Uuden ERP-ohjelmiston käyttöönotossa yritykset käyttävät usein paljon aikaa tarpeidensa tunnistamiseen, mutta suhteellisen vähän käyttöönoton vetävän tiimin kokoamiseen. ERP-projektitiimi on kuitenkin kiistatta suurin menestystekijä, joka voi tehdä eron tavoitetoteutuksen ja sivuttaisprojektin välillä.

Tässä on harhaanjohtavan yksinkertainen kaava onnistuneelle toteutukselle: oikeat ihmiset, joilla on oikeat taidot ja jotka noudattavat oikeita askeleita. Varmista, että aloitat ERP-suunnittelun yhdessä tiimin valintaprosessin kanssa. Nämä kahdeksan vaihetta auttavat jäsentämään projektitiimisi, luomaan suunnitelman ja toteuttamaan oikeat toimenpiteet.

Onnistuneen toteutuksen kaava: oikeat ihmiset, joilla on oikeat taidot ja jotka noudattavat oikeita askeleita.

1. Tunnista, että kyseessä ei ole IT-projekti

Koska ERP-järjestelmät perustuvat tietotekniikkaan, ihmiset olettavat usein, että ERP-toteutukset ovat IT-projekteja. Ei niin. ERP-järjestelmä on yrityksesi koko toiminnan selkäranka, joten tarvitset sitoutumista ja sitoutumista kaikilta osastoilta. Ilman riittävää organisaatiotukea tietotekniikkavetoinen toteutus johtaa todennäköisesti kalliisiin viiveisiin, käyttäjien vastarintaan, tyytymättömyyteen tai jopa suoranaiseen epäonnistumiseen.

IT-osastosi huolehtii laitteistojen ja ohjelmistojen asennuksesta (jos uusi järjestelmä on asennettu on-premise). Tietotekniikka vastaa myös yhteensopivuudesta ja integraatiosta muiden datasta riippuvaisten järjestelmien ja laitteiden kanssa – sekä yrityksen sisällä että siihen yhteydessä olevien järjestelmien ja laitteiden kanssa. Vastuu järjestelmän kokoonpanoa ohjaavien uusien liiketoimintaprosessien määrittämisestä lankeaa kuitenkin suoraan järjestelmän käyttäjien harteille.

2. Turvallinen johdon sitoumus

Vaikka CIO tai CTO epäilemättä kannattivat käyttöönottoprojektia, heidän osallistumisensa ei pääty tähän; ERP-investoinnin hyväksyminen on vasta alkua. Johtajien on ymmärrettävä suuren ERP-käyttöönottoprojektin vaikutukset, oltava halukkaita tekemään tarvittavat kompromissit, jotta ihmiset voivat käyttää aikaa ja energiaa hankkeeseen, ja tarjota näkyvää näyttöä tuestaan.

Johtajien olisi ilmaistava sitoumuksensa varhaisimmista aloituskokouksista alkaen. Niiden olisi pysyttävä mukana työryhmän edistymisen jälkeen ja tarjottava tarvittaessa kannustusta. Niiden on myös toimittava lopullisena viranomaisena, kun syntyy ristiriitoja tai kysymyksiä, joita ei voida ratkaista ilman toimeenpanovallan käyttäjien osallistumista.

Kaikissa hankkeissa tulee olemaan aikoja, jolloin muut prioriteetit vaikuttavat hankesitoumuksiin. Asiakkaiden vaatimukset, koulutukset tai kilpailevat projektit voivat helposti vetää tiimin jäsenet pois. Työntekijöitä painostetaan vastustamaan näitä häiriöitä ilman näkyvää johdon sitoutumista ja "lupaa" pysyä keskittyneenä.

3. Valitse oikea projektitiimin johtaja

Älykkään ja vastuullisen projektipäällikön johtama tehokas projektitiimi tarvitaan ajamaan ERP-projekti onnistuneeseen valmistumiseen ajallaan ja budjetissa. Tiimin johtajan pitäisi tulla liiketoiminnan operatiiviselta puolelta ja olla henkilö, jonka puoleen useimmat kääntyvät, kun heillä on kysymys tai ongelma, joku, joka tuntee yrityksen liiketoiminnan, sisäpolitiikan ja miten asiat toimivat organisaatiossasi. Hankkeen vetäjä voisi olla osastopäällikkö, mutta monessa tapauksessa ei. Jos mahdollista, yksilöitävä kyseinen henkilö mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta hän voi osallistua valintaprosessiin.

Ryhmän johtajan on oltava – tai siitä on tultava – taitava käyttämään projektinhallintaohjelmistoa tehtävien, aikataulun ja kustannusten seurantaan. Aiempi projektinhallintakokemus on hyödyllinen, mutta sitä ei tarvita; nimetyn henkilön kouluttamiseen projektinhallintatekniikoissa ja -työkaluissa on runsaasti resursseja.

4. Hanki oikeat henkilöt ERP-käyttöönottotiimiisi

Toteutustiimirakenteen pitäisi heijastaa organisaatiotasi. Projektiryhmän jäsenten olisi edustettava kaikkia tärkeimpiä toiminnallisia osastoja, erityisesti niitä, jotka ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja edunsaajia. Osastot voivat sisältää suunnittelua, myynti- ja asiakaskenttäpalvelua, hankintoja, taloushallintoa ja kirjanpitoa, IT:tä, fyysistä laitosta ja kunnossapitoa, henkilöstöresursseja tai muita riippuen siitä, miten liiketoimintasi on organisoitu ja kuinka laaja järjestelmä on.

Tiimi vastaa projektin suunnittelusta ja organisoinnista, ja sen tulee kokoontua säännöllisesti tarkastelemaan edistymistä ja puuttumaan mahdollisesti ilmeneviin ongelmiin. Jokainen tiimin jäsen ottaa vastuun toimintojen koordinoinnista omalla toiminta-alueellaan ja usein perustaa ja johtaa yksittäisiä tehtäväryhmiä erilaisten tehtävien suorittamiseksi. Jäsenet raportoivat projektitiimille, kun nämä tehtävät on suoritettu ja suoritettu.

Useimmissa tapauksissa projektiryhmä kokoontuu viikoittain – tai useammin kriittisten tai korkean aktiivisuuden jaksojen aikana. C-tason johtajien ei odoteta osallistuvan tiimin kokouksiin, mutta heidän tulisi olla tietoisia kaikista käyttöönottotoimista ja päätöksistä tiimin johtajan säännöllisen raportoinnin avulla. Koko yrityksen laajuinen tilaraportointi on myös erittäin suositeltavaa, jotta innostus ja kiinnostus pysyisivät korkealla.

5. Seuraa jäsenneltyä ja osallistavaa toteutussuunnitteluprosessia

Suunnittelun on alettava aikaisin, kun projektia ehdotetaan tai se tunnistetaan ensimmäisen kerran. Projektisuunnitelmaa päivitetään jatkuvasti, kun uutta tietoa tulee saataville – mutta se tulisi lukita jokaisen vaiheen alussa. Lisämuutokset saattavat olla tarpeen tämän jälkeen, mutta prosessin puolivälissä tapahtuvia muutoksia on vältettävä, jos se on mahdollista. Suurimpana uhkana projektin onnistumiselle lienee ”Scope creep”, taipumus jatkaa hankkeen tavoitteiden lisäämistä tai muuttamista. Prosessin aikana syntyy todennäköisesti hyviä ideoita, mutta näennäisestikin pienet muutokset voivat hidastaa tai suistaa projektisi raiteilta. Siirretään nämä ajatukset toiseen vaiheeseen.

Ota (tuleva) käyttäjäyhteisö mukaan varhaiseen suunnitteluprosessiin. Miksi tämä on niin tärkeää? Ne ovat pääasiallinen tietolähde liiketoiminnan ja sen prosessien ”sellaisenaan” kuvaukseen. Tarvitset tätä ERP-tarjouspyyntösi (RFP) vaatimusten määritysosassa. Haluat, että he osallistuvat valintaprosessiin, jotta he voivat kertoa, täyttääkö järjestelmä heidän tarpeensa heidän päivittäisten prosessiensa yhteydessä. Mikä tärkeintä, varhainen ja jatkuva osallistuminen määrittely- ja valintaprosessiin auttaa voittamaan kaikenlaisen muutosvastarinnan, joka on usein läsnä käyttäjäyhteisössä, kun heihin kohdistuu jotain uutta.

Näiden ja muiden ERP-järjestelmien käyttöönoton ja suunnittelun parhaat käytännöt voivat auttaa sinua saamaan parhaan hyödyn sijoituksestasi.

Ota (tuleva) käyttäjäyhteisö mukaan varhaiseen suunnitteluprosessiin.

6. Seuraa projektisuunnitelmaasi

Käytä projektinhallintatyökaluja projektin ja sen edistymisen ajoittamiseen ja seurantaan. Valittavana on monia suhteellisen edullisia projektinhallinnan ohjelmistopaketteja. Ohjelmisto auttaa määrittämään aikataulun, tunnistamaan resurssitarpeet ja havaitsemaan mahdollisia ristiriitoja. Kun koko projektisuunnitelma on ladattu, se auttaa sinua seuraamaan kutakin tehtävää ja yleistä edistymistä suunnitelmaan verrattuna sekä tunnistamaan mahdollisten liukkauksien vaikutukset – myöhästymiset, jotka voivat vaikuttaa muihin aikajanoihin. Työkaluilla seurataan myös menoja budjettiin verrattuna ja pidetään ylin johto ajan tasalla rahoitus- ja resurssitarpeista.

Kun projektisuunnitelmasta havaitaan poikkeamia, on projektitiimin puututtava niihin nopeasti. Pienistä lipsahduksista tulee suuria ongelmia, jos niitä ei ratkaista, kun ne ovat vielä pieniä. Jokaisen tehtäväryhmän johtajan tulee raportoida aktiivisten projektien ajankohtaisesta tilasta muulle projektiryhmälle viikoittaisessa kokouksessa. Projektitiimi voi sitten selvittää, miten viivästyneet tai keskeytetyt tehtävät voidaan palauttaa ajallaan. Aikataulu on ensiarvoisen tärkeä – älä anna suunniteltujen toimintojen luisua, koska muita vaikutuksia tulee seuraamaan. (On okei rakentaa hieman tyynyä suunnitelman kriittisiin tehtäviin ja vaiheisiin. Voit harkita joidenkin Eli Goldrattin kriittisen ketjun projektinhallintaperiaatteiden omaksumista, mukaan lukien tapoja tehdä näistä puskureista tehokkaampia.)

7. Varmista, että käyttäjät ”omistavat” järjestelmän

Tämä kohta on toistettava: toteutuksesi onnistuminen riippuu käyttäjäyhteisöstä, joka tuntee järjestelmän omistajuuden tunteen. Jos käyttäjät ovat alusta alkaen osa prosessia, he tuntevat suuremman vastuun sen onnistumisesta – koska heidän ideansa oli ainakin osittain valita tämä tietty järjestelmä ja määrittää se kuten teit.

Kaikissa toteutuksissa tulee olemaan hetkiä, jolloin syntyy vaikeita tai odottamattomia esteitä. Jos käyttäjät eivät koe, että se on heidän järjestelmänsä, on helppo syyttää jotakuta muuta – johtajia, johtajia, IT:tä tai itse järjestelmää – sen sijaan, että he kaivaisivat ja korjaisivat ongelman. Omistajuuteen sitoutumisen avain on varhainen osallistuminen hankkeiden suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen.

"Mitä siinä on minulle?" Tekijä on tärkeä myös tuon omistajuuden tunteen ansaitsemisessa. Jokaisen käyttäjän on nähtävä hyödyt uudesta järjestelmästä – olipa kyse helppokäyttöisyydestä, kätevyydestä, paremmasta luottamuksesta tiedon oikeellisuuteen, kyvystä saavuttaa enemmän ja vaikuttaa enemmän organisaatioon tai stressin, ylityön ja turhautumisen vähenemisestä. Jotkin näistä ”pehmeistä” eduista ovat tärkeitä motivoitaessa käyttäjiä ottamaan järjestelmä käyttöön ja tekemään siitä menestyksen. Koulutus on avainasemassa, jotta käyttäjät ymmärtävät, miten järjestelmä parantaa heidän työelämäänsä ja työsuorituksiaan.

Käyttöönottosi onnistuminen riippuu käyttäjäyhteisöstä, joka tuntee järjestelmän omistajuuden tunteen.

8. Mittaa ERP-projektitiimin onnistuminen

Hankeryhmän tehokkuuden lopullinen mittaus on tietenkin onnistunut toteutus, joka saadaan päätökseen ajallaan ja talousarviossa. Välittömät toimenpiteet ovat kuitenkin aivan yhtä tärkeitä. Projektisuunnitelma koostuu useista toisistaan riippuvaisista tehtävistä, jotka on määritetty aikajanalla, ja resurssit kohdistetaan kuhunkin tehtävään. Tiimin vastuulla on suunnitelman hyväksymisen jälkeen hallita kaikkien tehtävien suorittamista suunnitellusti.

Yksittäiset tehtävät, kun ne on suoritettu, toimivat tarkistuspisteinä. Yksittäisten tehtäväpäälliköiden tulisi raportoida joka viikko tehtävän edistymisestä, mukaan lukien ajan ja resurssien käyttö sekä mahdolliset haasteet, ristiriidat tai ongelmat, jotka on ratkaistava – jotta projektitiimi voi päättää korjaavista toimista tai resurssien uudelleenkohdistamisesta, jotta tehtävät pysyvät tavoitteissa. Kaikkien tehtävien onnistunut suorittaminen matkan varrella toimii mittauksena sekä tehtävien vetäjien suoritukselle että suuremmalle projektiryhmälle.

ERP:n sijoitetun pääoman tuotto-odotusten (ROI) saavuttaminen on myös mittari tiimin saavutukselle, varsinkin jos sijoitetun pääoman tuotto-odotukset ovat olleet realistisesti aikajaksotettuja edistyksen tai jatkuvan paranemisen osoittamiseksi.

Ja lopuksi, projektiryhmän viestintä, kun taas vähemmän suora mitta, on toinen saavutuksen mittari. Kuinka hyvin tiimi tiedotti projektin tilasta koko yritykselle ja ketjusta osastopäälliköille ja yrityksen johtajille? Vahva viestintä on onnistuneen hankkeen olennainen osa.

Yhteenveto

ERP-toteutus edellyttää koko yrityksen laajuista osallistumista ja tukea. Projektitiimi on toteutuksen ytimessä, vaikka ne eivät varsinaisesti ”tee” toteutusta itse. Tiimin ensisijainen tehtävä on suunnitella ja hallita projektia, saada tukea ja pitää yritys motivoituneena ja edetä kohti kaikkien suunniteltujen tehtävien ja toimintojen saavuttamista – kunnes projekti on saatu onnistuneesti päätökseen.