Mikä on taloushallintojärjestelmä (FMS)?

Taloushallintojärjestelmän yleiskatsaus

Varhaisimmat kirjanpitotiedot löydettiin muinaisen Mesopotamian 7 000-vuotiaista raunioista, jotka edelsivät jopa pyörän keksimistä. Nykyaikaisen kirjanpidon synty tapahtui 1400-luvun lopulla italialaisen matemaatikon Luca Paciolin kaksoiskirjaamisen popularisoinnin myötä. Sen myötä yritykset pystyivät näkemään sekä nykyisen (debet) että tulevan (kredit) tilanteensa, ja syntyi alkeellinen taloushallintojärjestelmä. Modernit taloushallintojärjestelmät eivät tietenkään tunnistaisi Paciolia.

Taloushallintojärjestelmän määritelmä

Taloushallintojärjestelmä (FMS) on ohjelmisto ja prosessit, joita käytetään organisaation tulojen, kulujen ja varojen hallintaan. Päivittäisen taloushallinnon tukemisen lisäksi taloushallinnon tavoitteena on maksimoida voitot ja varmistaa yrityksen pitkäaikainen kestävyys. Ne auttavat rahoitustiimejä:

• Yksinkertaista laskutusta ja laskujen perintää.
• Optimoi päivittäinen, kuukausittainen ja vuosittainen kassavirta.
• Ylläpidä kirjausketjuja ja noudata kirjanpitomääräyksiä.
• Automatisoi taloushallinnon prosessit ja vähennä kirjanpitovirheitä.
• Paranna budjetointia, ennustamista ja suunnittelua.
• Nopeuta tilinpäätös- ja raportointitoimintoja.
• Generoi reaaliaikaisia analyyseja strategista päätöksentekoa varten.
• Varmista ESG:n ja kestävän kehityksen raportoinnin vaatimustenmukaisuus.

Taloushallinnon ohjelmisto voi olla osa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), joka yhdistää taloudelliset ja operatiiviset tiedot ja tarjoaa tiimeille kattavan näkymän liiketoimintaan. Erillisiä taloussovelluksia voidaan myös yhdistää tukemaan monimutkaisempia prosesseja. Talousjohtajat valitsevat yhä useammin pilvi-ERP:n ja taloushallinnon ohjelmistoja, jotka skaalautuvat nopeasti vastaamaan kasvuun ja tarjoavat toimintoja eri maantieteellisille alueille, kielille, valuutoille ja säännöksille.

Taloushallintojärjestelmän olennaiset osat

Tehokas taloushallintojärjestelmä tarjoaa yrityksille täyden valikoiman kirjanpito-ohjelmistoja ja yhden tietolähteen. Järjestelmässä on monia erilaisia työkaluja, jotka voidaan ryhmitellä seuraaviin neljään luokkaan:

• Yleinen kirjanpito ja tilinpäätös: Kirjanpidon ja tilinpäätöksen työkalut tukevat olennaisia kirjanpitotoimintoja, kuten pääkirjaa, ostoreskontraa, myyntireskontraa (AR) ja palkanlaskentaa. Ne auttavat tiimejä luomaan raportteja, luomaan tilinpäätöksiä tuotoista, kuluista ja saldoista sekä sulkemaan kirjanpidon nopeasti ja vähemmällä vaivalla. Verojen hallintatoimintojen avulla voidaan myös varmistaa verojen oikeellisuus ja vaatimustenmukaisuus.

• Tuoton, kassan ja rahoituksen hallinta: Tuottokirjanpidon työkalujen avulla taloushallinnon tiimit voivat automatisoida laskutusprosesseja, tarkastella ajan tasalla olevia maksuja ja varmistaa tuoton toteutumista koskevien lakisääteisten määräysten, kuten IFRS 15:n ja ASC 606:n, noudattamisen. Kassan ja rahoituksen hallinnan työkalujen avulla tiimit voivat ennustaa kassavirtaa, parantaa likviditeettiä ja vähentää riskejä ennakoivasti. Tämä ohjelmisto integroituu myös pankkijärjestelmiin, joten käyttäjät voivat saada reaaliaikaisen näkyvyyden pankkisaldoihin ja yksinkertaistaa täsmäytystä tileillä.
• Taloudellinen suunnittelu ja analysointi: Nämä suunnittelu-, ennuste-, budjetointi- ja analyysityökalut auttavat talousjohtajia ja heidän tiimejään tukemaan yrityksen yleistä taloudellista kuntoa. FP&A-ohjelmisto on kriittinen kustannusten ja kannattavuuden analysoinnissa, suorituskyvyn parantamisessa, tulevien olosuhteiden ennustamisessa ja navigoinnissa sekä nopean ja tarkan päätöksenteon tuen tarjoamisessa C-ohjelmistopaketille. Se tukee myös moniskenaarion suunnittelua ja yhteistyötä taloushallinnon ja kaikkien muiden osastojen välillä.
• Hallinnointi, riskit ja vaatimustenmukaisuus (GRC): GRC-työkalut auttavat tiimejä kohdistamaan organisaation toiminnot liiketoiminnan tavoitteisiin, tunnistamaan ja vähentämään erityyppisiä riskejä ja varmistamaan lakien ja määräysten noudattamisen – GDPR:stä ja SOX:stä kansainvälisiin kauppasopimuksiin. Synkronoimalla tietoja yrityksen hallinnointi-, riskienhallinta- ja vaatimustenmukaisuustoimintojen välillä yritykset voivat toimia tehokkaammin, navigoida epävarmuudessa ja toimia rehellisesti.

Digitaalisen rahoituksen muutos ja uudet teknologiat

Monet yritykset ovat vielä varhaisessa vaiheessa soveltamassa digitaalisia teknologioita, kuten pilviteknologiaa, laajennettua analytiikkaa, tekoälyä, mukaan lukien generatiivista tekoälyä ja agenttista tekoälyä, ja robottiprosessien automatisointia (RPA) taloushallintoprosesseihin. Nämä yritykset ovat suuren muutoksen kärjessä, ja painostus on päällä. Talousjohtajien ja heidän tiimiensä odotetaan tarjoavan yritykselle yhä enemmän nopeaa päätöksentekotukea, mutta covid-19-pandemiasta saadut kovat kokemukset pakottavat johtajat nopeuttamaan rahoitusalan muutosta ja uuden teknologian käyttöönottoa.

On helppo nähdä miksi. Digitaalinen taloushallinnon muutos tarjoaa nopean älykkyyden, erittäin tarkan ennustemallinnuksen, ketterämmät ja automatisoidut prosessit sekä reaaliaikaisen raportoinnin. Hyödyt auttavat yrityksiä navigoimaan taloudellisessa epävarmuudessa, muuttuvissa sääntelyvaatimuksissa ja hybridityöympäristöjen vaatimuksissa. Erityisesti tekoäly on taloushallinnon muutoksen liikkeellepaneva voima, joka mullistaa täysin taloushallinnon analytiikan, automaation ja kaikki prosessit tilinpäätöstoiminnoista riskien vähentämiseen ja vaatimustenmukaisuuteen.

• Pilvitaloushallinto: Skaalautuvuuden, kustannustehokkuuden ja suurempiin tietolähteisiin yhdistämisen lisäksi ERP-pilviratkaisun taloushallinto tarjoaa turvallisen pääsyn järjestelmään mistä tahansa – mikä on erityisen tärkeää nyt, kun niin monet työntekijät työskentelevät etänä. Pilvi on perusta uusille ja älykkäille teknologioille, kuten tekoäly, koneoppiminen ja kehittynyt analytiikka.
• Kehittynyt taloushallinnon analytiikka: Tekoälyn ja koneoppimisen tarjoamat taloushallinnon analyysit voivat tuottaa valtavia jäsenneltyjä ja jäsentämättömiä tietoja organisaation sisältä ja ulkopuolelta lähes reaaliajassa. Näiden analyysien avulla taloushallinnon ammattilaiset voivat luoda tarkempia ennusteita ja suunnitelmia, mallintaa tulevia skenaarioita, ymmärtää mahdollisten päätösten taloudellisia vaikutuksia, generoida on-demand-raportteja sekä ennustaa riskejä ja mahdollisuuksia. Viime kädessä edistyneen talousanalytiikan avulla voidaan ohjata liiketoimintaa oikeaan suuntaan ja varmistaa pitkän aikavälin kestävyys.
• Taloushallinnon automaatio: Yhdeksänkymmentä prosenttia yrityksen ohjaimista käyttää pian RPA:n ja AI:n yhdistelmää automatisoidakseen kaiken talousraporteista ja tilinpäätöksistä verojen valmisteluun ja palkanlaskentaan. RPA-botit eivät ainoastaan automatisoi toistuvia tehtäviä ja vapauta työntekijöitä keskittymään arvokkaampaan työhön - he voivat suorittaa enemmän työtä nopeammin, minimoida kustannuksia ja virheitä, optimoida työnkulkuja ja orkestroida toimintoja eri ihmisbottiryhmissä.
• Lohkoketju: Rahoitusalalla lohkoketjuteknologia tarjoaa uusia läpinäkyvyyden, tehokkuuden ja turvallisuuden tasoja. Rahoitustiimit voivat esimerkiksi käyttää lohkoketjua luodakseen yksittäisen muuttumattoman pääkirjan, joka on aina ajan tasalla eikä vaadi täsmäytyksiä. Blockchain-pohjaisia älykkäitä sopimuksia – sopimuksia, jotka suoritetaan automaattisesti, kun ennalta määritetyt ehdot täyttyvät – voidaan myös käyttää automatisoimaan ja nopeuttamaan toimintoja, kuten maksujen käsittelyä ja säännösten noudattamista.
• Älykäs automatisointi: taloushallinnon tiimit hyödyntävät tekoälyä ja koneoppimista yksinkertaistaakseen rutiininomaisia prosesseja, kuten laskujen täsmäytystä, tilinpäätöstä, käyttöomaisuuden poistoa ja kassan sovellusta. Tiimit voivat esimerkiksi integroidun koneoppimisen avulla täsmäyttää saapuvat maksut laskuihin automaattisesti, mikä vähentää myyntisaamisten kiertoaikaa ja minimoi manuaalisen työmäärän.
• API-integraatio ja sulautettu taloushallinto: Nykyaikaiset taloushallinnon ekosysteemit perustuvat API-ensiarkkitehtuureihin, jotka integroivat ERP:n, rahoituksen, laskutuksen ja ulkoiset järjestelmät reaaliaikaisesti. API-ohjatut työnkulut ja tapahtumaperusteiset integraatiot eri sovellusten välillä auttavat edistämään saumattomia tilinpäätöksiä, reaaliaikaisia maksuja, älykästä kaupankäyntiä ja integroituja ominaisuuksia, kuten tilausten laskutusanalyyseja. Näin taloushallinnon tiimit voivat integroida rahoituspalvelut suoraan operatiivisiin sovelluksiin ja tarjota kokonaisvaltaista automatisointia eri prosesseissa.
• ESG ja kestävän kehityksen raportointi: ESG-mittarit sisältyvät suoraan talousraportointiin, ja niiden avulla organisaatiot voivat seurata päästöjä, energiankäyttöä ja kestävää kehitystä keskeisten taloudellisten tunnuslukujen rinnalla. Konserniraportointi automatisoi ESG-tietojen koonnin, integroi sen taloushallinnon konsolidointiin ja tukee vaatimustenmukaisuuden kehyksiä, kuten CSRD:tä. Rahoitustiimit voivat simuloida hiilikustannusten taloudellisia vaikutuksia suunnittelun ja sulkemissyklien aikana, mikä edistää läpinäkyvää kestävyyttä koskevaa tiedonantoa ja ESG:hen liittyvää päätöksentekoa.

Parhaat pilvipohjaiset taloushallinnon järjestelmät upottavat nyt älykkäitä teknologioita, kuten edistyneen analytiikan, tekoälyn, koneoppimisen ja lohkoketjun suoraan työkaluihinsa – mikä nopeuttaa merkittävästi taloushallinnon muutosta ja tarjoaa nopeaa aikaa arvon ja sijoitetun pääoman tuottoon.

SAP-tapahtuma

SAP Finance -innovaatioiden käytön aloittaminen

Käytä strategioita ja ratkaisuja, jotka auttavat talousjohtajia modernisoimaan tekoälyn, automaation ja edistyneen analytiikan avulla pitkän aikavälin menestystä varten.

Lue lisää

Automaatiosta kokemuksiin: tekoälyn kasvava rooli modernissa taloushallinnossa

Tekoäly muuttaa taloushallintoa upottamalla älykkäitä toimintoja ydinprosesseihin tilinpäätöksestä ja konsolidoinnista suunnitteluun, riskienhallintaan ja ESG-raportointiin – mikä parantaa tarkkuutta, tehokkuutta ja strategisia analyyseja. Automatisoimalla rutiinitehtäviä ja tuottamalla ennakoivia analyyseja tekoäly mahdollistaa nopeammat ja tarkemmat toiminnot sekä parantaa vaatimustenmukaisuutta ja asiakaskokemusta. Näiden edistysaskelten ansiosta rahoitustiimit voivat siirtyä tapahtumatyöstä kohti strategista arvonluontia, edistää älykkäämpiä päätöksiä ja kestävää kasvua.

Seuraavassa on vain muutamia esimerkkejä siitä, miten tekoäly mullistaa kaikki taloushallinnon osa-alueet.

• Automatisoitu tilinpäätös: tekoäly kohdistaa tehtäviä ja automatisoi täsmäytyksiä, lyhentää sykliaikoja ja parantaa tarkkuutta.
• Älykäs kassa- ja työpääomaennuste: Ennakoiva analytiikka optimoi maksuvalmiuden ja tarjoaa reaaliaikaisia kassatietoja.
• Tekoälyavusteinen tuoton toteutumisen ja quote-to-cash-optimointi: koneoppiminen parantaa tilauslaskutusta ja tuottosyklin hallintaa.
• Ennakoiva suunnittelu ja ennusteet: tekoäly automatisoi skenaariomallinnuksen ja toimittaa ennakoivia analyyseja budjetointia varten.
• Poikkeamien havaitseminen ja vaatimustenmukaisuuden valvonta: Tekoäly merkitsee epätavallisia tapahtumia ja tukee sisäisiä tarkastuksia.
• Integroitu ESG ja hiililaskenta: tekoäly yhdistää kestävän kehityksen mittarit taloustietoihin läpinäkyvää raportointia varten.
• Asiakaspalvelun laajennus: talousalustoihin integroidut tekoälyä käyttävät chatbotit ja virtuaaliset avustajat tarjoavat välittömiä vastauksia laskutuskyselyihin, maksun tilaan ja tiliongelmiin, vähentävät puhelinpalvelukeskuksen kuormitusta ja parantavat asiakastyytyväisyyttä.
• Rahoitustuotteiden ja -palvelujen innovaatiot: Tekoäly auttaa taloustiimejä tutkimaan uusia liiketoimintamalleja tarjoamalla dataan perustuvia tietoja ja simulointeja sekä tukemalla markkinatrendien, asiakaskäyttäytymisen ja riskiskenaarioiden nopeaa analysointia.

Taloushallinnon järjestelmät ovat kehittyneet kirjanpidon perustyökaluista älykkäiksi alustoiksi, jotka upottavat edistyneen analytiikan, tekoälyn, generatiivisen tekoälyn ja koneoppimisen suoraan taloushallinnon prosesseihin. Nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä – geopoliittisen epävarmuuden, markkinoiden volatiliteetin ja muuttuvien säännösten keskellä – näiden innovaatioiden hyväksyminen ei ole enää valinnaista, vaan se on edellytys pitkän aikavälin kestävyydelle ja menestykselle.

Taloushallinnon usein kysytyt kysymykset