HR on kehittymässä strategiseksi liikekumppaniksi. Se ei enää rajoitu vain hakemusten käsittelyyn ja etuuksiin liittyviin kysymyksiin vastaamiseen, vaan HR vaikuttaa nyt proaktiivisesti yrityksen kokonaismenestykseen. Myös HR:n työkalut kehittyvät, ja tekoäly on merkittävin kehitysaskel sen käynnissä olevalla digitaalisen muutoksen matkalla. Itse asiassa 38 % HR-johtajista on tutkinut tai ottanut käyttöön tekoälyratkaisuja parantaakseen prosessien tehokkuutta organisaatiossaan.

Jos tekoälyteknologiaa otetaan käyttöön tehokkaasti, se voi nopeuttaa HR-prosesseja ja parantaa vuorovaikutusta työntekijöiden kanssa. Monet asiantuntijat ja johtajat eivät kuitenkaan täysin ymmärrä, miten hyödyllinen tekoäly voi HR-strategian kannalta olla. Opi, miten tekoäly määritellään HR:ssä, miten se parantaa HR-toimintoja ja mitä haasteita sen käyttöönotossa on hyvä välttää.

Mikä on tekoäly henkilöstöhallinnossa?

Tekoäly on teknologia, joka ilmentää inhimillisen kaltaista päättelyä ja ominaisuuksia, kuten itsenäistä päätöksentekoa. Omaksumalla valtavia määriä koulutusdataa tekoäly oppii tunnistamaan puhetta, havaitsemaan kuvioita ja trendejä, ratkaisemaan ongelmia ennakoivasti ja ennustamaan tulevia olosuhteita ja tapahtumia.

Henkilöstöhallinnassa, jota kutsutaan joskus termillä inhimillisen pääoman hallinta (HCM), tekoälyn käyttöönotto tarkoittaa nopeasti kasvavan työkaluvalikoiman käyttöä rutiininomaisten, jäsenneltyjen ja prosessisuuntautuneiden tehtävien automatisointiin. Se muuttaa tapaa, jolla yritykset houkuttelevat, palkkaavat, säilyttävät ja kouluttavat työntekijöitään.

Tekoälyteknologiat HR-tehtäviä varten

Paras tapa aloittaa on selvittää, mitä erilaisia tekoälyteknologioita tekoälyn liiketoimintakäyttöön HR:ssä liittyy. Vaikka monissa keskusteluissa tekoälyä käsitellään yhtenä kokonaisvaltaisena työkaluna, on itse asiassa olemassa useita erillisiä teknologioita, joista jokainen soveltuu tiettyihin HR-tehtäviin.

Tekoälyn soveltaminen HR:ssä

Tekoälyn käyttöönotto henkilöstöhallinnossa voi parantaa monia HR-toimintoja aina rekrytoinnista ja koulutuksesta työntekijöiden sitoutumisen ja pysyvyyden lisäämiseen. Tekoälyn, erityisesti generatiivisen tekoälyn, käyttötapaukset HR-toimintojen optimointiin jatkavat kasvuaan. Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, miten henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat vastata suurimpiin työvoimahaasteisiin käyttämällä tekoälyä HR:ssä.

Rekrytoinnin sujuvuus

Lähes koko palkkausprosessia voidaan kohentaa tekoälyn avulla, jolloin voidaan houkutella ja palkata sopivimmat osaajat ja lyhentää rekrytointiaikaa viikoilla:

• Käyttämällä yleistä osaamiskehystä voit houkutella, etsiä ja palkata osaajia globaalissa mittakaavassa automatisoitujen prosessien, yksilöllisen viestinnän ja ohjelmistojen välisten työnkulkujen avulla.

• Yksinkertaista rekrytoijien ja esimiesten palkkausprosessia rekrytoinnin tekoälyohjelmistolla, joka automatisoi toistuvat tehtävät, joita ovat esimerkiksi puolueettomien haastattelukysymysten ja tehtäväkohtaisesti räätälöityjen toimenkuvausten generointi.

• Siirry ansioluettelon ja profiilin avainsanojen vertailusta älykkäisiin rekrytointianalyyseihin, jotka tunnistavat relevantit taidot, joita rekrytoija on etsimässä, ja löytää niihin sopivia ansioluetteloita.

• Aseta mahdolliset rekrytoinnit paremmuusjärjestykseen työn soveltuvuuden kannalta suorittamalla taito- ja soveltuvuustestejä.

• Anna riippumatonta haastattelupalautetta hakijan arvioinnin jälkeen.

• Ota käyttöön keskustelurajapintoja, kuten rekrytoinnin chatbotteja, jotta voit ylläpitää viestintää suoraan ehdokkaiden kanssa ympärivuorokautisesti ja pitääksesi heidät sitoutuneina koko rekrytointiprosessin ajan.

• Löydä "piilotyövoimaa" tekoälytyökaluilla, jotka tekevät hakuja erilaisiin ulkoisiin tietolähteisiin, kuten työpaikkailmoitustauluihin, sosiaaliseen mediaan ja ammatillisiin verkostoihin, voidakseen päätellä potentiaalisten ehdokkaiden taitoja ja kutsua heitä hakemaan avoimia tehtäviä.

Perehdytyksen automatisointi

Kun ehdokkaat on rekrytoitu, HR voi tehdä tekoälyn avulla perehdytysprosessista sujuvan – erityisesti tämän päivän henkilöstölle, joka työskentelee paljon etänä ja koostuu usein satunnaisista työntekijöistä, jotka eivät voi osallistua perinteisiiin henkilökohtaisiin istuntoihin:

• Tarjoa ympärivuorokautisia perehdytyspalveluja kaikkialla maailmassa hyödyntämällä HR-chatbotteja, mikä vähentää ihmisten tarvetta hoitaa puheluita, sähköposteja ja kokouksia.

• Luo yksilöllisiä, sitouttavia kohtaamisia uusien rekrytointien kanssa.

• Automatisoi perehdytysprosessin tiedot ja työnkulut toimittamalla automaattisesti palkkausasiakirjoja, yrityskäytäntöjä, kirjautumistietoja ja työkohtaisia käyttöoikeuksia.

Lahjakkuuksien hallinnan räätälöinti

Henkilöstön kehittämisen ja yrityksen rekrytointistrategian ylläpitotoimet ovat olennaisen tärkeitä, jotta työntekijät haluavat pysyä yrityksessä ja kehittyä liiketoiminnan mukana. Kun työntekijöitä on satoja tai jopa tuhansia, HR-tiimien on kuitenkin lähes mahdotonta ymmärtää jokaisen yksilöä kykyjä ja pyrkimyksiä kokonaisuutena.

Tekoäly auttaa henkilöstöhallintoa tulevaisuutta varten valmista henkilöstöä tukevissa lahjakkuuksien hallinnan prosesseissa seuraavin tavoin:

• Osaamiskehykset: laadi kattavat osaamiskehykset (joita kutsutaan osaamisontologioiksi), joiden avulla tunnistetaan työntekijöiden taidot, sovitetaan ne työn vaatimuksiin ja yksilöidään läheisiä taitoja, joita voidaan alkaa kehittää.

• Täsmälliset osaamisarvioinnit: arvioi koneoppimisen ja luonnollisen kielen käsittelyn avulla objektiivisemmin monimutkaisia inhimillisiä taitoja, kuten luovuutta ja tunneälyä.

• Yksilölliset kasvumahdollisuudet: kartoita räätälöityä oppimista, mentoreita, tehtäviä ja urapolkuja työntekijän erityistaitojen, kiinnostuksen kohteiden ja tavoitteiden perusteella.

• Täydennys- ja uudelleenkoulutus: suosittele yksilöllisiä koulutusohjelmia, joilla työntekijöitä voidaan valmistella uusiin tehtäviin ja joita on mahdollista suorittaa milloin ja missä tahansa.

• Osaajien liikkuvuus: tunnista sisäiset osaajat ja kehitä heidän osaamistaan määrittämällä työntekijöiden siirrettävissä olevat taidot ja ehdottamalla uusia rooleja tai projekteja, mikä edistää sisäistä työkiertoa.

• Reaaliaikaiset suorituskykyanalyysit: suorita suorituskyvyn arviointeja, jotka tarjoavat jatkuvaa, tietoon perustuvaa palautetta, joiden ansiosta esimiehet ja työntekijät voivat tehdä parannuksia reaaliajassa.

• Strateginen osaamissuunnittelu: ennusta tulevia osaajien tarpeita tehokkaalla ennakoivalla analytiikalla, jonka avulla henkilöstöhallinto voi suunnitella taitojen hankintaa, jota liiketoiminnan tuleviin haasteisiin vastaaminen edellyttää.

Työntekijäkokemuksen parantaminen

Kyky säilyttää ja sitouttaa huippuosaajia on kilpailuetu jokaiselle yritykselle, mutta kyse ei ole pelkästään siitä, että työntekijöitä autetaan löytämään urakehitysmahdollisuuksia. HR voi käyttää tekoälyä tyydyttävän vuorovaikutuksen luomiseen useilla tavoilla.

• Yksilölliset työntekijäpolut: mukauta tukea ja resursseja kunkin yksilön mieltymysten, tarpeiden ja työskentelymallien mukaan, jotta työntekijät kokevat saavansa arvostusta ja tukea uran kaikissa vaiheissa.
• Parempi saavutettavuus ja tehokkuus: Ota käyttöön työkaluja, kuten tekoälyavustajia, jotka auttavat työntekijöitä hakemaan tietoja, suorittamaan tehtäviä ja ratkaisemaan ongelmia nopeasti. Kun päivittäisessä työelämässä on vähemmän kitkaa, työntekijät voivat keskittyä merkityksellisempiin ja tyydyttävämpiin tehtäviin.
• Ennakoiva henkilöstön hyvinvoinnin tuki: edistä työntekijöiden henkistä ja fyysistä hyvinvointia seuraamalla stressiä, tunnetiloja ja työmääriä IoT-sensorien avulla – tämä voi vähentää uupumusta, poissaoloja ja terveyteen liittyviä ongelmia.

• Reaaliaikainen palaute ja tuki: toteuta jatkuvia palautesilmukoita, jotka tarjoavat työntekijöille reaaliaikaista ohjausta ja kannustusta tavoitteiden saavuttamiseksi.

• Asianmukaiset itsepalvelutoiminnot: Vähennä manuaalisten ihmisen laatimien vastausten tarvetta itsepalvelutoiminnoilla, joilla voidaan hakea ja hallinnoida HR-ydintietoja reaaliajassa. Työntekijät voivat käynnistää itse yksinkertaisia toimintoja, kuten työntekijätietoihin tehtäviä muutoksia, muiden työntekijöiden profiilitietojen tarkastelua ja työajankirjaus-, palkanlaskenta- ja palkinto-/tunnustustoimintojen kanssa vuorovaikutusta.

Generatiivinen tekoäly auttaa työntekijöitä monimutkaisemmissa itsepalvelutehtävissä. Sitä voidaan kouluttaa yrityksen käytäntö- ja menettelyasiakirjoilla, minkä jälkeen se voi vastata HR-kysymyksiin keskustellen esimerkiksi avustajaa tai chatbottia käyttämällä, jolloin se voi vastata vaikkapa etuuksia koskeviin kysymyksiin tai selittää palkkalaskelmaa. Se voi auttaa esimiehiä laatimaan toimenkuvauksia ja luomaan uusia rooleja.

Tekoälyn käytön hyödyt henkilöstöhallinnossa

Tekoälyteknologian kehittyessä siitä on tulossa yhä edistyneempi työkalu HR-organisaatioille muuttaen merkittävästi tapaa, jolla HR-tiimit työskentelevät ja palvelevat liiketoimintaa.

Tässä on muutamia tapoja, joilla henkilöstöhallinnon tekoälytyökalut tuovat lisäarvoa työnantajille ja työntekijöille:

• HR-prosessien nopeuttaminen, resurssien vapauttaminen vähentämällä rekrytoinnin, perehdytyksen ja suoritusarviointien kaltaisiin tehtäviin tarvittavaa aikaa ja vaivaa

• tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen automatisoimalla vähäarvoista tai manuaalisesti intensiivistä työtä

• tiedostamattomien asenteiden poistaminen HR:n teksteistä esimerkiksi työpaikkailmoituksissa/toimenkuvauksissa, haastattelukysymyksissä, suoritusarvioinneissa ja palkitsemisanalyyseissä

• yleisen työntekijä- ja työnhakijakokemuksen parantaminen erittäin yksilöllistetyllä vuorovaikutuksella

• työntekijät ja esimiehet voivat työskennellä nopeammin ja älykkäämmin hyödyntäen generatiivisen tekoälyn toimintoja, jotka voivat omaksua ja tiivistää monimutkaisia tietoja ja raportoida sitten nopeasti tuloksia tai tuottaa sisältöä

• suurten syötettyjen tietojen määrien ymmärtäminen nopeasti, jolloin HR voi perusteltuja päätöksiä luottavaisin mielin

• yhteydet muihin järjestelmiin ja ihmisten ja operatiivisten tietojen yhdistäminen laaja-alaisempien päätösten tekemiseksi

• liiketoimintalähtöisten työvoimamuutosten ennakointi ja niihin valmistautuminen taitoanalyysien ja skenaariosuunnittelun avulla.

Tekoälyn HR-käytön haasteet ja huolenaiheet

Sekä HR-tiimit että työntekijät pitävät ajatuksesta, että tekoälyä käytetään uusien taitojen hankintaan, kehitysmahdollisuuksiin ja itsepalvelutoimintoihin liittyviin tehtäviin. He eivät ole yhtä valmiita käyttämään sitä esimerkiksi arkaluonteisten tietojen käsittelyyn, suoritusarviointien laatimiseen tai työntekijöiden aktiivisuuden seurantaan.

Työntekijät ovat huolissaan myös avoimuudesta. He haluavat tietää, miten heidän työnantajansa käyttämä tekoälyteknologia toimii, kuinka totuudenmukaisia ja oikeudenmukaisia sen generoimat ehdotukset ovat ja mistä tekoälytyökalun käsittelemät tiedot ovat peräisin ja minne ne päätyvät.

Seuraavassa esitellään joitakin haasteita, joita tekoälyä hyödyntävää HR-teknologiaa käyttävät yritykset saattavat kohdata, sekä vinkkejä niiden käsittelemiseen.

Tekoälyn hallinta ja käyttöönotto

Viimeaikaiset tutkimukset osoittavat, että tekoälyn hallinta on keskeinen tekijä, joka estää yrityksiä – ja HR-ammattilaisia – ottamasta tekoälyä käyttöön. Kahdella kolmasosalla (67 %:lla) haastatelluista organisaatioista ei ollut lainkaan hallinnnointimallia. Vaikka useimmat näistä organisaatioista ovat ryhtyneet toimiin mallin kehittämiseksi, jotkin organisaatiot olivat vähemmän proaktiivisia ja suunnittelivat hallinnoivansa tekoälyä kuten mitä tahansa muuta ostettua teknologiaa tukeutuen alueelliseen tai liittovaltiotason ulkoiseen hallintaan.

Tekoäly ei kuitenkaan ole ihan mikä tahansa teknologia, ja se vaatii ainutlaatuisen lähestymistavan. Tekoälyn erityishallinnointimalli on ratkaisevan tärkeässä asemassa, jotta voidaan varmistaa, että yritykset kehittävät, valitsevat, ottavat käyttöön ja käyttävät tekoälyä vastuullisesti ja eettisesti jäljempänä esitetyllä tavalla. Hyvä uutinen on, että opastusta on saatavissa. Tekoälyn käyttöönottoa koskevassa yksityiskohtaisessa raportissa tunnistetaan 10 tärkeintä toimenpidettä, jotka on otettava huomioon, kun henkilöstöä kannustetaan aloittamaan uusien tekoälytyökalujen käyttö.

Tekoälylukutaito työpaikalla

Työntekijöiden ymmärrys tekoälystä vaihtelee huomattavasti. SAP:n teettämä uusi tutkimus, jossa lähetettiin kyselyjä yli 4 000 esimiehelle ja työntekijälle eri puolilla maailmaa, osoittaa, että työntekijöiden tekoälylukutaito vaikuttaa merkittävästi heidän käsityksiinsä teknologiasta ja työntekijöistä, jotka käyttävät sitä työssään. Lisäksi kyselyn osallistujat ilmaisivat erilaisia asenteita tekoälyn tärkeissä henkilöstöpäätöksissä käytön roolia kohtaan.

Organisaatioiden on näin ollen asetettava tekoälylukutaito etusijalle ja investoitava siihen, jotta varmistetaan, että työntekijät ymmärtävät uutta teknologiaa ja toimivat sen kanssa tehokkaasti.

Eettiset näkökohdat ja vääristymät

Tekoälyn syväoppimismallien algoritmit voivat toisinaan voimistaa vääristymiä, kun niitä ei käytetä vastuullisesti. Organisaatioiden on etsittävä teknologiatoimittajia, joiden henkilöstöhallinnan tekoälytyökalut perustuvat läpinäkyvyyden, selitettävyyden ja oikeudenmukaisuuden periaatteisiin.

Esimerkiksi osaajien hankinnassa käytettävässä vastuullisesti hallinnoidussa tekoälytyökalussa on sisäänrakennettuja vääristymien tarkistustoimintoja, jotka tunnistavat ja poistavat subjektiivisen kielen ja varmistavat, että toimenkuvaukset on kirjoitettu oikeudenmukaisesti ja että ne perustuvat työhön liittyviin arviointikriteereihin.

Tietojen totuudenmukaisuuteen, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät ongelmat

Kuten kaikissa datapohjaisissa työkaluissa, tekoälyssä pätee periaate "garbage in, garbage out". Jos mallin käyttämät tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai järjettömiä, niiden tuottamien tietojen totuudenmukaisuus on samalla tasolla. Yritysten, jotka haluavat hyödyntää tekoälyn tehoa HR:ssä, tulee syöttää käyttämiinsä työkaluihin yrityksen sisäistä, korkealaatuista dataa ja varmistaa siten, että järjestelmän tuotokset ovat relevantteja kussakin asiayhteydessä.

Henkilöstöhallinnan ja tekoälyn liittoon liittyy myös tietosuoja- ja tietoturvahaasteita. Valtavirran tekoälybotit ovat olleet mukana jo useissa tietomurroissa koodin haavoittuvuuksien vuoksi, erityisesti avoimen lähdekoodin työkaluissa. Nämä huolenaiheet hermostuttavat erityisesti työntekijöitä, joiden on jaettava henkilötietoja HR-tekoälytyökalujen kanssa esimerkiksi silloin, kun chatbot tiedustelee henkilökohtaisista olosuhteista auttaakseen etuihin liittyvissä kysymyksissä. Vältä tämä riski käyttämällä sellaista HR-toimintojen tekoälypalvelujen tarjoajaa, joka ei jaa yritystietoja ulkoisten suurten kielimallien (LLM:ien) kanssa.

Liiallisen luottamuksen riskit

Henkilöstöhallinnan keskiössä on aina ihmiset. Jos tekoälyn tehtäväksi annetaan liian monen HR-toiminnon suorittaminen, se voi johtaa robottimaiseen, epäinhimilliseen kokemukseen, joka saa työntekijät tuntemaan, ettei heistä välitetä. Tämä pätee erityisesti tilanteissa, joissa tarvitaan suurta myötätuntoa ja jolloin tekoälyn käyttö tekisi päätöksenteosta pelkkiä laskutoimituksia.

Se voi myös tehdä yrityksestä alttiin oikeudellisille seuraamuksille. Joillakin hallituksilla/virastoilla on erityisiä säännöksiä, kuten EU:n yleinen tietosuoja-asetus, jotka kieltävät koneälyn käytön sellaisessa päätöksenteossa, joka vaikuttaa rekrytointiin, ylennyksiin tai palkkoihin.

Esimerkiksi toimenkuvauksen kirjoittaminen ChatGPT:n avulla aiheuttaa vähäisiä riskejä. Mutta tekoälyn hyödyntäminen työhaastattelussa tai suorituksen arvioinnissa – joissa tunneäly ja ihmisen herkkyys ovat avainasemassa – ei tuottaisi oikeanlaista tietoa ja todennäköisesti vieraannuttaisi potentiaalisia ja nykyisiä työntekijöitä.

HR-tehtävien häviämistä koskevat huolenaiheet

American Psychological Associationin (APA:n) 2024 Work in America -tutkimus paljastaa, että 41 prosenttia yhdysvaltalaisista työntekijöistä on huolissaan siitä, että tekoäly voi tulevaisuudessa hoitaa osan tai kaikki heidän työtehtävistään.

HR-johtajat voivat auttaa lievittämään tiimien huolia määrittämällä selkeästi, mitkä tehtävät tekoälyn avulla automatisoidaan. Tyypillisesti tekoälyn hoidettavaksi voi antaa rutiininomaiset, toistuvat tehtävät, kun taas liiketoiminnan tavoitteisiin sidottujen monimutkaisten, strategista ajattelua vaativien tehtävien on pysyttävä HR-asiantuntijoiden piirissä.

Tekoälyn tulevaisuus henkilöstöhallinnassa

Kun tekoälyn mahdollisuudet henkilöstöhallinnassa kehittyvät edelleen, HR-ammattilaisten painopiste siirtyy yhä enemmän strategisiin toimintoihin, kuten lahjakkuuksien hallintaan, johtajuuden kehittämiseen, työntekijöiden hyvinvointiin ja positiiviseen työpaikkakulttuuriin. Kun tekoäly hoitaa rutiinitehtävät, HR-tiimeillä on enemmän aikaa näille merkittäville osa-alueille. Tässä on kaksi keskeistä HR-tekoälytrendiä, joiden odotetaan kasvavan tulevina vuosina.

Roolimuutokset ja tehtävien uudelleensuunnittelu

Tekoäly muuttaa entistä enemmän roolien rakennetta yrityksissä. Kun rutiinitehtävät automatisoidaan, roolien painopiste siirtyy kohti strategisempaa ajattelua, luovuutta ja monitaitoisuutta. HR-johtajien on suunniteltava tehtäviä uudelleen yhdistämällä erikoistuneita tehtäviä laajempiin, joustavampiin rooleihin, joissa hyödynnetään tekoälytyökaluja. Tämä muutos synnyttää myös kysyntää uusille tehtäville, joissa yhdistyvät liiketoimintaosaaminen, tekoäly ja teknologinen asiantuntemus.

Esimiesten tekoälytaitojen kehitys

Tekoäly muuttaa myös esimiesten tapaa valvoa tiimejään ja tuo heidän käyttöönsä tietoja, joiden avulla he voivat tehdä perusteltuja päätöksiä työntekijöiden kehityksestä, tavoitteista ja työmääristä. Esimiesten on tehtävä päätöksiä tekoälytyökalujen hyödyntämisestä suorituskyvyn hallinnassa – ottaen huomioon työntekijöiden huolet näistä uusista arviointitavoista.

Haasteena on varmistaa, että esimiehet ymmärtävät, mikä on tekoälyn asianmukaisen käytön taso, ja että he osaavat järkevästi yhdistää tekoälyyn perustuvaa analytiikkaa inhimilliseen harkintaan. Kun tekoälystä tulee olennainen osa päivittäistä toimintaa, esimiesten kouluttaminen sen vastuulliseen ja tehokkaaseen käyttöön on ratkaisevan tärkeää.