Mikä on liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma? SAP:n globaalilla HR-arvoneuvojalla Chiara Bersanolla on ainutlaatuinen näkökulma kysymykseen. Vuonna 1999 hän työskenteli maailmanlaajuisessa yrityksessä, joka hoiti tehdasta Izmirissä Turkissa, kun tuhoisa maanjäristys jätti lopulta yli 17 000 kuollutta ja 250 000 asunnotonta. Hänen yrityksensä työntekijät pärjäsivät kuitenkin paremmin kuin useimmat.

Yritys reagoi nopeasti tukemalla ja auttamalla työntekijöitä ja heidän perheitään vaikeissa olosuhteissa. Näin varmistettiin pitkäaikainen luottamus ja uskollisuus yrityksen ja sen työntekijöiden välillä. Se herätti kuitenkin myös varhaista kiinnostusta varautumissuunnitteluun aikana, jolloin teknologia tukee tällaista työtä nykyisiin valmiuksiin verrattuna. Kaksi vuosikymmentä myöhemmin monet näistä työntekijöistä työskentelevät edelleen kyseisessä yrityksessä – ei pelkästään paremman palkan tai lupauksen vuoksi urakasvusta, vaan myös siksi, että he tietävät, että yrityksellä on selkänsä kriisiaikana.

Mikä on siis valmiussuunnittelu? Jos pyydät Bersanoa, se luo hätätilanteiden vastauskehyksen, joka johtaa terveen, motivoituneen ja omistautuneen työvoiman säilyttämiseen kriisien aikana ja niiden jälkeen.

”Suhteiden rakentamisen voima kriisistä on äärimmäinen”, Bersano sanoo. ”Se rakentaa luottamussuhteeseen perustuvaa suhdetta työntekijöihin.”

Yksinkertaisesti sanottuna: panostamalla työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen huolellisen hätäsuunnittelun tuloksilla ensin selviytymiskykyyn, ketteryyteen ja liiketoiminnan jatkuvuuteen – ja myöhemmin parempiin liiketoiminnan tuloksiin. Mutta kokonaisvaltaisempi varautumissuunnittelu on avain minkä tahansa yrityksen selviytymiseen, paikalliseen tai globaaliin, lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Näkemys yhtä paljon kuin valmistelu

Bersanon lisäksi on olemassa lukemattomia muita valmiussuunnitelmaesimerkkejä, mutta HR-toiminnon osalta liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman täydellinen määrittely on valmis siirtämään ja kohdistamaan ihmisiä ja resursseja minkä tahansa valitettavan tapahtuman johdosta, jotta yritys voi jatkaa toimintaansa osittain tai kokonaan mahdollisimman nopeasti.

Tämä herättää seuraavan kysymyksen: kun uutiset covid-19-pandemiasta alkoivat levitä vuoden 2019 neljännellä neljänneksellä, miten paremmat valmiussuunnitelmat olisivat voineet auttaa yrityksiä ja maita tuohon aikaan, ja miten tällaiset suunnitelmat voivat auttaa niitä nyt? Vastatakseni kysymyksen toiseen osaan yritysten on saatava enemmän, mitä nopeammin ne laativat valmiussuunnitelman, jossa keskitytään liiketoiminnan jatkuvuuden säilyttämiseen. Itse asiassa se on jotain, mitä HR-organisaatioiden pitäisi tehdä koko ajan osana työtä riippumatta makrotaloudellisista tai yrityskohtaisista olosuhteista.

Hindsight 2020: Miten valmiussuunnitelmat olisivat voineet auttaa COVID-19-epidemian alkaessa

Sähköisen kaupankäynnin yritykset, joilla oli suunnitelmia palkata nopeasti hankinta- ja toteutusrooleja varten, olivat hyvin valmistautuneita. Ja palveluorganisaatiot, joilla oli jo aseistettuja työntekijöitä kannettavilla tietokoneilla ja ajanmukaisella yhteistyöohjelmistolla, pystyivät siirtymään nopeasti ja sujuvasti etätyötapoihin. Yleisesti ottaen mitä valmiimpi ja valmiimpi yritys on tulevaisuutta varten, sitä paremmat valmiudet sillä oli – joko tahallaan tai vahingossa – pitämään liiketoiminta vakaana pandemian puhjetessa.

Varosuunnittelu on kuitenkin paljon muutakin kuin sen varmistamista, että jokaisella työntekijällä on kannettava tietokone ja nopea internetyhteys. Kyse on resurssien tai jopa kokonaisten osastojen siirtämisestä keskittymään välittömiin liiketoiminnan tarpeisiin, yrityksen ulkoisen käsityksen hallinnasta ja todella siitä, mitä työntekijät haluavat ja mitä heidän on menestyttävä. Jos luulet, että ne kuulostavat kolmelta asialta, joita on hallittava normaaleina aikoina, olet oikeassa. Se, kuinka tehokkaasti HR on valmistautunut, vaikuttaa siihen, kuinka paljon liiketoimintaan vaikuttaa, jos se ylipäätään on.

Siksi jatkuvan ja johdonmukaisen valmiussuunnittelun pitäisi olla uusi normi HR-ammattilaisille myös COVID-19-pandemian laantumisen jälkeen. Jos valmiussuunnittelu on aina HR-toiminnon osa-alue, sillä on kyky ajaa liiketoimintaa parempaan suuntaan.

Kävele puhetta

Niin paljon kuin työpaikan hätätoimintasuunnitelmassa on kyse suurten ja pienten mittakaavojen strategioinnista, minkä tahansa varautumissuunnitelman syvyys ja tehokkuus heijastavat yrityksen arvoja. Toki jokaisella yrityksellä Verkkosivustolla on suurin piirtein samat ihanteet, jotka ilmaisevat asiakaslähtöisen ajattelutavan ja asettavat työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden kaiken muun edelle. Teot puhuvat kuitenkin paljon kovemmin kuin kopioidut sanat.

Tässä varosuunnittelu on linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. HR-ammattilaisten on otettava huomioon sekä yrityskohtaiset skenaariot että organisaatiossa kaikkiin vaikuttavat makrotaloudelliset tekijät ja lähestyttävä niitä erilaisten hätätilanteiden ja prioriteettien valossa. Yrityksen arvokkain voimavara on sen työntekijät, ja heistä huolehtiminen on moraalinen ja laillinen velvoite. Jos toimitusjohtaja ja CHRO ovat yhtä mieltä siitä, että työntekijöiden terveys ja turvallisuus ovat ensiarvoisen tärkeitä sekä hyvinä että haastavina aikoina, asiakastyytyväisyys ja taloudellinen menestys ovat varmoja seurattaessa – jopa paksuissa kriiseissä, jotka uhkaavat kohottaa liiketoiminnan kaikkia osa-alueita.

Valmiussuunnittelustrategioiden on oltava kattavia ja niissä on otettava huomioon laaja valikoima reagoivia toimia, jotka olisivat jopa tavanomaisissa olosuhteissa vaikeita toteuttaa kaikki kerralla. Myös siksi hätävalmius ja valmiussuunnittelu ovat niin tärkeitä – reagointiaika on kaiken kriisin ydin. Oikealla suunnitelmalla ei ole väliä, jos se tulee liian myöhään.

Kun otetaan huomioon, mitä maailma on kokenut ja kuinka moneen organisaatioon ja kokonaisiin toimialoihin on vaikuttanut, HR-ammattilaisten pitäisi kysyä itseltään nyt: miten voimme valmistautua parhaalla mahdollisella tavalla huomiseen, ensi kuukauteen ja ensi vuoteen?

Lue lisää tästä sarjasta