Opas tilausten hallintaan

Mikä on tilausten hallintajärjestelmä?

Tilauksen hallinta sisältää tilauksen elinkaaren kaikki vaiheet tilauksen sijoittamisesta ja varastontarkistuksista lähetykseen, toimitukseen ja palautuksiin. Tilauksenhallintajärjestelmä (OMS) on tätä prosessia helpottava teknologia ja joukko menettelyjä.

Moderni OMS integroituu eri osastoihin ja järjestelmiin – kuten myyntiin, varastoon, kauppaan, myymälätoimintoihin, jakelukeskuksiin, markkinapaikkoihin, kolmannen osapuolen logistiikkayrityksiin (3PL), kirjanpitoon, markkinointiin ja asiakaspalveluun – varmistaakseen, että tilaukset käsitellään oikein ja tehokkaasti. Suurissa yrityksissä tehokkaan tilausten hallinnan panokset ovat erityisen suuret. Tästä syystä:

1. Asiakkaiden odotukset: Nykypäivän asiakkaat vaativat nopeaa, tarkkaa ja läpinäkyvää tuotteiden saatavuutta ja toteutusta. Viiveet tai virheet voivat johtaa tyytymättömyyteen ja menetettyyn uskollisuuteen.
2. Operatiivinen tehokkuus: Tilausten työnkulkujen automatisointi ja optimointi vähentää työvoimaa, varasto- ja lähetyskustannuksia, minimoi inhimilliset virheet ja parantaa sykliaikoja.
3. Skaalautuvuus: Kun yritykset kasvavat, niiden kyvystä käsitellä suurempia tilausmääriä ja monimutkaisempia toteutusverkkoja tulee kilpailuetu.
4. Monimutkaisuus kaikissa kanavissa:  Useiden kanavien kautta myyvät yritykset, kuten markkinapaikat, tarvitsevat keskitettyä näkyvyyttä ja koordinointia.
5. Säännösten noudattaminen:  Tarkka tietojen kirjaaminen ja jäljitettävyys tukevat alan standardien ja määräysten noudattamista.

Miten tilausten hallintajärjestelmä toimii?

Tilausten hallinnan ymmärtäminen edellyttää tilauksen elinkaaren tarkempaa tarkastelua. Vaikka erityisvaiheet voivat vaihdella toimialoittain ja liiketoimintamalleittain, nämä ovat seuraavat ydinvaiheet:

1. Tilaussijoittelu:  Asiakkaat tekevät tilauksia verkkoalustojen, myymäläjärjestelmien, mobiilisovellusten tai puheluiden kautta. OMS sieppaa ja vahvistaa tilauksen tiedot.
2. Tilauksen käsittely:  järjestelmä tarkistaa varastotasot, soveltaa hinnoittelu- ja alennussääntöjä ja vahvistaa maksun. Jos rivejä ei ole varastossa, järjestelmä voi aloittaa jälkitoimituksen tai ehdottaa vaihtoehtoja.
3. Toteutus:  Tilaukset reititetään asianmukaisiin varastoihin, jakelukeskuksiin, myymälöihin, markkinapaikkoihin tai 3PL-yrityksiin. Keräily, pakkaus ja lähetys suoritetaan ennalta määritettyjen logistiikan asianohjausten perusteella.
4. Lähetys ja toimitus:  Tilaus lähetetään, seurataan reaaliaikaisesti ja toimitetaan asiakkaalle. Ilmoituksia lähetetään usein, jotta asiakkaat pysyvät ajan tasalla.
5. Palautukset ja myynnin jälkeinen tuki:  Hyvä OMS hallinnoi myös palautuksia, hyvityksiä ja asiakaspalvelukyselyjä, mikä auttaa parantamaan pitkäaikaisia asiakassuhteita.

Toimeksiannon hallintajärjestelmien tyypit

Tilausten hallintajärjestelmiä on erityyppisiä, ja ne on suunniteltu vastaamaan erilaisia liiketoiminnan tarpeita, toiminnallisia monimutkaisuuksia ja teknologisen kehittyneisyyden tasoja. Tässä on erittely tilausten hallintajärjestelmän esimerkeistä:

• Käsikirja: Perinteiset ja paperipohjaiset järjestelmät sisältävät laskentataulukoita, puhelintilauksia, sähköpostiketjuja ja manuaalista tietojen syöttöä.
• Erillinen:  Nämä ovat erityisiä OMS-sovelluksia, jotka käsittelevät tilausten vastaanottoa, käsittelyä ja toteutusta mutta toimivat erillään muista yritysjärjestelmistä.
• ERP-pohjainen: Monet yritysalustat tarjoavat tilausten hallintaominaisuuksia osana suurempaa pakettia.
• Verkkokauppa-alusta: Suositut verkkokauppa-alustot tarjoavat sisäänrakennettuja tai lisätilauksenhallintaominaisuuksia.
• Hajautettu:  Nämä kehittyneet järjestelmät on rakennettu käsittelemään kaikkia kanavia ja hajautettua toteutusta monimutkaisissa verkoissa.
• Pilvipohjainen:  Pilvi- tai pilvipohjaiset tilausten hallintajärjestelmät ovat käytettävissä verkon kautta, ja ne tarjoavat suuren skaalautuvuuden ja joustavuuden.
• Räätälöidyt: Jotkin suuret yritykset kehittävät omistusoikeudellisia OMS-alustoja, jotka on räätälöity niiden erityisprosesseihin ja vanhoihin järjestelmiin.

Organisaation oikea järjestyksenhallintajärjestelmä vaihtelee sen koon, monimutkaisuuden, kanavastrategian ja kasvutavoitteiden mukaan.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Tutustu siihen, miten SAP ERP -tietoihin yhdistetyt SAP Order Management -palvelut voivat tarjota perustan kestävälle kasvulle ja kilpailuedulle.

Tilauksenhallintajärjestelmän edut

Vankka OMS virtaviivaistaa ja automatisoi tilauksen koko elinkaaren myyntikanavissa ja toteutusverkostopisteissä. Investoiminen OMS:ään tuottaa sekä välittömiä että pitkän aikavälin hyötyjä, kuten:

• Parempi asiakastyytyväisyys: Läpinäkyvä varaston saatavuus ja nopeammat ja luotettavammat toimitukset johtavat parempiin asiakaskokemuksiin.
• Alhaisemmat toimintakustannukset: Automatisoinnin ja prosessien optimointi auttaa vähentämään jätteitä, kuljetuskustannuksia ja työvoimakustannuksia.
• Parempi päätöksenteko: Reaaliaikainen data ja analytiikka tukevat strategista suunnittelua.
• Liikevaihdon kasvu: Parempi varaston näkyvyys ja kaikkien kanavien koordinointi mahdollistavat nopeamman ja tarkemman tilausten toteutuksen ja maksimoivat myyntimahdollisuudet.
• Ketteryys ja joustavuus: Joustava OMS voi mukautua nopeasti markkinoiden muutoksiin ja toimitusketjun häiriöihin.

Kaiken kaikkiaan OMS auttaa yrityksiä alentamaan toimintakustannuksia, estämään varasto-ongelmia ja tuottamaan nopeampia ja luotettavampia asiakaskokemuksia.

Haasteet tilausten hallinnan kanssa

Tilausten hallinta ei ole ilman sen esteitä. Se voi olla monimutkainen prosessi, erityisesti epäjärjestelmällisillä ja vanhentuneilla järjestelmillä. Yhteisiä haasteita ovat muun muassa seuraavat:

• Järjestelmän siilot: Yhteydettömät järjestelmät voivat johtaa päällekkäisiin ponnisteluihin ja tietoristiriitoihin.
• Inventointierot: Fyysisten ja digitaalisten kanavien heikko inventointitarkkuus voi aiheuttaa toteutusvirheitä ja menettää myyntiä.
• Palautusten hallinta:  Palautusten tehokas käsittely ilman katteiden rapautumista on monimutkainen tehtävä.
• Kysynnän ennustaminen: Epätarkat ennusteet voivat johtaa tarjonnan epätasapainoon.
• Mukautustarpeet:  Yritykset vaativat usein räätälöityjä työnkulkuja, joita käyttövalmiit ratkaisut eivät välttämättä tue.

Näihin haasteisiin vastaaminen edellyttää toiminnallista yhteistyötä, prosessien yhteensovittamista ja oikeaa teknologiaa.

Miten valita oikea tilausten hallintajärjestelmä

Tilausten hallinta ei ole ilman sen esteitä. Se voi olla monimutkainen prosessi, erityisesti epäjärjestelmällisillä ja vanhentuneilla järjestelmillä. Yhteisiä haasteita ovat muun muassa seuraavat:

• Järjestelmän siilot: Yhteydettömät järjestelmät voivat johtaa päällekkäisiin ponnisteluihin ja tietoristiriitoihin.
• Inventointierot: Fyysisten ja digitaalisten kanavien heikko inventointitarkkuus voi aiheuttaa toteutusvirheitä ja menettää myyntiä.
• Palautusten hallinta:  Palautusten tehokas käsittely ilman katteiden rapautumista on monimutkainen tehtävä.
• Kysynnän ennustaminen: Epätarkat ennusteet voivat johtaa tarjonnan epätasapainoon.
• Mukautustarpeet:  Yritykset vaativat usein räätälöityjä työnkulkuja, joita käyttövalmiit ratkaisut eivät välttämättä tue.

Näihin haasteisiin vastaaminen edellyttää toiminnallista yhteistyötä, prosessien yhteensovittamista ja oikeaa teknologiaa.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Opi, miten SAP Order Management Services voi auttaa yrityksiä optimoimaan prosesseja ja myyntiä.

Miten valita oikea tilausten hallintajärjestelmä

OMS:n valitseminen on kriittinen päätös – erityisesti suurille yrityksille, joissa monimutkaiset toiminnot, kaikkien kanavien tarpeet ja globaalit toimitusketjut on synkronoitava tehokkuuden ja kasvun kannalta. Oikea OMS voi parantaa työnkulkuja, vähentää kustannuksia ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Väärä voi luoda toiminnallisia pullonkauloja, rajoittaa skaalautuvuutta ja lisätä asiakkaiden epäluottamusta.

Liike-elämän päättäjien tulisi tehdä seuraavat asiat tehdessään ostoksia OMS:ään:

1. Määrittele liiketoiminnan tavoitteet

Ymmärrä yrityksen tavoitteet, kuten kasvutavoitteet ja asiakaskokemustavoitteet.

2. Kohdista tilauksen elinkaari

Dokumentoi, miten tilaukset kulkevat liiketoiminnan läpi – rekisteröinnistä toteutukseen ja myynnin jälkeiseen palveluun – aukkojen tunnistamiseksi.

3. Priorisoi ydinominaisuudet

Arvioi OMS:n keskeisten ominaisuuksien perusteella, mukaan lukien:

• Varaston näkyvyys
• Tilauksen vaiheluettelo
• Asiakasviestintä
• Toimeksiannon päätösperusteiden määritys
• Kilpailutuksen ja varausten oikeellisuus

4. Varmista integrointiominaisuudet

Hyvän OMS:n on integroitava helposti organisaation toiminnanohjausjärjestelmään, varastonhallintajärjestelmään, asiakkuudenhallintaohjelmistoon, kassajärjestelmään ja muihin olennaisiin alustoihin.

5. Valitse oikea käyttöönottomalli

Päätä, minkä tyyppinen OMS toimii parhaiten yrityksen tarpeiden, määräysten ja ketteryyden perusteella.

6. Arvioi tietoturvaa, vaatimustenmukaisuutta ja luotettavuutta

Varmista, että OMS täyttää yritystason standardit, koska asiakastiedot ja maksutiedot ovat mukana.

7. Arvioi toimittaja

Ota huomioon sekä teknologia että kumppani (Onko heillä hyviä arvosteluja ja tarjota tukea?) sujuvan OMS-käyttöönoton varmistamiseksi.

8. Laske kokonaiskäyttökustannukset

Kerroin maksuissa, käyttöönottokustannuksissa, käynnissä olevissa päivityksissä ja paljon muuta.

9. Testaa järjestelmä

Ennen täydellistä käyttöönottoa testaa järjestelmä valvotussa ympäristössä riskin vähentämiseksi.

10. Otetaan mukaan oikeat sidosryhmät

Sitoudu eri osastojen keskeisiin toimijoihin OMS:ää valitessasi, jotta huomaat, että se täyttää toiminnalliset tarpeet.

Tilausten hallinnan käyttötapaukset

Tässä on esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat parantaneet tilausten hallintaa SAP-ratkaisujen avulla.

• Tarjoa yhdenmukainen ostokokemus
  Katso, miten SAP Order Management Services auttaa vähittäiskauppiasta HORNBACH:ia tarjoamaan saumattoman kokemuksen useissa kanavissa verkosta myymälään. Katso video HORNBACH:n tarinasta.
• Tutustu siihen
  , miten vähittäiskauppias Canac Corporation käyttää edistynyttä analytiikkaa joustavaan päätöksentekoon SAP-ratkaisujen avulla. Katso Canac Corporationin tarinaa käsittelevä video.

Tutustu tilausten hallintaratkaisuihin

Nykyaikaisiin, integroituihin tilausten hallintaratkaisuihin investoiminen on olennaista, jotta pysyt ajan tasalla ja johtoasemassa nykypäivän kilpailukykyisillä markkinoilla. Keskittämällä ja automatisoimalla tilauksen elinkaaren yritykset voivat parantaa tehokkuutta, vähentää kustannuksia ja tuottaa saumattomia asiakaskokemuksia mittakaavassa.

Oikea OMS voi tarjota perustan kestävälle kasvulle ja kilpailuedulle. Opi, miten SAP ERP -tietoihin liittyvien SAP Order Management -palvelujen avulla organisaatiot voivat käyttää näitä ratkaisuja entistä luotettavammin, tehokkaammin ja alhaisemmilla kokonaiskäyttökustannuksilla.

Usein esitettyjä kysymyksiä