Mikä on tekoälyavustaja?

Yleiskatsaus tekoälyavustajiin

Tekoälyavustaja – jota joskus kutsutaan virtuaaliassistentiksi – on ohjelmistosovellus, joka käyttää tekoälyä ymmärtääkseen, mitä henkilö haluaa tehdä, kerätäkseen tarvittavan kontekstin ja auttaakseen suorittamaan työn järjestelmissä, joissa kyseinen työ jo sijaitsee. Tekoälyavustajat ovat yritysten tekoälyn luokka, joka on siirtynyt kysymyksiin vastaamisesta tulosten tukemiseen. He istuvat lähellä käyttäjää, lukevat liiketoiminnan kontekstia ja koordinoivat tietoja, työkaluja ja erikoistuneita agentteja, joita tarvitaan pyynnön muuttamiseksi tulokseksi.

Tekoälyavustajat suorittavat kolme päätehtävää:

• Ymmärrä tarkoitus: Tekoälyavustajat tulkitsevat luonnollisella kielellä esitettyjä pyyntöjä, tunnistavat pyyntöjen taustalla olevan roolin ja tehtävän ja selventävät epäselvyyksiä ennen toimimista.
• Koordinoi kontekstia: Tekoälyavustajat muodostavat yhteyden liiketoimintajärjestelmiin, nostavat esiin olennaista dataa ja reitittävät työn oikeille työkaluille, sovelluksille tai agenteille.
• Tue tuloksia: Tekoälyavustajat tuottavat hyödyllisiä artefakteja, kuten yhteenvetoja, suosituksia, luonnoksia ja suoritettuja vaiheita, pitäen samalla ihmisen ajan tasalla harkintaa varten.

Jotkin tekoälyavustajien toiminnot menevät päällekkäin chatbottien, apupilottien, automaation ja tekoälyagenttien toimintojen kanssa, joten ihmiset usein sekoittavat ne.

Tekoälyavustaja vs. chatbot vs. automaatio vs. tekoälyagentti

Näitä termejä on helppo sekoittaa, mikä voi hidastaa tiimiäsi. Chatbotti, digitaalinen assistentti, tekoälyagenttija automaatio tekevät kaikki hyödyllistä työtä – mutta ne tekevät eri työtä ja sopivat liiketoimintaprosessin eri osiin.

Näitä neljää teknologiaa yhdistää se, että ne ovat tekoälyn tukemia, aikomustietoisia ja rakennettu poistamaan kitkaa työstä, joka aiemmin vaati jatkuvaa ihmisen huomiota. Tekoälyavustaja erottuu muista sen sijainnin perusteella: se sijaitsee henkilön ja järjestelmän välissä ja muuntaa aikomuksen koordinoiduksi toiminnaksi datan, työkalujen ja agenttien välillä.

Näin nykyaikaiset tekoälyavustajat oikeasti toimivat

Tekoälyavustajat yhdistävät kielen ymmärtämisen liiketoimintakontekstiin ja toimivat oppimansa perusteella. Nykyään tekoälyavustajat eivät ole yksi järjestelmä – ne koostuvat osista, jotka toimivat yhdessä muuttaakseen pyynnön tulokseksi. He käyttävät luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) tulkitakseen aikomuksia ja muodostaakseen yhteyden liiketoimintajärjestelmiin. Sitten ne luottavat generatiiviseen tekoälyyn– joka usein perustuu laajoihin kielimalleihin (LLM) – tulosten tuottamiseen ja seuraavien vaiheiden koordinointiin.

Pyynnön ymmärtäminen on yksi asia, mutta työn tekeminen on toinen. Juuri tämä erottaa nykypäivän tekoälyavustajat aiemmista keskustelutyökaluista.

Kysymyksiin vastaamisesta käytännön työn tukemiseen

Alkuaikojen avustajat vastasivat kysymyksiin. Nykypäivän tekoälyavustajat kääntävät aikomukset todellisiksi tuloksiksi, minkä vuoksi heillä on nyt merkitystä myös yritysjohtajille, ei vain IT-tiimeille. Muutos on yksinkertainen kuvailla, mutta käytännössä merkittävä. Pyyntö päättyi aiemmin vastaukseen, jonka pohjalta henkilö sitten toimi. Nykyään pyyntö usein päättyy siihen, että itse työ koordinoidaan, luonnostellaan tai valmistuu, ja käyttäjä tarkistaa ja hyväksyy sen.

Varhaiset avustajat ja chatbotit palauttivat valmiita vastauksia kiinteistä tietokannoista. Ne toimivat parhaiten kapeiden, toistuvien kysymysten kanssa ja epäonnistuivat, kun keskusteluista tuli vähemmän ennustettavia tai kun vastaus riippui reaaliaikaisista liiketoimintatiedoista.

Seuraava sukupolvi pystyisi käsittelemään monivaiheisia keskusteluja, hyödyntämään liiketoimintakontekstia ja antamaan suosituksia sekä vastauksia. Käyttäjä suoritti silti suurimman osan työstä, mutta avustaja tarjosi osuvampia lähtökohtia.

Nykypäivän tekoälyavustajat ottavat vastaan pyynnön, käyttävät liiketoimintakontekstia määrittääkseen, mitä on tehtävä, ja koordinoivat työtä eri järjestelmien välillä. He tiivistävät, luonnostelevat ja luovuttavat monivaiheisia tehtäviä erikoistuneille edustajille ja esittelevät sitten tuloksen tarkistettavaksi.

Painopiste on siirtynyt vastaamisesta tulosten tukemiseen, mikä on tehnyt tekoälyavustajista hyödyllisiä yritysjohtajille talous-, henkilöstö-, hankinta- ja operatiivisissa tehtävissä, ei vain IT-alan johtajille.

Missä tekoälyavustajat tuottavat eniten arvoa tänä päivänä

Selkein tapa arvioida tekoälyavustajaa on tarkastella sen tukemaa työtä niissä paikoissa, joissa työtä todella tapahtuu. Yritysten tekoäly näkyy eri muodoissa eri toiminnoissa, mutta sen perimmäinen tehtävä on sama: lukea pyyntö, kerätä liiketoimintakonteksti, koordinoida työtä eteenpäin vievää dataa ja agentteja sekä palauttaa tulos ihmiselle arviointia ja lopullista päätöksentekoa varten. Viisi liiketoiminta-aluetta on toiminut alustavina koekentäinä – jokainen siksi, että työ on laajamittaista, konteksti on monipuolinen ja mahdollisuus kiihdyttää tuloksia skaalautuvasti on merkittävä.

• Talous: Tekoälyavustajat tukevat kirjanpidon päättämistä, poikkeamakommenttien laatimista, perintätoimien nopeuttamista, kassan ja likviditeetin hallintaa sekä vero- ja vaatimustenmukaisuustyön tukemista säännösten muuttuessa.
• Henkilöstöhallinto: Tekoälyavustajat tukevat perehdytystä, työntekijöiden käytäntöihin liittyviä kysymyksiä, suoritus- ja palkitsemissyklejä, palkanlaskentavalmiutta, rekrytointia ja rutiininomaisia HR-palvelupyyntöjä, jotka vievät suhteettoman osan tiimin päivästä.
• Hankinta: Tekoälyavustajat tukevat laajempaa menojen elinkaarta, mukaan lukien hankintapäätökset, toimittajien löytäminen, tarjouspyyntöjen (RFP) laatiminen, sopimusten luominen, hankinta- ja hyväksyntäohjeet sekä laskutus, joka päättää tapahtuman.
• Asiakaskokemus: Tekoälyavustajat tukevat palvelutapausten triagea, vastausten laatimista, tapausten yhteenvetoa, itsepalveluohjausta, asiakaspalvelijan avustamista asiakaskeskustelun aikana sekä siihen liittyvää kampanjoiden ja tilausten koordinointia.
• Toimitusketju:Tekoälyavustajat tukevat kysynnän suunnittelua, valmistusta ja omaisuuden hallintaa, varastointia ja kuljetusta, toimittajariskien seurantaa sekä poikkeusten käsittelyä, joka tukee toimitusta eri tehtaissa, varastoissa ja kuljetusliikkeissä.

Kaikissa viidessä toiminnossa kaava toistuu: avustaja on taso, joka kerää kontekstin, koordinoi työtä ja antaa lopullisen päätöksenteon liiketoiminnan käyttäjälle. Toiminnot eroavat toisistaan; ohjeen malli ei.

Avustajaominaisuudet

Kaikki tekoälyavustajat eivät ole yhtä kyvykkäitä. Tehokkaimmat avustajat yhdistävät useita ominaisuuksia auttaakseen ihmisiä löytämään tietoa, suorittamaan töitä ja tekemään päätöksiä liiketoimintaympäristössä. Kolme ominaisuutta ovat erityisen tärkeitä yritysympäristöissä.

• Tiedolliset kyvyt: Avustajien on ymmärrettävä, haettava, syntetisoitava ja perusteltava tietoa. Ne hyödyntävät sisäisiä asiakirjoja, strukturoitua liiketoimintadataa ja tarvittaessa ulkoisia lähteitä vastausten, suositusten ja näkemysten antamiseksi. Yleinen esimerkki on kilpailijan briifin kokoaminen sisäisestä tutkimuksesta ja ulkopuolisista lähteistä. Tuloksena on tietoa, jota ihmiset voivat käyttää suoraan.
• Työnkulkuominaisuudet: Assistenttien on autettava työn siirtämisessä liiketoimintaprosessien läpi. Ne tukevat toimintoja, kuten luonnostelua, reititystä, hyväksyntöjä, tilapäivityksiä, raportointia ja poikkeusten hallintaa. Ne voivat myös koordinoida tekoälyagentteja, jotka suorittavat yksittäisiä tehtäviä suuremmassa prosessissa. Yleinen esimerkki on monivaiheisen perehdytysprosessin hallinta henkilöstöhallinnossa, IT:ssä ja taloushallinnossa. Tuloksena on työ, joka etenee nopeammin ja vähemmällä manuaalisella työllä.
• Toimialueen maadoitus: Assistenttien on toimittava tietyn liiketoimintatoiminnon kontekstissa. Toimialakohtaiset perusvalmennukset antavat avustajille syvemmän ymmärryksen terminologiasta, datasta, prosesseista ja päätöksentekologiikasta, jotka muokkaavat työtä esimerkiksi rahoituksen, henkilöstöhallinnon, hankinnan, asiakaskokemuksen ja toimitusketjun aloilla. Tuloksena on apu, joka heijastaa toiminnon todellista toimintaa sen sijaan, että se perustuisi yleisluontoisiin ohjeisiin.

Arvokkaimmat avustajat yhdistävät tietämyskyvyn ja työnkulkuominaisuudet syvälliseen toimialaosaamiseen. Rahoitusassistentin varianssikommenttien luominen perustuu tietotaitoon. Sama avustaja voi käyttää työnkulkuominaisuuksia hyväksyntöjen reitittämiseen ja samalla hyödyntää talousalan terminologiaa, tietoja ja prosesseja suositustensa perusteena.

Tekoälyavustajat yrityksissä vs. kuluttajien tekoälyavustajat

Useimmat ihmiset ajattelevat tekoälyavustajaa työkaluna, jota he käyttävät jokapäiväisessä elämässä muistutusten asettamiseen, musiikin soittamiseen tai yksinkertaisiin kysymyksiin vastaamiseen. Yritysten tekoälyavustajat saattavat näyttää pinnalta samankaltaisilta, mutta ne toimivat hyvin erilaisessa ympäristössä. Ne toimivat yritystä hallinnoivissa järjestelmissä, käyttävät yrityksen vastuulla olevia tietoja ja noudattavat tiukempia valvontatoimia kuin kuluttajatyökalut.

Tässä on neljä keskeistä tapaa, joilla yritysten tekoälyavustajat eroavat kuluttajien avustajista:

• Tietoturva ja datanhallinta: Yritysten tekoälyavustajat toimivat samassa tietoturvaympäristössä kuin niiden tukemat liiketoimintajärjestelmät. Asiakasdata pysyy eristyksissä, salataan sekä siirron että säilytyksen aikana, eikä sitä jaeta kolmansien osapuolten mallien kouluttamiseen. Selkeät säännöt määrittelevät, miten kehotteita ja tulosteita käsitellään, mukaan lukien suodatus, tietojen peittäminen ja anonymisointi.
• Liiketoimintatoimintoihin perustuva käyttöoikeus: Kuluttajien tekoälyavustajat on tyypillisesti suunniteltu yhdelle käyttäjälle. Yritysten tekoälyavustajat puolestaan käyttävät käyttäjän liiketoimintatoimintoja ja roolioikeuksia.
• Liiketoimintaprosessien integrointi: Yritysten tekoälyavustajat on upotettu järjestelmiin, jotka hoitavat taloushallintoa, henkilöstöhallintoa, asiakaskokemusta, toimitusketjua ja niihin liittyviä prosesseja – niitä ei ole kiinnitetty niiden päälle. Ne toimivat tietoisina järjestelmistä, joihin ne muodostavat yhteyden, ominaisuuksista, joita ne voivat käyttää, ja kunkin pyynnön liiketoimintakontekstista.
• Tarkastettavuus ja vaatimustenmukaisuus: Yritysten tekoälyavustajat tuottavat jäljitettävän tietueen siitä, mitä kysyttiin, mitä tehtiin ja kenen puolesta, jotta toimia voidaan tarkastella jälkikäteen. Tämä rekisteri auttaa organisaatioita täyttämään sääntelyvaatimukset – mukaan lukien GDPR, toimialakohtaiset standardit ja sisäisen tarkastuksen tarpeet – ja tukee ihmisen mukanaan tuomia tarkastuspisteitä riskialttiimmissa töissä.

Lyhyesti sanottuna kuluttajille suunnatut tekoälyavustajat on rakennettu mukavuutta ajatellen, kun taas yritysten tekoälyavustajat on rakennettu vastuullisuutta ajatellen. Juuri tämä vastuullisuus tekee niistä sopivia käytettäväksi taloushallinnossa, henkilöstöhallinnossa, hankinnoissa ja asiakastyössä. Yritystason tekoälyavustajat, kuten Joule Assistants, perustuvat näihin periaatteisiin – ne perustuvat liiketoimintakontekstiin, ovat liiketoimintafunktioiden rajaamia ja toimivat tiukkojen eettisten, turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusohjeiden mukaisesti.

Miten tekoälyavustajat sopivat autonomisen yrityksen polulle

Yksikään tekoälyavustaja ei yksinään muuta organisaatiota autonomiseksi yritykseksi. Avustaja tuo koordinaatiokerroksen, joka tekee laajemmasta autonomiasta käytännöllistä.

Tämä on osa siirtymistä kohti agenttista tekoälyä, jossa järjestelmät ottavat aloitteen määriteltyjen työnkulkujen puitteissa. Käytännössä avustaja tulkitsee liiketoiminnan kontekstin käyttäjän pyynnön perusteella ja koordinoi erikoistuneita agentteja suorittamaan työn kaikissa järjestelmissä.

Polku useimpien organisaatioiden nykytilasta autonomisempaan toimintamalliin kulkee yksi tarkasti määritelty työnkulku kerrallaan, ja jokainen kerros tekee sen osansa, jota varten se on rakennettu.

• Assistentit koordinoivat: Tekoälyavustajat ottavat liiketoiminnan kielellä ilmaistun tavoitteen – sulkea vuosineljännes, arvioida toimittaja, ratkaista huoltotapaus – ja koordinoivat erikoistuneita agentteja työn suorittamiseksi eri järjestelmissä. He käynnistävät agentin työn suorittamisen kontekstin liitteenä. Koordinaatiokerros antaa pinon muun osan toimia ilman, että henkilön tarvitsee ompella käsin jokaista siirtymää.
• Agenttien suorittaminen: Tekoälyagentit toimivat avustajan aloittamien vaiheiden mukaisesti heidän määritellyn pätevyysalueensa sisällä. Hankintaagentti laatii ja reitittää tarjouspyynnön; täsmäytysagentti täsmäyttää kirjanpidon pankkitietojen kanssa; palveluagentti luokittelee ja reitittää asiakasongelman. Jokainen agentti toimii rajoitetulla autonomialla – riittävän laajasti suorittaakseen työn, mutta riittävän suppeasti, jotta organisaatio voi hallita toimintaansa.
• Ihmiset hallitsevat: Ihmiset asettavat tavoitteita, luovat suojakaiteita ja ovat vastuussa tuloksista. Ne määrittävät, missä avustajat ja agentit voivat toimia itsenäisesti, missä vaaditaan hyväksyntöjä ja missä ihmisen harkinnan on pysyttävä keskeisessä asemassa. Kun hallinta on sisäänrakennettu työnkulkuihin alusta alkaen, organisaatiot voivat skaalata tekoälyä luottavaisin mielin säilyttäen samalla luottamuksen, vastuullisuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

Autonominen yritys ei ole jotain, jonka otat käyttöön kerralla. Se on kasvavan liiketoimintaprosessien yhteisvaikutuksen kumulatiivinen vaikutus. Se alkaa siitä, missä työllä on järkeä, ja laajenee siitä, ihmisten pysyessä mukana silloin, kun sillä on merkitystä.

Mitä tekoälyavustaja ei ole

Jokainen uusi kategoria saa osakseen painoarvoa siitä, mitä ihmiset olettavat sen olevan. Tekoälyavustajat eivät ole poikkeus. Lähes jokaisessa tekoälyavusta käydyssä liike-elämän keskustelussa esiintyy kolme oletusta, ja jokainen niistä hämärtää sitä, mitä varten tekoälyavustaja on todellisuudessa rakennettu.

• Ei pelkkä chatbotti: Tekoälyavustaja välittää kontekstia keskustelun läpi, hyödyntää reaaliaikaista liiketoimintadataa ja koordinoi toimimiseen tarvittavia työkaluja ja agentteja. Chatbotti vastaa valmiisiin kysymyksiin kapeassa palvelussa ja aloittaa alusta seuraavalla vuorolla. Näiden kahden käsitteleminen samalla tavalla aliarvioi tekoälyavustajan kykyjä ja liioittelee chatbotin tarkoitusta.
• Ei vain kuluttajan digitaalinen avustaja: Kuluttajan digitaalinen avustaja auttaa yksilöä suorittamaan yksinkertaisia tehtäviä, kuten muistutusten asettamista, kysymyksiin vastaamista tai laitteiden hallintaa. Yritystason tekoälyavustaja työskentelee liiketoimintajärjestelmien, datan ja prosessien parissa. Se auttaa ihmisiä löytämään tietoa, koordinoimaan työtä, tekemään päätöksiä ja toimimaan roolinsa ja vastuualueensa puitteissa.
• Ei korvaa ihmisiä: Tekoälyavustaja täydentää ihmisten työtä, mutta ei syrjäytä sitä. Työ, johon liittyy kompromisseja, etiikkaa, asiakassuhteita ja vastuullisuutta, pysyy työn tekijöiden vastuulla. Avustaja raivaa rutiininomaisia työtehtäviä, jotta ihmiset voivat käyttää enemmän aikaansa niihin yrityksen osiin, jotka heitä tarvitsevat.

Tekoälyavustaja on kontekstitietoinen, liiketoimintaan integroitu taso, joka tukee työskentelyä. Se ei ole chatbotti tai kuluttajille tarkoitettu digitaalinen avustaja. Se ei myöskään korvaa työnsä tekeviä ihmisiä.

Kuinka arvioida, sopivatko tekoälyavustajat organisaatiollesi

Kysymys ei ole siitä, muuttavatko tekoälyavustajat työntekoa; tämä muutos on jo käynnissä useimmissa yritysohjelmistokategorioissa. Hyödyllisempi kysymys on, onko organisaatiosi valmis ottamaan sellaisen käyttöön – ja minkä tyyppiset työt hyötyisivät siitä ensin. Kolme ulottuvuutta erottaa yleensä organisaatiot, jotka saavat arvoa varhaisessa vaiheessa, niistä, joilla on vaikeuksia löytää sopivaa organisaatiota.

• Liiketoimintavalmius: Missä työ sijaitsee ja onko sitä ympäröivä data saatavilla? Tekoälyavustajat ovat riippuvaisia verkossa olevista järjestelmistä, puhtaista prosessitietueista ja käyttöoikeuksista, jotka määrittävät, kuka voi nähdä mitä. Organisaatiot, joiden toiminnanohjausjärjestelmät, henkilöstöhallinto ja asiakastiedot jo kommunikoivat keskenään, alkavat lähempänä arvoa. Niiden, joilla on siiloutuneet tiedot ja määrittelemätön omistajuus, on tehtävä perusteellista työtä ennen kuin avustaja voi auttaa.
• Työnkulun yhteensopivuus: Mitkä toimintasi päätökset ovat riittävän rutiininomaisia skaalattavaksi, mutta silti riittävän kontekstuaalisia hyötyäkseen älykkäästä tasosta? Vahvimmat alkuvaiheen käyttötapaukset sisältävät yleensä suuren volyymin työtä, jossa kontekstilla on merkitystä: kirjanpidon päättäminen, palvelupyyntöjen analysointi, toimittajien arviointi ja vaatimustenmukaisuussäännöstön laatiminen. Hiljaiseen harkintaan tai kertaluonteisiin suhteisiin perustuva työ on vaikeampaa heti ensimmäisenä päivänä.
• Hallintoasenne: Mitä kontrollitekijöitä organisaatio tarvitsee avustajan datan käyttöön ja toimiin liittyen? Roolipohjainen käyttöoikeus, auditoitavuus, säilytyssäännöt ja ihmisen ohjaamat tarkistuspisteet on määriteltävä ennen käyttöönottoa, ei sen jälkeen. Vahvimmat ohjelmat käsittelevät hallintoa osana käyttöönottoa, eivätkä ylitettävänä esteenä.

Useimmat organisaatiot huomaavat, että yksi tai kaksi tilaisuutta on nyt valmiina, ja toiset tarvitsevat neljänneksen tai kaksi valmisteluaikaa. Nopein tie eteenpäin on ymmärtää, missä tekoälyavustajat ja heidän koordinoimansa agentit jo toimivat ja miten se voisi toimia omassa yrityksessäsi. Näin organisaatiot siirtyvät erillisistä käyttötapauksista koordinoidumpaan, koko yrityksen laajuiseen lähestymistapaan.

Usein kysytyt kysymykset