Ei liian monta vuotta sitten asiakkaasi odottivat mielellään päiviä tai jopa viikkoja tuotteiden toimittamista. Tiesit, keitä kaikki kilpailijasi olivat, ja markkinatrendit olivat usein asteittaisia ja vakaita. Tällä hetkellä mikään ei pidä paikkaansa. Nykyaikaiset kuluttajat tekevät ostoksia reaaliaikaisesti globaalista ja tyypillisesti digitaalisesta katalogista. Tuotetrendit (ja jopa teollisuus) voivat kestää viikkoja, ellei jopa päiviä. Heitä sekoitukseen sekava kokoelma toimitusketjun häiriöitä pandemioista politiikkaan ja säätapahtumiin – mikä vastaa melkoista huimausta. Niin paljon kuin asiakkaasi rakentavat liiketoimintaasi, toimittajasi ovat perusta, jolle se on olemassa. Nykypäivän parhaat ohjelmistoratkaisut ja toiminnalliset innovaatiot auttavat yrityksiä kehittämään toimittajasuhteiden hallintastrategioita, joita ne tarvitsevat paitsi kilpaillakseen myös menestyäkseen nykypäivän monimutkaisessa ja nopeasti muuttuvassa maailmassa.

Toimittajasuhteen hallinnan merkitys

Toimittajasuhteiden hallinnan käytäntö sai alkunsa 1980-luvulla keinona antaa yrityksille järjestelmällinen ja johdonmukainen strategia tavarantoimittajiensa arvioimiseksi. SRM:n juuret voidaan jäljittää maineikkaan hankinta- ja toimitusketjuanalyytikon Peter Kraljicin työhön, joka esitteli innovatiivisen näkökulman toimittajien segmentointiin. Hän kehitti Kraljicin matriisin, joka kartoittaa toimittajia kahteen keskeiseen ulottuvuuteen: riskiin ja kannattavuuteen. Esimerkiksi elektroniikkayritys tarvitsee sekä mikroprosessoreita että toimistotarvikkeita, mutta toimittajalla, joka toimittaa ne ensin mainitulle, on niiden menestyksen kannalta paljon olennaisempi kuin jälkimmäinen. Tästä syystä toimittajasuhteiden hallinta katsoo, että vaikka hyvä vuorovaikutus kaikkien toimittajien kanssa on tärkeää, on erityisen tärkeää kehittää vankkoja, avoimia suhteita ja jatkuvia arviointistrategioita niiden toimittajien kanssa, joista yrityksesi on eniten riippuvainen.

Nykyaikaiset toimittajasuhteiden hallintakäytännöt ja -ratkaisut hyödyntävät analyyttisiä ja strategisia komponentteja, jotka voivat auttaa yrityksiä mullistamaan lähestymistapansa toimittajasuhteiden hallintaan.

SRM vs. toimittajien hallinta

Käsitteitä ”toimittajasuhteiden hallinta” ja ”toimittajien hallinta” käytetään usein keskenään, mutta ne eivät ole teknisesti sama asia. Toimittajasuhteiden hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaa: käytäntöä hallita suhteita toimittajiin. Toimittajien johtaminen on kuitenkin laajempaa. Se sisältää suhteiden hallinnan, mutta myös toimittajatiedot, suorituskyvyn ja riskienhallinnan – sekä toiminnot, kuten ennakoidun yhteistyön.

Terminä SRM on ollut paljon pidempään, ja sitä käyttävät edelleen monet yritykset, erityisesti pienet ja keskisuuret yritykset, jotka eivät tarvitse kokonaisvaltaisen toimittajien hallintapaketin täyttä toimivuutta. Nykyään toimittajien hallinta on kuitenkin modernimpi termi, ja sitä käytetään usein kuvaamaan uusia ja kehittyneitä pilvipohjaisia työkaluja, jotka vastaavat ylempien keskisuurten ja suurten yritysten monimutkaisiin tarpeisiin.

Toimittajasuhteiden hallintaprosessi

SRM-matka koostuu viidestä tärkeästä vaiheesta:

1. Toimittajasegmentointi: tähän alkuvaiheeseen sisältyy toimittajaperustan luokittelu. Tämä auttaa tuottamaan tietoja, korostamaan mahdollisia riskejä, löytämään säästömahdollisuuksia ja parantamaan toimittajasuhteita. Segmentointi voi tapahtua erilaisten perusteiden, kuten rivilajin, määrän, riskin (Kraljic-matriisin avulla), sijainnin, hinnan, kestävyyden jne. perusteella riippuen siitä, mikä on liiketoiminnan suurin arvo.
2. Toimittajastrategian kehittäminen: Seuraava askel on räätälöidyn strategian laatiminen segmentoinnista saatujen oivallusten pohjalta. Tämä edellyttää sopimusten ja hintojen neuvottelemista, viestintäprosessien tehostamista ja liiketoiminnan monipuolistamista uusien toimittajien välillä riskien ja riippuvuuden minimoimiseksi.
3. Suhteiden luominen: Tässä vaiheessa keskitytään syventämään yhteyksiäsi toimittajiin. Se ylittää tapahtumat ja edistää suhdetta, joka sisältää päästä päähän -viestinnän, joka voi sisältää esimerkiksi varhaisia ilmoituksia hinnanmuutoksista, kampanjoista ja mahdollisista vajauksista. Pohjimmiltaan se varmistaa, että toimittajasi tuntevat sinut ja ovat sopusoinnussa liiketoimintasi tarpeiden kanssa.
4. Strategian toteutus: Toteutetaan strategian kehitysvaiheessa tunnistetut taktiikat ja aloitteet suorituskyvyn parantamiseksi, arvon lisäämiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kussakin segmentoidussa toimittajaryhmässä. Se voi sisältää sopimusten hallinnan, tilauksen toteutuksen, suorituskyvyn hallinnan ja ennakoivan yhteistyön toimittajien kanssa, jotta voidaan varmistaa, että strategiset tavoitteet muunnetaan konkreettisiksi tuloksiksi, jotka hyödyttävät sekä ostavaa organisaatiota että sen toimittajia.
5. Seuranta ja jatkuvat parannukset: Toimittajien suorituskyvyn jatkuva seuranta on olennaisen tärkeää toimittajasuhteiden tehokkaan hallinnan kannalta. Tähän voi sisältyä toimitusten oikea-aikaisuuden ja tarkkuuden, tuotteen laadun, kustannustehokkuuden, läpimenoajan ja reagointikyvyn arviointi. Suorituskykytiedot syötetään takaisin sykliin ilmoittaen seuraavalle segmentointi- ja strategiakehityskierrokselle, luoden silmukan, joka vahvistuu ja valaisee joka kerta.

Toimittajasuhteiden hallinnan tavoitteet ja hyödyt

Kun parannat kykyäsi olla yhteydessä toimittajiisi, parannat mahdollisuuksiasi menestyä.

• Tiiviimmät suhteet toimittajiin: Tiiviimpien suhteiden luominen toimittajiin tarkoittaa vuorovaikutuksen syventämistä tapahtumatason yli. Siihen kuuluu kumppanuuksien luominen ja luottamuksen, keskinäisen ymmärtämyksen ja yhteisten tavoitteiden rakentaminen. Tämä antaa sekä sinulle että toimittajillesi paremman käsityksen toistensa tavoitteista, uhista ja mahdollisuuksista.
• Alhaisemmat kustannukset: Ymmärtämällä toimittajien toimintoja ja kustannusrakenteita yritykset voivat yhdessä toimittajiensa kanssa tunnistaa alueet, joilla kustannuksia voidaan alentaa laadusta tinkimättä. Tämä voi johtaa parempiin hintaneuvotteluihin, irtotavaraostoihin ja kokonaiskäyttökustannusten alenemiseen.
• Vähennetty toimittajariski: Hyvin toteutettu toimittajasuhteiden hallintastrategia lisää tietoisuutta ja reaaliaikaista näkyvyyttä - mikä auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja vähentämään riskejä nopeammin ja vakuuttavammin. Kuten sanonta kuuluu: Et tiedä, mitä et tiedä. Älykkäiden hankintaratkaisujen ja SRM-käytäntöjen hyödyntäminen varmistaa, että olet valmistautuneempi ja varmempi.
• Parempi toimittajan reagointikyky: Kun toimittajasi tuntevat sinut ja tuntevat, että he ovat investoineet menestykseesi, he menevät todennäköisemmin ylimääräiseen kilometriin tarpeidesi täyttämiseksi, erityisesti kiireellisissä tilanteissa. Tämä reagointikyky voi vaikuttaa aikaherkkiin tai odottamattomiin skenaarioihin. Mitä tiukempi ostajien ja myyjien välinen suhde on, sitä suurempi on reagointikyky.
• Nopeampi toimittajayhteistyö: Tarjoamalla toimittajillesi digitaalisia ja reaaliaikaisia yhteistyö- ja tiedonjakamismenetelmiä, voit reagoida häiriöihin nopeammin ja parantaa liiketoiminnan ketteryyttä. Usein tämä tapahtuu monikansallisessa toimitusketju-liiketoimintaverkossa– moni-moni-B2B-yhteistyöalustalla, jossa ostajat ja myyjät voivat yhdistää, harjoittaa liiketoimintaa ja tehdä yhteistyötä jaetuissa prosesseissa ja tiedoissa.
• Parempi näkyvyys ja läpinäkyvyys: Hyvä toimittajasuhteiden hallinta on läpinäkyvää. Se viestii selkeästi suorituskykymittareista, niiden merkityksestä kaikille ja siitä, että kaikkia tutkitaan. Tämä järjetön ja rehellinen lähestymistapa antaa hyvän vaikutelman ja kannustaa toimittajia noudattamaan korkeita standardeja osana kumppanuuttaan teidän kanssanne sen sijaan, että pelkäisimme pelkoa valvonnasta.
• Optimoitu arvoketju: Toimittajatoimintojen mukauttaminen liiketoimintatavoitteisiisi auttaa tukemaan toimitus- ja arvoketjun virtaviivaistamista. Näin varmistetaan, että ketjun jokainen lenkki näkyy, toimii tehokkaasti ja edistää liiketoiminnan kokonaismenestystä.
• Analyysi toimittajien kyvyistä: Kun sinulla on pääsy tietoihin ja intel, voit paremmin ymmärtää vahvuuksia, valmiuksia ja potentiaalia toimittajiesi liiketoiminnoissa. Jos esimerkiksi esittelet uusia tuotteita tai liiketoimintamalleja, voit arvioida, täyttääkö nykyinen toimittajakantasi kyseiset tarpeet, vai tarvitaanko uusia toimittajia. Tarttumalla kapasiteettiin ja rajoituksiin toimittajaympäristössäsi voit spekuloida ja kääntyä suuremmalla varmuudella ja ennakoinnilla.

Toimitusketjun häiriöiltä suojautuminen

Kesti covid-19-katastrofin, ennen kuin ihmiset ymmärsivät täysin, kuinka riippuvaisia me kaikki olemme toimitusketjuista. Tietoisena siitä, kuinka lähellä ne ovat, parhaat yritykset alkoivat optimoida aggressiivisesti toimitusketjujaan ja niitä käyttäviä järjestelmiä ja prosesseja. Osa tästä on johtanut siihen, että toimittajasuhteiden hallintakäytäntöjä on pikaisesti parannettu, jotta epävarmuustekijöitä voidaan selata joustavasti ja luottavaisesti. Viljellmällä vahvoja toimittajasuhteita ja ylläpitämällä jatkuvaa valvontaa voit ennakoida häiriöitä ja reagoida ketterästi.

Toimittajasuhteiden hallinnan haasteet

Vaikka toimittajasuhteiden hallintaprosessit olisivat vahvat, on edelleen olemassa riskejä ja haasteita, joihin kannattaa aina pysyä valppaana.

• Toimittajien moninaisuuden puute: Hyvien suhteiden luominen pieneen määrään toimittajia on erinomaista monista syistä. Mutta aina on haavoittuvuutta ja riskejä, jotka liittyvät siihen, että yhden myyjän korissa on liikaa munia. Onneksi SRM-ohjelmistoratkaisut voivat auttaa hallitsemaan paljon aikaa vieviä, hallinnollisia elementtejä suhteiden hallinnassa, jolloin voit vapaasti rakentaa uusia 1:1-suhteita ja tuoda enemmän toimittajia kuin sinulla olisi muuten ollut aikaa.
• Ristiriita: Joskus toimittajista voi tulla kilpailijoita. Tai niiden esityslistat ja liiketoimintamallit voivat muuttua sellaisiksi, että et ole enää sopusoinnussa niiden ehtojen ja hintojen kanssa, joita olit aiemmin. Tämä voi olla hankalaa, kun olet rakentanut läheiset ja ystävälliset suhteet, joten on tärkeää ennakoida näitä skenaarioita ja rakentaa diplomaattisia viestintä- ja neuvottelusuunnitelmia, jos näin tapahtuu.
• Riskin ja jatkuvuuden esteet: Globaalista politiikasta pandemioihin ja sääkriiseihin, opimme ”koskaan sanomaan ei koskaan”, kun on kyse seuraavasta mahdollisesta toimitusketjutapahtumasta. Erinomaisten suhteiden varmistaminen toimittajiesi kanssa on olennainen puskuri epävarmuutta vastaan – mutta valitettavasti se ei ole ihmelääke. Näinä päivinä on myös tärkeää tuplata tekoälyä hyödyntävillä hankintaratkaisuilla, jotka auttavat sinua tarttumaan paremmin tietoihin, katselemaan kulmien ympäri ja laatimaan valmiussuunnitelmia.
• Näkyvyyshaasteet: Vaikka toimittajasuhteiden hallinta parantaa toimittajatoimintojen näkyvyyttä, täydellistä läpinäkyvyyttä on mahdotonta saavuttaa. Luottamuksen tasapainottaminen teknologisilla apuvälineillä, kuten IoT-antureilla, lohkoketjulla ja GPS-seurannalla, voi auttaa säilyttämään selkeän näkölinjan puuttumatta toimittajan autonomiaan.

Esimerkkejä toimittajasuhteiden hallinnasta

Toimittajasuhteiden hallintastrategiat ja -ratkaisut auttavat näitä tärkeitä toimialoja hallitsemaan yksilöllisiä tarpeitaan ja ongelmiaan.

1. Terveydenhuolto: Lääkkeistä kirurgisiin laitteisiin tuotteiden laatu on kirjaimellisesti elämän ja kuoleman kysymys tällä alalla. Terveydenhuollon toimittajasuhteiden hallintaan liittyy usein toimittajien tiukkoja tarkastusprosesseja, säännöllisiä laatuauditointeja ja tiukkoja vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia terveydenhuollon standardien ja määräysten noudattamiseksi. Sairaala voisi esimerkiksi saada reaaliaikaisia hälytyksiä, jos toimittajan tuote on joutunut takaisinvedon tai laatuongelmien kohteeksi, jolloin vaihtoehtoisten lähteiden löytäminen ja mahdollisten haittojen ehkäiseminen on nopeaa.
2. Vähittäiskauppa: Sosiaalisen median tahdin myötä muotitrendit tulevat ja menevät – joskus kirjaimellisesti yön yli. Vähittäiskaupan toimittajasuhteiden hallinta helpottaa yhteistyötä ennustamisen ja suunnittelun toimittajien kanssa, jotta voidaan varmistaa, että oikeat tuotteet ovat saatavilla, kun ne ovat kuumia eivätkä istu pölyn keräämisen ympärillä, kun ne eivät ole. Esimerkiksi korkeahintaisen, rajoitetun painoksen tuotteen vähittäiskauppias voi tehdä tiivistä yhteistyötä toimittajien kanssa räätälöidäkseen tilauksensa alueittain ja varmistaen siten tarjonnan ilman ylijäämää.
3. Energia: Energiayhtiöt käsittelevät usein omaisuuseriä, jotka ovat vuosikymmeniä vanhoja ja vaativat harvinaisia ja epätavallisia osia ja laitteita pitääkseen ne käynnissä. Lisäksi niillä on kasvava paine vähentää päästöjä ja kehittää järeämpiä kestävyystoimenpiteitä. Vanhojen koulujen osien toimittajilla ja älykkäiden sähkölaitteiden nykyaikaisilla korkean teknologian toimittajilla on hyvin erilaiset käytännöt ja menetelmät. Toimittajasuhteiden hallinta voi auttaa energiayhtiöitä keskittämään ja yhtenäistämään tapaa, jolla ne hallitsevat näitä erilaisia toimittajia – varmistaen, että ne täyttävät asiakkaiden keskeiset energiatarpeet ja noudattavat kestävän kehityksen standardeja.
4. Kuljetus: Nämä yritykset ovat riippuvaisia luotettavista laitteista ja toimitusten oikea-aikaisesta toimittamisesta. Tehokas yhteinen riskiaines tällä alalla voisi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että hallinnoidaan tiiviisti suhteita osien toimittajiin ajoneuvojen huoltoa varten ja varmistetaan, että kaikki on saatavilla tarvittaessa ilman liiallista varastointia. Logistiikkayritys voi käyttää toimittajasuhteiden hallintatyökaluja arvioidakseen monipuolisen toimittajaverkoston luotettavuutta ja antaen heille luottamusta laajentaa ja monipuolistaa liiketoimintaansa.
5. Rakentaminen: Alan yrityksiin kohdistuu jatkuvia määräaikoihin kohdistuvia paineita, ja niiden on ylläpidettävä suhteitaan huimaaviin materiaalintoimittajiin. Rakennusyritys voisi käyttää toimittajasuhteiden hallintaohjelmistoa seuratakseen toimittajien suorituskykyä useissa projekteissa, tunnistaen ne, jotka toimittavat jatkuvasti ajoissa ja täyttävät laatuvaatimukset. Tämä auttaa heitä pysymään oikeilla raiteilla sekä kustannuksissa että ajoituksessa.