Tilinpäätös on prosessi, joka liittyy pitkään tylsiin, virhealttiisiin tehtäviin, joita tukee voimakas paine sulkea kirjat niin nopeasti kuin inhimillisesti mahdollista. Vaikka ratkaisevat liiketoimintapäätökset usein riippuvat tasapainosta, tilinpäätökset ja raportit, jotka ovat niiden varassa, ovat vain yhtä hyviä kuin niiden tarkkuus ja luotettavuus.

Tällä hetkellä keskisuuret yritykset kohtaavat kovaa kilpailua, ja niiden on kyettävä kääntämään ja mukauttamaan liiketoimintamallejaan nopeasti. Tehokkaat ja luotettavat tilinpäätösprosessit auttavat tuomaan luottamusta ja nopeutta yrityksen suunnitteluun ja päätöksentekoon – ja auttavat sijoittajia ja osakkeenomistajia tunnistamaan hyvän asian, kun he näkevät sen.

Mikä on tilinpäätös?

Tilinpäätös tarkoittaa toistuvaa tarkistus- ja täsmäytysprosessia, joka johtaa yrityksen julkisen talouden tilanteen yksityiskohtaiseen näkymään tarvittavien tilinpäätösten ja raporttien toimittamiseen. Toisin sanoen tilinpäätös on kaikkien taloushallinnon toimintojen summa, jonka kirjanpitotiimit sitoutuvat ”sulkemaan kirjanpidon” tiettynä ajanjaksona, kuten kuukautena, vuosineljänneksenä tai tilikautena. Tilinpäätöksen tavoitteena on toimittaa yksityiskohtaisia ja kattavia raportteja, mukaan lukien:

• Tase tai rahoitusasema
• Tuloslaskelma tai tuloslaskelma
• Kassavirtalaskelma

Mitä eroa on tilinpäätöksessä ja kirjanpidon päättämisessä?

Jopa ihmiset, jotka tietävät eron näiden kahden termin välillä, käyttävät niitä usein jokseenkin keskenään. Toiminnallisesta näkökulmasta on kuitenkin olemassa ero tilinpäätöksen ja kirjanpidon sulkemisen välillä – ja se tulee yhä tärkeämmäksi, kun keskisuuret yritykset pyrkivät integroimaan kirjanpitoprosessinsa paremmin yhteen pilvijärjestelmään, kuten toiminnanohjausohjelmistoon (ERP).

Tässä on näiden avaintermien määritelmä:

• Tilinpäätös on yläkäsite, joka viittaa kaikkiin kirjanpidon prosesseihin, jotka menevät kirjanpidon sulkemiseen – mukaan lukien kirjanpidon varsinainen sulkeminen. Tuloksena ovat taloudelliset raportit ja tilinpäätökset, jotka antavat sidosryhmille ja johtajille tarkan kuvan yrityksen finanssipoliittisesta tilanteesta. Tämä tapahtuu säännöllisesti, joka voi olla kuukausittain, neljännesvuosittain, vuosittain tai muulla tavalla.
• Kirjanpidon päättäminen on vaihe tilinpäätösprosessissa, kun pääkirja tai kirjanpito täsmäytetään ja suljetaan kauden osalta. Tämän vaiheen jälkeen tulostetaan talousraportit, jotka osoittavat yrityksen julkisen talouden tilanteen kyseisenä aikana.

Tilinpäätösprosessin keskeiset vaiheet

Tilinpäätösprosessissa on periaatteessa viisi vaihetta: tallenna, analysoi, sulje, konsolidoi ja raportoi. Kun päätösmääräaika on määritetty, kaikkien tase-/tuloslaskelmien saldo on täsmäytettävä, jotta kirjanpito voidaan sulkea ja prosessi alkaa uudelleen seuraavaa liiketoimintakautta varten.

Tallenna, analysoi, yhdistä

• Rahoitustapahtumien luontiin sisältyy varojen, velkojen, oman pääoman, tuoton ja kulujen kirjaaminen koko liiketoiminnasta kyseiselle liiketoimintakaudelle.
• Ulkoisen laskennan suorittaminen sisältää lisätehtäviä, kuten tilianalyysin ja täsmäytyksen, tuoton toteutumisen, poiston laskennan ja jaksotuslaskennan.

Sulje

• Yksikön sulkeminen on piste, jossa olet lopettanut tapahtumien tallennuksen ja täsmäytyksen ja olet valmis täsmäyttämään ja sulkemaan kirjat.
• Yrityksen tilinpäätös tapahtuu sen jälkeen, kun kirjat on suljettu, ja sisältää lisävaiheita, joita tarvitaan eri osastojen ja oikeushenkilöiden taloushallinnon konsolidointiin, mukaan lukien kartoitus yhteiseen tilikarttaan, muunto yhteiseen valuuttaan, yrityksille yhteiset eliminoinnit ja sijoitusten laskenta. Kun keskisuuret yritykset kasvavat, niiden on automatisoitava ja integroitava osa näistä toiminnoista ja saatava nopeampi pääsy valvontaan ja validointitarkastuksiin.

Raportti

• Talousraportoinnin suorittaminen on tilinpäätösprosessin viimeinen vaihe. Kun raportointi muuttuu monimutkaisemmaksi ja vaativammaksi, taloushallinnon tiimit kokevat painetta toimittaa nopeampia ja joustavampia raportteja. Mobiililaitteiden käyttöliittymät ja tehokkaat taloushallinnon järjestelmät ovat ihanteellinen ratkaisu henkilökohtaisten, reaaliaikaisten raporttien suorittamiseen missä ja milloin tahansa.

ERP:n tilinpäätösohjelmisto näyttää tilannevedoksen jäljellä olevista tehtävistä, jotta voit sulkea kirjat.

5 suurinta taloudellista tilinpäätöstä koskevaa haastetta

Monilla keskisuurilla yrityksillä on vastassaan yhä monimutkaisempia globaaleja kirjanpitoon liittyviä haasteita, mutta niiden täytyy luottaa pienempiin tiimeihin asioiden hoitamiseksi. Heille on tärkeää virtaviivaistaa ja automatisoida kirjanpitokäytäntöjään ja vastata näihin haasteisiin.

Tässä ovat taloustiimien tärkeimmät haasteet:

1. Rakenteen ja kirjanpidon toimintaohjeiden puute: Tilinpäätösprosessi on taloushallinnon tiiminvetäjille ”kirjanpito 101”. Keskisuurissa yrityksissä tämä tarkoittaa usein sitä, että pari vanhempaa henkilöä – jotka tuntevat tilinpäätösprosessin yksityiskohtaisesti – eivät koe tarvetta ottaa käyttöön muodollisempia, yksityiskohtaisempia vakiomuotoisia toimintatapoja (SOP). Kun yritykset kasvavat monimutkaisemmiksi, ne tarvitsevat vahvoja toimintaohjeita, mutta voi olla haastavaa saada käyttöön tiukemmat toimintamenettelyt, joten ehdotettujen uusien rahoitusjärjestelmien tai -ratkaisujen on pystyttävä osoittamaan nopeasti hyötynsä ja helppokäyttöisyytensä.
2. Aikapaine kuukausitilinpäätöksessä: C-sarjasta osakkeenomistajille tärkeät strategiset päätökset riippuvat – jopa riippuvat – tarinan tilinpäätösraporteista. Nopeudesta tulee siis motivaattori. Joskus se on hyvä, kun se johtaa suurempaan tehokkuuteen ja ajanhallintaan. Mutta aivan liian usein se johtaa kyseenalaisiin pikanäppäimiin tai siiloihin, joissa nopeimmat ihmiset saavat tehtäväkseen sulkea kirjat sen sijaan, että käyttäisivät aikaa näiden tehtävien levittämiseen ja automatisoimiseen koko tiimissä ja auttavat varmistamaan paremman ymmärryksen tilinpäätösprosesseista koko yrityksessä.
3. Epätarkat ja myöhässä olevat taloudelliset tiedot: Koko tilinpäätöksen häiritsemiseksi tarvitaan epätarkkoja tai puutteellisia tietoja yhdeltä liiketoiminta-alueelta. Jokainen osasto tuottaa laskuja, kuluja ja ostotilauksia, mutta monissa yrityksissä – erityisesti nopeasti kasvaneissa keskisuurissa yrityksissä – talousraportoinnissa on epäjohdonmukaisuutta. Franttiset pyynnöt asioista kuun lopussa johtavat turhautumiseen ja virheisiin. Monia yrityksiä haastavat puutteelliset työkalut ja ratkaisut, jotka tukevat johdonmukaista ja jatkuvaa kirjanpitoa ja osastojen raportointia – koko kuukauden.
4. Siilot ja huono taloustietojen integrointi: Epätarkkojen ja viivästyneiden osastotietojen lisäksi taloushallinnon tiimit kamppailevat myös siilojen ja erilaisten raportointijärjestelmien kanssa eri puolilla liiketoimintaa, usein erilaisten metatietojen tai tietorakenteiden kanssa tilien nimille ja lukumäärälle, tuotteiden nimille ja lukumäärälle, asiakkaille, osastoille jne. Tämä tarkoittaa, että kirjanpitäjien ei tarvitse vain täsmäyttää ja ymmärtää erilaisia tietoja, vaan heidän on myös usein turvauduttava manuaalisiin, virhealttiisiin prosesseihin varmistaakseen, että tiedot ovat yhtenäisessä rakenteessa.
5. Automatisoidun kirjanpidon puute: Keskisuurten yritysten kasvaessa kasvaa myös niiden kirjanpidon monimutkaisuus, puhumattakaan siitä, että on pantava täytäntöön yhä haastavammat yritysturvallisuus ja hallintostandardien vähäisyys. Tarttumalla jo käytössä oleviin prosesseihin monet yritykset yrittävät pultata näitä lisäkohteita manuaalisesti suoritettuina tehtävinä. Tämä ei ainoastaan aiheuta virheriskiä, vaan rajoittaa myös skaalattavuutta ja tietojen integrointia. Ilman tekoälyllä (AI) toimivien ERP-liiketoiminnan hallintajärjestelmien voimaa keskisuurten yritysten liiketoiminta saavuttaa kriittisen kirjanpidon massan, jonka jälkeen ne eivät enää voi kasvaa manuaalisilla prosesseilla.

Taloudellisen raportoinnin ja tilinpäätöksen sujuvuuden parhaat käytännöt

Tilinpäätösprosessin tuottamat raportit ja näkemykset ovat tärkeimpiä yrityksesi kasvun ja toiminnan kannalta – mutta monimutkaisuutensa ja yksityiskohtansa vuoksi ne ovat usein pelottavimpia yrityksen toiminnoista. Standardoimalla menettelyjä, kehittämällä hyviä viestintästrategioita ja hyödyntämällä tehokkaita kirjanpito-ohjelmistoratkaisuja yritykset voivat kehittää prosessia paljon helpommaksi ja paljon tehokkaammaksi.

• Tunnista tehottomuus ja virhealtis kirjanpitoprosessi. Digitalisoidessaan ja uudistaessaan kirjanpitokäytäntöjään monet parhaat keskisuuret yritykset rakentavat työryhmän, joka koostuu eri osastojen edustajista. Rahoitustiimi antaa heille etsittäviä riskejä ja ongelmia, ja nämä tulokset ryhmitellään ja arvioidaan, jotta saadaan hyvä käsitys siitä, missä on parantamisen varaa.
  
  Tämä prosessi aiheuttaa tyypillisesti pullonkauloja ja viivästyksiä, mutta kiinnittää huomiota myös lukuisiin toimiin, joita tehdään edelleen erillisillä manuaalisilla laskentataulukoilla. Tämä prosessi asettaa vaiheen toimintaohjeiden kehittämiselle ja entistä liitettävämpien ja automatisoidumpien kirjanpitotyökalujen käyttöönotolle.
• Kehitä hyviä muutostenhallintakäytäntöjä, jotta voit luoda ja ottaa käyttöön toimintaohjeita. Kirjanpitoryhmä on viime kädessä vastuussa sujuvasta tilinpäätöksestä, mutta he ovat riippuvaisia jokaisesta osastosta, joka saa tämän tehtyä – C-sviitin hankintakuluista myyntitiimin lounaskuluihin. Jos osastojen odotetaan toimittavan nopeasti ja tarkasti, yrityksen velvollisuutena on varmistaa, että kaikki yrityksen jäsenet laulavat samalta biisilehdeltä.
  
  Parhaissa keskisuurissa liiketoiminnoissa tämä alkaa usein hyvällä muutostenhallintastrategialla, joka auttaa viestimään tehtävien standardoinnin ja protokollien tärkeydestä sille, kuka omistaa mitäkin ja milloin ja miten heidän on suoritettava ja lähetettävä taloustehtävänsä. Kun SOP:t luodaan ja otetaan käyttöön, nyt on ihanteellinen aika ottaa käyttöön ja tukea älykkäiden taloushallinnon työkalujen, kuten ERP-ratkaisun, käyttöä.
• Ota käyttöön ja tue jatkuvaa kirjanpitoprosessia. "Jatkuva kirjanpito" tarkoittaa vain sitä, että sen sijaan, että kaikki osastot pyörivät ympäriinsä paniikissa joka kuukauden 29 ^{. päivä}, luodaan työnkulkuja, joilla tilinpäätöstehtävät jaetaan tasaisemmin raportointikauden aikana.
  
  Automaattisten taloushallinnon työkalujen käyttö voi auttaa huomattavasti virtaviivaistamaan tätä prosessia esimerkiksi mobiilisovelluksilla ja malleilla – kaikki pilven kautta, jotta voidaan kerätä ja integroida päivittäisiä osastojen välisiä tietoja reaaliajassa. Tämä auttaa välttämään kuukauden lopun paniikkia ja antaa tiimeille mahdollisuuden havaita (ja korjata) virheitä varhaisessa vaiheessa. Lopuksi, kun kirjat pidetään ajan tasalla, yritykset voivat tehdä "pehmeän lähellä" milloin tahansa kuukauden aikana, jotta vältetään shokit tai spot-mahdollisuudet.
• Automatisoi tilinpäätös ja digitalisoi se. Tekoälypohjaisen ERP-ratkaisun avulla keskisuuret yritykset voivat kohdentaa arvokasta aikaa uudelleen pilvipohjaisten talousratkaisujen avulla. Sen sijaan, että he käyttäisivät tuntikausia manuaalisten tehtävien suorittamiseen ja ymmärtäisivät sotkuista dataa, taloustiimit voivat käyttää enemmän aikaa strategisiin ja ammattitaitoisiin toimintoihin, jotka auttavat yrityksiä kasvamaan ja pivotoitumaan nopeasti nopeasti muuttuvilla markkinoilla.
  
  Pilvijärjestelmät tarjoavat reaaliaikaisia kojetauluja, joiden avulla johtajat voivat mukauttaa raportteja ja saada syvällistä tietoa milloin tahansa kuukauden aikana – laitteesta, työpöydältä tai missä tahansa. Se myös antaa kirjanpitoryhmälle avoimen pääsyn koko yrityksen tietoihin käyttämällä työkaluja, jotka automaattisesti integroivat ja standardoivat erilaisia tietojoukkoja ja antavat heille komentokannan, josta koota ja analysoida tietoja koko liiketoiminnasta.
• Tule yhteen jokaisen tilinpäätöksen jälkeen. Tämä on erityisen tärkeää keskisuurille yrityksille, jotka kasvavat ja muuttavat nopeasti liiketoimintamallejaan– erityisesti kun ne yrittävät ottaa käyttöön ja sementoida uusia digitaalisia työkaluja ja toimintaohjeita. Kaikki menettelylliset haasteet ja epifoomat, jotka jatkuivat viimeisen sulkemisen aikana, eivät koskaan ole tuoreempia joukkueen mielessä kuin päivä tai kaksi sen jälkeen.
  
  Monet yritykset käyttävät hyväkseen tätä hetkellistä läheistä hengitystä asettaakseen säännöllisiä tilinpäätöstapaamisia, joissa tiimit voivat mennä yrityksen ulkopuolelle, ehkä aterioida ja käyttää hetken analysoidakseen ja jakaakseen ideoitaan prosessin parantamiseksi ja virtaviivaistamiseksi.

Automatisointi ja tehtäväluettelot auttavat parantamaan tilinpäätösprosessia, kuten tässä hyväksyntäluettelossa näkyy.

Tilinpäätösohjelmiston käytön aloittaminen

Legendan mukaan NASA:ssa vieraillessaan presidentti Kennedy tapasi talonmiehen, joka työskenteli illalla. Kun Kennedy kysyi häneltä, miksi hän oli siellä niin myöhään, mies vastasi: ”Koska minä autan laittamaan miehen kuuhun.” Vaikka tuo vanha tarina saattaa vaikuttaa hieman kornilta tänään, sen viesti on kuitenkin erittäin voimakas.

Ollakseen ketterä ja kestävä nykypäivän nopeatempoisilla ja kilpailukykyisillä globaaleilla markkinoilla keskisuurten yritysten on pyrittävä – kaikissa tiimeissään – tuntemaan yhteinen päämäärä ja ymmärrys yrityksen tavoitteista. Se ei voi tapahtua helposti sisäisten siilojen, tehottomien prosessien ja virheille alttiiden manuaalisten työnkulkujen keskellä. Talouden digitalisaation ei tarvitse tapahtua yhdessä yössä. Parhaiden pilvitilinpäätöksen työkalujen käytön aloittaminen voi olla helpompaa kuin luulet. Ota yhteyttä ohjelmistotoimittajaan, niin saat lisätietoja vaihtoehdoista ja ratkaisuista, jotka on räätälöity yksilöllisiin liiketoimintatarpeisiisi.