Mikä on henkilöstöhallintojärjestelmä (HRMS)?

Henkilöstöhallinnon (HRMS) määritelmä

HRMS tarkoittaa henkilöstöhallinnon järjestelmää – ja sitä kutsutaan usein inhimillisen pääoman hallintaohjelmistoksi (HCM). Yritykset hallitsevat ja automatisoivat HRMS:n avulla henkilöstöhallinnon ydinprosesseja, kuten työntekijätietojen tallennusta, etujen hallintaa, aikaa ja läsnäoloa sekä palkanlaskentaa. Lisäksi HRMS tarjoaa lahjakkuuksien hallintaominaisuuksia, kuten rekrytoinnin, onboardingin, suoritusten hallinnan, tavoitesuunnittelun, oppimisen ja koulutuksen, palkitsemisen ja seuraajasuunnittelun.

Nykyaikainen HRMS tekoälyominaisuuksilla auttaa korvaamaan perinteisiä työläitä taulukkolaskenta- ja paperipohjaisia prosesseja automatisoimalla toistuvia ja aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Näin HR-tiimin jäsenet voivat vähentää inhimillisiä virheitä ja keskittyä arvokkaampaan ja viime kädessä palkitsevampaan työhön.

Henkilöresurssien hallintajärjestelmien historia

1970-luvulla suuret yritykset alkoivat digitalisoida perustason dataa vaativia hallinnollisia prosesseja – erityisesti palkanlaskentaa ja kirjanpitoa – tehokkuuden parantamiseksi ja virheiden vähentämiseksi. Nämä varhaiset henkilöstöhallinnon järjestelmät rajoittuivat suurelta osin tietojen säilyttämiseen. 1990-luvulle tultaessa yrityslaskennan ja Internetin kasvun ansiosta organisaatiot pystyivät automatisoimaan laajemman joukon HR-ydintoimintoja, kuten työntekijätietoja, etuuksien hallintaa ja rekrytointityönkulkuja, mikä loi perustan integroidummille HR-järjestelmille.

Nykyään, kun pilvipalvelujen ja tekoälyn käyttö henkilöstöhallinnossa on kasvanut, HR-järjestelmät ovat kehittyneet tapahtumien hallintaa pidemmälle ja tukeneet aktiivisesti ihmisiä ja organisaatiota koskevia päätöksiä.

Nykyaikainen henkilöstöhallintajärjestelmä yhdistää työvoima- ja taitotiedot yhteen järjestelmään, mikä mahdollistaa reaaliaikaiset analyysit, joiden avulla organisaatiot voivat mukautua muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin, alueellisiin vaatimuksiin ja sääntelyolosuhteisiin. Upotettu tekoäly tukee tätä kehitystä tuomalla esiin relevantteja oivalluksia, automatisoimalla rutiinitehtäviä ja ohjaamalla työntekijöitä, esimiehiä ja HR-tiimejä jokapäiväisten työnkulkujen läpi – auttamalla organisaatioita toimimaan entistä ketterämmin, läpinäkyvämmin ja luottavaisemmin.

HRMS, HRIS ja HCM – akronyymien ymmärtäminen

Henkilöstöhallinnon järjestelmät (HRMS), henkilöstötietojärjestelmät (HRIS) ja inhimillisen pääoman hallinta (HCM) ovat HR-termejä, joita käytetään usein keskenään mutta joilla on muutamia keskeisiä eroja.

HRIS sisältää tyypillisesti työntekijätietojen keskitetyn hallinnan, ja sitä käytetään tukemaan ydindatapohjaisia HR-prosesseja, kuten palkanlaskennan käsittelyä, etujen hallintaa sekä aika- ja läsnäolojen hallintaa.

Vertailun vuoksi voidaan todeta, että HRMS on kaikenkattava järjestelmä, joka sisältää HRIS:n ja edistyneet kyvyt hallita lahjakkuuksia, suorituksia, oppimista ja työntekijöiden sitoutumista. Tämä laajempi laajuus tukee kokonaisvaltaisempaa lähestymistapaa henkilöstöhallintaan, minkä ansiosta organisaatiot voivat optimoida henkilöstöstrategiansa. Parhaat HRMS-ratkaisut ovat nyt pilvessä ja hyödyntävät tekoälyä kokemusten yksilöllistämiseen ja HR-toimintojen älykkääseen automatisointiin.

Inhimillisen pääoman hallinta eli HCM on yläkäsite, jota käytetään kuvaamaan organisaation käyttämää laajaa käytäntövalikoimaa ja ohjelmistoa, jota organisaatio käyttää työntekijöidensä hallintaan rekrytoinnista eläkkeelle siirtymiseen. HCM-järjestelmästä käytetään usein nimitystä HRMS.

Miksi HRMS-ohjelmisto on niin tärkeä tänään?

Yritykset ovat jo vuosien ajan tutkineet uusia teknologioita, joiden avulla ne voivat automatisoida ja virtaviivaistaa HR-prosessejaan paremmin. Kun henkilöstö kehittyy edelleen – muuttuen entistä hajautetummaksi, dynaamisemmaksi ja digitaalisesti verkottuneemmaksi – HR-tiimit ovat ottaneet käyttöön innovatiivisia työkaluja, jotka tukevat työntekijöiden tarpeita ja organisaation tavoitteita.

Aluksi nämä siirtymät aiheuttivat haasteita, mutta henkilöstöjohtajista on sittemmin tullut sopeutumiskykyisempiä ja strategisempia lähestymistavoissaan. Monet organisaatiot ovat tunnistaneet henkilöstöosastoillaan olevien tietojen ja henkilöanalyysien valtavan arvon ja sen, miten nämä näkemykset voivat edistää älykkäämpiä päätöksiä koko yrityksessä.

Nykyään HRMS-ohjelmistolla on korvaamaton rooli autettaessa yrityksiä organisoimaan, ymmärtämään ja optimoimaan nykyaikaista työelämää. Nämä järjestelmät keskittävät työntekijätiedot, automatisoivat monimutkaisia HR-prosesseja ja sisällyttävät yhä enemmän tekoälyä hyödyntäviä ominaisuuksia, jotka muuntavat HR-toimintoja.

Tekoälyn hallinnoinnin ja työvoiman sitouttamisen strategiat

Tutustu suosituksiin, jotka koskevat tekoälystrategian hallinnan muodostamista, omaksumisen tehostamista ja eettisen käyttöönoton varmistamista.

Tutustu tutkimukseen

Kuka käyttää HRMS-ohjelmistoa?

Monet alla luetelluista alueista ovat perinteisesti olleet melko siloituja – palaute tai uusi data yhdessä ei välttämättä olisi päässyt toiselle. Moderni HRMS ei ainoastaan optimoi ja paranna kaikkien näiden ammattilaisten prosesseja, vaan myös varmistaa, että heidän keräämänsä tiedot ja heidän antamansa palaute jaetaan – ja pystyy tiedottamaan laajemmalle ihmisanalytiikalle.

• HR-ammattilaiset: HR-tiimeille HRMS-järjestelmän käyttökelpoisuus ulottuu perusmuokkauksesta ja työntekijätietojen saatavuudesta aina monimutkaiseen datalähtöiseen raportointiin ja kehittyneiden lahjakkuuksien hallintatehtävien automatisointiin.
• Rekrytoijat: HRMS-työkalut antavat rekrytoijille keskitetyn portaalin, josta voi julkaista rekrytointilupia, vaalia ja hankkia ehdokkaita sekä käyttää ja mukauttaa onboarding-toimintoja.
• Esimiehet: Esimiehet voivat käyttää HRMS-ohjelmistoa jopa mobiililaitteilla tiimien rakenteen valvontaan, ajan ja poissaolojen seurantaan, loma- ja poissaolopyyntöjen hyväksymiseen ja työntekijöiden suorituksen seuraamiseen, jotta he näkevät, tarvitsevatko he tukea tai palautetta tavoitteiden saavuttamiseksi.
• Työntekijät: Yhden käyttäjäystävällisen portaalin avulla työntekijät voivat muokata henkilökohtaisia tietojaan, tarkastella organisaatiokaavioita, syöttää aika- ja lomapyyntöjä, tarkastella oppimistehtäviä ja jopa hallita henkilökohtaisia uratavoitteitaan ja kehityssuunnitelmiaan.
• Työnhakijat: Tämän päivän ehdokkailla on omat HRMS-portaalit, joiden avulla he voivat hakea ja hakea työpaikkoja, seurata hakemuksen tilaa ja hyväksyä digitaalisia tarjouksia sähköisillä allekirjoituksilla.

HRMS-ohjelmistokomponentit

HRMS-ohjelmisto voi tarjota selkeyttä ja yksinkertaisuutta tuomalla työvoimatiedot yhteen paikkaan. Tämä keskitetty lähestymistapa virtaviivaistaa HR-toimintoja ja tarjoaa tietoja ja analyyseja eri osastoille. Näin saat tarkempia ja käytännöllisempiä suosituksia ja raportteja.

Nykyaikaisen HRMS-ratkaisun keskeisiä osia ovat HRIS- ja lahjakkuuksien hallintajärjestelmän ominaisuudet, mukaan lukien:

HRIS: HR:n ydin ja palkanlaskenta

• Työntekijöiden itsepalvelu: Mobiiliystävällinen pääsy HR-tehtäviin, kuten aikaseurantaan ja palkanlaskentaan, auttaa lisäämään työvoiman tuottavuutta ja läpinäkyvyyttä.
• Etujen hallinta: Automatisoidut työkalut yksinkertaistavat monimutkaisten etujen hallintaa, auttavat henkilöstöhallintoa pysymään vaatimusten mukaisena, vapauttavat aikaa strategiseen tukeen ja antavat työntekijöille näkyvyyttä etuihin ja itsepalvelutyökaluihin.
• Ajanhallinta: Työntekijöiden ja esimiesten epätarkat ajanhallintakäytännöt voivat maksaa yrityksille. HRMS-työkalut tarjoavat älykkään ajanpidon, joka vähentää palkanlaskennan vuotoja ja manuaalisia virheitä, parantaa tarkkuutta ja yhdenmukaisuutta liiketoimintasääntöjen ja palkanlaskentajärjestelmien kanssa.

Lahjakkuuksien hallinta

• Rekrytointi ja perehdytys: HRMS-ratkaisut auttavat työnantajia optimoimaan rekrytointiprosessin tukemalla globaalia kykyjen hankintaa, ehdokassuhteiden hallintaa ja hakijoiden seurantaa. Uusille rekrytoinneille paperittomat työnkulut ja yksilölliset perehdytysportaalit virtaviivaistavat koulutusta ja luovat mukaansatempaavamman alun.
• Suorituksen ja palkitsemisen hallinta: Työntekijän tavoitteiden ja arviointien hallinta edellyttää laadullisten ja määrällisten tietojen tasapainottamista. HRMS-työkalut tukevat jatkuvaa suorituskyvyn hallintaa ohjatulla toimintasuunnittelulla ja auttavat yrityksiä suunnittelemaan oikeudenmukaisia ja strategisia korvausohjelmia.
• Oppiminen ja ammatillinen kehittyminen: Urakehitys on keskeinen osa työntekijäkokemusta. HRMS-työkalut käyttävät älykästä teknologiaa yksilöllisten matkojen toimittamiseen yhdistäen ihmiset relevanttiin sisältöön ja asiantuntijoihin. Pakollinen oppimis- ja vaatimustenmukaisuuskoulutus ajoitetaan helposti, ja pitkän aikavälin kehitystavoitteet, kuten johtajuus ja seuraajasuunnittelu, sisällytetään työntekijöiden kalentereihin.
• Myynnin ja suorituskyvyn hallinta: HRMS-työkalut auttavat yrityksiä hallitsemaan provisioita, alueita ja kiintiöitä sekä agenttien suorituskykyä yhdessä paikassa – pitämään myyntitiimit keskittyneinä ja liiketoiminnan tavoitteiden mukaisina.

Muita HRMS-järjestelmän laajempia valmiuksia ovat myös seuraavat:

• Analyysit ja henkilöstösuunnittelu: tekoälyä tukevien analyysien ja ennakoivan mallinnuksen avulla HR-johtajat voivat kohdistaa henkilöstöstrategioita laajempiin liiketoimintatavoitteisiin. Nämä työkalut tukevat strategista ja operatiivista suunnittelua, budjetointia ja suorituskyvyn seurantaa.

SAP-tuote

Tutustu moderniin HRMS:ään

Tutustu SAP SuccessFactors HCM:ään. Tutustu siihen, miten tehokas tekoäly ja agentit voivat auttaa työntekijöitäsi ja yritystäsi suoriutumaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Lisätietoja

HRM-järjestelmät ja seuraavat askeleet digitaaliseen muutokseen HR:ssä

Digitaalinen muutos HR:ssä ja kaikki merkittävät toiminnalliset muutokset kohtaavat aina alkuvaiheen työntövoiman ja inertian – ja aiheuttavat väistämättömiä riskejä. Paras tapa valmistautua operatiiviseen muutokseen on alkaa jakamaan ja viestimään projektin tavoitteista ja tavoitteista. Kun tiimisi johtajien, johtajien ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden välillä on avoimia viestintäkanavia, voit alkaa hajottaa seiniä. Tehokkaat muutostenhallinta- ja suunnittelustrategiat voivat auttaa paremmin valmistelemaan tiimejä, jotta ne voivat varmistaa sisäänoston varhaisessa vaiheessa.

Alla olevassa luettelossa korostetaan joitakin tärkeitä tarkistusluettelon kohtia, kun aloitat HR-digitaalisen muutoksen.

• Tietojen eheys:  Ennen kuin aloitat tiedonsiirtoprosessin, varmista, että sinulla on oikeat resurssit ja valmiudet parantaa taitojasi tai tappaa IT-osaajasi uudelleen, jotta varmistat, että voit suorittaa tämän tehtävän ja minimoida inhimilliset virheet.
• Kustannukset ja työmäärä:  Arvioi projektin vaatimukset kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla, mukaan lukien toteutus ja integraatiot. Tunnista realistiset budjetit ja aikataulut käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi.
• Nykyiset ja tulevat tarpeet: Tee tiivistä yhteistyötä osastosi ja tiimisi johtajien kanssa alusta alkaen, jotta ymmärrät heidän erityiset tavoitteensa, vaatimuksensa ja haasteensa. Varmista, että HRMS-järjestelmä voi skaalautua vastaamaan kaikkien sidosryhmien muuttuvia tarpeita.
• Vaatimustenmukaisuus: Määritä lakisääteiset, työsuhde- ja muut lakisääteiset vaatimukset ja vahvista, että uusi järjestelmäsi tukee näitä tarpeita kaikilla alueilla.
• Valmius käynnistyksessä: Ota HR-tiimisi mukaan hyvissä ajoin, jotta voit kehittää koulutusaikatauluja ja -tavoitteita. Aseta kuukausittaiset välitavoitteet varmistaaksesi, että kaikki pääkäyttäjät, esimiehet ja työntekijät ovat asianmukaisesti koulutettuja ja valmiita hyödyntämään uuden HRM-järjestelmän koko arvoa.

HRMS-merkitys ja usein kysytyt kysymykset