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Deux collègues examinant des données financières sur un tableau digital

Qu'est-ce qu'un système de gestion financière (FMS) ?

Les vestiges des premiers registres de compte ont été trouvés dans les ruines de l'ancienne Mésopotamie et datent de 7 000 ans, soit plus de 3 000 ans avant l'invention de la roue, ce qui témoigne de l'importance historique et culturelle des échanges et du commerce dans l'évolution des sociétés humaines. Il faut toutefois attendre la fin du 15e siècle pour assister à la naissance de la comptabilité moderne avec la popularisation de la double comptabilité par le mathématicien italien  Luca Pacioli. Cette dernière a permis aux commerçants de connaître à la fois leur situation présente (débit) et future (crédit). Ce fut la naissance d'un système de gestion financière rudimentaire. Bien entendu, les systèmes de gestion financière modernes seraient indéchiffrables pour signore Pacioli. 

Définition d'un système de gestion financière

Un système de gestion financière regroupe les logiciels et processus utilisés pour gérer les revenus, les dépenses et les actifs dans une entreprise. Outre la prise en charge des opérations financières quotidiennes, un système de gestion financière vise à optimiser les profits, tout en assurant la pérennité de l'entreprise à long terme. Grâce à ce système, l'équipe financière peut :

  • Rationaliser la facturation et le recouvrement des factures
  • Optimiser les flux de trésorerie quotidiens, mensuels et annuels
  • Assurer des pistes d'audit et respecter les réglementations comptables
  • Automatiser les processus financiers et réduire les erreurs de comptabilité
  • Améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification
  • Accélérer les activités de clôture financière et de reporting
  • Et bien plus encore

Le logiciel de gestion financière fait généralement partie du progiciel de gestion intégré (ERP) élargi d'une entreprise, qui consolide les données financières et opérationnelles et offre aux équipes une visibilité totale sur les activités de l'entreprise. Les directeurs financiers choisissent de plus en plus des systèmes ERP et de gestion financière cloud rapidement ajustables pour gérer la croissance de leur entreprise et offrant des fonctionnalités adaptées à différents pays, langues, devises et réglementations. Parfois, des fonctionnalités supplémentaires sont requises (fonctionnalités analytiques plus performantes ou outils personnalisés, par exemple) et intégrées au système.

Capture d'écran montrant comment les systèmes de gestion financière vous permettent de surveiller et de gérer les écarts de dépenses.

Composants indispensables d'un système de gestion financière

Un système de gestion financière performant offre à l'entreprise une suite complète de logiciels de comptabilité et une source unique d'information. Il propose de nombreux outils différents pouvant être regroupés en quatre catégories :

  • Comptabilité générale et clôture financière : ces outils prennent en charge les activités comptables essentielles (grand livre, comptabilité fournisseurs, comptabilité clients et paie). Ils aident les équipes à générer des rapports, à créer des états financiers pour les revenus, les dépenses et les soldes, et à clôturer les comptes rapidement et plus facilement. Des fonctionnalités de gestion des taxes favorisent aussi la précision des données fiscales et la conformité.

Système de gestion financière affichant le statut d'un compte client.

  • Gestion des revenus, des liquidités et de la trésorerie : grâce aux outils de comptabilité des recettes, les équipes financières peuvent automatiser les processus de facturation, visualiser les paiements actualisés et assurer la conformité avec les réglementations statutaires pour la comptabilisation des produits (IFRS 15, par exemple). Les outils de gestion de la trésorerie et des liquidités permettent aux équipes de prévoir les flux de trésorerie, d'améliorer les liquidités et de réduire les risques de manière proactive. Ces logiciels s'intègrent également aux systèmes bancaires pour que les utilisateurs puissent bénéficier d'une visibilité en temps réel sur les soldes bancaires et simplifier le rapprochement dans les comptes.
  • Planification et analyse financières : cet ensemble d'outils de planification, de prévision, de budgétisation et d'analytique permet aux directeurs financiers et à leurs équipes de veiller à la santé financière globale de l'entreprise. Les logiciels de planification et d'analyse financières sont déterminants pour analyser les coûts et la rentabilité, améliorer les performances, prévoir les futures conjonctures et s'y adapter, et offrir à la direction générale une aide à la décision rapide et précise. Ils prennent également en charge la planification de multiples scénarios et la collaboration entre le service financier et tous les autres services de l'entreprise.
  • Gouvernance, gestion des risques et conformité : les outils GRC aident les équipes à mettre en adéquation les activités organisationnelles avec les objectifs commerciaux, à identifier et à réduire les différents types de risques et à assurer la conformité aux lois et réglementations, du RGPD et de la loi SOX aux accords commerciaux internationaux. En synchronisant les données des activités de gouvernance d'entreprise, de gestion des risques et de conformité, l'entreprise peut fonctionner plus efficacement, faire face aux incertitudes et agir avec intégrité.

Les logiciels de GRC lui permettent de surveiller et de gérer les capitaux disponibles et les risques correspondants.

Transformation digitale du service financier et nouvelles technologies

La plupart des entreprises en sont encore aux premières étapes de l'application de technologies digitales comme le cloudl'analytique augmentéel'automatisation des processus robotiques (RPA), l'intelligence artificielle (IA) et la blockchain aux processus financiers. Mais elles sont également sur le point de faire face à des changements majeurs et la pression monte. Non seulement les directeurs financiers et leurs équipes sont de plus en plus appelés à fournir une aide à la décision rapide pour l'entreprise, mais les leçons tirées de la pandémie de COVID-19 obligent les dirigeants à accélérer la transformation du service financier et l'adoption de nouvelles technologies.

 

On en comprend aisément les raisons. Les avantages offerts par la transformation digitale du service financier, comme des outils intelligents en temps réel, des modélisations prédictives très précises ou encore des processus plus agiles et automatisés, sont essentiels aux entreprises pour pouvoir s'adapter à un environnement en pleine évolution et à cette nouvelle normalité. L'IA en particulier joue un rôle primordial dans la transformation du service financier en révolutionnant complètement l'analytique financière, l'automatisation et tous les processus, des activités de clôture financière à la réduction des risques sans oublier la conformité.

Au cours de la prochaine décennie, l'IA va optimiser ou transformer quasiment toutes les activités du service financier.

Gartner

  • Gestion financière cloud : en plus d'offrir de l'évolutivité, de la rentabilité et des possibilités de connexions à davantage de sources de Big Data, la gestion financière cloud permet également un accès sécurisé au système en tout lieu, un atout très important maintenant que de très nombreux collaborateurs travaillent à distance. Désormais indispensable, le cloud est la passerelle vers des technologies innovantes et intelligentes comme l'IA, le Machine Learning et la blockchain.
  • Analytique financière avancée :  l'analytique financière optimisée par l'IA et le Machine Learning peut assurer l'exploration de jeux massifs de données structurées et non structurées, depuis l'intérieur et l'extérieur de l'entreprise, quasiment en temps réel. Les professionnels de la finance peuvent ainsi créer des prévisions et des plans plus précis, modéliser de futurs scénarios, comprendre les répercussions financières d'éventuelles décisions, générer des rapports à la demande, et prévoir les risques et les opportunités. Enfin, l'analytique financière avancée peut servir à piloter les activités de l'entreprise de manière optimale pour assurer sa pérennité à long terme.
  • Automatisation financière : 90 % des contrôleurs d'entreprises utiliseront bientôt des fonctionnalités de RPA et d'IA pour automatiser tous les processus, des rapports et clôtures financiers à la préparation des taxes en passant par la paie. Les bots RPA automatisent non seulement les tâches répétitives et libèrent les collaborateurs pour leur permettre de concentrer leurs efforts sur des tâches à forte valeur ajoutée, mais ils peuvent également réaliser plus de tâches plus rapidement, réduire les coûts et les erreurs, optimiser les workflows et organiser les activités pour des équipes associant des opérateurs humains à des bots. 
  • Blockchain : pour le service financier, la technologie de blockchain offre des performances accrues en termes de transparence, d'efficacité et de sécurité. Par exemple, les équipes financières peuvent utiliser la blockchain pour créer un ledger unique et inaltérable, toujours actualisé et ne nécessitant aucun rapprochement. Des contrats intelligents basés sur la blockchain s'exécutant automatiquement lorsque des conditions prédéfinies sont remplies, peuvent également être utilisés pour automatiser et accélérer des activités comme le traitement des paiements et la conformité réglementaire.

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L'analytique financière avancée figurait parmi les priorités stratégiques des leaders financiers en 2020.

80

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des leaders financiers ont mis en œuvre la RPA ou prévoient de le faire

Les meilleurs systèmes de gestion financière cloud intègrent désormais des technologies intelligentes telles que l'analytique avancée, l'IA, le Machine Learning et la blockchain directement à leurs outils, ce qui permet d'accélérer considérablement la transformation du service financier, le délai de rentabilité et le retour sur investissement.

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FAQ sur la gestion financière

La comptabilité est un des composants d'un système de gestion financière. Un système de comptabilité prend en charge les exigences comptables de l'entreprise : grand livre, applications de comptabilité alimentant directement le grand livre, notamment les comptabilités fournisseurs et clients, et la paie. Un système de gestion financière inclut des outils pour la gestion de tous les aspects financiers de l'entreprise, y compris la gestion de la trésorerie et des liquidités, la comptabilité analytique, la planification stratégique, l'analytique et les prévisions financières, la gouvernance, etc.

Un progiciel de gestion intégré  (ERP) est une suite intégrée de logiciels de gestion d'entreprise conçus pour gérer une vaste palette de fonctionnalités nécessaires à une entreprise. Les applications financières (comptabilité, reporting et gestion de la trésorerie) sont des éléments essentiels d'une suite ERP et constituent un bon point de départ si vous souhaitez mieux gérer vos processus financiers.

La comptabilité clients est la fonction métier responsable de la gestion des revenus entrants, c'est-à-dire l'argent dû par les clients pour leurs achats et le crédit octroyé aux clients sous forme de modalités de paiement. Cette fonction commence par la facturation, gère le recouvrement et tient un registre des montants dus, de l'historique des créances et des paiements.

La comptabilité fournisseurs est la fonction métier qui suit et gère les montants dus aux fournisseurs, aux sous-traitants, aux créanciers et aux autres tiers. La comptabilité fournisseurs (dette) commence généralement par la comptabilisation de la facture d'achat et se termine par un paiement. Cette fonction permet de suivre les montants dus et leurs créanciers, l'historique, les paiements et les besoins de liquidités.

La gestion des revenus vise à augmenter les revenus en prévoyant précisément la demande et les comportements des consommateurs, puis en optimisant les produits, la tarification, la promotion et le placement (distribution) afin d'obtenir les meilleurs résultats financiers possibles.

Sous-ensemble du processus de comptabilité clients, la gestion des créances désigne principalement le processus de recouvrement, notamment les communications avec les débiteurs de l'entreprise, et les activités de recouvrement menées pour garantir le paiement.

Un rapprochement renvoie au processus de mise en adéquation des états financiers dans deux sources ou référentiels ou plus afin d'identifier tout écart, déterminer les données correctes et synchroniser ces états. Il s'agit par exemple de comparer des écritures du grand livre aux documents source ou de mettre en adéquation des relevés bancaires avec les paiements reçus et réalisés.

D'une manière générale, un système de comptabilité permet d'assurer le suivi des entrées et sorties d'argent dans une entreprise. Ce terme désigne souvent un ensemble d'applications logicielles effectuant un suivi des activités financières. Les fonctions ou modules logiciels de base du système de comptabilité comprennent un grand livre et les comptabilités fournisseurs et clients. Des fonctions facultatives incluent la paie, la gestion des liquidités, les crédits et recouvrements, etc.

La planification et l'analyse financières est un ensemble d'activités de planification, de prévision, de budgétisation et d'analytique assurant la santé financière globale d'une entreprise. Les outils FP&A aident les équipes financières à fournir à la direction générale une aide à la décision rapide, à créer des modèles et prévisions financiers détaillés, à planifier de multiples scénarios, à identifier et à évaluer de nouvelles opportunités de revenus, entre autres.

Le flux de trésorerie désigne les entrées et sorties des liquidités d'une entreprise. Les liquidités entrantes issues des ventes sont déposées sur des comptes bancaires et d'autres placements de liquidités jusqu'à ce qu'elles soient dépensées pour régler des matériaux, la paie, les paiements des prêts et d'autres frais. L'analyse des flux de trésorerie, un des trois rapports financiers de base (recettes, bilan, flux de trésorerie), assure le suivi des mouvements des liquidités d'une entreprise au cours d'une période comptable : solde initial, liquidités reçues, paiements sortants, solde final. 

La gestion des liquidités désigne le processus de recouvrement et de gestion des flux de trésorerie. Axée sur l'encaisse des comptes bancaires et d'investissement, la gestion des liquidités détermine le placement des entrées de trésorerie et la manière dont elles sont affectées au fonds de roulement, aux investissements, à la réserve de liquidités ou à d'autres postes.

Comparable à la gestion des liquidités, la gestion de la trésorerie consiste à gérer les fonds d'une entreprise en se concentrant sur le fonds de roulement dans le but de préserver les liquidités et de tirer pleinement parti des fonds afin d'optimiser les performances de l'entreprise.

Le reporting des notes de frais est un formulaire permettant d'assurer le suivi des dépenses professionnelles et de les prendre en compte. Généralement, un employé effectuant des tâches en dehors des locaux de son entreprise doit déclarer toutes les dépenses engagées lors de cette activité, comme les frais de transport, d'hébergement et de restauration. Ces frais sont payés directement par les fonds de l'entreprise ou réglés par l'employé qui les déclare ensuite pour être remboursé.

Lorsqu'un employé effectue des achats liés à ses activités professionnelles ou règle des frais à partir de ses fonds personnels, il déclare ces dépenses à l'entreprise en vue d'un remboursement. Il s'agit d'une pratique courante pour les frais de déplacement engagés lors des déplacements professionnels commerciaux, pour assister à des réunions ou des conventions, dans le cadre de l'installation d'équipements et des services correspondants, etc. Cette procédure peut également s'appliquer aux consommables ou fournitures nécessaires à la réalisation d'un projet, lorsque l'achat d'un article par un employé est plus rapide qu'un achat via les canaux d'achat standard.

T&E désigne les frais et déplacements professionnels. Un employé effectuant un déplacement professionnel déclare les frais liés au transport, à l'hébergement, à la restauration et à d'autres dépenses à l'aide d'une note de frais (papier ou électronique). Ces frais peuvent être payés directement par l'entreprise (compte d'agence de voyages ou carte de crédit de l'entreprise) ou par l'employé qui les déclare ensuite en vue d'un remboursement.

Autres ressources

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