Université de Toronto :
moderniser les RH pour enrichir l'expérience collaborateur
Découvrez le parcours de l'université de Toronto avec SAP
En démarrant sa transformation digitale, l'université de Toronto savait ce qu'elle gagnerait à moderniser ses RH. Elle a déployé les solutions SAP S/4HANA et SAP SuccessFactors pour mettre à jour sa suite de gestion des talents et enrichir son expérience collaborateur. Aujourd'hui, grâce aux solutions SAP, les principales tâches de RH, de recherche et de finance demandent moins de temps et d'efforts à ses collaborateurs.
50
%
de gain de temps sur la clôture financière mensuelle.
25
%
de gain de temps sur le traitement par lots.
<1
minute nécessaire pour exécuter des rapports personnalisés qui expiraient avant au bout de 15 minutes.
En adoptant SAP S/4HANA, l'établissement s'est doté d'un solide socle digital pour l'avenir. C'est dans le but de créer une entreprise intelligente offrant une expérience collaborateur optimale et une plateforme intégrée que nous avons choisi les solutions SAP SuccessFactors.
Cathy Eberts
Directrice – Applications d'entreprise et directrice informatique adjointe
Université de Toronto
Le défi
Transformer la gestion des talents et la prise de décision
Depuis sa fondation en 1827, l'université de Toronto est devenue la plus grande université du Canada ; en matière d'apprentissage, de découvertes et de création de savoir, c'est elle qui montre la voie. L'innovation étant au cœur de ses priorités, elle propose de nombreux domaines d'étude variés organisés autour de communautés d'apprentissage très étroites.
Pour soutenir un écosystème aussi dynamique d'étudiants, chercheurs et anciens élèves, la division des services technologiques de l'université exécute des processus et systèmes de gestion clés pour gérer ses finances, ses RH et l'administration de sa recherche. Elle relie ainsi environ 33 000 utilisateurs à une grande diversité de services, notamment des outils en libre-service pour les collaborateurs et des applications en ligne pour l'administration de la recherche, le traitement de la paie et les décisions en matière de finance et d'achats.
Après le lancement du plan « Vers 2030 » pour consolider son statut de leader mondial dans le domaine de la recherche, l'université avait besoin d'aligner son socle technologique à sa vision.
Son environnement logiciel hérité du passé arrivant à expiration, elle a entrepris une étude approfondie des solutions existantes. Elle a sollicité l'aide de consultants externes pour travailler avec le personnel et les universitaires de la structure de gouvernance de l'université pour comprendre leurs besoins. Elle est alors arrivée à la conclusion qu'elle devait migrer ses systèmes administratifs de l'application SAP ERP à SAP S/4HANA et adopter les solutions SAP SuccessFactors.
L'adoption des solutions SAP SuccessFactors a été un véritable tournant pour nous : nous avons considérablement amélioré l'expérience collaborateur et hissé l'équipe RH au rang de partenaire stratégique unique au sein de notre entreprise.
Cherilyn Nobleza
directrice générale, transformation et analytique des RH, division des RH et de l'équité
Université de Toronto
La solution
Améliorer les performances et préparer une modernisation continue
Dans le cadre de son programme de modernisation d'entreprise sur trois à cinq ans, visant à transformer ses systèmes clés de gestion des RH, de la recherche et des finances, ainsi que toute sa suite de gestion des talents, l'université de Toronto a migré ces systèmes sur Microsoft Azure avant de passer à une infrastructure ERP intelligente.
Pour convertir ses systèmes à SAP S/4HANA, elle s'est appuyée sur le programme SAP Early Adopter Care, qui propose l'aide d'un coach de projet. Le rôle de ce coach était d'aider l'université à limiter les risques liés au projet en identifiant toutes les étapes de préparation à la conversion et à l'intégration.
Pour réaliser son plan « Vers 2030 », l'université avait aussi besoin de transformer le rôle de ses RH. À cette fin, elle devait automatiser les transactions nécessitant des ressources RH pour leur laisser plus de temps à consacrer à l'acquisition et au développement des meilleurs talents à même de réaliser ses objectifs.
Le traitement papier des 116 000 demandes de congés annuelles, ainsi que d'autres processus RH routiniers tels que la saisie des temps, exigeait un effort humain considérable. Pour digitaliser tous ces processus de gestion des talents, l'université a adopté le portefeuille SAP SuccessFactors, qui comprenait les solutions SAP SuccessFactors Performance & Goals, SAP SuccessFactors Learning et SAP SuccessFactors Recruiting.
Le résultat
Une expérience collaborateurs compétitive, du recrutement au départ à la retraite
Depuis le passage à SAP S/4HANA, le processus de clôture financière mensuelle de l'université de Toronto prend deux fois moins de temps. Le traitement par lots est 25 % plus rapide, et certains rapports personnalisés sont aujourd'hui disponibles 90 % plus vite qu'avant. Pour créer un environnement optimisé et réduire les coûts, pas moins de 10 systèmes ont été mis hors service. De plus, l'université offre aujourd'hui une expérience utilisateur cohérente, intuitive et rationalisée, de l'embauche à la retraite, et dispose d'un point d'accès unique à sa suite de puissantes solutions de gestion des talents.
En consolidant des applications d'apprentissage disparates en un seul système de gestion de la formation unifié avec SAP SuccessFactors Learning, l'université assure une meilleure prise en charge de la formation et de la conformité des collaborateurs. Grâce à ce système moderne, elle montre également l'exemple en matière d'éducation du personnel dans l'espace de travail digital et d'identification des compétences nécessaires pour les leaders de demain. Cette approche, qui va dans le sens de la stratégie d'entreprise de l'établissement et des objectifs d'apprentissage individuels des collaborateurs, transforme les RH en un partenaire stratégique.
Avec SAP SuccessFactors Performance & Goals, l'évaluation des performances à l'université a gagné en efficacité. Grâce à cette solution intuitive, les collaborateurs synthétisent les objectifs atteints au cours de l'année et identifient les collègues et responsables à consulter dans le cadre de leur évaluation. Un workflow automatique qui communique avec ces collègues permet d'accélérer la requête et l'envoi des avis et d'éliminer toutes les tâches manuelles.
L'université jouit depuis toujours d'une excellente réputation d'employeur ; elle attire chaque année plus de 150 000 candidats du monde entier. SAP SuccessFactors Recruiting, qui s'intègre directement au système d'information RH de l'université, simplifie le processus de recrutement. De plus, cette solution fournit une interface utilisateur fluide et réactive aux recruteurs et responsables du recrutement, et un processus de candidature simplifié aux candidats.
Projets d'avenir
Préparer la vie universitaire dans le monde de l'après-pandémie
L'université de Toronto se penche sur le devenir de son personnel et de sa structure académique après la pandémie ; ses priorités stratégiques seront d'augmenter l'automatisation et la collaboration digitale.
Elle envisage de mettre en œuvre la solution SAP SuccessFactors Employee Central et de l'intégrer à sa suite de solutions SAP SuccessFactors existantes. Elle créera ainsi une version unique de la réalité pour toutes les données collaborateurs et une plateforme intuitive pour l'analytique et le reporting RH.
L'université projette également de déployer la solution SAP SuccessFactors Succession & Development. Son objectif est de faire avancer plus vite les professionnels et les pipelines de talents prévus pour des rôles spécifiques, en privilégiant l'équité, la diversité et l'inclusion.
Dans un monde où de nombreux processus de recrutement vont probablement rester virtuels et en ligne, l'adoption des signatures électroniques va devenir essentielle. L'université espère intégrer l'application SAP Signature Management par DocuSign pour proposer aux candidats de signer par voie électronique avec SAP SuccessFactors Recruiting.
Maintenant qu'elle a mis à niveau ses systèmes centraux vers SAP S/4HANA et qu'elle a amélioré sa vitesse et ses capacités de reporting pour ses systèmes clés d'information sur les RH et la recherche, l'université de Toronto dispose d'une base solide pour l'avenir. Elle va pouvoir innover en profitant des technologies modernes et d'une prise de décision pilotée par les données.
Avec SAP, l'université de Toronto optimise sa gestion
Principaux résultats et avantages pour l'entreprise
Solutions et services présentés
À propos de l'université de Toronto
L'université de Toronto, la plus grande du Canada, montre la voie en matière d'apprentissage, de découvertes et de création de savoir depuis 1827. Elle compte à travers le monde plus de 560 000 anciens élèves qui ont brillamment obtenu leur diplôme ; elle a donc des répercussions positives à l'échelle locale et mondiale.