Mikä on palkanlaskennan hallintajärjestelmä?

Palkanlaskentajärjestelmän avulla lasketaan työntekijöiden palkat, tehdyt työtunnit, vähennykset ja ennakonpidätys palkkakautta kohti. Se on usein tiiviisti integroitu aika- ja läsnäolojärjestelmiin, jotta työtuntien palkka on tarkka.

Organisaatio voi hallita palkanlaskentaa manuaalisesti, käyttää erikoisohjelmistoa tai ulkoistaa tämän toiminnon kolmannen osapuolen palveluntarjoajalle. Palkanlaskentajärjestelmä on keskeinen osa inhimillisen pääoman hallintaa (HCM).

Miksi palkanlaskennan hallinta on tärkeää?

Palkanlaskennan hallintajärjestelmä voi auttaa yrityksiä vähentämään monimutkaisuutta, hallitsemaan riskejä ja skaalaamaan tehokkaasti. Lisäksi edistynyt palkanlaskentaohjelmisto antaa ihmisille mahdollisuuden luoda tärkeitä raportteja, kerätä tietoja trendeistä ja integroida tietoja osastoille yhteisiin järjestelmiin.

Tarkka palkanlaskennan hallinta on ratkaisevan tärkeää osastoille, kuten henkilöstöhallinnolle (HR). HR ja palkanlaskenta tarvitsevat pääsyn palkkoja, etuja ja työntekijän tilaa koskeviin tietoihin, jotta voidaan ylläpitää tarkasti yrityksen tietueita ja varmistaa verolainsäädännön ja työlainsäädännön noudattaminen.

Vaatimustenmukaisuuden väärinkäyttö voi olla kallista. Vuonna 2023 IRS arvioi yhdysvaltalaisille työnantajille noin 8,5 miljardin dollarin siviilioikeudelliset seuraamukset maksujen virheellisestä laskennasta tai puuttuvista maksuista, ja vuonna 2021 ”nimi ja häpeä” -kampanja ja oikeudenkäynti johti miljoonien puntien sakkoihin ja korvauskustannuksiin sadoille Yhdistyneen kuningaskunnan työnantajille. Pienetkin virheet voivat johtaa julkiseen kiusaukseen, uskottavuuden menetykseen ja alhaiseen moraaliin, minkä vuoksi yritysten on tärkeää saada palkkahallinto kuntoon.

Mitkä ovat palkanlaskennan menetelmät?

Kaikenkokoisten yritysten on hallittava ja ylläpidettävä tarkkaa palkanlaskentaa, jotta he voivat maksaa työntekijöille ajoissa ja pysyä vaatimusten mukaisina. On olemassa erilaisia vaihtoehtoja sekä etuja ja haittoja kullekin. Tässä on kolme tärkeintä palkanlaskennan hallintamenetelmää:

1.     Manuaalinen palkanlaskennan hallinta

Tämäntyyppiseen palkanlaskennan hallintaan kuuluu palkkojen, vähennysten ja palkanlaskennan verojen manuaalinen syöttäminen laskentataulukkoon tai yksinkertaiseen kirjanpito-ohjelmistoon. Pienet yritykset ja startupit saattavat houkutella käyttämään manuaalista palkanlaskennan hallintaa säästääkseen kustannuksissa. Tämä menetelmä on kuitenkin aikaintensiivinen ja mahdollisesti altis turvallisuusuhkille, tietojen menetykselle ja inhimillisille virheille.

2.     Palkanlaskennan hallintaohjelmisto

Tällainen erikoistunut ohjelmisto sijaitsee tietokoneella tai pilvessä ja voi auttaa yritystä järjestämään ja virtaviivaistamaan palkanlaskennan automaatiota. Palkanlaskennan hallintaohjelmistoa hallinnoidaan yhä enemmän pilvessä, se veloittaa yleensä maksun ja on tilausperusteinen. Se voi auttaa organisaatioita välttämään kalliita palkanlaskentavirheitä, pysymään ajan tasalla vaatimustenmukaisuuspäivityksistä, skaalaamaan eri alueilla toimintojen laajentuessa uusille maantieteellisille alueille ja pitämään työntekijätiedot organisoituina ja turvassa.

3.     Palkanlaskennan ulkoistaminen

Yritykset, joilla ei ole halua tai resursseja suorittaa palkanlaskennan hallintaa sisäisesti, voivat palkata ulkoisen palveluntarjoajan hallitsemaan tätä prosessia. Kolmannen osapuolen yritys voi poistaa osan hallinnollisesta taakasta, mutta se voi olla kallista ja edellyttää prosessin suorasta valvonnasta luopumista.

Mitkä ovat palkanlaskennan hallintaprosessin vaiheet?

Palkanlaskennassa on määritetty vaiheet, joita organisaatioiden on noudatettava varmistaakseen, että järjestelmä toimii oikein ja tehokkaasti tarkoitetulla tavalla. Loppujen lopuksi yksittäinen väärä vaihe voi johtaa viivästyneeseen palkkasummaan tai sakkoon. Tässä ovat palkanlaskennan hallinnan kolme päävaihetta:

1. Palkanlaskentaa edeltävä vaihe

Siihen kuuluu olennaisten työntekijätietojen kerääminen, kuten työsuhteen tila, tunti- ja ylityökorvaukset, palkka, aikaseurantatiedot, mahdolliset bonukset, ylityöt tai provisiot, palkallinen vapaa tai vapaa sekä vähennykset. Organisaatioiden on myös varmistettava, että niiden palkanlaskentajärjestelmässä käytetään uusimpia tietoja, työkäytäntöjä ja vaatimustenmukaisuusmääräyksiä.

2. Laskentavaihe

Siihen kuuluu bruttopalkan laskeminen ja sen jälkeen vähennysten soveltaminen työntekijän nettopalkan eli kotipalkan saamiseksi. On ratkaisevan tärkeää saada tarvittavat yrityksen sisäiset hyväksynnät varojen hajottamiseksi ajoissa ja palkanlaskennan pitämiseksi aikataulussa.

3. Palkanlaskennan jälkeinen vaihe

Se edellyttää palkan jakamista työntekijöille, sosiaalivakuutus- ja eläkemaksujen suorittamista, tarkkojen taloustietojen säilyttämistä sekä vaadittujen lomakkeiden ja raporttien toimittamista valtion virastoille. Riippuen yrityksen sijaintipaikasta työnantajien on säilytettävä työntekijätietueita tietyn määrän vuosia. Esimerkiksi IRS toteaa, että yhdysvaltalaisten yritysten pitäisi säilyttää työverotietoja vähintään neljä vuotta. Sisäisten ryhmien olisi myös säännöllisesti tarkasteltava sisäisiä prosesseja, jotta varmistetaan tarkkuus ja puututaan parannuskohteisiin.

Mitkä ovat palkanlaskennan hallintajärjestelmän toiminnot?

Nykyaikainen palkanlaskentajärjestelmä, joka syventyy palkanlaskennan yksityiskohtiin, voi auttaa yrityksiä seuraavilla tavoilla:

• Työntekijöiden palkkojen laskeminen: Automatisoi ja laske bruttopalkka, vähennykset ja nettopalkka ja varmista verovelvoitteiden ja työlainsäädännön noudattaminen. Verot ja vähennykset sisältävät paikalliset, osavaltion, provinssin, alueelliset, liittovaltion tai maan verot, eläke- tai sairausvakuutuskorvaukset ja muut ennakonpidätykset bruttopalkasta.
• Palkanlaskennan verojen käsittely: laske ja maksa vähennykset valtion virastoille.
• Palkanlaskennan kirjaamisvaatimusten noudattaminen: Ylläpidä neljännesvuosittaisia ja vuosittaisia veroraportteja ja vuoden lopun lomakkeita työntekijöille ja sopimustyöntekijöille.
• Palkkalaskelmien antaminen työntekijöille: Anna työntekijöille paperilla tai sähköisellä otteella erittely ansioistaan ja vähennyksistään palkkakautta ja vuoden alusta. Joissakin palkanlaskentajärjestelmissä työntekijät voivat myös ilmoittautua sähköposti- tai tekstiviesteihin palkkalaskelmistaan.

Mitä hyötyä on palkanlaskennan hallintaohjelmiston käytöstä?

Palkanlaskentajärjestelmät tukevat parempaa tehokkuutta ja auttavat yrityksiä säästämään aikaa vieviä HR-tehtäviä. Pilvipohjaisen palkanlaskentaohjelmiston ja sen missä tahansa -käyttöliittymän avulla palkanlaskentaryhmillä on käytettävissään reagoivia ja tehokkaita työkaluja. Tässä muutamia tärkeimpiä etuja:

• Laskelmien automatisointi auttaa yrityksiä välttämään virheitä palkanlaskennan käsittelyssä ja varmistamaan oikea-aikaisen ja tarkan maksun.
• Vaatimustenmukaisuusapu: Kun uudet lait hyväksytään tai olemassa olevat lait muuttuvat, palkanlaskennan hallintaohjelmistolla on paremmat edellytykset sisällyttää nämä muutokset säädöksiin, jotta yritykset pysyvät kriittisten määräaikojen edellä ja välttävät seuraamuksia. Laajennettu pilvipohjainen palkanlaskenta sisältää globaaleja lokalisointiominaisuuksia useilla alueilla ja eri maissa toimiville yrityksille, jotta ne pysyvät vaatimusten mukaisina.
• Pääsy verolomakkeisiin: Työntekijät voivat helposti käyttää verolomakkeitaan itse, mikä vähentää HR-taakkaa.
• Joustavat maksutavat: Työntekijät voivat valita, haluavatko he saada maksun suoratalletuksella tai shekillä vai toisen yrityksen tarjoaman vaihtoehdon kautta.
• Yksityiskohtainen kirjanpito: Tiimit voivat yhdistää palkanlaskennan tiedot reaaliaikaisten tietojen perusteella ja luoda räätälöityjä raportteja napin painalluksella. Palkanlaskentatietojen analytiikan käyttäminen trendien ja mallien havaitsemiseen auttaa henkilöstöhallintoa ja yrityksen johtajia tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä.
• Työntekijöiden itsepalvelu: Työntekijät voivat käyttää palkkalaskelmiaan, joissa on erittely maksuista ja vähennyksistä, mikä parantaa läpinäkyvyyttä.
• Vähentyneet palkanlaskentavirheet: Ohjelmistopohjainen palkanlaskenta poistaa manuaalisen tietojen syötön ja laskelmien tarpeen ja siihen liittyvän virheiden mahdollisuuden.
• Automaattiset hälytykset: Palkanlaskennan pääkäyttäjät voivat aktivoida hälytyksiä ohjelmistossa kiinnittääkseen huomiota mahdollisiin ongelmiin ja asettaakseen muistutuksia tärkeistä päivämääristä, määräajoista ja vaatimustenmukaisuuden päivityksistä.

Palkanlaskennan hallintajärjestelmän valitseminen

Oikean palkanlaskentajärjestelmän valinnassa on olennaista, että liiketoimintapäättäjät arvioivat tarpeensa ja haluavat ennen järjestelmän valintaa. Kun he ovat määrittäneet, mitä he voivat käyttää, ja heillä on oltava tarvittavat ominaisuudet, he voivat vastata seuraaviin kysymyksiin:

1. Mikä on tarjoajan maine ja kokemustaso?

Tutustu arvostelusivustoihin, lue asiakaskokemuksia ja tapaustutkimuksia sekä tutustu tarjoajan hyviin ja huonoihin puoliin. Rekisteröidy myös live-demoon tai maksuttomaan kokeiluversioon, jotta voit testata ohjelmiston ennen sitoutumista.

2. Kuinka turvallinen järjestelmä on?

Selvitä, käyttääkö tarjoaja salausta, noudattaako se tietosuojamääräyksiä ja tarjoaako se mukautettavia käyttöoikeuksia. Tutustu myös tietojen varmuuskopiointi- ja palautusprosesseihin.

3. Tukeeko tarjoaja maita ja alueita, joissa liiketoimintaa harjoitetaan?

Selvitä lokalisoinnin taso paikoissa, joissa yritys toimii tai aikoo laajentaa. Tämä sisältää kielen, valuutan, päivämäärän ja aikavyöhykkeen tuen, ja menee paljon pidemmälle tiettyihin kenttiin, laskelmiin ja raportteihin, jotka voivat olla erilaisia kussakin maassa.

4. Auttaako tarjoaja yrityksiä noudattamaan muuttuvia määräyksiä?

Määritä, valvooko toimittaja palkanlaskentaan vaikuttavia lakisääteisiä perusteita ja tarjoaako toimittaja oikea-aikaisia päivityksiä vaatimustenmukaisuuden parantamiseksi. Selvitä myös, tukeeko tarjoaja raportteja, joita tarvitaan eri toimistojen ja maiden ja alueiden toimittamiseen.

5. Integroidaanko ohjelmisto muihin järjestelmiin?

Etsi toimittaja, joka tarjoaa integroinnin olemassa oleviin järjestelmiin, kuten HCM-ohjelmistoon, jotta avaintiedot pysyvät yhdenmukaisina, vältetään tietojen päällekkäisyyttä ja estetään mahdolliset virheet. API-käyttöoikeuden tarjoava palkanlaskentajärjestelmä voi antaa organisaatioille mahdollisuuden mukauttaa alustaa ja muodostaa yhteyden muihin työkaluihin, mutta tämän lisäksi on varmistettava, että nämä integraatiot pysyvät ajan tasalla kaikissa yhdistetyissä järjestelmissä tehtyjen muutosten kanssa.

6. Mitkä ovat raportointiominaisuudet?

Lue, minkätyyppisiä raportteja palveluntarjoaja voi generoida, kuten eläkemaksujen analyysi tai palkanlaskennan verovelvollisuus. Katso myös, onko olemassa analyyttisia ominaisuuksia, jotka auttavat ennustamisessa ja päätöksenteossa.

7. Sopivatko kustannukset budjettiin tai odotettuun kasvuun?

Määritä tarvittavien lisenssipaikkojen lukumäärä ja kokonaiskustannukset alkumaksusta toistuviin maksuihin. Selvitä, voiko alusta skaalata yrityksen kasvaessa koossa ja monimutkaisuudessa. Tasaa nämä kustannukset mahdollisiin kustannuksiin, joita aiheutuu virheellisestä palkanlaskennasta tai lakisääteisten määräysten noudattamatta jättämisestä.

Palkanlaskennan hallinnan käyttötapaukset toimialoittain

Tässä on esimerkkejä kolmen toimialan yrityksistä, jotka toteuttivat pilvipohjaisia järjestelmiä ja paransivat menestyksekkäästi henkilöstö- ja palkanlaskentatoimintojaan.

Kiinteistöt

Laajennettuaan 450:stä 670 työntekijään kahden vuoden aikana, yksi Australian suurimmista kiinteistöryhmistä tarvitsi parempaa tiimitukea ja operatiivista tehokkuutta. Opi, miten yhdistetty HR-alusta, jonka palkanlaskenta on integroitu ytimeen, auttoi tätä organisaatiota tarkkuudessa, nopeudessa ja vaatimustenmukaisuudessa. Lue GPT-ryhmän tarina.

Urheilu ja viihde

Suuri urheilu- ja viihdeyritys halusi parantaa työntekijäkokemusta ja työpaikan päätöksentekoa. Ota selvää, miten yhden tietolähteen käyttö auttoi tätä organisaatiota automatisoimaan HR-prosesseja, lyhentämään perehdytyksen käsittelyaikaa, tehostamaan palkanlaskentatoimintoja ja tekemään tietoon perustuvia henkilöstöpäätöksiä. Lue Sharks Sports & Entertainmentin tarina.

Kuluttajatuotteet

Yksi maailman suurimmista elintarvikealan yrityksistä tarvitsi prosessejensa päivittämistä työntekijöiden kokemuksen ja kulttuurin parantamiseksi. Lue, miten pilvipohjainen palkanlaskennan hallintajärjestelmä auttoi tätä organisaatiota antamaan Lähi-idän työntekijöille pääsyn itsepalvelutyökaluihin ja muihin tietoihin. Lue BRF:n tarina.

Tutustu palkanlaskennan hallintajärjestelmiin

Kaikenkokoiset kasvupainotteiset yritykset voivat hyötyä hienostuneista prosesseista ja paremmasta palkanlaskennasta. Tässä on yrityksille hyödyllinen henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tarkistuslista, jolla varmistetaan, että niiden organisaatiolla on valmiudet tukea liiketoiminnan tavoitteita, kohdata tulevia haasteita ja vastata työntekijöiden tarpeisiin.

Opi, miten SAP SuccessFactors Employee Central Payroll voi auttaa yrityksiä yksinkertaistamaan globaalin henkilöstönsä palkanlaskentaprosesseja. Suorittaa luotettavasti palkanlaskentaa, joka noudattaa maakohtaisia ja alueellisia määräyksiä oikea-aikaisesti, turvallisesti ja tehokkaasti.