ERP-siirron ymmärtäminen

ERP on kuin yrityksen keskushermosto. ERP-ratkaisut antavat organisaatioille näkyvyyden siihen, mitä tapahtuu ydinliiketoiminta-alueilla, kuten taloushallinnossa, toimitusketjussa, asiakaspalvelussa ja henkilöstöhallinnossa. Tämä auttaa yrityksiä hallitsemaan useita toisiinsa kietoutuneita prosesseja yhdessä integroidussa järjestelmässä.

ERP-siirto on tarpeen, kun vanha ERP vanhenee, ei enää vastaa asiakkaiden tarpeita tai rajoittaa liiketoiminnan kykyä vastata kilpailukykyisiin vaatimuksiin. Tietojen siirto on joka tapauksessa kriittinen – ja mahdollisesti vaivalloinen – osa uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoa.

Tässä artikkelissa tutkimme:

• ERP-siirron valmistelu

• Miksi pilvi-ERP on kasvussa

• ERP-siirtohaasteet ja -sudenkuopat

• Tietojen sujuvan siirron parhaat käytännöt

Valmistellaan ERP-siirtoa

Tietojen siirto voi olla huolellista työtä. Asiakkaisiin, tuotteisiin ja toimittajiin liittyvien tietojen siirtäminen useista muodoista yhteen järjestelmään aiheuttaa luontaisen riskin ERP-tietojen eheydelle. Tarkkuus on välttämätöntä viiveiden, sekaannusten ja tietojen häviämisen välttämiseksi.

Yritykset, joilla on selkeä käsitys tavoitteistaan, strategioistaan ja tarpeistaan, ovat parhaassa asemassa tarkassa ja oikea-aikaisessa tiedonsiirrossa. Tässä muutamia tapoja valmistautua:

Muodosta liiketoimintatapaus

Hyvä liiketapaus alkaa suoralla ongelmanilmauksella. Organisaatioiden tulee arvioida IT-infrastruktuuri, sovellukset ja tiedot, joiden kanssa ne tällä hetkellä työskentelevät, ja huomata mahdolliset puutteet. Selvitä, miten nämä rajoitukset vaikuttavat toimintoihin, työntekijöiden suorituskykyyn ja asiakassuhteisiin.

Kerro sitten, miten uusi ERP-järjestelmä käsittelee näitä ongelmia. Ole selvillä odotetusta sijoitetun pääoman tuotosta, kustannuksista, resurssirajoituksista ja mahdollisista riskeistä. ERP:n hyödyt riippuvat uudesta järjestelmästä, joka alkaa parhaalla tiedolla. Organisaatioiden tulisi olla selkeitä tarvittavasta ajasta, energiasta ja investoinneista.

Kehitetään vankka tiedonsiirtostrategia

Onnistunut ERP-siirto perustuu hyvin määritettyihin tavoitteisiin. Luonnostele karkeita projektitietoja budjetin, realistisen aikataulun ja laajuuden kanssa. Valitse avainsuorituskyvyn mittaukset, jotka tarkistetaan projektin edetessä.

Aloita suunnittelu varhaisessa vaiheessa, jotta voit määrittää resurssit ja antaa ERP-käyttöönottotiimeille mahdollisuuden delegoida muita töitä, jotta he voivat tarvittaessa keskittää energiansa tietojen siirtoon. Varhainen sisäänosto organisaation kaikilla tasoilla saa kaikki samalle sivulle ja auttaa puolustautumaan häiriöitä tai erimielisyyksiä vastaan myöhemmin.

Valitse ERP-toteutuskumppani

Kun yritys määrittää tavoitteet ja vaatimukset, se voi arvioida huolellisesti ERP-vaihtoehtojaan. Tutkimustoimittajat, jotka tarjoavat alan kokemusta, yhteensopivuutta nykyisen teknologian kanssa ja todistettua näyttöä määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisesta.

Tarkista toimittajatapaustutkimukset, jotta näet, kuinka hyvin ne vastaavat liiketoiminnan erityistarpeita. Hyvä sopivuus tuntee uusimmat tietojen vaatimustenmukaisuusstandardit ja toimialan määräykset.

Miksi yritykset siirtyvät pilvi-ERP:hen

Perinteiset on premise -ERP-järjestelmät toimivat yrityksen IT-tiimin omistamilla ja ylläpitämillä palvelimilla. Ne vaativat fyysistä tilaa, säännöllistä ylläpitoa ja tiedonsiirtoa, kun vanha laitteisto väistämättä suorittaa kurssinsa. Siksi yhä useammat organisaatiot siirtyvät tänään pilvi-ERP-ratkaisuihin. Nämä tilausperusteiset palvelut tarjoavat näkyvyyttä ja kontrollia johtaville yrityksille ilman suuria pääomasijoituksia tai jatkuvaa ylläpitoa.

Pilvi-ERP:n etuja on-premise ERP:hen verrattuna ovat:

• Kustannukset: Pilvi-ERP-ohjelmisto toimitetaan internetissä, joten ei tarvita laitteita, jotka vaativat päivittäistä huomiota jo kiireisiltä IT-osastoilta. ERP-palveluntarjoaja kattaa korjaukset, päivitykset ja ylläpidon kiinteää maksua vastaan.

• Skaalautuvuus: Yritykset voivat lisätä datan tallennusta kasvaessaan ja uusia toimintoja etänä tarpeen mukaan. Ennalta luodut ERP-integraatiot muodostavat yhteyden liiketoimintasovelluksiin generatiivisen tekoälyn avulla, joka auttaa automatisoimaan prosesseja ja tukemaan asiakkaita.

• Joustavuus: Pilvi-ERP-ratkaisut mukautuvat nopeasti uusiin liiketoimintamalleihin ja muuttuviin määräyksiin. Organisaatiot voivat löytää mahdollisuuksia innovointiin yhdistämällä kerran silotettuja tietoja ja konsolidoimalla, standardoimalla ja integroimalla sovelluksia.

• Analyysit: Nykyaikaisten pilvijärjestelmien avulla johtajat voivat tehdä parempia ja nopeampia päätöksiä. Tekoälytyökalut nostavat laajojen, monimutkaisten tietojoukkojen piilotettuja tietoja, jotka auttavat havaitsemaan trendejä ja ennakoimaan muutoksia.

• Turvallisuus: Cloud ERP -ratkaisut auttavat vähentämään riskejä ja lisäämään vaatimustenmukaisuuden läpinäkyvyyttä. ERP-toimittajien tietoturvatiimit voivat tehdä kriittisiä päivityksiä, tehdä vianmäärityksiä ja vastata verkkohyökkäyksiin etänä ilman kalliita sivustokäyntejä.

ERP-tietojen siirron yleiset haasteet

ERP-siirto on muutakin kuin vain tiedostojen siirtämistä. Yrityksen työnkulkujen jatkuvuus ja kyky löytää tietoa nopeasti riippuu kaikkien olennaisten ERP-tietojen täsmällisestä siirrosta.

Käsiteltäviä muuttujia on runsaasti. Nämä monimutkaisuudet voidaan kuitenkin ratkaista, varsinkin jos yritykset ovat tietoisia asioista, jotka useimmiten ratkovat tiimit:

• Tietojen laatu: tarpeeton, vanha, tarpeeton tai vanhentunut sisältö ylikuormittuu alavirtaan, mikä aiheuttaa ongelmia ja rajoittaa oivalluksia

• Resurssirajoitteet: Tietojen siiloihin jääneiden ERP-tietojen paljastaminen, tietojen poimiminen, puhdistaminen ja valmisteleminen siirtoa varten vaatii aikaa, asiantuntemusta ja keskittymistä

• Vanhat ERP-komplikaatiot: mitä mukautuneempi vanha järjestelmä on, sitä kauemmin ja monimutkaisemmin ERP-siirto yleensä on

• Vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus: Useista lähteistä peräisin olevan tiedon siirtäminen vie turvallisesti tietoa kehittyvistä kyberuhkista ja tietoisuudesta sääntelyohjeista

• Muutostenhallinta: Vanha järjestelmä voi tuntua monelta työntekijältä toisenlaiselta – työtaakan tasapainottaminen uuden järjestelmän oppimiseen voi aiheuttaa stressiä

ERP-tietojen siirron parhaat käytännöt

Tarkat ERP-tiedot tukevat työntekijöiden prosesseja, toimitusketjujärjestelmiä, asiakaspalvelun vuorovaikutusta ja paljon muuta. Yritysten on siirrettävä dataa sekä matalan tason yksityiskohtia että korkean tason strategiaa silmällä pitäen.

Jos haluat varmistaa, että siirrettävät tiedot on optimoitu uutta ERP-järjestelmää varten, toimi seuraavasti:

Arvioi olemassa olevat tiedot

Organisaation eri osastot voivat käsitellä samaa tietokappaletta eri tavalla. Tämä voi johtaa ristiriitoihin, kaksoiskappaleisiin tai epätarkkuuksiin, jotka tulevat näkyviin myöhemmin juuri väärään aikaan.

Koska uusi toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen yksittäinen totuuden lähde, on viisasta olla valikoiva juuri sen kanssa, mitä on siirtymässä. Jokaisesta viimeisestä tietorivistä kopioiminen voi myöhemmin aiheuttaa sekaannusta tai virheitä. Perusteellinen tietojen arviointi osastoittain varmistaa, että hyödytön tieto ei tukkeudu uuteen tietokantaan.

Kartoita tietokentät huolellisesti

Suunnitelma siitä, missä tiedot virtaavat, auttaa organisaatioita havaitsemaan ristiriitoja ja mahdollistamaan automaattisen siirron. Päästäkseen sinne yritysten tulisi kartoittaa lähdealustojen ja -ratkaisujen tiedot uuden ERP-järjestelmänsä rakenteeseen.

Anna ERP-käyttöönottotiimeille aikaa ymmärtää, mitä he näkevät, merkitse ongelmia tarpeen mukaan ja muunna tiedot muotoihin, jotka sopivat paremmin uuteen järjestelmään.

Määritä tietojen hallinnointi

On ratkaisevan tärkeää, että organisaatio päättää, kuka omistaa mitkä tiedot, ennen kuin ne siirretään. Määritä tarkoituksellisesti roolit aina, kun tietyntyyppiset tiedot tulisi sisällyttää, miten ne tapahtuvat ja kuka on vastuussa niistä.

Nimitä yksi henkilö valvomaan vaatimustenmukaisuutta. Tämä auttaa varmistamaan, että koko ERP-siirron työmäärä vastaa jatkuvasti uusimpia määräyksiä.

Perustetaan tiukka validointiprosessi

Jotta testituloksia voidaan tulkita tarkasti ja niiden pohjalta voidaan toimia, on hyvä ajatus tarkistaa testausmenetelmä varhaisessa vaiheessa.

Testaa heti, kun ensimmäiset tiedot siirretään, ja validoi tulokset säännöllisesti uudelleen, kun lisää tietoja siirretään. Tämän lähestymistavan avulla yritykset voivat oppia, soveltaa tietoja laajasti ja välttää ongelmia, kun vauhti kiihtyy.

Edistää yhteistoiminnallista käyttöönottoa

Tietotekniikka-asiantuntijoiden, loppukäyttäjien ja sidosryhmien on oltava mukana, jotta toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen onnistuu. Sisäänoston rakentamiseksi on parasta kehittää strategia yhdessä, ilmaista prioriteetit selkeästi varhaisessa vaiheessa ja olla etukäteen mukana siinä, miten muutos vaikuttaa kaikkiin.

Tiedota säännöllisesti johtajille, osastoille, asiakkaille ja työntekijöille projektin tilasta ja siitä, miten valmis tuote parantaa heidän kokemustaan.

ERP-siirron tarkistusluettelo: 7 keskeistä strategiaa

Kuten mikä tahansa yrityksen laajuinen projekti, parhaassakin suunnittelussa, yllättävät ongelmat tulevat esiin. Pitäydy näissä strategioissa, jotta voit käsitellä hikka pää päällä ja hallita riskejä:

1. Tee perusteellinen arviointi, jossa määritellään selkeät tavoitteet

Ymmärrä selkeästi tietovaatimukset keräämällä tarkoituksellisesti tietoja koko organisaatiosta aina hallinnasta loppukäyttäjiin. Lue, mikä aiheuttaa turhautumista, hidastaa prosesseja tai tukahduttaa innovaatioita. Luo sitten luettelo mitattavista tavoitteista, joilla puututaan kyseisiin kipupisteisiin.

2. Työskentele kokeneiden konsulttien kanssa

Kun organisaatiolla on selkeät tavoitteet dokumentoituna, konsultti voi auttaa priorisoimaan niitä ja tutkimaan muita asioita, joita yritys saattaa joutua harkitsemaan. Tietoinen, ulkopuolinen näkökulma voi myös selvittää, miltä menestys näyttää sekä toiminnanohjausjärjestelmän siirron lopussa että tulevina vuosina.

3. Sidosryhmien osallistuminen aikaisin ja usein

ERP-siirtolaisuus on koko yrityksen laajuinen yritys, joka menestyy selkeässä viestinnässä, joten aseta odotukset etukäteen. Anna jokaisen asianosaisen osaston, kumppanin ja asiakkaan tietää, miten ja milloin muutos vaikuttaa heihin, jotta ihmiset voivat valmistautua ja kukaan ei ole yllättynyt.

4. Dokumentoi kattava ERP-siirtoprojektisuunnitelma

Kehitä jokaiselle askeleelle yksityiskohtainen tehtäväluettelo alusta loppuun, mukaan lukien keskeiset tarkistuspisteet ja päivämäärät. Ole selvillä siitä, mitä kunkin vaiheen suorittaminen vaatii, ja seuraa, kuinka paljon aikaa ne tarvitsevat mennessäsi.

5. Hyväksy clean core -strategia perustietojen puhdistusta ja valmistelua varten

Yritykset, jotka välttävät muutoksia ERP-järjestelmänsä ydintoimintoihin, pyrkivät välttämään tulevia monimutkaisuus- ja suorituskykyongelmia. Mahdollistaa clean core -toiminnon minimoidaksesi riskit, hyötyäksesi nopeasti päivityksistä ja integroidaksesi ne helposti uuteen teknologiaan.

6. Yksinkertaista pilvipalvelusiirtoa vaiheittaisella lähestymistavalla

ERP-siirto olisi suoritettava vähitellen. Työskentele keskeisten järjestelmien tai prosessien läpi osaston, työntekijän tai sijainnin mukaan. Käsittele asioita ennakoivasti, opi ja jatka eteenpäin. Se kestää hieman kauemmin, mutta järjestelmällinen toiminta on välttämätöntä monimutkaisissa tai suuririskisissä hankkeissa.

7. Testaa tiukasti ja tarjoa koulutusta

Vahvista, että uusi ERP vetää tarkasti uusia tietoja testaamalla ensin pieniä summia. Tarkista jokainen sovellus manuaalisesti, korjaa ongelmat ja vahvista, että uudet ja vanhat ERP-järjestelmät on kohdistettu. Lisää sitten lisää tietoja ja käyttötapauksia ja anna loppukäyttäjille mahdollisuus kouluttaa ja saavuttaa sertifiointeja.

Kenen pitäisi olla osa ERP-siirtotiimiäni?

Tiedonsiirtostrategia on vain yhtä hyvä kuin ihmiset, jotka tekevät yhteistyötä sen toteuttamiseksi. Uuden ERP-järjestelmän menestys riippuu siitä, että tiimi muotoilee projektia alusta asti ja näkee sen loppuun asti.

Tässä on muutamia ehdotettuja kohdistettavia rooleja ja niiden painopiste:

• Johtava sponsori toimii pisteellisenä henkilönä, jolla on johtajuutta, lukitsee johdon sisäänoston varhaisessa vaiheessa ja auttaa ratkaisemaan ongelmia heidän tullessaan esiin

• Projektipäällikkö liikenteen ohjaamiseen aikataulun ja budjetin mukaan

• IT-päällikkö tai järjestelmänvalvoja varmistaa, että nykyiset tietopohjaiset järjestelmät ovat yhteensopivia ja valmiita siirtoon

• Liiketoiminta-analyytikko auttaa selventämään ERP-siirron liiketoimintatapausta ja valaisemaan sen lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutuksia

• Toiminnallisten vihjeiden avulla voidaan varmistaa, että kaikki olennaiset tiedot sisältyvät keskeisille liiketoiminta-alueille, mukaan lukien taloushallinto, myynti, toiminnot ja HR

• Muutostenhallinnan vihje auttaa työntekijöitä valmistautumaan – ja omaksumaan – uuden ERP-järjestelmän ominaisuudet

• Tietojen siirron asiantuntija auttaa kartoittamaan, keräämään, puhdistamaan ja valmistelemaan tietoja saumatonta siirtoa varten

• Laadunvarmistus/testi johtaa prosessien tarkastamiseen jokaisessa vaiheessa ja varmistaa siirrettävien tietojen eheyden uuden ERP-järjestelmän tarpeiden mukaisesti

• ERP-toimittaja/-konsultti, joka opastaa organisaatiota prosessin läpi pitäen mielessä tuoreen näkökulman ja pitkän aikavälin tavoitteet

Usein kysytyt kysymykset