La demande de flexibilité et d’équilibre de la part des collaborateurs d’aujourd’hui a conduit de nombreuses entreprises à envisager de nouvelles alternatives aux modèles et normes de travail établis de longue date. Cela inclut l’examen d’une semaine de travail de quatre jours. Mais le passage à une semaine de travail raccourcie soulève des questions et des problèmes épineux qui doivent être résolus avant de passer à l’action.

Dans « The Four-Day Workweek Paradox », nous avons examiné les raisons pour lesquelles les entreprises pourraient envisager ce changement, quelques exemples pratiques pour structurer des semaines plus courtes, ainsi que des insights stratégiques sur la façon d'augmenter les chances d'obtenir un gain de productivité. Dans le présent article, nous examinons certains détails pratiques importants qui doivent être traités avant et pendant votre phase pilote.

Dans presque tous les cas, ces trois grands principes vous aideront à viser juste, tout en évitant les pièges liés à la conformité et à la productivité :

• Collaboration étroite entre les ressources humaines, les services juridiques, et les responsables opérationnels
• Tester vos décisions et vos hypothèses avec un programme pilote solide dans lequel vous recueillez des données fiables sur les résultats
• Surcommuniquer avec les collaborateurs au sujet des changements, des raisons, et des résultats tout au long du processus

En gardant ces principes à l’esprit, voici sept mesures rigoureuses et méticuleuses de diligence raisonnable pour mettre en œuvre avec succès un programme de semaine de quatre jours.

Premièrement : étudier les nombreuses et diverses implications RH et juridiques

1. Vérifier les lois applicables en matière de travail et de handicap

Le non-respect des réglementations et lois du travail peut entraîner des problèmes juridiques et des pénalités financières, faisant dérailler votre test de semaine de travail de quatre jours avant même qu’il ait la possibilité de démarrer. Les principaux domaines méritant un examen approfondi comprennent les lois sur le travail et les salaires, ainsi que les exigences en matière de lutte contre la discrimination.

Bien entendu, les organisations doivent toujours se conformer aux lois applicables sur les salaires et les heures de travail, telles que le Fair Labor Standards Act américain ou le Labor Standards Act japonais, qui définissent des exigences en matière de salaires et d’heures supplémentaires.

Il est indispensable de consulter un conseiller juridique afin de comprendre en détail ces types d’exigences. Les RH devront également communiquer clairement ces lois et leurs implications à tous les collaborateurs. La formation aux politiques et aux pratiques garantirait leur application cohérente par tous les responsables dans toutes les fonctions.

La phase pilote est le moment idéal pour consigner et auditer régulièrement les heures réellement travaillées par les collaborateurs — en particulier ceux qui ne sont pas exemptés — afin de vous assurer que vos plans de conformité sont respectés et correspondent aux besoins de l’entreprise tels que vous les aviez anticipés. Un système de suivi du temps peut réduire la charge administrative. Les collaborateurs salariés qui n’ont pas l’habitude de saisir leurs heures peuvent avoir besoin d’explications supplémentaires pour comprendre pourquoi cela est désormais nécessaire.

La conformité aux lois antidiscrimination, telles que l’Americans with Disabilities Act (ADA) aux États-Unis ou la loi sur la discrimination en Suède, est également essentielle pour veiller à ce que la transition vers une semaine de quatre jours ne porte pas préjudice de manière disproportionnée à un groupe donné de collaborateurs. Les collaborateurs présentant des limitations physiques ou psychologiques, par exemple, peuvent être dans l’incapacité d’effectuer des journées plus longues ou de fournir le même rendement en moins d’heures de travail. (À l’inverse, certains collaborateurs peuvent faire valoir qu’une semaine de quatre jours aux horaires réduits est une nécessité, comme dans le cas d’une poursuite intentée en 2023 contre Costco.) Là encore, il est judicieux de consulter un conseiller juridique dans ce domaine potentiellement complexe.

2. Évaluez l'effet sur la rémunération des salariés — y compris le salaire, les avantages et les congés

La rémunération peut représenter un enjeu majeur lors de la mise en place d’une semaine de quatre jours, car elle influe directement sur le bien-être financier des collaborateurs et sur la masse salariale globale de l’organisation.

Dans la plupart des cas, les entreprises ne réduisent pas les salaires, même si les heures sont réduites. En effet, la philosophie qui sous-tend la réduction du temps de travail est que le même niveau de productivité est attendu de chaque salarié, grâce à une plus grande efficacité.

Toutefois, dans les rares cas où une productivité moindre est attendue, certaines organisations peuvent déterminer si les salaires ou les taux de rémunération seront ajustés en conséquence. Si possible, les réductions de salaire doivent toutefois être évitées afin de minimiser l’insatisfaction et le turnover, à moins que les collaborateurs n’estiment bénéficier d’un avantage équitable en contrepartie. (Voir l’encart ci-dessous pour un exemple.)

Les avantages peuvent être plus complexes que la rémunération. Si les avantages, tels que les congés payés ou les congés maladie, sont calculés en fonction du nombre d'heures travaillées, par exemple, une réduction du temps de travail pourrait réduire ces avantages. Veillez à examiner les politiques relatives aux avantages et aux congés, et à apporter les ajustements nécessaires afin de vous assurer que les collaborateurs ne sont pas désavantagés par la transition.

Les résultats de votre projet pilote pourraient vous surprendre

Chaque entreprise est unique.

L’entreprise finlandaise de jeux mobiles Fingersoft, qui compte 110 collaborateurs à Oulu et Helsinki, souhaitait étudier des options d’horaires de travail flexibles pour ses collaborateurs. L’entreprise a indiqué que, grâce à des tests, elle avait trouvé « une meilleure alternative » qu’une semaine de travail de quatre jours pour son activité spécifique.

Lors d’une expérience d’un an menée en 2021 et 2022, environ la moitié des collaborateurs a choisi de travailler soit quatre journées de huit heures, soit cinq journées de six heures, avec une légère réduction de salaire. Une entreprise tierce a utilisé des enquêtes pour recueillir les commentaires des collaborateurs, et les résultats ont indiqué que le bien-être et l’équilibre vie professionnelle/vie privée se sont nettement améliorés pour les participants des deux modèles. Mais, dans l’ensemble, la journée de travail de six heures a été la formule la plus efficace pour Fingersoft. Avec le modèle de six heures sur cinq jours, la productivité est restée presque identique, tandis que la formule sur quatre jours a enregistré une baisse de productivité. Sur la base de ces résultats, Fingersoft a proposé une option permanente de cinq journées de six heures au début de l’année 2023. Les collaborateurs effectuant ces heures sont rémunérés à 90 % de leur plein salaire.

Notamment, les résultats de Fingersoft diffèrent des conclusions d'autres entreprises. Les études menées par The Josh Bersin Company, par exemple, indiquent que la plupart des organisations ne subissent aucune perte de productivité lorsqu'elles réduisent le nombre d'heures travaillées par semaine, y compris dans le cadre d'un modèle sur quatre jours. Tout cela illustre la nécessité pour chaque organisation de tenir compte de sa situation particulière et des besoins de ses collaborateurs lorsqu'elle cherche à offrir plus de flexibilité.

3. Répétez cette révision pour les collaborateurs à temps partiel et rémunérés à l’heure

Étant donné que la rémunération des travailleurs rémunérés à l’heure, y compris leur salaire et leurs avantages, dépend entièrement des heures travaillées, l’effet d’une semaine de travail de quatre jours peut être très différent pour eux de celui qu’elle a sur les salariés. Voici quelques questions à prendre en compte :

• Les collaborateurs devront-ils effectuer des quarts de travail plus longs pour atteindre le nombre d'heures requis en moins de jours ?
• Faudra-t-il ajuster le taux horaire des ressources externes pour garantir que leur rémunération totale reste identique, comme l’a par exemple proposé le syndicat United Auto Workers ?
• Comment allez-vous gérer les heures supplémentaires ? Certains collaborateurs payés à l'heure souhaitent faire plus d'heures supplémentaires, plutôt que moins. Comment leur capacité à effectuer ces heures supplémentaires sera-t-elle affectée par d'éventuelles modifications de politique ou de planning ?

Pour ajouter à la complexité, la définition et les exigences légales entourant les « heures supplémentaires » — et même la définition utilisée pour calculer le « temps de travail » — peuvent varier non seulement d'un pays à l'autre, mais également d'une région ou d'un État à l'autre. En Californie, les heures supplémentaires commencent après huit heures de travail au cours d'une même journée, alors que c’est après 12 heures au Colorado. D'autres États commencent à compter au-delà de 40 heures par semaine, plutôt que par jour.

Outre les plannings, le salaire horaire et les heures supplémentaires, vous voudrez également prendre en compte les congés, les indemnités de maladie, les jours de repos et tous les autres avantages, en particulier ceux basés sur le nombre d’heures cumulées.

4. Examinez l’impact sur les visas, tels que le H-1B

Les modifications apportées à la semaine de travail pourraient potentiellement affecter le statut des collaborateurs titulaires d'un visa.

Par exemple, le visa H-1B aux États-Unis exige un emploi à temps plein pour le titulaire, et les documents du Department of Labor indiquent qu’« en aucun cas une durée inférieure à 35 heures par semaine ne sera considérée comme un emploi à temps plein ». D’autres visas, notamment le visa L-1 pour les personnes transférées au sein d’une même entreprise, le visa E-3 pour les professionnels australiens, et le visa TN pour les professionnels canadiens et mexicains dans le cadre de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), comportent également tous des exigences spécifiques liées à la nature et à la durée de l’emploi.

Il est important de s’assurer que les collaborateurs titulaires d’un visa sont toujours en conformité avec les exigences de visa, même avec une semaine de travail réduite. Ce changement peut entraîner des modifications de vos programmes de dotation en personnel, de recrutement, ou de parrainage de visas.

Étape suivante : prenez des mesures supplémentaires à la lumière des informations et des décisions ci-dessus

5. Examiner les politiques, les contrats de travail et les descriptions de poste

Sur la base des informations issues des examens juridiques et des politiques, vous devrez peut-être modifier les contrats actuels des collaborateurs, ainsi que vos politiques sur le lieu de travail.

Par exemple,

• Certains contrats pourraient spécifier un nombre d’heures ou de jours de travail qui entre en conflit avec la semaine de travail de quatre jours prévue.
• Les politiques de congés et d'arrêts maladie doivent également être synchronisées avec le nouveau planning.
• Les jours fériés officiels peuvent également devoir être pris en compte, en fonction de la structure de semaine de travail que vous avez choisie. Si un jour férié tombe un jour où la plupart ou l’ensemble des personnes travaillant quatre jours par semaine seraient déjà en congé, vous pouvez choisir d’offrir un jour supplémentaire de congé payé, ou de réduire le temps de travail sur les autres jours de cette semaine.

Selon votre entreprise, les accords contractuels avec les prestataires de services individuels externes et les ressources externes freelances sont moins susceptibles d’être affectés, mais méritent tout de même d’être réexaminés. Dans certains scénarios, par exemple, la capacité d’un contributeur externe à accomplir des tâches pourrait être affectée par une modification du planning de vos collaborateurs.

6. Évaluez les économies potentielles et les gains de productivité

Une fois que vous maîtrisez les éventuelles modifications apportées à la rémunération, aux avantages et aux plannings des collaborateurs, vous pouvez commencer à évaluer de manière réaliste les répercussions financières globales pour votre entreprise.

Le passage à une semaine de quatre jours pourrait se traduire par des économies et des gains de productivité. Par exemple, les entreprises peuvent réaliser des économies sur l’eau et l’énergie et les fournitures de bureau si les locaux sont fermés un jour supplémentaire chaque semaine. Toutefois, une baisse de productivité pourrait potentiellement annuler ces économies, tout comme une formule de semaine de quatre jours choisie par certains collaborateurs mais pas par d’autres.

De plus, la planification des plannings et la réduction des heures travaillées pourraient entraîner la nécessité d'embaucher des ressources externes supplémentaires pour combler les manques. Et, autre retournement de situation, ces changements peuvent créer des opportunités de nouveaux revenus, ainsi que d'amélioration des opérations. Dans l'ensemble, il existe une grande variété de résultats à évaluer, à anticiper, et à surveiller.

• Un article de la BBC note que Citizens Advice à Gateshead, en Angleterre, a investi dans l’équivalent de trois collaborateurs à temps plein supplémentaires afin que 45 membres du personnel du centre de contact puissent participer à l’essai de la semaine de quatre jours.
• Chez Buffer, entreprise de logiciels dédiés aux réseaux sociaux, une réorganisation en apparence complexe des plannings des collaborateurs du support client a finalement réduit les plages horaires de disponibilité du support, mais s’est aussi traduite par des scores de satisfaction client plus élevés.
• Dans une étude citée par Bamboo HR, le service d’orthopédie d’un établissement de santé suédois a fait passer les infirmiers à des postes de six heures, ce qui a entraîné 123 000 $ de coûts mensuels supplémentaires. Mais, en recrutant 15 nouveaux collaborateurs pour combler les effectifs, le service a pu prolonger les heures d’intervention chirurgicale, augmentant ainsi le nombre d’opérations de 20 % et réduisant les temps d’attente chirurgicaux de plusieurs mois à quelques semaines.

De toute évidence, l'évaluation de l'effet global peut être complexe, intégrant une variété de résultats positifs et négatifs.

Tôt, souvent, et tout au long

7. Interagir avec les collaborateurs — de manière asynchrone, répétée, et empathique

Les collaborateurs auront naturellement des préoccupations concernant l’effet sur leur charge de travail, leur rémunération, et l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Pour y répondre, les organisations doivent impliquer les collaborateurs dès le début du processus, solliciter leur avis, et répondre à leurs préoccupations. Cela peut impliquer de mener des enquêtes, d’organiser des réunions publiques, et d’offrir aux collaborateurs la possibilité de poser des questions et de fournir des commentaires.

Une communication claire et efficace est cruciale dès le début de la planification. Cela comprend la communication des raisons et des objectifs du changement, des avantages pour les collaborateurs et, à terme, des attentes à leur égard pendant la transition. Les organisations doivent établir des canaux de communication clairs — e-mails, réunions d’équipe et mises à jour de l’intranet — et veiller à ce que tous les collaborateurs aient accès aux informations dont ils ont besoin, où et quand ils en ont besoin.

Il est intéressant de noter que les recherches de The Josh Bersin Company indiquent que dans le cadre d’une semaine de travail condensée, la communication asynchrone devient essentielle, car les différents collaborateurs peuvent travailler des jours ou des horaires différents. Cela signifie que les ressources externes auront probablement besoin d’un soutien supplémentaire en matière de communication, non seulement au sujet de la semaine de travail de quatre jours, mais aussi dans le cadre de leurs processus de travail quotidiens.

Permettre aux collaborateurs de contrôler leurs préférences en matière de notifications via des outils de gestion de projet peut faciliter les communications propres à chaque projet. Il est également important de créer et de documenter de nouvelles normes concernant l’utilisation de ces outils. « En plus de réduire les réunions en direct, adoptez des mises à jour de statut écrites ou enregistrées, qui permettent aux collaborateurs de consulter les informations au moment qui leur convient », recommande Bersin. En outre, ils suggèrent d’identifier les situations urgentes susceptibles de nécessiter l’accélération ou l’escalade de problèmes — en précisant très clairement ce qui nécessiterait une escalade, ainsi que qui doit être averti et à quel moment. « Définir ce qui nécessite réellement une escalade est important et peut aider à préserver la concentration des collaborateurs pendant la journée de travail, ainsi que durant leurs jours de repos, si l’action peut attendre », écrivent-ils.

Pilotez, apprenez, améliorez, prospérez

La phase pilote est le moment de vérité. Lorsque vous aurez fait preuve de diligence raisonnable, et établi de solides canaux de communication bidirectionnels, votre programme pilote de semaine de 4 jours se déroulera comme suit :

• Moins susceptible d'enfreindre les réglementations
• Plus éclairé par les données
• Plus facile à remplir avec des participants volontaires
• Plus susceptible de refléter avec précision les avantages et inconvénients réels de votre modèle proposé
• Plus facile à évaluer et à améliorer

Cependant, cela n’empêche pas qu’il soit nécessaire d’apporter des changements, ni ne garantit que vous ne rencontrerez pas d’obstacles imprévus. En effet, la « réussite » de la phase pilote se définit mieux non seulement par la validation ou l’invalidation de votre approche, mais aussi par son ajustement afin d’offrir le meilleur résultat possible à l’organisation et à ses collaborateurs.

Après tout, c’est ce qui fait que la semaine de travail de quatre jours vaut la peine d’être tentée en premier lieu.

Explorer le contenu associé