Henkilöstöhallinnon informaatiojärjestelmän yleiskatsaus

HRIS-järjestelmät eli henkilöstötietojärjestelmät olivat ensimmäisiä kaupallisia ohjelmistoratkaisuja, joita kehitettiin 1980-luvulla. Miksi? HR oli silloin – ja on edelleen – yksi organisaation hallinnollisesti raskaimmista osastoista. Henkilöstöä rasittaa valtavien paperitöiden ja kirjanpidon lisäksi myös joidenkin arvokkaimpien ja haavoittuvimpien työvoimaansa ja hakijoitaan koskevien tietojen valvoja.

Tekniikka on kehittynyt sen jälkeen. Nykyaikaiset HRIS-järjestelmät automatisoivat työnkulkuja, integroivat palautteen, mukauttavat raportointirakenteita reaaliajassa, ja tekoäly mahdollistaa yhä enemmän älykkäiden suositusten toimittamisen, sääntöjenvastaisuuksien havaitsemisen ja käyttäjäkokemusten yksilöllistämisen. Tarjoamalla kuluttajatason käyttäjäkokemuksia ja joustavia toimintoja modernit HRIS-järjestelmät ovat yhtä tehokkaita ja käyttäjäystävällisiä kuin tehokkaat ja ketterät.

Paras HRIS-ohjelmisto toimitetaan pilvessä, joka tarjoaa entistä laajemman valikoiman etuja, kuten enemmän tietojen tallennusta, vahvempaa turvallisuutta ja sujuvampaa integrointia täydentäviin sovelluksiin, kuten palkanlaskentaan, hakijoiden seurantaan ja muihin HR-järjestelmiin.

Tänä päivänä HR:n tekoäly muuttaa HRIS-ominaisuuksia ottamalla käyttöön ennakoivia analyyseja, älykästä automaatiota ja hyödyntämällä liittymiä, jotka virtaviivaistavat tehtäviä, kuten onboardingia, suorituskykyarviointeja ja työntekijäpalvelua.

HRIS-määritys

HRIS tarkoittaa henkilöstötietojärjestelmää, ohjelmistoratkaisua, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan ja automatisoimaan HR-ydinprosesseja ja tukemaan henkilöstöhallinnon, ajan ja läsnäolon, palkanlaskennan ja muiden työnkulkujen hallintaa sekä työntekijätietojen, kuten henkilökohtaisten, demografisten ja palkitsemistietojen, tallennusta.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM on laaja termi, joka kattaa käytännöt, käytännöt, prosessit ja ohjelmistot, joita organisaatio käyttää henkilöstönsä hallintaan palkkauksesta eläkkeelle siirtymiseen. HCM-ohjelmistopakettia kutsutaan usein henkilöstöhallinnon järjestelmäksi (HRMS), ja se sisältää HRIS-ohjelmiston.

HRIS-järjestelmä tukee työntekijätietokannan avulla HR-ydinprosesseja, jotka ovat luonteeltaan lineaarisempia ja kvantitatiivisempia, kuten palkanlaskennan käsittelyä tai ajan ja läsnäolon hallintaa. HRMS:llä tarkoitetaan vertailussa kattavampaa ohjelmistoratkaisua, joka sisältää HRIS-järjestelmän, mutta sisältää myös kvalitatiivisempaa ja monimutkaisempaa lahjakkuuksien hallintaan liittyvää toiminnallisuutta.

HRIS-järjestelmä voi esimerkiksi auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan prosesseja, kuten työntekijöiden ajanpitoa, ja kun nämä tiedot integroidaan HRMS-järjestelmään – aikatietoja voidaan analysoida tuottavuuden ja suunnittelun parantamiseksi – ja sitä kautta jopa auttaa tehostamaan tehtävien automatisointia HRIS-järjestelmässä.

Tieto siitä, mikä näistä ohjelmistoratkaisuista on sinulle paras, ei itse asiassa ole niin sekavaa kuin miltä se kuulostaa. Kyse on yksinkertaisesti siitä, että tarkastelet, missä yrityksesi on nyt ja missä haluat olla pidemmällä aikavälillä. Valitse sitten HR-ratkaisut, jotka voivat palvella sinua tänään ja skaalautua kanssasi huomenna.

Mitä HR-tietojärjestelmät tekevät?

Parhaat pilvipohjaiset HRIS-ratkaisut tukevat erilaisia HR-prosesseja ja vuorovaikutusta. Teknologia tarjoaa älykkään automaation työnkulkuihin koko liiketoiminnassa, mukaan lukien:

Etuuksien hallinta

• Automatisoitu etujen hallinta
• Työntekijöiden itsepalveluominaisuudet etuuksien käyttöä, muokkausta ja oppimista varten

Aika ja läsnäolo

• Työntekijöiden poissaolojen tarkka hallinta
• Paranna hallinnollista tehokkuutta aikaprofiilien avulla työntekijöiden lomien, työaikataulujen ja palkkioiden määrittämiseksi.
• Automaattiset ajan ja palkan laskennat työntekijän profiilin mukaan

Sisäänrakennettu lokalisointi

• Mukauta maakohtaisiin liiketoimintakäytäntöihin ja lakeihin automaattisten laki- ja sääntelymuutosten avulla
• Kattava luettelo yksittäisten maiden globalisointi- ja lokalisointivaatimuksista

Työntekijöiden itsepalvelut

• Itsepalvelutoiminnot, jotka lisäävät työvoiman tuottavuutta
• Integroidut HR-tiedot yhdellä alustalla
• Jäljitettävät keskeiset HR-tiedot maakohtaisten vaatimusten perusteella
• Tarjoa työntekijöille yksilöllistetty profiilisivu, jossa he voivat hallita ja tarkastella etuja, pyytää vapaata jne.

Organisaatiorakenteet

• Analyysit reaaliaikaisten tietojen saamiseksi koko henkilöstölle
• Tunnista kriittiset asemat ja mukauta henkilöstöä nopeasti aukkojen korjaamiseksi
• Visualisoi organisaatiorakenteet

HRIS-pilvijärjestelmän edut

Nykyaikaisen HRIS-järjestelmän perustoimintojen lisäksi pilvipohjaiset järjestelmät on helpompi integroida olemassa oleviin järjestelmiin. Ne ovat skaalautuvia ja niitä voidaan helpommin lisätä uusilla innovaatioilla ja tietoturvaominaisuuksilla.

Alla on vain muutamia integroidun pilvipohjaisen HRIS-järjestelmän yleisistä eduista:

• Tekee henkilöstöhallinnasta nopeampaa ja tarkempaa: Kun käsitellään ihmisten toimeentuloa, virhemarginaalia ei ole. HRIS-ohjelmisto voi automatisoida ja virtaviivaistaa hallintatehtäviä ja vapauttaa HR-tiimejä manuaalisten ja paperipohjaisten järjestelmien aiheuttamista viiveistä ja epätarkkuuksista.
• Parantaa työntekijöiden kokemusta: Työnantajat unohtavat joskus, kuinka tärkeää tiimien on nähdä etujensa, maksujensa ja poissaolojensa tila. HRIS-työkalujen avulla työntekijät voivat käyttää suoraan henkilökohtaisia tietojaan, laatia raportteja ja esittää pyyntöjä – ilman haittaa ja aikaa, joka kuluu henkilöstöosaston kautta kulkemiseen.
• Parantaa tehokkuutta: HRIS-ratkaisut tarjoavat laajan valikoiman itsepalvelutyökaluja, jotka minimoivat huomattavasti sähköposti- ja paperipohjaisten lomakkeiden ja hyväksyntäprosessien tarpeen. Aikataulut, työnkulut, poissaolopyynnöt ja paljon muuta – voidaan automatisoida ja hallita reaaliajassa ja lennossa.
• Tukee sääntöjen noudattamista: etätyön lisääntyessä ja kulttuurisen siirtymisen kohti suurempaa herkkyyttä ja oikeudenkäyntiä yritysten on oltava varmoja siitä, että ne ovat globaalin työ- ja työlainsäädännön oikealla puolella. Cloud HRIS auttaa varmistamaan, että kaikki HR-toiminnot ovat vaatimustenmukaisuuden rajojen sisällä ja auttavat tukemaan heidän henkilöstöään.
• Pitää asiat turvassa: HR-tiedostot ovat yrityksen arkaluonteisimpia ja arvokkaimpia tietoja, kuten työntekijöiden lääketieteellisiä ja taloudellisia tietoja ja yksityiskohtia. Aiemmin, kun tietoja tallennettiin kannettaviin tietokoneisiin tai suojaamattomiin tietokantoihin, vaarana oli jatkuvasti kompromissi. Nykypäivän integroiduissa HRIS-järjestelmissä on kehittyneet tietoturvaprotokollat, jotka on rakennettu minimoimaan kyberturvallisuusriskit.

Miten pilven HRIS-integraatio tukee HR-ydinprosesseja

HRIS-järjestelmät auttavat keskittämään ja virtaviivaistamaan HR-prosesseja ja hallintoa, mutta samanaikaisesti on monia muitakin ydintoimintoja, kuten rekrytointi, koulutus ja suunnittelu. Sinun ei myöskään tarvitse olla HR-asiantuntija nähdäksesi, kuinka hyödyllistä näiden olennaisten toimintojen yhtenäistäminen ja keskittäminen voi olla. Kuitenkin, kun organisaatiot käyttävät vanhoja järjestelmiä ja irrallisia HR-ohjelmistosovelluksia, niiden on käytettävä manuaalisia prosesseja etsiessään työkaluja ja tietoa organisaation siiloista.

Parhaat HRIS-pilvijärjestelmät mahdollistavat integroinnin ERP-ydinjärjestelmääsi, ja ne on rakennettu sitä varten. Esimerkiksi pilvi-ERP-järjestelmä hallitsee monenlaisia päivittäisiä liiketoimintoja ja on rakennettu integroimaan monenlaisia erilaisia liiketoimintaprosesseja. Yhdistämällä liiketoimintojen välisiä tietoja ERP:t tarjoavat yhden tietolähteen ja varmistavat luotettavan tietojen eheyden. Kun HR-ydinprosessisi ja HRIS-järjestelmäsi on integroitu modernin tekoälypohjaisen ERP-järjestelmän nopeuteen ja analyyttiseen kapasiteettiin, saat molempien maailmojen parhaat puolet.

HRIS-esimerkkejä toimenpiteessä

Vain muutama vuosi sitten suurin osa organisaatioista hyödynsi HRIS-ratkaisuja. Integroitujen pilvipohjaisten järjestelmien kasvaessa suosio kasvaa, jolloin pienempien – ja kasvavien – organisaatioiden on mahdollista hyödyntää HRIS-järjestelmän etuja ja tehokkuutta.

Tässä on joitakin esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat virtaviivaistaneet HR-prosesseja HRIS:n avulla:

• Sun Community, yksi maailman suurimmista kiinteistösijoitusrahastoista, muutti HR-toimintojaan SAP SuccessFactorsin avulla yli 3 800 työntekijän tukemiseksi yli 670 kiinteistössä. Yritys virtaviivaisti perehdytystä, paransi vaatimustenmukaisuutta ja loi verkottuneemman ja motivoituneemman työvoiman.
• Volkswagen, globaali autoalan johtaja, harmonisoi HR-prosessinsa hajanaisessa ympäristössä yhtenäiselle alustalle. Lokalisoitua HR:ää ja vaatimustenmukaisuutta tuetaan nyt yli 40 maassa.

Tutustu HRIS-ohjelmistoon tänään

Nykyaikaiset yritykset etsivät yhtenäistä, globaalia, keskeistä HR-ratkaisua, joka tarjoaa kuluttajatason käyttäjäkokemuksen ja tukee reaaliaikaista tietojen analysointia ja automatisointia. Kun työvoima jakautuu entistä enemmän, HRIS-ohjelmistojen on globalisoitava yhdessä niiden kanssa tarjoamalla syvä lokalisointi ja vaatimustenmukaisuus useissa maissa. Liiketoimintamallien muuttuessa ja kehittyessä yritykset vaativat ketteryyttä ja yksinkertaisuutta, jotka tarjoavat laajan valikoiman aidosti relevantteja ja tehokkaita esikohteita, jotka auttavat niitä toteuttamaan uusia prosesseja ja sovelluksia luotettavasti ja nopeasti.

HRIS-UKK:t