SAP au service de SAP : Un espace de travail moderne et numérique pour les collaborateurs
Migrez plus d’un demi-million d’utilisateurs sans interruption
SAP SE avait besoin de revoir son espace de travail numérique interne, tout en imposant un minimum de disruptions aux utilisateurs. Après un passage en douceur à SAP Build Work Zone, les collaborateurs et utilisateurs externes bénéficient désormais d’une expérience hors pair, qui leur offre un accès intelligent et centralisé aux applications, processus, contenus Web, connaissances et informations, en tout lieu et sur n’importe quel terminal.
| Secteur | Région | Taille de l’entreprise |
| Hautes technologies | Walldorf, Allemagne | 111 961 collaborateurs |
utilisateurs migrés.
groupes convertis en espaces de travail dans SAP Build Work Zone.
de données migrées.
Responsable produit principal, SAP SE
Répondre au besoin des collaborateurs avec un espace de travail numérique convivial et moderne
Au cours de la dernière décennie, les technologies ont connu une évolution spectaculaire. Les utilisateurs s’attendent aujourd’hui à retrouver au travail la même expérience fluide, intuitive et intégrée que celle dont ils bénéficient sur leurs appareils personnels. Et lorsque ces utilisateurs travaillent pour l’un des plus grands fournisseurs de logiciels de gestion d’entreprise au monde, les attentes sont encore plus élevées.
SAP SE a fait un constat : la plateforme SAP Jam Collaboration, dont le déploiement interne avait été initié 10 ans auparavant et aujourd’hui à l’état de maintenance, indisponible à l’achat, ne répondait plus aux attentes. Les enquêtes utilisateurs rapportaient des notes de satisfaction et d’utilisabilité en baisse. Les collaborateurs souhaitaient une interface plus rapide et plus moderne pour les aider à gagner en productivité et en connectivité, tout en leur permettant de créer des sites d’entreprise plus facilement.
SAP avait conscience que l’heure était venue d’élever son espace de travail numérique interne au niveau supérieur. Son objectif était d’offrir à ses utilisateurs un outil qui leur permettrait de créer des sites d’entreprise intuitifs, et par extension d’accéder aux contenus dont ils ont besoin (des forums et flux aux documents et applications) et d’intégrer en toute fluidité des données et processus à partir d’applications SAP et tierces.
Mais avec plus de 600 000 utilisateurs, dont 111 000 collaborateurs et environ 500 000 utilisateurs externes, SAP devait procéder à la transition de façon aussi fluide que possible.
Responsable de l’expérience numérique des collaborateurs, SAP SE
Assurer une transition fluide vers un générateur de pages intuitives no-code
SAP a décidé de migrer de SAP Jam vers SAP Build Work Zone, qui fait partie du portefeuille SAP Build, afin de permettre aux utilisateurs métier de créer des applications, d’automatiser des processus et de concevoir des sites d’entreprise par simple glisser-déposer. La nouvelle solution créée avec SAP Build Work Zone, illustrée dans le diagramme d’architecture ci-dessous, offre plusieurs fonctionnalités, notamment :
Une expérience moderne de création de pages no-code, avec un espace de travail intuitif, un éditeur de thème, un en-tête et un menu, et des fonctions d’accessibilité
Le développement d’une communauté, ce qui facilite les discussions de groupes efficaces et permet à des groupes comprenant de nombreux utilisateurs, internes comme externes (avec des clients et partenaires, par exemple), d’échanger les bonnes pratiques et des idées, et de rester informés
Des hubs de support, qui aident les utilisateurs à accéder aux informations liées à la solution, aux guides pratiques et aux notes de version plus facilement, grâce à des intégrations personnalisées avec les systèmes internes et externes
Un centre d’expertise, qui favorise les échanges entre pairs sur des sujets spécifiques en mettant à disposition une interface qui centralise les informations et le partage de connaissances
En outre, la migration vers SAP Build Work Zone a été un choix judicieux pour préserver la continuité d’activité et minimiser le recours à l’équipe informatique déjà débordée. Comme l’explique Eduardo Antunes da Cunha, responsable produit principal : « Cela n’a pas été une migration traditionnelle, dans le cadre de laquelle les données sont déplacées d’un endroit à un autre, mais d’une transition en restant au même endroit. L’objectif était de convertir une instance de SAP Jam en une instance de SAP Build Work Zone en exécutant des scripts, en mettant à jour la base de données, et d’autres choses que les utilisateurs n’ont pas besoin de savoir. Vous conservez les utilisateurs, le contenu, et vous convertissez tout. Les groupes créés dans SAP Jam deviennent des espaces de travail dans SAP Build Work Zone. Vous mettez à jour les dispositions et les modèles, mais la base d’utilisateurs et les identifiants de connexion restent les mêmes. »
Ainsi, par exemple, pour conserver les connexions entre SAP Jam et les autres systèmes, l’équipe informatique a simplement dû mettre à jour la fin de l’URL afin de s’assurer que tout continue de fonctionner correctement.
Malgré le niveau élevé de personnalisation de l’ancien site SAP Jam (des en-têtes aux scripts, en passant par les intégrations), le projet a été exécuté par une toute petite équipe informatique. Sa complexité a été renforcée par l’ampleur de la migration, qui a impliqué :
15 millions de documents
>40 flux de travail de projet, de la formation RH à l’engagement client et à la conformité en matière de sécurité
~30 intégrations avec différents systèmes
Mettre le contenu et les applications à portée de main des utilisateurs, de façon contextualisée
Le basculement vers SAP Build Work Zone a généré une disruption minime, ne nécessitant aucune formation pour la plupart des utilisateurs. Eduardo Antunes da Cunha a déclaré : « Le vendredi, les utilisateurs travaillaient sur SAP Jam. Le lundi, ils se sont connectés et se sont retrouvés sur SAP Build Work Zone. »
Ils ont de suite bénéficié d’une toute nouvelle expérience : un accès depuis plusieurs terminaux, un espace de travail intuitif, un éditeur de thème, un en-tête et un menu modernes, un générateur de pages no-code amélioré avec davantage de colonnes et de meilleures mises en forme, ainsi que des améliorations en matière d’accessibilité. Tandis que SAP Jam se concentrait sur le contenu Web, SAP Build Work Zone allie contenu Web et applications métier, qu’il s’agisse d’applications SAP ou tierces : une étape majeure qui booste véritablement la productivité.
Dès la fin de la migration, plusieurs milliers de groupes ont fonctionné en toute fluidité. Les collaborateurs ont pu exécuter leurs tâches et interagir avec les clients, partenaires et autres parties prenantes. Désormais, avec un point d’entrée centralisé pour le contenu Web et les applications métier, les collaborateurs bénéficient d’une expérience plus unifiée.
Un nouvel outil est devenu populaire : la carte d’intégration basée sur SAPUI5, qui donne un accès direct aux applications externes telles que Twitter et les outils de Q&R. Eduardo Antunes da Cunha a indiqué : « Avant, l’intégration d’un widget personnalisé sur une page était un processus mal conçu nécessitant deux ou trois étapes. À présent, il n’en nécessite qu’une seule. » Les cartes d’intégration regroupent des contenus allant des pages Wiki et Microsoft SharePoint aux référentiels de documents dans SAP Build Work Zone. Elles les associent à des données contextuelles pertinentes et les synchronisent sur différents sites, de sorte que les utilisateurs ne doivent les mettre à jour qu’une seule fois.
SAP Build Work Zone contribue également à l’agilité de l’entreprise, en permettant aux utilisateurs de mettre à jour rapidement le site en fonction des différents feedbacks et évolutions des besoins. L’entreprise peut déployer des campagnes avec une plus grande efficacité, communiquer plus largement et plus efficacement, et favoriser l’adoption par les utilisateurs. De plus, l’amélioration de la transparence de la communication et de la collaboration booste l’engagement collaborateur vis-à-vis de la stratégie et des changements adoptés par l’entreprise.
De son côté, l’équipe informatique apprécie le fait qu’une petite équipe suffise pour le lancement mais aussi la gestion de SAP Build Work Zone. L’accès en libre-service aux connaissances, par le biais de contenus, de forums et de flux, a réduit le nombre de tickets de support, et par conséquent la charge de travail de l’équipe informatique. En outre, l’habilitation et l’intégration plus rapides des utilisateurs constituent un atout non seulement pour l’équipe informatique, mais aussi pour l’entreprise dans son ensemble. En effet, les consultants peuvent par exemple facturer plus rapidement leurs heures aux clients.
Étendre les fonctionnalités, pour une expérience toujours plus riche
SAP Build Work Zone constitue une étape majeure pour parvenir à une expérience utilisateur de classe entreprise. En exploitant les avantages de l’intégration et de l’extensibilité de SAP Business Technology Platform, tels que l’amélioration des configurations haute disponibilité et le renforcement de la connectivité et des cadres d’intégration, SAP peut vous aider à pérenniser le développement de cette plateforme stratégique importante.
Une amélioration planifiée implique l’intégration de la barre de lancement SAP Fiori dans SAP Build Work Zone. Cela permet aux utilisateurs d’accéder à des centaines d’applications SAP Fiori (couvrant tous les domaines, des menus du midi aux demandes de congés et bulletins de paie) depuis leur nouvel espace de travail numérique. Cela accroît la productivité et améliore l’expérience globale.
L’intégration de SAP Build Work Zone à la solution SAP Build Process Automation et à l’environnement de développement SAP Build Apps est également à l’ordre du jour. Les directions métier pourront ainsi automatiser les processus et publier leurs propres applications dans SAP Build Work Zone à l’aide d’outils low-code et no-code. Elles gagneront en contrôle, et l’équipe informatique maintiendra une gouvernance adaptée.
Par ailleurs, l’entreprise cherche à intégrer les solutions SAP SuccessFactors de façon plus approfondie, à travers différents scénarios (tels que l’intégration, la gestion de la performance et le suivi des objectifs), de sorte que les collaborateurs puissent accomplir ces tâches RH en toute simplicité depuis leur espace de travail numérique.
En parallèle, l’intégration de SAP Build Work Zone à un logiciel analytique aidera les utilisateurs à évaluer leur utilisation de l’espace de travail, et SAP à y apporter des améliorations.
Avec sa migration vers SAP Build Work Zone, SAP a posé les bases d’une amélioration continue de son nouvel espace de travail numérique.