Toimittajien hallinta on nyt kilpailuetu

Käytössä ovat päivät, jolloin tunnet toimittajat nimen mukaan, tilaat heidän tulostetusta katalogistaan ja käsittelet markkinatrendejä vapaasti. Toimittajien hallinta ei ole enää taktinen back office -toiminto, vaan strateginen ominaisuus, joka edistää hankinnan muutosta. Nykypäivän hankintajohtajille tehokas toimittajien hallinta tarkoittaa arvon vapauttamista, riskien vähentämistä ja joustavien ja yhteistyökykyisten toimitusketjujen rakentamista.

Tutkitaan toimittajien hallinnan perusteita hankinnoissa, yhteisiä haasteita, parhaita käytäntöjä ja sitä, miten teknologia voi auttaa organisaatioita yksinkertaistamaan ja nostamaan toimittajasuhteita.

Mitä toimittajien hallinta on?

Toimittajien hallinta tarkoittaa jäsenneltyä lähestymistapaa, jonka mukaan toimittajat tunnistetaan, otetaan käyttöön, arvioidaan ja tehdään yhteistyötä toimittajien kanssa koko liikesuhteen elinkaaren ajan. Se varmistaa, että toimittajat vastaavat suorituskykyyn, vaatimustenmukaisuuteen ja strategisiin odotuksiin ja että hankintatiimit voivat hallita riskejä, edistää innovointia ja tuottaa lisäarvoa.

Jotain pitää mielessä: "Toimittajien hallinta" ja "toimittajasuhteiden hallinta (SRM)" käytetään usein keskenään, mutta ne eivät tarkoita samaa asiaa. Toimittajasuhteiden hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaa: toimittajasuhteiden hallinta. SRM on osa laajempaa toimittajien hallintaprosessia, johon kuuluvat myös toimittajatiedot, suorituskyky ja riskienhallinta.

Toimittajien hallintaprosessi selitetty

Toimittajien hallinnan elinkaari sisältää neljä ensisijaista komponenttia:

1. Toimittajatiedot: Mahdollisten toimittajien tunnistaminen, heidän valmiuksiensa ja vaatimustenmukaisuutensa arviointi, toimittajatietojen kerääminen ja varmistaminen, järjestelmien perustaminen ja liiketoimintavalmiuden varmistaminen
2. Toimittajien suoriutuminen: arvioidaan jatkuvasti toimittajien kykyä vastata laatua, toimitusta, kustannuksia ja vaatimustenmukaisuutta koskeviin suoritusmittareihin
3. Toimittajariski: tunnistetaan ja arvioidaan ennakoivasti mahdollisia uhkia, jotka voivat vaikuttaa toimittajan kykyyn toimittaa luotettavasti tavaroita tai palveluita
4. Toimittajien yhteistyö ja kehitys: toimittajien sitoutuminen innovointiin, kestävään kehitykseen ja strategisiin aloitteisiin

Toimittajien hallinnan elinkaari ei ole lineaarinen – se on dynaaminen ja vaatii jatkuvaa sitoutumista, näkyvyyttä ja mukautuvuutta.

Miksi toimittajien hallinnalla on merkitystä tänään

Hankintajohtajiin kohdistuu yhä enemmän paineita tuottaa enemmän arvoa, ketteryyttä ja sietokykyä. Miten toimittajien hallinta vaikuttaa hankinnan tehokkuuteen? Eri puolilla organisaatiota monin eri tavoin:

• Toimitusketjun riskin vähentäminen ennakoivalla seurannalla ja vähentämisellä
• Sääntelyvaatimusten ja sisäisten standardien noudattamisen parantaminen
• Toimittajien yhteistyön tehostaminen innovoinnin ja kestävän kehityksen edistämiseksi
• Arvon lukituksen avaaminen hankintalähteen määrityksen, sopimusten ja oston asianohjauksissa

Globaalissa ympäristössä, jota muokkaavat geopoliittinen epävarmuus, ympäristölliset, sosiaaliset ja hallinnolliset (ESG) toimeksiannot ja digitaalinen muutos, toimittajien hallinta on perustavanlaatuista kestävien, arvoihin perustuvien hankintojen kannalta.

Toimittajien hallinnan yhteiset haasteet

Strategisesta merkityksestään huolimatta monet hankintatiimit kohtaavat jatkuvia haasteita, kuten:

• Pirstoutuneet toimittajatiedot: irralliset järjestelmät ja manuaaliset prosessit haittaavat näkyvyyttä
• Tehoton perehdytys: pitkä, epäjohdonmukainen onboarding viivästyttää aikaa arvon mukaan ja lisää riskiä
• Rajoitettu näkyvyys riskeihin ja suorituskykyyn: Ilman integroituja työkaluja toimittajien terveyden arviointi on ongelmallista
• Ongelma toimittajan arvon osoittamisessa: Hankinnassa on vaikeuksia kvantifioida ja tiedottaa toimittajien panoksista liiketoiminnan tuloksiin

Nämä ongelmat estävät hankintatiimejä toimimasta strategisesti ja tuottamasta mitattavissa olevaa vaikutusta.

Seitsemän parasta käytäntöä älykkäämpään toimittajien hallintaan

Näiden haasteiden voittamiseksi hankintajohtajat voivat harkita seuraavien toimittajien hallinnan parhaiden käytäntöjen käyttöönottoa. Jokainen niistä tuottaa selkeitä hyötyjä, jotka tukevat operatiivista tehokkuutta, strategista yhteensovittamista ja riskien vähentämistä.

1. Keskitä toimittajatiedot

Yhdistämällä toimittajaprofiilit, sertifioinnit, suorituskykymittarit ja riski-indikaattorit yhdeksi alustaksi hankintatiimit voivat eliminoida tietosiiloja ja saada kokonaisvaltaisen kuvan toimittajasuhteista. Tämä nopeuttaa käyttöönottoa, parantaa vaatimustenmukaisuuden seurantaa ja lisää tietoihin perustuvia kilpailutuspäätöksiä.

2. Automatisoi onboarding-työnkulut

Digitalisoi käyttöönotto automatisoitujen vaatimustenmukaisuuden tarkistusten ja hyväksyntöjen avulla. Digitaaliset aktivointityökalut automatisoivat tietojen keräämisen, validoinnin ja hyväksynnät varmistaen, että toimittajat määritetään nopeasti ja tarkasti. Tämä vähentää manuaalista työtä, minimoi viiveet ja auttaa varmistamaan, että toimittajat täyttävät lakisääteiset ja sisäiset vaatimukset ensimmäisestä päivästä alkaen.

3. Jatkuvan riskien seurannan toteuttaminen

Käytä reaaliaikaisia tietoja arvioidaksesi taloudellisia, operatiivisia ja geopoliittisia riskejä. Integroitujen riskienhallintatyökalujen avulla hankintatiimit voivat seurata taloudellisia, operatiivisia ja geopoliittisia riskejä koko toimittajakunnassa. Hälytykset ja kojetaulut auttavat tunnistamaan uusia uhkia ja näyttämään niitä hankintalähteen määrityksestä maksuun -toiminnoissa, mikä mahdollistaa oikea-aikaiset toimenpiteet, jotka suojaavat toimitusketjuja ja brändin mainetta.

4. Segmentoi toimittajat strategisesti

Luokittele toimittajat riskin, menojen ja strategisen tärkeyden mukaan. Luokittelemalla toimittajat menojen, riskien, strategisen tärkeyden ja suorituskyvyn perusteella hankinta voi tehdä tiiviimpää yhteistyötä strategisten toimittajien kanssa tai tiukentaa riskitoimittajien tarkastuksia. Tämä voi auttaa varmistamaan tehokkaan resurssikohdistuksen ja maksimoimaan toimittaja-arvon.

5. Tee ennakoivaa yhteistyötä

Ota toimittajat mukaan yhteiseen suunnitteluun, innovointiin ja ESG-aloitteisiin. Toimittajien sitoutuminen yhteiseen suunnitteluun, tuotekehitykseen ja ESG-aloitteisiin edistää luottamusta ja yhdenmukaisuutta. Yhteistyöalustat mahdollistavat reaaliaikaisen viestinnän, yhteiset tavoitteet ja yhteisinnovoinnin ja muuttavat toimittajat strategisiksi kumppaneiksi tapahtumatoimittajien sijaan.

6. Mittaa suorituskykyä johdonmukaisesti

Käytä avaintunnuslukuja ja tuloskortteja toimituksen, laadun ja reagointikyvyn seurantaan. Standardoitujen avaintunnuslukujen ja tuloskorttien avulla hankintatiimit voivat seurata toimitusvarmuutta, laatua, reagointikykyä ja vaatimustenmukaisuutta. Suorituskykytiedot ilmoittavat sopimusten pidentämiset, toimittajien kehitysohjelmat ja riskien arvioinnit, mikä varmistaa, että toimittajat täyttävät odotukset.

7. Integroi toimittajien hallinta koko hankinnassa

Aktivoi toimittajatietojen virtaaminen saumattomasti hankintalähteen määritykseen, sopimuksiin ja ostoihin. Kun toimittajatiedot integroidaan hankintalähteen määrityksen, sopimusten teon, oston ja laskutuksen asianohjauksiin, hankintatiimit voivat toimia nopeammin, vähentää virheitä ja varmistaa yhdenmukaisuuden. Tämä integraatio avaa inkrementaalisen arvon lukituksen ja tukee laajempia hankinnan muuntoaloitteita.

Nämä toimittajien hallinnan parhaat käytännöt voivat auttaa organisaatioita siirtämään hankinnan reaktiivisesta ongelmanratkaisusta ennakoivaan arvonluontiin.

Miten teknologia voi yksinkertaistaa toimittajien hallintaa nykyaikaisessa liiketoiminnassa

Teknologia on pelinvaihtaja, joka tarjoaa automaatiota, oivalluksia ja läpinäkyvyyttä, jotka pitävät toimitusketjut käynnissä jopa kasvavien häiriöiden ja epävarmuuden edessä. Toimittajien hallintaratkaisut tarjoavat:

• Integroitu hankintapaketti, joka sisältää toimittajien hallinnan hankintalähteen määrityksestä maksuun -työnkuluissa, poistaa siilot ja edistää vaatimustenmukaisuutta ja säästöjä
• Keskitetty sisältökeskus, joka yhdistää toimittajatiedot luotettavista lähteistä ja mahdollistaa ennakoivan vaatimustenmukaisuuden ja elinkaaren hallinnan
• Riskitietoiset hankintatyökalut, jotka tuottavat reaaliaikaisia tietoja, jotka auttavat tunnistamaan ja vähentämään toimittajariskejä, varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuuden ja suojaamaan brändin mainetta
• Yhteistoiminnallinen ekosysteemi, joka yhdistää ostajat ja toimittajat yhdellä alustalla vähentäen kitkaa ja kiihdyttäen arvoa

Toimittajien hallinnan digitalisointi auttaa hankintatiimejä parantamaan näkyvyyttään, ketteryyttään ja kontrolliaan.

Miten toimittajien hallinta tukee hankinnan muutosta

Tehokas toimittajien hallinta nopeuttaa hankinnan muutosta kohdistamalla toimittajan ominaisuudet strategisiin tavoitteisiin, edistämällä innovointia ja parantamalla kustannusten, riskien ja suorituskyvyn tuloksia. Se siirtää hankinnan tapahtumatoiminnosta arvolähtöiseksi, ketteräksi ja yhteistyöliikekumppaniksi seuraavasti:

• Strategisen kilpailutuksen edistäminen: Toimittajatietojen parantaminen johtaa älykkäämpiin hankintapäätöksiin ja parempiin neuvottelutuloksiin
• Sopimusten hallinnan tehostaminen: integroidut toimittajatiedot parantavat vaatimustenmukaisuutta, uusimisen suunnittelua ja riskien vähentämistä
• Menoanalyysin parantaminen: toimittajien segmentointi- ja suoritustiedot parantavat menojen näkyvyyttä ja mahdollistavat optimoinnin ja kustannussäästöt
• ESG- ja innovointitavoitteiden mahdollistaminen: vahvat toimittajasuhteet tukevat kestävää kehitystä, monimuotoisuutta ja innovaatioaloitteita ja mukauttavat hankinnat yrityksen arvoihin

Sisällyttämällä toimittajien hallinnan hankintastrategian rakenteeseen organisaatiot voivat saavuttaa paremman ketteryyden, joustavuuden ja arvonluonnin.

Reaalimaailman voitot: Toimittajien hallinta toiminnassa

Organisaatiot ympäri maailmaa ja kaikilla toimialoilla näkevät konkreettisia hyötyjä nykyaikaisesta toimittajien hallinnasta SAP:n avulla:

• Rich Products Corporation (Rich’s) tarvitsi paremman näkyvyyden koko hankintaprosessiinsa nähdäkseen, mitä se osti etukäteen ja optimoidakseen toimittajamahdollisuuksia ja -käytäntöjä koko organisaatiossa. Yritys standardoi hankintatoimintojaan kerätäkseen, tallentaakseen ja rikastaakseen toimittaja- ja tapahtumatietoja yhdessä paikassa. Muutos mahdollisti Richin yli 800 miljoonan dollarin kuluttamisen järjestelmänsä läpi ja säästää aikaa yli 50 000 kosketusvapaalla laskulla.
• Pysyäkseen mukana nopeassa kasvussa Kentucky Derbyn koti Churchill Downs tarvitsi selkeämmän kuvan hajanaisen datan kustannuksista, jotka olivat hajallaan useisiin järjestelmiin. Organisaatio yhdisti hankinta-, taloushallinto- ja HR-prosessit yhden pilvi-ERP:n alle, mikä parantaa näkyvyyttä toimittajan ja kategorian menoihin. Tämä vähensi hankintaperustaa 40 prosenttia ja yksinkertaisti menotietojaan ja hankintojaan yhdessä järjestelmässä.
• Hiilivetyteollisuudelle suunnitteilla olevien ratkaisujen toimittaja L&T Energy HydroCarbon on tarpeellinen parantamaan digitaalista yhteistyötään toimittajien kanssa muun muassa nopeuttamalla laskutusta ja maksuja sekä vähentämällä prosessivirheitä. Yritys integroi hankintaehdotus- ja osto-ostotoiminnot yhdeksi pilviratkaisuksi, joka säästää aikaa toimittajaneuvotteluissa ja nopeuttaa ostotilauksia. Integroitu ratkaisu auttoi L&T:tä käsittelemään yli 30 000 ostotilausta ja hallitsemaan 5 900 aktiivista toimittajaa vuosittain.
• Terveydenhuollon globaalin johtajan Smith+Nephew'n oli yhdistettävä hajanaiset hankintajärjestelmät menojen näkyvyyden, vaatimustenmukaisuuden ja toimittajien käyttöönoton parantamiseksi. Yritys standardoi hankintalähteen määrityksestä maksuun - prosessinsa, mikä mahdollisti ohjatun ostamisen ja toimittajien elinkaaren hallinnan. Muutos lisäsi menojen sieppausta 400 miljoonalla Yhdysvaltain dollarilla, lyhensi toimittajien käyttöönottoaikaa 50 % ja paransi työntekijöiden tyytyväisyyttä 35 %.
• PT Amman Mineral, indonesialainen kullan- ja kuparikaivosyhtiö, tarvitsi automatisoida valtavia manuaalisia ponnistelujaan hankinnoissa ja toimitusketjun hallinnassa. Yrityksen automatisoidut prosessit parantavat toiminnan tehokkuutta, parantavat menojen näkyvyyttä ja yksinkertaistavat toimittajayhteistyötä – mukaan lukien toimittajan sertifikaattien hallinta ja sen varmistaminen, että kaikilla toimittajilla on aktiiviset liiketoimintalisenssit. Integroidun ratkaisun ansiosta yritys pystyi käyttämään 214 000 paperia vähemmän vain kuudessa kuukaudessa, hallitsemaan 90 prosenttia asiakirjoistaan ja hankkimaan 95 prosenttia tavaroistaan yhdeltä alustalta.

Nämä toimittajien hallinnan esimerkit osoittavat, miten organisaatiot voivat omaksua uuden lähestymistavan selviytymiskyvyn, innovaatioiden ja alhaisen tason vaikutusten edistämiseksi.

Ota seuraava askel kohti älykkäämpiä hankintoja

Samalla kun asiakkaat rakentavat liiketoimintaasi, toimittajat ovat perusta. Kun olet valmis yksinkertaistamaan toimittajien hallintaa ja avaamaan suuremman hankinta-arvon lukituksen, aloita näistä viidestä vaiheesta:

• Arvioi nykytilaasi: Tunnista tietojen, prosessien ja teknologian aukot
• Määritä tavoitteesi: Yhdistä toimittajien hallinta laajempiin hankinnan ja liiketoiminnan tavoitteisiin
• Valitse oikea teknologia: Tutustu ratkaisuihin toimittajien työnkulkujen digitalisoimiseksi ja integroimiseksi
• Sidosryhmien sitouttaminen: Tee yhteistyötä hankinnoissa, taloushallinnossa ja toiminnoissa käyttöönoton ja muutosten hallinnan edistämiseksi
• Mittaa ja optimoi: Seuraa avaintunnuslukuja ja paranna jatkuvasti toimittajien suorituskykyä, sitoutumista ja strategista kohdistusta

Toimittajien hallinnan ei tarvitse olla monimutkaista. Oikeiden strategioiden ja työkalujen avulla siitä tulee tehokas moottori hankintojen muuttamiseen, mikä edistää säästöjä, sietokykyä ja innovaatioita koko yrityksessä.

Usein esitettyjä kysymyksiä

Lue lisää