Siirtyminen tapahtumien hankintamenetelmistä eteenpäin

Hankinta on kehittynyt tapahtumakohtaisesta ostosta ja kirjanpidosta monitahoiseksi johdon tieteenalaksi. Nykyään se vaatii taktisia, analyyttisiä ja ihmissuhdetaitoja. Hankinta on edelleen prosessi, jossa tutkitaan, hankitaan, ostetaan, vastaanotetaan, tarkastetaan ja hyväksytään kaikkien liiketoiminnan tarvitsemien tavaroiden ja palvelujen maksu. Raaka-aineista ja koneista konsultointimaksuihin ja konferenssipöytiin tämä tärkeä ryhmä on mukana.

Kustannusten hallinnan prioriteettien lisäksi hankinnoilla on yhä suurempi rooli organisaation tuottostrategiassa. Samaan aikaan tällä kiireisellä tiimillä on maailmanlaajuisen toimitusketjun tarjoamat mahdollisuudet ja paineet navigoida sekä asiakkaiden odotukset nopeudesta ja läpinäkyvyydestä. Tämä kannustaa yrityksiä etsimään uusia tapoja virtaviivaistaa prosesseja ja suojata yrityksen tietoja.

Yhteistoiminnallinen hankintamääritelmä ja hyödyt

Yhteistoiminnallinen hankinta tarkoittaa hankintatoimintojen strategista yhteensovittamista ja integrointia sisäisiin osastoihin, toimittajiin ja ulkoisiin kumppaneihin. Lähestymistavalla voidaan hyödyntää kollektiivista ostovoimaa ja auttaa yrityksiä alentamaan kustannuksia, parantamaan tehokkuutta, lisäämään näkyvyyttä ja vahvistamaan vaatimustenmukaisuutta.

Sen sijaan, että osallistujat toimisivat siiloissa, he jakavat tietoja yksinkertaistaakseen hankintalähteen määritystä, sopimuksia, ostoja, toimittajien hallintaa ja maksuja. ERP-ohjelmistojärjestelmien yhteydessä yhteistoiminnallinen hankinta voidaan integroida digitaalisten alustojen, kuten SAP Business Networkin, kautta. Nämä pilvipohjaiset ratkaisut toimivat keskuksena, joka yhdistää ostajat ja toimittajat reaaliajassa, automatisoi tapahtumia ja edistää yhteistyötä. Tämä vähentää kitkaa, vaikka ostajat, kumppanit ja toimittajat saattavat toimia eri ohjelmisto- ja laitteistoratkaisuissa.

Miksi yhteistoiminnallinen hankinta ei ole enää valinnaista

Hankinnan ammattilaiset joutuvat kärsimään materiaalien epävarmasta saatavuudesta ja kustannusten noususta aiheutuvista ylimääräisistä varastokustannuksista. Hankintatiimien on kuitenkin saatava kaikki toimimaan niin, että ne pysyvät vaatimusten mukaisina ja budjetissa. Yhtäkkiä historiallisesti operatiivinen rooli vaikuttaa nyt suoraan liiketoiminnan tuloksiin. Onnistuakseen he etsivät uusia työkaluja ja prosesseja, jotka auttavat sisäisiä tiimejä tekemään enemmän päivittäin ilman ylikulutusta.

Perinteisten hankintamallien on vaikea pysyä globaalien häiriöiden, sääntelyn muutosten ja asiakkaiden kasvavien odotusten tahdissa. Niille on ominaista manuaaliset prosessit, vanhat työkalut ja hajanaiset viestintämenetelmät.

Jopa moderneja pilvipohjaisia ERP-järjestelmiä käyttävät organisaatiot voivat haastaa läpinäkyvyyden puutteella toimittajien prosesseihin ja aikatauluihin. Tuloksena on rajoitettu kyky tarkastella tehokkaasti muun muassa varastoa ja tilausten tai maksujen tilaa.

Kuilun umpeen kuromiseksi hankintatiimit ympäri maailmaa laajentavat ERP-ratkaisujaan jakamaan turvallisesti toimittajien kanssa ja automatisoivat tietoja pilvialustoilla, jotka on tarkoitettu yhteistoiminnalliseen hankintaan ja muihin toimitusketjutoimintoihin. Näin vastataan yhteisiin haasteisiin ja tarjotaan hyötyjä, kuten:

• Parannetaan näkyvyyttä sallimalla kaikkien osapuolten nähdä kunkin tapahtuman tila.
• Vähennä sykliaikoja automatisoimalla ostotilauksia, laskuja ja maksuja.
• Toimittajasuhteiden parantaminen jaettujen tavoitteiden ja suorituskyvyn seurannan avulla.
• Riskien vähentäminen ennakoivan yhteistyön ja varautumissuunnittelun avulla.

Näiden uusien ominaisuuksien ansiosta tiimit voivat siirtyä tapahtumatoiminnoista strategisiin operaatioihin, mikä tekee yhteistoiminnallisesta hankinnasta paitsi hyödyllistä myös välttämätöntä.

Keskeiset roolit, prosessit ja sidosryhmät hankintayhteistyössä

Ennen kuin sitoudut budjettiin hankintayhteistyöratkaisuun, muokkaat työnkulkuja tai otat IT-tuen käyttöön, on tärkeää arvioida, kenen on oltava mukana ja mikä on ehdotettu ajoitus.

Hankintayhteistyön liiketoimintaratkaisun rakentamiseen vaikuttaa useita tekijöitä: yritys tunnistaa tarpeensa modernisoida, edistää sähköistä laskutusta toiminnan tehostamiseksi, verosäännöksiä, jotka edellyttävät sähköistä laskutusta, ja pitkän aikavälin säästöjä, jotka voidaan investoida uudelleen toiselle liiketoiminta-alueelle.

Keskustelu ja käyttöönotto tapahtuvat tyypillisesti sen jälkeen, kun ensisijainen pilvisiirtoprojekti on sujunut jonkin aikaa sujuvasti. On hyödyllistä tutkia ja esittää positiivisia avaintunnuslukuja, kun tapaat sidosryhmiä ja havainnollistat viimeisimpien modernisointipäivitysten arvoa.

Hankintaosaston lisäksi tähän voi kuulua:

• Rahoitus , joka seuraa hankintamenoja, ennustaa budjetointia, varmistaa rahoituksen vaatimustenmukaisuuden ja tukee kustannus-hyötyanalyyseja.
• Laki ja vaatimustenmukaisuus, jotka tarkastelevat sopimuksia kaikissa kysymyksissä, jotka liittyvät sääntelyvaatimusten ja sisäisten toimintapoliittisten standardien täyttämiseen.
• Toiminnot ja toimitusketjun hallinta, joka koordinoi logistiikkaa, varastoa, toimitustietoja ja hankintamenetelmiä.
• IT-analyytikot ja järjestelmäanalyytikot punnitsevat yrityksen tarpeisiin parhaiten sopivaa ratkaisua ja valvovat tietojen integrointia hankintaalustan tarjoajan kanssa.

Hankintayhteistyön työkalut: Ominaisuudet ja ekosysteemi

Uusimpia hankintayhteistyön työkaluja ovat pilvipohjaiset API-pohjaiset arkkitehtuurit, jotka tukevat skaalautuvuutta, yhteentoimivuutta ja reaaliaikaista tiedonvaihtoa. Yritykset, jotka edelleen käyttävät tila- tai hybridiympäristöjä, voivat kuitenkin hyödyntää näitä moderneja työkaluja myös väliohjelmiston ja liitinten avulla.

Hankintaalustat ovat suhteellisen uusia, mutta niiden tarjoamat valmiudet saavat taloushallinnon ja toimitusten hallinnan ammattilaisten huomion. Esimerkiksi SAP Business Network tukee yli kolmea miljoonaa yritystä harjoittamaan liiketoimintaa ja tekemään yhteistyötä keskenään. Käyttäjät nauttivat aikaa säästävästä prosessiautomaatiosta ja arvostavat sitä, että alusta ratkaisee yhteensopivuus- ja integraatio-ongelmia. Osallistujat ovat määrittäneet liiketoimintaympäristönsä lähettämään ja vastaanottamaan tietoja kenen tahansa muun verkossa olevan kanssa riippumatta siitä, mitä ERP-järjestelmää he käyttävät. Jos yrityksen toimittajat tai toimittajat eivät ole jo verkossa, kutsut voidaan lähettää helposti liittymään – usein ilmaiseksi.

Tämä on merkittävä parannus vanhempiin prosesseihin, kuten sähköiseen tiedonsiirtoon (EDI) ja laskentataulukoiden lähettämiseen edestakaisin sähköpostitse. EDI:n avulla toimittajat ja ostajat voivat vaihtaa ostotilauksia ja laskuja sähköisesti, mutta sen jäykkä arkkitehtuuri ei salli tarkkuuden automatisointia tai vaatimustenmukaisuuden tarkistuksia. Sekä lähettäjän että vastaanottajan on tehtävä ne manuaalisesti, mikä lisää aikaa ja tuo mahdollisuuden virheisiin. EDI-järjestelmät eivät myöskään pysty analysoimaan asiakirjoihin sisältyviä tietoja tai tuottamaan oivaltavaa raportointia. Yhteistoiminnalliset hankintaominaisuudet ratkaisevat monia näistä kipupisteistä.

Hankinnan yhteistoimintaratkaisusta etsittäviä lisäominaisuuksia ovat:

• Asiakirjojen jakaminen: Ota käyttöön automatisoidut sähköiset ostotilaukset, laskut, maksut ja vahvistukset.
• Verkon löytäminen: etsi uusia toimittajia, jotka vastaavat tiettyjä perusteita tai arviointeja, julkaise hankintatarpeita, vastaanota tarjouksia jne.
• Toimittajan itsepalveluportaalit: Salli toimittajien hallita profiileja, vastata hintatarjouspyyntöihin, kääntää ostotilaukset laskuihin ja lähettää laskuja sekä seurata tilauksia.
• Analyysikojetaulut: Anna tietoja menoista, toimittajan suorituskyvystä ja prosessien tehokkuudesta.
• Asianohjauksen orkestrointi: automatisoi hyväksynnät, eskaloinnit ja poikkeusten käsittely.
• Vaatimustenmukaisuuden kaiteet: täsmäytä ostotilaukset ja laskut, varmista, että tilaukset ja laskut ovat ostajan parametrien ja sopimusten mukaisia, käytä hyväksyttyjä toimittajia maan mukaan ja täytä lakisääteiset vaatimukset.
• Integrointi ERP-järjestelmiin: Varmista tietojen yhdenmukaisuus ja poista useimmat manuaaliset syötöt ERP-ympäristöissä.

Yhteistoiminnalliset hankintaalustat mahdollistavat suojatut, kosketusvapaat tapahtumat ja reaaliaikaisen koordinoinnin. Ne ovat osa laajempaa ekosysteemiä, joka sisältää hankintalähteen määrityksen, logistiikan ja käyttöomaisuuden älykkyysverkostot – luoden yhtenäisen digitaalisen toimitusketjun.

Yhteiset yhteistoiminnalliset hankintasudenkuopat

Hankintojen yhteistyöalustojen monista eduista huolimatta sisäänosto voi edelleen olla haastavaa. Tämä johtuu yleensä useista syistä: muutosväsymys, ajoitus, myyjävastus tai ROI-tietojen puute. Tämä on ymmärrettävää, kun otetaan huomioon tiimien määrä, tekninen suunnittelu ja alkuinvestoinnit.

Asiantuntevat hankintapäälliköt voivat kuitenkin puuttua näihin huolenaiheisiin kouluttamalla sidosryhmiä käyttämällä konkreettisia kipupisteitä ja myönteisiä tuloksia. Esimerkkejä ovat:

Puutteellinen integrointi: kytketyt järjestelmät estävät tietovirran ja näkyvyyden.
Ratkaisu: Käytä ERP-natiivia alustaa saumattoman integraation varmistamiseksi.

Toimittajien vähäinen osallistuminen: Toimittajien digitaalisten alustojen käyttöönotto voi olla hidasta.
Ratkaisu: Tarjoa onboarding-tukea ja korosta molemminpuolisia etuja, kuten nopeampia maksuja ja pienempiä virheitä. He saattavat huomata, että monet heidän toimittajistaan ja asiakkaistaan ovat jo verkossa.

Turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusriskit: Tietojen jakaminen organisaatioiden kesken tuo mukanaan haavoittuvuuksia.
Ratkaisu: Valitse alusta, jolla on vankka tietoturva, kirjausketjut ja vaatimustenmukaisuussertifioinnit.

Näkyvyyden puute: Erilliset järjestelmät vaativat monivaiheisia, manuaalisia hankintaprosesseja.
Ratkaisu: Salli sopimusten yhteisluonti, sähköinen laskutus ja suorituskyvyn seuranta jaetussa järjestelmässä.

Lisäkustannukset: Johtokunta ei ehkä ole halukas osoittamaan lisäbudjettia.
Ratkaisu: Suorita pilottiohjelma ja tarjoa validoituja ROI-tilastoja lisäinvestointien myymiseksi.

Jos johtajuus ei edelleenkään ole vakuuttunut, kolmansien osapuolten raportit voivat hälventää heidän epäröintiään. IDC Business Value White -kirjan "The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations"¹ mukaan asiakkaat voivat odottaa positiivisia ROI-palautuksia seuraavilla tavoilla:

• Nopeampi siirtyminen markkinoille.
• Nopeampi tuote- ja tilaustoimitus.
• Nopeampi uusien kumppanien käyttöönotto.
• Nopeampi asiakirjatoimitus.
• Sähköisten ostotilausten käytön lisääminen.
• Laskun hyväksynnän sykliaikojen lyhentäminen.
• Lisää laskuja käsitelty ilman poikkeusta.

Muita kolmannen osapuolen resursseja, joista voi olla apua, ovat IDC:n liiketoiminta-arvon laskuri² ja IDC Business Value White Paper, "The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations."³ Kun sisäänosto on vahvistettu, on aika rakentaa etenemissuunnitelma, jossa siirrytään vakiintuneista prosesseista aikaa säästäviin työnkulkuihin.

Yhteistyön etenemissuunnitelman laatiminen hankintajohtajille

Vaikka hankintayhteistyöratkaisun integrointi on pieni yritys verrattuna yrityksen laajuiseen pilvipalvelujen siirtoon, strategisen etenemissuunnitelman laatiminen on suositeltavaa optimaalisten tulosten saavuttamiseksi. Tämän harjoituksen avulla kaikki osapuolet voivat pohtia tarpeitaan, vaatimuksiaan ja odotuksiaan. On myös sopiva aika suunnitella mahdolliset muutostenhallinnan vaiheet tai koulutus. Työntekijät ovat valmiita käyttämään uusia hankinnan yhteistyötyökaluja heti, kun ne ovat käytettävissä. Ehdotettuja harkittavia vaiheita ovat:

1. Arvioi nykyinen kypsyys: Arvioi olemassa olevia hankintaprosesseja, -järjestelmiä ja sidosryhmien sitoutumista. Minkä kanssa tiimisi kamppailee eniten? Mitkä vaiheet ovat alttiimpia virheelle tai virheelliselle viestinnälle? Mitä tiimi ei halua muuttaa?
2. Määritä yhteistyön tavoitteet: Yhdistä ne liiketoiminnan prioriteetteihin, kuten kustannussäästöihin, ketteryyteen tai kestävään kehitykseen. Mitkä ovat prioriteettisi? Miten määrität menestyksen? Nopeampi laskutus? Vähemmän virheitä? Kestävämpi toimitusketju?
3. Valitse oikea alusta: Valitse työkalut, jotka integroituvat ERP-järjestelmääsi ja tukevat yhteistyötarpeitasi. Käyttävätkö toimittajat tai toimittajat jo hankintaalustaa? Jos ei, varmista, että he voivat helposti liittyä, joten adoptio on todennäköisempää.
4. Sitoudu sidosryhmiin: Osallistu hankintoihin, rahoitukseen, tietotekniikkaan ja toimittajiin prosessin alkuvaiheessa, jotta he saavat panoksensa, vastaavat kysymyksiin ja tekevät sisäänoston turvallisesti. Valitse hankintaalusta, joka parhaiten vastaa kaikkien tarpeita.
5. Pilotti ja iterointi: Aloita pienestä toimittajien tai kategorioiden ryhmästä, mittaa tuloksia ja tarkenna. Jos esimerkiksi avaintoimittaja on jo valitsemassasi verkossa, integroi ensin toimittajan kanssa. Määritä työnkulkuja, kouluta tiimiä ja arvioi parannuksia tiettynä ajanjaksona, kuten kolmen kuukauden aikana.
6. Skaalaa ja optimoi: Jos hyödyt ja ROI ovat vakuuttavia, ota käyttöön muut kumppanit, toimittajat ja ostajat. Laajenna yhteistoimintaa prosessien tarkentamiseksi käyttämällä analyyseja jatkuvan parantamisen edistämiseksi.

Aloita hankintayhteistyön tutkiminen jo tänään

Manuaalisten ja siloottisten hankintaprosessien päivät ovat poistumassa käytöstä pilvipohjaisten verkkojen avulla, joiden avulla yritykset voivat käydä kauppaa pienemmällä kitkalla. Näitä uusia työkaluja käyttävät hankintatiimit voivat helpommin:

• Löydä uusia toimittajia ja tule sopimusehtoihin nopeasti
• Reagoi nopeammin muuttuviin toimitusketjuolosuhteisiin
• Saat paremman näkyvyyden osto- ja myyntiprosessin kaikkiin vaiheisiin
• Noudata kaikkia sisäisiä ja ulkoisia määräyksiä ja käytäntöjä

Yhteistoiminnallisen hankintaalustan käyttö tuo näkyvyyden, tehokkuuden ja vaatimustenmukaisuuden toimitusketjuusi. Oikea ratkaisu on valmis, kun olet, ja on olemassa monia vaihtoehtoja, jotka tukevat yrityksesi muutosta.