Qu'est-ce que la Business intelligence (BI) ?
La plupart des entreprises collectent un volume important de données de gestion chaque jour, à partir de leur progiciel de gestion intégré (ERP), de leur plateforme e-commerce, de leur supply chain et de nombreuses autres sources internes et externes. Pour exploiter réellement ces données et les utiliser pour prendre des décisions éclairées, les entreprises ont besoin d'un système de Business Intelligence (BI) moderne.
Business Intelligence : définition
La Business Intelligence fait référence aux processus et outils utilisés pour analyser les données de gestion, les transformer en insights exploitables et aider tous les membres de l'entreprise à prendre des décisions plus avisées. Également connu sous le nom de système d'aide à la décision (DSS), un système de BI analyse les données actuelles et historiques, puis présente les résultats dans des rapports, des tableaux de bord, des graphiques, des diagrammes et des cartes faciles à utiliser pour toute l'entreprise.
La BI est parfois appelée « analytique descriptive », car elle décrit les performances actuelles et antérieures d'une entreprise. Elle permet de comprendre ce qu'il s'est passé, ce qui doit changer, mais ne permet pas de déterminer pourquoi un événement s'est produit ou ce qui pourrait se passer ensuite.
Logiciel de BI comparant les comptes de résultat sur plusieurs années.
Business intelligence et reporting analytique
Les termes Business Intelligence et reporting analytique sont souvent utilisés sans distinction. Existe-t-il une différence ? Les avis divergent. Cela dit, la Business Intelligence se concentre généralement sur ce qui s'est produit dans le passé et ce qui se passe maintenant (analytique descriptive), tandis que le reporting analytique se focalise sur :
- ce qu'il s'est passé et pourquoi (analytique diagnostique),
- ce qui pourrait se passer ensuite (analytique prédictive), et sur
- les mesures à prendre pour garantir le meilleur résultat possible (analytique prescriptive).
Mais en fin de compte, la BI et le reporting analytique sont essentiels : ils se complètent pour fournir aux entreprises les quatre types d'analytique (descriptive, diagnostique, prédictive et prescriptive) ainsi que la vue d'ensemble dont les décideurs ont besoin.
Quelle est la différence entre le reporting analytique et la business intelligence ? Tout le monde a une opinion à ce sujet, mais personne ne le sait vraiment, et vous ne devriez pas vous en préoccuper.
Timo Elliot, évangéliste de l'innovation, SAP
Quel que soit le qualificatif utilisé, il est important que les entreprises disposent des outils et de la technologie nécessaires pour obtenir des réponses à leurs questions, résoudre les problèmes qui se présentent ou atteindre un objectif spécifique. C'est la raison pour laquelle plusieurs grands fournisseurs de logiciels ont commencé à associer la BI et le reporting analytique au sein d'une plateforme cloud unique qui offre aux entreprises toutes les fonctionnalités analytiques dont elles ont besoin au même endroit, suscitant au passage un large débat sur la taxonomie.
Principaux avantages de la Business Intelligence
Un programme de BI efficace met en lumière les moyens d'augmenter les bénéfices et les performances, d'identifier les problèmes, d'optimiser les opérations et bien plus encore. Voici certains des nombreux avantages de la BI :
- Aide à la prise de décision basée sur les faits. Les outils de BI permettent aux dirigeants, responsables et collaborateurs d'accéder à des insights pertinents pour leur rôle et leur domaine de responsabilité, qu'ils pourront utiliser pour prendre des décisions basées sur des faits et non sur des conjectures.
- Obtention et maintien d'un avantage concurrentiel. En ayant recours à la BI en temps opportun, les entreprises peuvent rapidement identifier et exploiter les nouvelles tendances et opportunités. Elles peuvent également évaluer leurs propres capacités, leurs forces et leurs faiblesses par rapport aux concurrents et utiliser ces informations à leur avantage.
- Mesure et suivi des performances. Les tableaux de bord de BI facilitent le suivi des indicateurs de performance clés (KPI) et des progrès par rapport aux objectifs, ainsi que la création d'alertes, pour savoir où et quand cibler les initiatives d'amélioration.
- Identification et création de points de référence. Les solutions de BI permettent aux entreprises de comparer leurs processus et leurs métriques de performance par rapport aux normes du secteur, de déterminer où des améliorations sont nécessaires, de définir des repères pertinents et de suivre la progression vers la réalisation des objectifs.
- Détection des problèmes pour les résoudre. Grâce à la BI, les utilisateurs peuvent détecter les éventuels problèmes de gestion avant qu'ils n'entraînent un préjudice financier, comme des goulots d'étranglement dans la production ou la distribution, la perte de clients, l'augmentation des coûts de main-d'œuvre, etc.
- Fonctionnement plus efficace. Les systèmes de Business Intelligence permettent de réduire le temps consacré à la recherche d'informations, à l'analyse des données et à la génération de rapports. Ils peuvent également identifier les chevauchements, les doublons et les faiblesses au sein des différents services ou filiales afin de rationaliser les opérations.
- Données et reporting accessibles à tous. Le logiciel de BI offre des interfaces intuitives, avec des fonctions glisser-déposer pour les rapports, et des tableaux de bord basés sur les rôles que les membres de l'équipe peuvent utiliser eux-mêmes, sans maîtriser le codage ou d'autres compétences techniques.
- Amélioration de l'expérience collaborateur et de l'expérience client. Avec la BI, les utilisateurs peuvent explorer les données pour identifier les modèles de comportement des clients et des collaborateurs, analyser les commentaires et utiliser les insights pour personnaliser et améliorer les expériences.
- Augmentation du chiffre d'affaires et de la rentabilité. Enfin, les données issues de la Business Intelligence permettent de mieux comprendre où résident les risques et les opportunités, afin que les équipes puissent procéder à des ajustements avantageux.
Outils et systèmes de Business Intelligence
Un système Business Intelligence comporte de nombreux outils différents. Voici certains des plus courants :
Reporting de BI
Le reporting de BI, qui présente les données et insights aux utilisateurs finaux d'une manière facile à comprendre et à exploiter, est indispensable pour toutes les entreprises. Les rapports comprennent des résumés et des éléments visuels tels que des diagrammes et des graphiques pour montrer les tendances des utilisateurs au fil du temps, les relations entre les variables et bien plus encore. Ils sont également interactifs, ce qui permet aux utilisateurs d'analyser les tableaux ou d'explorer les données plus en profondeur si nécessaire. Les rapports peuvent être automatisés et envoyés selon un calendrier régulier et prédéfini, ou générés sur-le-champ, de manière ponctuelle.
Requêtes
Les outils de requête permettent aux utilisateurs de poser des questions et d'obtenir des réponses via des interfaces intuitives. Grâce aux outils modernes, soumettre une requête peut être aussi simple que poser une question à Google (ou même à Siri) : « Où les retards d'expédition se produisent-ils ? », « Les ventes trimestrielles correspondent-elles aux objectifs ? », « Combien de widgets ont été vendus hier ? ».
Tableaux de bord de BI
Les tableaux de bord font partie des outils de BI les plus populaires. Ils comprennent des diagrammes, des graphiques, des tableaux et d'autres types de visuels mis à jour en permanence qui permettent de suivre les KPI prédéfinis et d'autres métriques de gestion et d'obtenir une vue d'ensemble des performances quasiment en temps réel. Les responsables et les collaborateurs peuvent utiliser les fonctionnalités interactives pour personnaliser les informations qu'ils souhaitent afficher, explorer les données pour une analyse plus approfondie et partager les résultats avec d'autres partenaires.
Tableau de bord de BI montrant les performances financières dans divers pays et unités opérationnelles.
Visualisation des données
La BI est particulièrement utile pour visualiser et contextualiser les données. Les diagrammes, graphiques, cartes et autres formats visuels donnent vie aux données pour les rendre rapidement et facilement compréhensibles. Les tendances et les valeurs aberrantes sont plus évidentes. Les couleurs et les schémas permettent de représenter l'évolution des données de manière plus précise que les colonnes et les lignes d'une feuille de calcul. La visualisation des données est utilisée dans l'ensemble du système de BI : dans les rapports, dans les réponses aux requêtes et dans les tableaux de bord.
OLAP
Le traitement analytique en ligne (OLAP) est une technologie qui alimente les fonctionnalités de découverte de données dans de nombreux systèmes de Business Intelligence. Le traitement OLAP permet une analyse multidimensionnelle rapide sur d'énormes volumes d'informations, qu'elles soient stockées dans un entrepôt de données ou un autre magasin de données central.
Préparation des données
La préparation des données implique la compilation de plusieurs sources de données et généralement leur préparation pour l'analyse. À l'aide d'un processus d'extraction, de transformation et de chargement (ETL), les données brutes sont nettoyées, catégorisées, puis chargées dans un entrepôt de données. Les systèmes de BI performants automatisent un grand nombre de ces processus et permettent de définir des dimensions et des mesures.
Entrepôt de données
Un entrepôt de données contient des données agrégées provenant de plusieurs sources qui ont été nettoyées et mises en forme afin d'être accessibles par la BI et d'autres outils d'analyse.
Exemples de Business Intelligence en action
Aujourd'hui, les outils de BI facilitent l'accès, l'analyse et l'exploitation des données actuelles et historiques à tous les niveaux de l'entreprise. Voici quelques exemples de cas d'utilisation dans différents domaines d'activité :
- BI pour le marketing : les spécialistes du marketing peuvent utiliser la Business Intelligence pour suivre les résultats des campagnes, tels que les taux d'ouverture des e-mails, de clics et de conversion des pages de destination, puis personnaliser les promotions futures pour les rendre plus efficaces.
- Business Intelligence pour la fonction Finance : les services financiers peuvent consolider les données financières et surveiller les flux de trésorerie, les marges, les dépenses, les flux de revenus, etc. en temps réel. Ils peuvent suivre la rentabilité de près et prendre des décisions pour améliorer les résultats.
- BI pour les RH : les équipes RH peuvent utiliser la BI pour surveiller les métriques telles que les horaires et la présence, les taux de productivité, la rotation du personnel et l'engagement. Elles peuvent s'appuyer sur la BI pour prendre de meilleures décisions à l'embauche, identifier les besoins de formation, optimiser les horaires du personnel et bien plus encore.
BI traditionnelle et moderne
La Business Intelligence existe depuis plus de 30 ans et, à l'origine, elle était pilotée par l'informatique. L'entreprise soumettait des questions à l'équipe informatique, qui lui fournissait des réponses sous la forme d'un rapport statique. S'il y avait d'autres questions, elles étaient à nouveau soumises au service informatique et généralement reléguées à la dernière place dans la file d'attente. Ce processus chronophage a été remplacé par une BI moderne, beaucoup plus interactive.
Avec les outils de BI modernes, en libre-service, les utilisateurs interrogent eux-mêmes les données, configurent des tableaux de bord, génèrent des rapports et partagent leurs résultats à partir de n'importe quel navigateur Web ou périphérique mobile, avec un minimum d'intervention de la part du service informatique. Récemment, l'intelligence artificielle (IA) et les technologies de Machine Learning ont rendu ce processus encore plus simple et plus rapide en automatisant de nombreux processus de BI, notamment la découverte des données ainsi que la création de rapports et de visuels.
Les entreprises choisissent de plus en plus des outils de BI basés sur le cloud qui se connectent à davantage de sources de données et sont accessibles partout, 24 h/24, 7 j/7. Elles choisissent également des solutions avec une BI directement intégrée aux workflows et aux processus, afin que les utilisateurs puissent prendre de meilleures décisions en temps réel et selon le contexte.
Aujourd'hui, les plateformes de BI les plus modernes associent la Business Intelligence, l'analytique avancée/prédictive et les outils de planification dans une solution cloud unique pour toutes les analyses. Elles sont enrichies par des technologies d'IA et de Machine Learning, elles peuvent être intégrées à n'importe quel processus et démocratisent la BI et l'analytique en les rendant faciles à utiliser pour tous, pas seulement pour les services informatiques ou les analystes professionnels.
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FAQ sur la Business Intelligence
La Business Intelligence est axée sur l'analyse des données passées et actuelles pour évaluer l'état actuel de l'entreprise. La Data Science adopte une approche interdisciplinaire pour analyser les mêmes données, à l'aide d'algorithmes et de modèles statistiques, afin de découvrir des insights cachés et prédictifs à partir de données structurées et non structurées.
La Business Intelligence est descriptive, elle fournit des insights sur les événements actuels et passés. Le reporting analytique est un terme générique désignant les techniques d'analyse des données qui peuvent également prédire ce qui se passera et montrer ce qu'il faut changer pour obtenir de meilleurs résultats.
Les outils de Business Intelligence se complètent pour transformer les données en insights exploitables. La plupart d'entre eux fonctionnent « sous le capot » pour préparer, extraire, stocker et traiter les données afin qu'elles puissent être accessibles par les systèmes de BI. D'autres servent à aider les utilisateurs métier à interagir avec les données et à interpréter les résultats grâce à des tableaux de bord et des visuels de données interactifs.
Un analyste en BI, comme son nom l'indique, collecte et analyse des données, puis identifie les domaines dans lesquels les entreprises peuvent s'améliorer. Il s'occupe généralement de mettre à jour les outils et les bases de données, développe des stratégies de BI et communique les résultats aux parties prenantes.
Un développeur en BI se charge de la création, du déploiement et de la gestion des outils et interfaces de reporting de Business Intelligence conçus pour résoudre des problèmes spécifiques au sein d'une entreprise. Il est généralement spécialisé dans l'ingénierie logicielle, les bases de données et l'analyse de données. Ses responsabilités incluent la traduction des besoins professionnels en exigences techniques, l'aide à la conception du modèle de données, la création de la documentation technique, etc.
Même si les outils de Business Intelligence modernes offrent une expérience en libre-service prête à l'emploi qui permet aux analystes d'entreprise et aux utilisateurs expérimentés disposant des connaissances techniques de découvrir les insights nécessaires pour relever les défis, les développeurs en BI sont indispensables pour administrer et adapter la livraison de rapports et de tableaux de bord fiables aux utilisateurs professionnels quotidiens sans formation technique (professionnels de l'information et décideurs).
Le reporting de BI est la partie de la Business Intelligence axée sur la présentation des données analysées sous forme de tableaux de bord, de rapports et de visuels pouvant être résumés et facilement partagés au sein de l'entreprise.
La visualisation des données désigne la représentation de données via des graphiques, des cartes, des tableaux de bord, des diagrammes et d'autres formats visuels. Elle permet aux utilisateurs métier de visualiser les tendances, les valeurs aberrantes et les modèles en un coup d'œil. L'analyse visuelle est centrale dans le cadre du reporting de Business Intelligence.
Un système d'aide à la décision désigne tout système informatique interactif capable de collecter et d'analyser des informations à partir de grands ensembles de données, y compris des données brutes, des documents et des bases de connaissances. Comme leur nom l'indique, les systèmes DSS aident les planificateurs et les responsables à prendre des décisions éclairées en fonction des insights apparus lors du processus d'analyse.