Université de Toronto : amélioration de l’expérience collaborateur et diversification du personnel
Découvrez le parcours de l’Université de Toronto avec SAP
Afin de répondre à l’évolution des besoins en talents diversifiés, la transformation numérique du personnel, destinée à redéfinir aussi bien l’expérience collaborateur que celle du personnel, est une priorité clé de l’Université de Toronto. Sa feuille de route de transformation répond aux besoins immédiats, tels que la transformation numérique de la formation et la modernisation des outils de recrutement, tout en permettant la modernisation progressive des systèmes existants et l’adoption des fonctionnalités cloud RH. SAP SuccessFactors Human Capital Management Suite a été déployée pour rationaliser les processus de formation, de recrutement et de performance.
| Secteur | Région | Taille de l’entreprise |
| Enseignement supérieur et recherche | Ontario, Canada | 12 000 collaborateurs à temps plein et 14 000 collaborateurs à temps partiel |
plateforme de formation pour tous les collaborateurs et le personnel temporaire de l’université.
connexions uniques à SAP SuccessFactors Learning.
plateforme pour l’acquisition et la gestion des talents.
Vice-présidente adjointe des RH de l’université, Université de Toronto
Créer des expériences collaborateur individualisées
En matière de recherche, l’Université de Toronto est l’une des meilleures au monde, réunissant les grands esprits issus de tous les horizons et de toutes les disciplines possibles et imaginables afin de relever les défis les plus urgents de notre temps. Elle est connue pour ses incroyables innovations sur le campus et avec ses partenaires dans toute la ville, comme l’utilisation d’une intelligence artificielle de pointe et l’aide apportée aux personnes pour réapprendre à marcher.
En raison de sa nature très décentralisée, l’Université de Toronto utilisait des systèmes disparates, déconnectés ainsi que des tâches manuelles, sur papier, pour la gestion des RH. Utilisée pour gérer ce qui était principalement de la formation en présentiel avant la pandémie de COVID-19, l’application personnalisée était fastidieuse du point de vue de l’utilisateur et souffrait de capacités limitées, y compris en matière d’analytique. Mais surtout, elle interdisait toute transition radicale vers les formations numériques au début de la pandémie. Le site Web servait uniquement de système d’inscription aux formations et ne proposait rien d’autre, notamment aux collaborateurs ayant besoin de liens spécifiques pour s’inscrire à leurs cours. De plus, il était difficile à administrer et à mettre à jour. Les reportings sur les formations étaient insuffisants, tout comme il était difficile de s’assurer du respect de certaines réglementations en Ontario.
L’université est constamment à l’affût de profils capables de sortir des sentiers battus, mais de par sa lenteur et son inefficacité, son ancien système RH a empêché les personnes impliquées dans le recrutement de faire leur travail correctement. Par exemple, le système de suivi des candidats obligeait le personnel à ouvrir et télécharger individuellement chaque CV et chaque pièce jointe. Obsolète, ce système a eu un impact négatif sur les candidats. Le recrutement et la formation se faisaient de manière informelle, à base de bouche-à-oreille et de contacts personnels. Les solutions ponctuelles et en silo existantes ne disposaient pas des fonctionnalités nécessaires aux besoins de l’université, d’où des processus de formation et de recrutement inefficaces.
L’université souhaitait doter ses collaborateurs d’un système complet de gestion de la formation. Forte d’un personnel intergénérationnel en pleine évolution, l’Université de Toronto a souhaité transformer l’expérience collaborateur afin de répondre aux multiples attentes et de changer les méthodes de recrutement et de formation. Elle devait déployer une technologie d’intégration à grande échelle pour atteindre son objectif de création d’expériences collaborateur cohérentes et convaincantes.
Directrice générale, transformation et analytique des RH, Université de Toronto
Adopter des solutions basées sur le cloud pour renforcer l’implication des collaborateurs
L’Université de Toronto déploie progressivement SAP SuccessFactors Human Capital Management (HCM) Suite pour créer une expérience collaborateur cohérente pour l’ensemble du corps enseignant, syndiqués et non-syndiqués. À ce jour, elle a lancé les solutions SAP SuccessFactors Learning, SAP SuccessFactors Recruiting et SAP SuccessFactors Performance & Goals.
L’Université de Toronto encourage la formation numérique et crée un plan de développement individuel pour les collaborateurs. SAP SuccessFactors Learning permet aux collaborateurs de choisir, en fonction de leurs objectifs professionnels, entre des programmes de formation en ligne ou en classe. Grâce au lien entre les offres de formation et les compétences, les bénéficiaires peuvent clairement visualiser leur progression professionnelle. L’université peut également suivre les inscriptions aux cours de formation et en exploiter les données afin d’éclairer les prises de décision.
Pour renforcer l’engagement, l’Université de Toronto a mené un processus actif de gestion du changement en interagissant avec les parties prenantes clés en matière d’expérience d’apprentissage dans l’ensemble de l’institution. L’université est ravie de pouvoir évaluer l’efficacité de ses offres et de proposer différents types de programmes pour augmenter l’adoption en fonction des résultats obtenus. Et pour mieux soutenir ses talents, la nouvelle stratégie RH de l’université met l’accent sur la durabilité des personnes. Selon ce principe, les personnes et leur potentiel doivent être considérés comme la ressource la plus précieuse d’une entreprise pour assurer sa résilience, son agilité et ses performances. Ainsi, il faut veiller à ce que les gens soient soutenus et valorisés, et non exploités, gaspillés et épuisés. Les solutions SAP SuccessFactors favorisent la durabilité du personnel dans des domaines tels que la santé et la sécurité, la confiance et la transparence, l’autonomisation et la croissance, la diversité, l’équité et l’inclusion, le bien-être et l’équilibre, ainsi que les objectifs et la responsabilité sociale de l’entreprise.
Directrice générale, transformation et analytique des RH, Université de Toronto
Créer de meilleures expériences collaborateur
L’Université de Toronto a rationalisé la manière dont elle organise ses formations. Plus efficace, le processus de formation a permis aux responsables d’identifier les modules de formation qu’ils peuvent demander à leur personnel de suivre. Par exemple, il peut désormais promouvoir de manière proactive les formations réglementaires provinciales requises, déterminer les cours suivis par les collaborateurs et relancer les personnes qui ne les ont pas encore entrepris, et ce, en appuyant sur un seul bouton.
La solution SAP SuccessFactors Learning a permis à l’université de remplacer la formation en présentiel par le développement de modules en ligne, et d’utiliser les ressources de formation en ligne. Cette initiative a permis d’augmenter la fréquentation des formations et, par voie de conséquence, de répondre aux exigences de conformité tout en informant sur les changements apportés en matière d’équité, de diversité et d’inclusion. La formation en ligne a permis d’orienter le processus de formation vers un point de référence unique, afin que les collaborateurs puissent découvrir les différents modules d’intérêt et identifier les formations que leurs responsables souhaitent les voir suivre. L’un des avantages clés de la mise en œuvre de SAP SuccessFactors Learning a été l’expérience, du point de vue des collaborateurs comme des responsables. Désormais, les responsables connaissent les compétences ainsi que les formations déjà suivies par les collaborateurs, tandis que ces derniers sont informés de leurs lacunes, et ce qu’ils doivent entreprendre pour suivre les formations souhaitées.
L’université a également gagné en efficacité dans le processus de recrutement, avec un carrousel de CV à disposition pour ouvrir et trier rapidement des centaines, voire des milliers de candidatures. La plateforme unique d’acquisition et de gestion des talents offre de meilleures expériences aux candidats, aux collaborateurs et aux RH, tout en garantissant la transparence et la facilité de connexion aux opportunités de mobilité et de formation internes. La mise en œuvre des solutions SAP SuccessFactors Learning et SAP SuccessFactors Recruiting a permis à l’Université de Toronto d’identifier aussi bien leurs compétences que leurs lacunes en matière de talents, afin de cibler les efforts de recrutement et de formation pour développer son personnel à l’avenir.
Vice-présidente adjointe des RH de l’université, Université de Toronto
Migrer vers les solutions SAP SuccessFactors dans le cloud
Désireuse de s’affranchir des solutions sur site au profit de solutions cloud afin d’améliorer plus avant l’expérience collaborateur, l’Université de Toronto prévoit de recourir à d’autres solutions SAP SuccessFactors. Ainsi, elle passera de la solution SAP ERP Human Capital Management à la solution SAP SuccessFactors Employee Central pour révolutionner la manière dont les responsables interagissent avec les collaborateurs et accroître la productivité à l’aide d’outils en libre-service. La technologie numérique lui permettra de mettre en œuvre de nouvelles structures de conception organisationnelle et de rôle métier qui alimentent les workflows avancés, tels que ceux qui assignent automatiquement des formations à un groupe sélectionné de collaborateurs. Elle prévoit de lancer l’application SAP SuccessFactors Mobile avec SAP SuccessFactors Employee Central afin que les collaborateurs et les responsables puissent accéder aux informations et interagir les uns avec les autres, partout et à tout moment.
Au cours des prochaines années, l’Université de Toronto évaluera l’utilisation des solutions SAP SuccessFactors Compensation, SAP SuccessFactors Onboarding et SAP SuccessFactors Succession & Development.
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