Globaalien toimitusmarkkinoiden jatkuvan heilahtelun ja nopeasti muuttuvien liiketoimintavaatimusten myötä hankinnasta on tullut uskomattoman monimutkaista. Yritykset tarvitsevat paremman tavan hallita toimituspohjaansa ennakoivasti ja optimoida ostomenonsa. Tässä loistaa kategorioiden hallinta – ja miksi siitä on tullut kriittinen paras käytäntö niin monelle yritykselle tänään.

Tavararyhmänhallinnan määritys

Kategorian hallinta on tavaroiden ja palvelujen hankintaprosessi ryhmittelemällä ne luokkiin samankaltaisten ominaisuuksien, kuten tyypin, arvon, toimittajan, riskin, sijainnin tai osaston, perusteella. Tämän prosessin avulla on helpompi ymmärtää ja hallita kunkin kategorian kokonaiskäyttökustannuksia sekä maksimoida säästöt ja arvo kunkin oston osalta. Kategorioiden hallinnan avulla yritykset voivat myös virtaviivaistaa hankintaprosessia, vahvistaa toimittajasuhteita, parantaa menoanalyysia, vähentää riskejä ja paljon muuta.

Tavararyhmänhallinnan kehitys

Kategorioiden hallintaa kehitettiin 1980-luvulla, ja se on perinteisesti ollut manuaalinen hanke, jossa erilliset laskentataulukot, asiakirjat ja esitykset ovat olleet irrallisia ja aikaa vieviä. Tietojen manuaaliseen keräämiseen, analysointiin ja raportointiin käytetty aika tarkoitti sitä, että hankintatiimeillä oli vähemmän aikaa käyttää strategiaan ja arvon toteutumiseen.

Nopeasti eteenpäin tähän päivään: kategorianhallintaohjelmisto voi automatisoida ja nopeuttaa monia tämän prosessin vaiheita. Sen avulla kategorioiden hallinnoijat voivat analysoida suuria tietomääriä ja virtaviivaistaa kategorian strategioiden kehittämistä, suoritusta ja valvontaa, jotta he voivat tulla paljon tehokkaammiksi ja strategisemmiksi päivittäisissä tehtävissään. Nykyaikaiset ratkaisut tarjoavat kategorian tietoja, prosessiohjeita, malleja, tekoälypohjaisia suosituksia ja paljon muuta auttaakseen esimiehiä saavuttamaan ja usein ylittämään menojen hallinnan tavoitteet.

Kategorian hallinta vs. strateginen kilpailutus

Kategorioiden hallinnan ja strategisen hankinnan termejä käytetään joskus keskenään, mutta ne eivät ole sama asia. Strateginen hankintalähteen määritys on hankintaprosessi, jossa valitaan oikeat toimittajat ja neuvotellaan parhaat hinnat organisaation lyhyen aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategisen hankinnan ensisijainen tavoite on kustannusten alentaminen. Kategorioiden hallinta puolestaan segmentoi ostot kategorioihin auttaakseen päälliköitä tunnistamaan mahdollisuuksia säästää rahaa ja parantaa laatua, toimittajien suorituskykyä ja tehokkuutta. Kategorian hallinta on jatkuva prosessi, joka toteutetaan pitkällä aikavälillä, ja se sisältää usein strategisen hankinnan varhaisena askeleena.

Kategorioiden hallinnan 6 parasta etua

Vähennettyjen irtisanomisten ja yksinkertaisempien toimittajaneuvottelujen ansiosta kategoriavetoiset hankinnat tarjoavat lukuisia selkeitä etuja, jotka voivat auttaa ostoryhmiä toimimaan tiukemmin ja tunnistamaan uusia mahdollisuuksia:

1. Parannetut tiedot. Luokiteltujen menojen ja kaikkien liittyvien toimittajien keskitetyn yhteyspisteen avulla yritykset voivat saada paremman käsityksen kustannuksista, toimittajien suorituskyvystä ja mahdollisista toimitusketjun ongelmista. Lisäksi sopimusten, hintojen ja markkinatrendien syvällistä tuntemusta voidaan käyttää parempien ja kannattavampien hankintapäätösten tekemiseen.
2. Säästöt lisääntyivät. Luokittelun mahdollistaman kategorian asiantuntemuksen ja näkemysten perusteella päälliköt voivat neuvotella parempia hintoja ja parantaa suorituskykyä kustannusten vähentämiseksi. Ja koska johtajat tekevät ostoksia pitkällä aikavälillä, he voivat hyödyntää mittakaavaetuja säästääkseen rahaa entisestään.
3. Vähentynyt riskipisteytys. Perehtymällä perusteellisesti kuhunkin toimittajaan ja tehokkaisiin pitkäaikaisiin työsuhteisiin kategoriatiimit voivat omaksua proaktiivisemman lähestymistavan toimittajien hallintaan ja vähentää tuntemattomien tai yökohtaisten toimittajien kanssa asioinnin riskiä.
4. Hankintojen tehostaminen. Aikaan testattujen, digitalisoitujen ja automatisoitujen prosessien avulla tiimit voivat reagoida nopeammin markkinoiden muutoksiin ja vapauttaa aikaa lisäarvoa tuottaviin toimintoihin.
5. ESG:n ja SR:n sitoumusten parempi noudattaminen. Kategorioiden tavoitteiden yhdenmukaistaminen, avoimuus ja seuranta helpottavat yritysten sitoutumista ympäristö- ja yhteiskuntavastuuseen.
6. Menojen kasvu hallinnassa. Älykkään automatisoinnin avulla hankinta voi hallita suurempaa määrää kategorioita ja viime kädessä lisätä menoja hallinnassa.

Hankintatyyppien tyypit

Luokkaryhmittelyt voivat vaihdella yrityksittäin toimialasta, menopolitiikasta ja tietyistä markkinoista riippuen. Yleensä kukin hankintaluokka koostuu ryhmästä tuotteita tai palveluja, joilla on samanlaisia ominaisuuksia, kuten tyyppi, toimittaja, arvo, sijainti tai osasto. Esimerkiksi HR, teknologia, huolto ja matkustaminen ovat yleisiä kategorioita.

On myös tavallista jakaa suorat ja epäsuorat menot omiin kategorioihinsa. Suorat menot koskevat ydinliiketoimintatuotteiden ja -palvelujen, kuten raaka-aineiden ja pakkaustarvikkeiden, tarvitsemia rivejä. Sen sijaan epäsuorat menot liittyvät päivittäistä liiketoimintaa tukeviin tavaroihin ja palveluihin, kuten toimistotarvikkeisiin. Epäsuorien menojen ryhmittely, jota hallinnoidaan usein siiloissa koko liiketoiminnassa, voi auttaa standardoimaan ja alentamaan epäsuoria hankintakustannuksia.

Jotkut yritykset käyttävät globaalia standardia, kuten UNSPSC:tä (United Nations Standard Products and Services Code), jonka avulla ne voivat määrittää kategoriansa, mutta useimmat niistä luovat oman sisäisen menojen taksonomian. Riippumatta kategorioiden täsmällisestä koostumuksesta menestyksekkääseen kategorioiden hallintaan sisältyy vakiokehyksen soveltaminen liiketoiminnan harjoittamiseen tarvittavien tavaroiden ja palvelujen segmentointiin.

3 avainaskelta tavararyhmänhallintaprosessissa

Vaikka prosessi voi vaihdella organisaatioiden välillä, kategorioiden hallinta sisältää yleensä kolme vaihetta:

1. Määritä kategoriaprofiilit. Aluksi tiimit analysoivat nykyisiä menoja ja punnitsevat erilaisia tekijöitä – riskeistä ja määräyksistä liiketoimintalogiikan tasaamiseen – kategorioiden tunnistamiseen. Tuloksena on oston yhdistetty kategoriataksonomia, jota voidaan käyttää koko organisaatiossa.
2. Muotoile ja suunnittele strategia. Tässä askeleessa tiimit arvioivat kategorioitaan hinnoittelun, toimittajan suorituskyvyn, tarjonta- ja tarve-ennusteiden ja muiden tekijöiden perusteella – ja tunnistavat mahdollisuuksia menojen optimointiin ja arvon lisäämiseen. Näiden tietojen perusteella he luovat päästrategian kunkin kategorian tavoitteiden saavuttamiseksi jaoteltuna erityisiin taktiikoihin ja vaiheisiin.
3. Suorita strategia ja valvo tuloksia. Lopuksi strategia käynnistetään ja tuloksia, toimittajia, liiketoiminnan tarpeita ja markkinoita seurataan jatkuvasti, joten tiimit voivat reagoida nopeasti muutoksiin ja optimoida kategoriastrategioita tarpeen mukaan.

Mitä etsiä kategorianhallintaohjelmistosta

Kategorian hallintaohjelmisto on suunniteltu keskittämään, digitalisoimaan ja virtaviivaistamaan kaikkien kategorian strategioiden prosesseja – ja tarjoamaan käytännöllisiä oivalluksia niiden hiomiseen ja parantamiseen. Tätä varten parhaat ratkaisut sisältävät vähintään seuraavat ominaisuudet:

• Automatisointi. Älykkäästi automatisoidut prosessit kategorian menoprofiilien luontia ja strategioiden kehittämistä ja suorittamista varten.
• Vaiheittaiset ohjeet. Järjestelmäpohjaiset suositukset, ohjatut prosessit ja parhaiden käytäntöjen mallit, työkalut ja kehykset.
• Reaaliaikainen seuranta ja analytiikka. Kyky valvoa ja analysoida markkinatietoja, kategorioita, hintoja, toimittajien suorituskykyä, tuloksia ja paljon muuta reaaliajassa.
• Strategian suoritus. Työkalut, joilla strategiat, suunnitelmat ja hankkeet voidaan muuntaa helposti kilpailutusprojekteiksi tai -tapahtumiksi.
• Integraatio. Saumaton integraatio hankintalähteen määrityksestä maksuun ja muihin toimittajien hallintaratkaisuihin.
• Tekoäly. Sisäänrakennettu, tekoälypohjainen mahdollisuusanalyysi ja menotietoihin ja muihin tekijöihin perustuvat suositukset sekä suunnitelma integroida suuriin kielimalleihin, kuten ChatGPT:hen, auttamaan strategian luonnissa.

Tehokkaan kategorioiden hallinnan strategian parhaat käytännöt

Voittavan kategorian strategian kehittäminen onnistuu nopeammin seuraavilla parhailla käytännöillä:

• Luo oma kategorioiden hallinnoija ja tiimi. Koska suuret kategoriat ja strategiset menoalueet vaativat aikaa ja erikoistumista, tehokkaampi prosessi onnistuu, kun asiaan perehtynyt tiimi koostuu asianomaisten osastojen osaavista sidosryhmistä. Kategorioiden hallinnoija on vastuussa koko kategorian markkinoiden, määräysten ja hinnoittelutrendien valvonnasta ja ymmärtämisestä sekä lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin suunnitelmien kehittämisestä.
• Luo yhdenmukainen taksonomia koko organisaatiossa. Tämä on ratkaiseva askel, kun halutaan saada parempaa tietoa ja näkyvyyttä menoihin. Jotkut organisaatiot käyttävät ohjeena yleismaailmallisia standardeja, kuten UNSPC:tä, mutta useammin yritykset luovat omia sisäisiä kategorioitaan, jotka vastaavat paremmin niiden ainutlaatuisia tavoitteita tai toimialan tarpeita.
• Käytä automaattisia ratkaisuja menotietojen keskittämiseen. Yksi paikka tietojen seurantaan ja seurantaan helpottaa tärkeiden näkemysten löytämistä ja raportointia sekä hallintokäytäntöjen vahvistamista.
• Valjaiden tavararyhmänhallintatekniikka. Tekniikan, kuten tekoälyn, avulla tiimit voivat helpommin havaita malleja, luokitella menoja automaattisesti, järjestää toimittajia kategorian mukaan, asettaa vertailuarvoja, tehdä suosituksia, automatisoida tehtäviä ja paljon muuta.
• Pidä sidosryhmät sitoutuneina ja silmukassa. Analytiikkatyökalujen ja -ohjelmistojen avulla voidaan viestiä voitoista ja mahdollisuuksista, mikä helpottaa sidosryhmien osallistumista ja organisaation tavoitteiden saavuttamista.
• Muodosta dynaamisia toimittajasuhteita. Keskity kokonaisarvoon – ei vain kustannuksiin – ja tee avointa yhteistyötä hyvien työsuhteiden luomiseksi.
• Sisällytä kolmannen osapuolen tiedot. Kehitä mekanismi kolmansien osapuolten toimittamien relevanttien ulkoisten tietopisteiden käyttämiseksi kategoriastrategiasi täydentämiseksi.
• Hio kategorian elinkaaren prosessia jatkuvasti. Paranna sisäistä ja ulkoista data-analyysia keräämällä kategoriakohtaista älykkyyttä, parantamalla strategiaa ja suorittamalla säännöllisiä arviointeja.