comportent cependant quelques nuances. HCM est un terme générique utilisé pour décrire le large éventail de pratiques et de logiciels qu'une entreprise utilise pour gérer son personnel, du recrutement à la retraite.
Un SIRH repose généralement sur une base de données d'informations sur les collaborateurs et est utilisé pour prendre en charge des processus RH clés plus linéaires et quantitatifs dans leur structure, tels que le traitement de la paie ou la gestion des heures travaillées et des présences. En comparaison, le logiciel HRMS est une solution plus globale qui contient toutes les structures de gestion des données d'un SIRH, mais qui intègre également des fonctionnalités plus qualitatives et plus complexes et une gestion des talents. En outre, les meilleures solutions HRMS utilisent des technologies intelligentes telles que l'IA, le Machine Learning et la connectivité cloud pour personnaliser et automatiser intelligemment les fonctions.
Le terme général de gestion de l'expérience humaine (HXM) représente quant à lui un changement culturel qui consiste à reconnaître l'importance de toute l'expérience collaborateur et la valeur ajoutée de l'engagement au cœur des RH. Grâce aux progrès technologiques et à la connectivité, les entreprises sont désormais en mesure d'obtenir une vision claire de bout en bout de leur personnel sous tous les angles. Cela a aidé les entreprises à se rendre compte de la valeur mesurable qu'il y a à prioriser l'expérience collaborateur et à utiliser une approche axée sur l'humain pour étayer la fonctionnalité administrative RH qui l'entoure. Cette approche plus globale représente un changement dans la définition des priorités et la gestion des processus RH.
Diagramme présentant la relation entre HXM, HCM, HRMS et SIRH
Pourquoi le logiciel HRMS est-il si important aujourd'hui ?
Depuis de nombreuses années, les entreprises envisagent l'utilisation des nouvelles technologies et de nouveaux moyens pour mieux automatiser leurs processus RH. Lorsque la pandémie a frappé, elle a entraîné des changements massifs et sans précédent au niveau du personnel. Les équipes RH ont dû, très soudainement, commencer à utiliser les nouvelles technologies pour prendre en charge et gérer une main-d'œuvre nouvellement éloignée et distribuée.
Whirlpool : témoignage client sur les systèmes HRMS
Après la mise en œuvre d'un système HRMS, Whirlpool a vu une réduction de 20 % des coûts d'exploitation des RH.
Au début, beaucoup de ces transitions étaient problématiques, mais aujourd'hui, plus d'un an après, les DRH sont devenus plus créatifs et adaptatifs dans leurs pratiques. Un article de la SHRM nous indique que cela s'est finalement avéré être une bonne chose. L'ensemble de leur personnel travaillant à distance, presque du jour au lendemain, les équipes RH sont devenues les « premiers intervenants » du monde de l'entreprise, et de nombreux autres services et chefs d'équipe ont pris la relève. À la suite de la pandémie, de nombreuses entreprises ont soudainement pris conscience de la mine inestimable de données et de l'analytique du personnel qu'elles possédaient dans leurs services RH, et de la manière dont ces informations pouvaient les aider à prendre des décisions et à élaborer des stratégies à tous les niveaux de l'entreprise.
Aujourd'hui, le logiciel HRMS est précieux pour aider les entreprises à organiser, comprendre et rationaliser ce monde du travail en rapide mutation. Les solutions HRMS centralisent les processus RH complexes, offrant ainsi aux entreprises un stockage centralisé des données sur les collaborateurs, des fonctionnalités d'automatisation, ainsi qu'une IA intégrée et une analytique avancée. Par ailleurs, des fonctionnalités sophistiquées et conviviales de gestion des talents permettent aux entreprises de recruter, de développer et de retenir les meilleurs talents de leur secteur d'activité.
Qui utilise le logiciel HRMS ?
De nombreux domaines énumérés ci-dessous sont traditionnellement très cloisonnés. Les commentaires ou les nouvelles données dans l'un n'existeraient pas nécessairement dans l'autre. Un système HRMS moderne permet non seulement d'optimiser et d'améliorer les processus pour chacun de ces professionnels, mais aussi de s'assurer que les données qu'ils collectent et les commentaires qu'ils fournissent sont partagés, et qu'il est en mesure d'informer l'ensemble de l'analytique du personnel.
- Les professionnels RH : pour les équipes RH, l'utilité d'un système HRMS s'étend de l'édition de base et de l'accès aux données des collaborateurs jusqu'à la livraison de rapports complexes pilotés par les données et à l'automatisation des tâches sophistiquées de gestion des talents.
- Les recruteurs : les outils HRMS offrent aux recruteurs un portail centralisé à partir duquel ils peuvent publier les offres de travail, attirer et rechercher des candidats, et accéder aux fonctions d'intégration et les personnaliser.
- Les responsables : même à partir de leurs terminaux mobiles, les responsables peuvent utiliser le logiciel HRMS pour superviser la structure de l'équipe, suivre les heures travaillées et les absences, approuver les demandes de congés, et suivre la performance des collaborateurs pour voir s'ils ont besoin d'aide ou de feedback pour atteindre leurs objectifs.
- Les collaborateurs : un portail convivial unique permet aux collaborateurs de modifier leurs données individuelles, d'afficher des organigrammes, de saisir leurs heures travaillées et leurs demandes de congés, d'afficher des affectations de formation et même de gérer leurs objectifs de carrière personnels et leurs plans de développement.
- Les candidats : les candidats d'aujourd'hui disposent de portails HRMS dédiés pour les aider à rechercher et postuler à des offres d'emploi, à suivre le statut de leurs candidatures et à accepter les offres digitales avec signatures électroniques.
Composants du logiciel HRMS
Le logiciel HRMS peut apporter clarté et simplification. Le regroupement des données relatives au personnel en un seul et même endroit facilite la tâche de l'entreprise, mais fournit également des insights et des analyses provenant de sources et de services disparates pour publier des recommandations et des rapports de plus en plus précis et exploitables.
Voici les différents éléments d'une solution HRMS :
- SIRH : gestion centrale des RH et de la paie
Libre-service pour les collaborateurs : les outils SIRH aident les collaborateurs et les chefs d'équipe à éliminer l'encombrement des tâches administratives RH existantes et sur papier. Les fonctionnalités mobiles en libre-service permettent d'accroître la productivité du personnel et la transparence dans de nombreux domaines, tels que la gestion des données des collaborateurs, le reporting et l'analytique, les heures travaillées et les présences, et la paie.
Gestion des avantages : avec l'augmentation des modèles de lieu de travail hybride, les entreprises ont plus que jamais du mal à suivre les nombreuses exigences en matière d'avantages aux États-Unis. L'administration automatisée des avantages peut sortir les équipes RH de cette montagne de paperasserie et les libérer pour fournir les conseils avisés que les collaborateurs apprécient dans ces domaines cruciaux de leur vie. Les portails en libre-service et compatibles avec la mobilité pour les collaborateurs permettent aux travailleurs de garder un œil sur les avantages qui s'offrent à eux-mêmes et à leur famille.
Gestion du temps de travail : les pertes de paie sont le résultat de pratiques de gestion des temps inexactes des salariés et des responsables et peuvent coûter jusqu'à 2,5 % des dépenses salariales totales des entreprises. Bien qu'elle soit parfois intentionnelle, elle est souvent due à des erreurs de systèmes obsolètes et à des pratiques manuelles inexactes. Heureusement, c'est l'un des domaines de perte opérationnelle les plus évitables et qui peut être grandement atténué grâce à l'utilisation de solutions logicielles RH intelligentes. Les outils HRMS sont hautement personnalisables et peuvent être synchronisés avec les congés, les régularisations et autres règles de gestion. Les calculs automatiques du temps et de la paie sont intégrés aux fonctions de paie et les collaborateurs disposent d'un accès en libre-service pour obtenir une vue complète de leur gestion des temps.
- Gestion des talents
Recrutement et intégration : malgré un pic énorme du chômage provoqué par la COVID-19 au cours de l'année écoulée, les employeurs ont constaté un changement d'attitude et d'attentes et éprouvent des difficultés à trouver des candidats disponibles. Les solutions HRMS peuvent aider les employeurs à optimiser le processus de recrutement pour s'assurer qu'ils peuvent trouver et attirer les meilleurs talents. Cela comprend une meilleure prise en charge du sourcing de talents à l'échelle mondiale et de la gestion de la relation avec les candidats. Ces solutions prennent également en charge un suivi plus complet des candidats et des processus rationalisés pour assurer la planification de la relève.
En outre, les outils d'intégration HRMS peuvent fournir un portail aux nouvelles recrues, comprenant notamment des workflows automatisés et dématérialisés, ainsi qu'un processus de formation et d'intégration plus attrayant et personnalisé.
Gestion de la performance et de la rémunération : la gestion de la performance peut s'avérer difficile, obligeant les entreprises à équilibrer les données qualitatives et quantitatives tout en restant objectives. Les outils HRMS peuvent aider à gérer les objectifs et les évaluations des collaborateurs, tout en assurant une gestion continue de la performance parallèlement à la planification guidée des actions.
La gestion de la rémunération peut également être une proposition délicate qui nécessite l'évaluation de plusieurs facteurs à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Le logiciel HRMS peut aider à prendre en charge efficacement la planification et la conception de la rémunération.
Formation et développement professionnel : la croissance et le développement de carrière sont des éléments essentiels de l'expérience collaborateur. Les outils HRMS utilisent des technologies intelligentes pour offrir une expérience de formation plus personnalisée et plus attrayante, en connectant les personnes, les informations et les experts à travers l'entreprise et au-delà. Cela permet aux collaborateurs de mieux structurer leurs objectifs de planification du temps et de la carrière. La formation obligatoire et la formation à la conformité peuvent être facilement programmées et des objectifs à plus long terme, tels que le développement du leadership et la planification de la relève peuvent être intégrés dans leurs calendriers de la manière la plus adaptée à leurs besoins et à leurs engagements uniques.
Gestion de la performance des ventes : comme tout chef d'entreprise peut vous le dire, ses équipes commerciales donnent le meilleur d'elles-mêmes lorsqu'elles vendent et attirent des prospects. Un système HRMS aide les entreprises à rationaliser et à gérer de manière centralisée les problèmes liés aux ventes tels que les commissions, les territoires et les quotas, et même la performance des agents.
- Analytique et planification du personnel : les insights pilotés par les données sont essentiels pour aligner les RH sur la stratégie globale de l'entreprise. Les métriques et les indicateurs de performance clés, les rapports, les modélisations prédictives du personnel et les analytiques optimisées par l'IA permettent aux responsables RH de mieux soutenir la planification stratégique et opérationnelle, ainsi que la budgétisation et la gestion des performances.
- Gestion de l'expérience collaborateur : avec un accent accru sur l'expérience collaborateur, les entreprises doivent trouver des manières innovantes de mieux comprendre pourquoi le personnel éprouve tel sentiment vis à vis de son expérience au travail, du jour où il se présente en tant que candidat au jour où il quitte l'entreprise.
Les technologies et les outils VoE (avis des collaborateurs) qui permettent de regrouper ces informations comprennent des évaluations de feedback à 360°, des enquêtes, des analyses du comportement et du ressenti, et bien plus encore. Grâce à ces insights, les entreprises peuvent personnaliser l'expérience de chaque collaborateur tout au long de son cycle de vie, en stimulant son implication et sa productivité.
Les systèmes HRMS et les prochaines étapes de la transformation digitale dans les RH
La transformation digitale dans les RH et tout changement opérationnel majeur rencontreront toujours des réticences et une certaine inertie au départ, en plus d'encourir certains risques inévitables. La meilleure façon de se préparer à un changement opérationnel est de commencer à partager et à communiquer sur les objectifs du projet. Lorsqu'il y a des lignes de communication ouvertes entre les chefs d'équipe, les cadres et les spécialistes RH, vous pouvez commencer à briser les murs. Des stratégies efficaces de planification et de gestion du changement peuvent aider vos équipes à mieux préparer leur adhésion.
La liste ci-dessous met en évidence certains points importants de la liste de contrôle à mesure que vous vous engagez dans votre transformation digitale des RH.
- Intégrité des données : avant de commencer le processus de migration des données, assurez-vous de disposer des ressources adéquates et de perfectionner ou de réajuster les compétences de vos talents informatiques pour vous assurer que vous pouvez accomplir cette tâche et minimiser les erreurs humaines.
- Coûts et efforts : quantifiez les besoins du projet dans tous les domaines d'activité concernés, y compris l'implémentation et les intégrations. Identifiez de budgets et des délais réalistes pour garantir la réussite du déploiement.
- Besoins actuels et futurs : collaborez étroitement avec vos responsables de service et d'équipe dès le début pour vous assurer de comprendre leurs objectifs, exigences et défis spécifiques. Assurez-vous que votre système HRMS peut s'adapter à l'évolution des besoins de toutes les parties prenantes.
- Conformité : définissez les exigences réglementaires, professionnelles et autres obligations légales et confirmez que votre nouveau système prend en charge ces besoins dans toutes les régions.
- Préparation au lancement : intégrez rapidement votre équipe RH pour vous aider à élaborer des calendriers et des objectifs de formation. Définissez des jalons mensuels pour vous assurer que tous vos administrateurs, responsables et collaborateurs sont correctement formés et prêts à exploiter toute la valeur du nouveau système HRMS.
Découvrez le logiciel SIRH dès aujourd'hui
Donnez à vos collaborateurs les moyens d'atteindre leur potentiel grâce à un système HRMS complet de SAP.