Hakijan seurantajärjestelmän yleistiedot

Hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS) on henkilöstöhallinnon (HR) ohjelmistosovellus, joka auttaa organisaatioita hallinnoimaan rekrytointi- ja rekrytointitehtäviä digitaalisesti. Se toimii keskitettynä tietokantana työn ja hakijan tiedoille, joissa rekrytointilupia, ilmoituksia ja hakemuksia hallitaan ja hakijoita seulotaan ja valitaan.

ATS-järjestelmä tukee yleisten tehtävien suorittamista, kuten työnkuvausten luomista, työpaikkojen lähettämistä urasivustoille ja työpaikkailmoitustauluille, résumén skannausta, haastattelujen ajoittamista, palautteen keräämistä, taustatarkistusten suorittamista ja tarjouskirjeiden luomista sähköisillä allekirjoituksilla.

Järjestelmä hallitsee myös työnhakijoiden kokemusta. Tähän kuuluvat työnhaku, hakeminen verkossa ja hakemuksen tilan tarkistaminen sekä ilmoitusten luominen hakijoille.

Mitä hakijoiden seurantajärjestelmä tekee?

ATS toimii työnhakijoiden tietokantana, joka automatisoi ja hallitsee rekrytointiprosessiin liittyviä työnkulkuja. Sen avulla palkkaavat esimiehet ja rekrytoijat voivat leikata saatujen summien määrää, jotta he voivat keskittää aikansa pätevimpiin hakijoihin.

Koska yritykset voivat ohjelmoida liiketoimintasääntöjä ATS:ään, ne voivat varmistaa, että ne noudattavat parhaita rekrytointikäytäntöjä ja suojaavat samalla henkilötietojen hakijoiden lähettämät tiedot.

Kuka käyttää hakijoiden seurantajärjestelmää?

Kaikenkokoiset ja toimialat käyttävät hakijoiden seurantajärjestelmiä organisoidakseen, etsiäkseen ja kommunikoidakseen työnhakijoiden kanssa ja hallinnoidakseen työnhakuprosessia. Aikaisemmin suurten Fortune 500 -yritysten toimialue johtui siihen liittyvistä kustannuksista ja infrastruktuurivaatimuksista, mutta nykyään pienemmät organisaatiot voivat hyödyntää pilvipalveluna tarjottavien ohjelmistojen (SaaS) kustannussäästöjä.

Miksi ATS on tärkeä?

ATS nopeuttaa palkkausprosessia. Siirtymällä offline-prosesseista ja paperipohjaisista prosesseista automatisoituun digitaaliseen prosessiin rekrytointi- ja palkkaustehtäviä virtaviivaistetaan, aikaa vapautuu ja reiluja ja parhaiten sopivia palkkauskäytäntöjä noudatetaan.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä siitä, miten hakijoiden seurantajärjestelmä voi hyödyttää organisaatiota:

• Lisää hakijoita: ATS-järjestelmä helpottaa työnhakijoiden työnhakua ja hakemista verkossa, mikä lisää hakemusten kokonaismäärää.
• Nopeat rekrytointisyklit: Rekrytoijat voivat nopeasti etsiä koko hakijaputkesta, valita kiinnostavia ehdokkaita ja käyttää aikaansa arvokkaampaan työhön, kuten haastatteluihin, referensseihin ja tarjouksiin.
• Yhteistyön lisääminen sidosryhmien kanssa: Haastatteluvaiheessa palkkaavat päälliköt arvioivat ja antavat palautetta hakijoista ATS-järjestelmässä. Liiketoimintasäännöt voidaan määrittää automatisoimaan ehdokkaiden eteneminen seulonta- ja palkkausvaiheiden kautta.

Hakijoiden seurantajärjestelmien kehitys

Ennen internetiä ilmoitettiin avoimista työpaikoista luokitelluissa sanomalehdissä ja alan julkaisuissa. Prosessi oli paperipohjainen, mikä teki siitä aikaa vievän ja vaikeasti hallittavan. Työnhakijat eivät voineet helposti määrittää hakemuksen tilaa. Rekrytoijat ja palkkaavat esimiehet – pelkän paperikopiohakemusten määrän vuoksi – eivät pystyneet tunnistamaan pätevimpiä hakijoita.

Digitaalisen ja verkkoteknologian myötä työpaikan hakeminen helpottui huomattavasti. Maailmanlaajuiset työllisyyssivustot edistivät työmahdollisuuksia ihmisille ympäri maailmaa. Yhtäkkiä rekrytoinnista oli tullut volyymiliiketoimintaa.

Ensimmäiset hakijoiden seurantajärjestelmät kehitettiin 1990-luvun lopulla ja ne sijaitsivat tiloissa. Järjestelmissä keskityttiin käsittelemään ja tallentamaan suuri määrä vastaanotettuja tilastoja samalla kun varmistetaan palkkauskäytäntöjen noudattaminen ja johdonmukaisuus. Rekrytoijat ja palkkaavat esimiehet kokivat myös näin suuren sovellusmäärän vaikutuksen ja pian nämä järjestelmät kehittyivät tukemaan esitarkastusta, résumén skannausta, jäsennystä, automaattisia ilmoituksia ja analytiikkaa.

Nykyisin hakijoiden seurantajärjestelmät otetaan käyttöön pilvessä ja tarjotaan ohjelmistona palveluna eli SaaS-ratkaisuna, jossa on tekoälyominaisuuksia. Pilvipohjainen ATS-järjestelmä poistaa suuret käyttöönottokustannukset ja tehottomat prosessit, mikä vähentää riippuvuutta tietotekniikasta.

ATS-teknologia on kehittynyt tukemaan nykyaikaisia rekrytointivaatimuksia, joita voivat olla muun muassa seuraavat:

• Tekoälyavusteiset työnkulut: virtaviivaista palkkaamista tekoälyyn perustuvalla täsmäytyksellä, automaattisella seulonnalla, haastattelujen aikataulutuksella ja digitaalisella tarjousten hallinnalla päätösten nopeuttamiseksi ja henkilöstösuunnittelun tukemiseksi.
• Virtuaalinen rekrytointi: Tuetaan etätyöpaikka- ja rekrytointitoimia, kuten urasivustoja, työnhakijaviestintää, tarjouksia ja haastatteluja.
• Joukkorekrytointi: Houkuttele, seulo ja vuokraa suuria määriä hakijoita nopeasti tietyille toimialoille, kuten terveydenhuoltoon, päivittäistavaraan, sähköiseen kaupankäyntiin ja teknologiaan.
• Suuret hakijamäärät: Tarkastellaan suuria määriä hakijoita tiettyihin avauksiin.
• Sisäiset rekrytoinnit: Tunnista työntekijät sisäisen etenemisen edistämiseksi.
• Monimuotoisuus ja osallistaminen: Varmistetaan yhdenmukaisuus yrityksen rekrytointialoitteiden ja puolueettomien rekrytointikäytäntöjen kanssa.

ATS tukee rekrytointiprosessia työpaikan avaamisesta tarjouskirjeen esittämiseen. Koska rekrytointitiedot ovat henkilötietoja, hakijoiden seurantajärjestelmät auttavat yrityksiä noudattamaan tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, kuten GDPR:ää.

ATS:n käyttötapaukset

Rekrytoijat ovat ATS-järjestelmän aktiivisimpia käyttäjiä. He käyttävät järjestelmää päivittäin rekrytointilupien hallintaan, avointen julkaisujen suorittamiseen, hakijoiden tarkasteluun ja ehdokkaiden etenemisen hallintaan rekrytointi- ja palkkausvaiheissa.

Palkkaavat esimiehet käyttävät ATS:ää osallistuakseen rekrytointiprosessiin. Järjestelmä antaa heille suoran pääsyn aktiivisiin rekrytointilupiin työnkuvausten, hakijoiden ja summien tarkastelemiseksi sekä kunkin ehdokkaan tilan tarkastelemiseksi. ATS:stä tuotetaan tietoa haastattelujen valmistelemiseksi ja tekemiseksi sekä haastattelun jälkeisen kvantitatiivisen ja laadullisen palautteen tallentamiseksi.

Työnhakijat käyttävät ATS-järjestelmää työpaikkojen hakemiseen, hakemuksen tilan tarkistamiseen ja työtarjousten hyväksymiseen.

Mitä etsiä, kun harkitaan ATS

Hakijoiden seurantajärjestelmiä tarjotaan erillisinä ratkaisuina tai ne voidaan sisällyttää osaksi päästä päähän - rekrytointiohjelmistoalustaa, joka sisältää valmiudet ehdokassuhteiden hallintaan (CRM).

CRM-ohjelmistoa käytetään usein rinnakkain ATS-järjestelmän kanssa. Toisin kuin ATS-järjestelmää, näitä järjestelmiä käytetään houkuttelemaan lahjakkuuksia ja luomaan suhteita hakijoihin, jotka ovat siirtyneet ehdokkaan tilaan. Työnhakijasuhteiden hallintajärjestelmät keskittyvät työnhakijoiden sitoutumiseen ja positiivisen rekrytointikokemuksen luomiseen.

Jotkut organisaatiot pitävät parempana itsenäisen ATS-hakemuksen yksinkertaisuutta ehdokastietojen hallinnassa. Tässä vaihtoehdossa on kuitenkin joitakin rajoituksia. Vaikka nämä järjestelmät riittävät aktiivisten ehdokkaiden käsittelyyn, ne eivät tarjoa passiivisten lahjakkuuksien sitouttamiseen ja vaalimiseen tarvittavia valmiuksia.

Rekrytointiohjelmisto, joka sisältää ATS- ja CRM-toiminnot, tarjoaa parhaan joustavuuden ja tehokkuuden koko hakemuksesta ehdokkaaseen -matkan aikana. Yhdistettyihin etuihin kuuluvat:

• Kehittyneiden urasivustojen käyttö
• Räätälöidyt kohdesivut
• Sähköpostimarkkinointikampanjat
• Suuremmat lahjakkuusvarannot
• Esivalittujen ehdokkaiden suurempi kiinnostus ja sitoutuneisuus
• Nopeammat työhönottojaksot
• Yhteistyön lisääminen sisäisten sidosryhmien kanssa

Kokonaisvaltainen rekrytointiratkaisu vähentää kustannuksia ja poistaa monimutkaisuuden useiden järjestelmien hallinnassa rinnakkain.

Muita näkökohtia ovat:

• Skaalautuvuus: Organisaation rekrytointitarpeet vaihtelevat, joten ohjelmiston on oltava ketterä ja skaalautuva.
• Integraatio: Määritä etukäteen, miten teknologia integroituu muihin rekrytointiohjelmistoihin sekä henkilöstöteknologian kokonaisinfrastruktuuriin. Nämä integraatiot tukevat manuaalisten tietoprosessien poistamista ja kykyä yhdistää rekrytointitiedot työntekijätietoihin.
• Käyttäjän vaatimukset: Ota huomioon kaikki käyttäjät – hakijat, rekrytoijat, palkkaavat esimiehet – ja varmista, että ATS pystyy tarjoamaan tehokkaan ja positiivisen kokemuksen kaikille.

Mitkä ovat ATS:n ja CRM:n sisältävän kokonaisvaltaisen rekrytointialustan ominaisuudet?

Tässä on yleiskatsaus yhdistetyistä ominaisuuksista ja toiminnoista, joita voit hyödyntää kattavan rekrytointiratkaisun avulla:

Positiosta kirjaus

• Luo työnkuvauksia, jotka korostavat ensisijaisia kompetensseja.
• Tunnista sukupuolisyrjintä ja palkkavertailuarvot automaattisten skannausten avulla.
• Luo työnhakijoille työnantajabrändätty verkkosivusto.
• Luo ja hallitse ilmoituksia urasivustoilla ja työpaikkailmoitustauluilla.
• Käytä konfiguroitavia sovelluksia hankintaehdotusta kohti (mobiilisovellus, pikasovellus, monivaiheinen).

Arvioidaan hakijoita

• Hae ulkoisia ja sisäisiä sovelluksia käyttämällä yhtä tietokantaa.
• Määritä hakemusta edeltävät seulontakysymykset kullekin julkaisulle.
• Automatisoi résumé-tietojen tallennus ja analysointi, mukaan lukien jäsennys.
• Vastaanota kustakin roolista yksilöllistettyjä automaattisia ilmoituksia ja hälytyksiä.
• Tarjoa turvallinen pääsy kolmannen osapuolen toimistoille.
• Luo reaaliaikaisia raportteja ja analyyseja koko rekrytointiprosessin ajan.

Haastattelemalla ehdokkaita

• Ajoita haastatteluja ja seuraa etenemistä.
• Kerää palautetta ja yhdistä automaattisesti ehdokkaan arviot.
• Tarjoaa turvallisen pääsyn ehdokasportaaliin nykyisiä tietoja ja tilaa varten.

Palkkaaminen ja perehdytys

• Käytä brändättyjä mallipohjia ja lomakkeita, joissa on esitäytettyjä tietoja.
• Luo ja esittele tarjouskirjeitä, joissa on sähköiset allekirjoitusominaisuudet nopeampaa kääntämistä varten.
• Automatisoi käyttöönottoprosessi.

Milloin organisaation pitäisi toteuttaa ATS-järjestelmä?

ATS-käyttöönoton tulee olla organisaatioissa, jotka kasvavat nopeasti ja joilla on kunnianhimoiset rekrytointitavoitteet, jotka korreloivat koko liiketoimintastrategian kanssa. Lisävaatimuksia voisivat olla kohdentaminen erityisosaamiseen tai -rooliin, joka on suuressa kysynnässä, joukkorekrytoinnin tukeminen tai merkittävien tehottomuuksien ratkaiseminen henkilöstöhallinnossa, jossa keskitetty tietomalli ja automatisoidut työnkulut säästäisivät aikaa ja rahaa. Nämä tehottomuudet voisivat olla:

• Rekrytointipyrkimyksiä seurataan laskentataulukossa.
• Sama työpaikkailmoitus on lähetettävä manuaalisesti useille työpaikkailmoitustauluille.
• Aikaa kuluu suuren määrän epäolennaisten sovellusten tarkasteluun.
• Palkkaavan tiimin palautetta ja päätöksiä on vaikea saada.
• Sisäisiä resursseja ei ole käytettävissä olemassa olevan urasivuston rakentamista, ylläpitoa tai parantamista varten.
• Rekrytoinnin arvon mittaaminen on vaikeaa ja epäjohdonmukaista.

Milloin päivitän ATS:n?

Monet organisaatiot päättävät päivittää olemassa olevasta ATS-järjestelmästä päästä päähän -rekrytointiohjelmistoalustaan, mukaan lukien työnhakijoiden sitouttamisominaisuudet CRM:ssä.

Vanhentunut ATS voi johtaa seuraaviin HR-tehottomuuksiin:

• Samaa työhakemusta palvellaan jokaisesta työpaikan avaamisesta.
• Palkkausprosessissa tapahtuu suuri luovutusprosentti.
• Työnhakijoiden tukeminen ja sitoutuminen on vaikeaa ja tehotonta.
• Tajuttoman vääristymän esiintymistä ei tiedetä.
• Erityiset rekrytointistrategiat, kuten joukkopalkkaus, sisäinen eteneminen ja virtuaalinen rekrytointi, ovat vaikeita tai mahdottomia.

Hakijoiden seurantajärjestelmät, erityisesti kun ne on integroitu kokonaisvaltaisiin rekrytointiratkaisuihin, tarjoavat nykyaikaisen ja turvallisen alustan HR-henkilöstölle parhaiden työnhakijoiden houkuttelemiseen, tunnistamiseen, sitouttamiseen ja palkkaamiseen. ATS-järjestelmä poistaa aikaa vievät manuaaliset prosessit, joten rekrytointityö voidaan synkronoida täydellisesti yrityksen ennustetun kasvun kanssa.