Työnkulun hallinta: Aloittelijan opas työnkulun automatisointiin ja liiketoimintaprosessien hallintaan

Asianohjauksen hallinnan yleistiedot

Liiketoiminta-alueena työnkulun hallinta todella kehittyi 1980-luvulla heti sähköpostin, pöytätietokoneiden ja digitalisoitujen liiketoimintajärjestelmien käyttöönoton myötä. Ihmiset ymmärsivät hyvin nopeasti, miten nämä uudet teknologiat voivat auttaa vähentämään virheitä ja virtaviivaistamaan toistuvia tehtäviä. Älykkäät, pilvipohjaiset ohjelmistot ja digitalisoidut työnkulun hallintajärjestelmät tukevat nykyään kumppaneitaan parantamaan tehokkuutta ja ketteryyttä, lyhentämään sykliaikoja ja virheitä sekä parantamaan vaatimustenmukaisuutta.

Mikä on työnkulku?

Asianohjaus voidaan määrittää sellaisten yhdistettyjen toimintojen tai tehtävien järjestykseksi, jotka on päätetty tietyn tuloksen saavuttamiseksi. Rakenteinen asianohjaus noudattaa erillistä polkua, joka voi olla peräkkäinen tai rinnakkainen tiettyjen sidonnaisuuksien tai vaatimusten täyttämiseksi. Usein polulla on määriteltyjä variaatioita, jotka ovat ainutlaatuisia jokaiseen haluttuun liiketoiminnan lopputulokseen.

 

Työnkulkuja on kolmenlaisia:

  1. Täysin manuaalinen: Manuaalinen asianohjaus voi esimerkiksi olla paperipohjainen, jossa on dokumentti ja manuaalisesti kirjoitettuja muistiinpanoja ja allekirjoituksia, jotka siirretään fyysisesti toimistossa tai tuotantoalueella.
  2. Puoliautomaattinen: Osittain automatisoidussa työnkulussa prosessin osat automatisoidaan. Ajattele sähköpostiketjua, johon on liitetty tiedostoja, kommentteja sähköpostin rungossa ja muutoksia liitettyihin tiedostoihin, jotka välitetään aina kun se on kätevää nykyisen tehtävän käsittelijälle.
  3. Täysin digitalisoitu tai automatisoitu: Automatisoidut työnkulut suoritetaan erillisessä liiketoimintasovelluksessa jäsennellyllä ja määritetyllä tavalla määritettyjä liiketoimintasääntöjä noudattaen.

Asianohjauksen hallinta tai liiketoimintaprosessien hallinta: Mitä eroa on?

Työnkulku on täsmällisempi, itsenäisempi askelten ja tehtävien merkkijono. Sen sijaan liiketoimintaprosessi on laajempi termi tehtävien, työnkulkujen, toimintojen ja ohjeiden kokoelmalle, jossa osa tehtävistä voidaan automatisoida, kun taas muut toiminnot eivät välttämättä ole automatisoituja.

 

Esimerkiksi yksinkertainen hyväksynnän asianohjaus ostoa varten – yhdellä tai usealla määritetyllä variantilla liiketoimintasääntö voi määrittää, että ostotilaus tarvitsee hyväksynnän toiselta osastolta, jos ostoarvo ylittää tietyn summan. Tämä asianohjaus on osa laajempaa liiketoimintaprosessia, jossa tavaroita ja palveluita ostetaan organisaation sisällä, ja se sisältäisi ohjeita toimittajien valinnasta, hankinnasta ja niin edelleen.

 

Alla on joitakin yleisiä työnkulkuesimerkkejä:

  • Ostotilauksen hyväksyminen

  • Lomapyynnön hyväksyminen

  • Laskun maksun käsittely

  • Työntekijän palkkaaminen

  • Korvaavan osan pyytäminen

  • Laskun lähettäminen asiakkaalle

Miksi työnkulun hallintaohjelmisto on niin tärkeä?

Työnkulun hallinta on diskreettien prosessien digitalisointiprosessi ja tulosten hallinta. Työnkulun hallintaohjelmiston avulla voit luoda, suorittaa ja hallita kyseisiä työnkulkuja. Tässä on joitakin tärkeimpiä hyötyjä ja tuloksia, joita voidaan odottaa omistetuilta ohjelmistoratkaisuilta:

 

  • Parempi tehokkuus: Paranna automaatioprosenttiasi nopeampien ja parempien tulosten saavuttamiseksi ja helpota samalla kaikkien asianosaisten työtä. Esimerkiksi täysin digitalisoidun työnkulun avulla liiketoiminnan sidosryhmät voivat helposti käyttää, tarkastella ja käsitellä selkeästi määriteltyjä digitaalisia tehtäviä missä tahansa – toimistossa, kotona tai liikkeellä ollessaan.

  • Parempi ketteryys: Mukauta vakiotyönkulkuja vastaamaan muuttuvia operatiivisia tarpeita, luo prosessi-innovaatioita tukemaan uusia liiketoimintamalleja ja korjaa rikkinäisiä prosesseja paremman sietokyvyn ja ketteryyden saavuttamiseksi.

  • Vahvempi vaatimustenmukaisuus: Selkeiden vastuiden ja tietoihin perustuvien kirjausketjujen ansiosta pystyt seuraamaan ja hallitsemaan prosessin tuloksia ja varmistamaan paremmin käytäntöjen ja määräysten noudattamisen.

Työnkulun hallintajärjestelmät ja niiden toiminta

Työnkulun hallintajärjestelmien avulla käyttäjä voi määrittää erilaisia työnkulkuja erityyppisille töille tai prosesseille. Esimerkiksi valmistusasetuksessa suunnitteluasiakirja voidaan reitittää automaattisesti suunnittelijalta tekniselle johtajalle ja lopuksi tuotantoteknikolle. Työnkulun jokaisessa vaiheessa yksi henkilö tai ryhmä on vastuussa tietystä tehtävästä. Kun tehtävä on valmis, työnkulun hallintajärjestelmät varmistavat, että seuraavasta tehtävästä vastaavat henkilöt saavat tiedon, jota he tarvitsevat prosessin vaiheen suorittamiseen.

 

Työnkuluilla voi olla myös monimutkaisempia riippuvuuksia. Esimerkiksi jos asiakirja on käännettävä useille kielille, käännöspäällikkö voisi valita kielet ja jokainen valinta aktivoitaisiin sitten työtilauslomakkeena eri kääntäjälle. Vasta kun kaikki kääntäjät ovat suorittaneet tehtävänsä, prosessin seuraava tehtävä aktivoituu. Tämä auttaa seuraamaan log-jameja ja pitämään suuremmat tiimit tavoitteessa.

placeholder

Työnkulun hallintaohjelmisto, kuten tässä näkyy, voi auttaa hallitsemaan prosesseja ja määrittämään vaihteluja prosessissa.

Esimerkkejä asianohjauksen hallintajärjestelmistä toiminnassa

Jokaisella yrityksellä on omat ainutlaatuiset tarpeensa. Seuraavassa on vain muutamia esimerkkejä siitä, miten modernit työnkulun hallintajärjestelmät voidaan ottaa käyttöön:

 

  • Olemassa olevien liiketoimintasovellusten optimointi: Monissa yrityssovelluksissa on sisäänrakennetut työkalut ja asianohjausmallit, joilla määritetään ja muodostetaan liiketoimintaprosesseja, joita ei ole vielä kartoitettu järjestelmässä. Kun työnkulkuihin tarvitaan muutoksia, pääkäyttäjien ei tarvitse aloittaa alusta – he voivat luoda muutoksia käyttämällä järjestelmän olemassa olevia toimintoja. Parhaiden nykyaikaisten ohjelmistotyökalujen mukana tulee myös muita automaatio-ominaisuuksia, joihin on jo upotettu tekoälyä (AI) ja prosessiautomaatiotyökaluja.

  • Käyttämällä sovelluslaajennuksia rinnakkain: Monet yritykset haluavat pitää ”puhtaan ytimen”, mikä tarkoittaa, että ne haluavat käyttää ohjelmistosovelluksiaan mahdollisimman vähän muutoksia. Tämä tarkoittaa, että uudet työnkulut ja prosessi-innovaatiot voivat hyödyntää olemassa olevien järjestelmien tietoja, mutta ne on rakennettu olemassa olevien liiketoimintasovellusten ulkopuolelle. Nämä niin kutsutut ”rinnakkaiset” sovelluslaajennukset, toisin kuin sovelluksen sisäiset laajennukset, on yleensä rakennettu ja ajettu pilvessä. 

  • Prosessien orkestrointi eri osastoilla: Pilvipohjaiset työnkulun hallintajärjestelmät ovat myös suositeltavin vaihtoehto toimialoille yhteisille orkestroinneille. Nämä ovat liiketoimintaprosesseja, jotka kattavat eri sovellukset, järjestelmät ja palvelut. Tähän sisältyvät hybridi-infrastruktuurit, joissa automatisointivaatimuksesi edellyttävät useiden eri sovelluksissa ja sijainneissa toimivien työnkulkujen yhdistämistä. Se toimii myös sellaisten prosessien kanssa, joissa haluat asettaa tietyn asianohjauksen ulkoisten prosessien osallistujien, kuten kumppanien ja toimittajien, saataville. Sen jälkeen tämän asianohjauksen tuloksen avulla voit aloittaa seuraavan askeleen sisäisesti.

  • Aiheasiantuntijoiden on helpompi räätälöidä työnkulkuja:  Osastoprosesseissa, joihin liittyy vain yksinkertaisia pyyntö- tai hyväksyntälomakkeita, voidaan käsitellä joitakin automatisoituja liiketoimintaprosesseja low-code/no-code (LCNC) -kehitysalustoilla. Tämä tarkoittaa, että vetämällä ja pudottamalla ja yksinkertaistamalla visuaalisten toimintojen avulla liiketoimintakäyttäjät voivat nopeasti rakentaa kevyitä asianohjaussovelluksia, jotka on räätälöity vastaamaan heidän tiimiensä erityistarpeita.

Työnkulun hallintatekniikat

Asianohjaustekniikat mahdollistavat standardoidut prosessit selkeine vastuineen ja yhdistävät eri tehtävät määritetyn polun sisällä. Älykäs yhdistelmä yhden tai useamman uuden automaatioteknologian kanssa lisää automaation tasoa prosessin kulussa, mikä mahdollistaa nopeamman ja paremman prosessin tuloksen. Lisäksi se mahdollistaa innovatiiviset uudet prosessit, jotka auttavat luomaan arvoa tai tarjoamaan paremman kokemuksen. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä edistyneistä teknologioista, joita käytetään nykyaikaisissa työnkulkuohjelmistoissa:

 

  • Big Data: Big Data -teknologiat ja niiden parempi näkyvyys antavat käyttöön valtavan määrän tietoa, jota voidaan integroida ja käyttää suoraan liiketoimintaprosesseissa. Tässä on työnkulun esimerkki: ajatellaan investointien (CAPEX) hyväksyntäprosessia, joka on puoliautomaattinen – talousraportit lähetetään edestakaisin asianomaisten tarkistajien ja hyväksyjien välillä sähköpostitse ennen investointipäätöksen tekemistä. Asianohjausjärjestelmä voi luoda tarvittavat raportit automaattisesti ja asettaa ne automaattisesti oikeille henkilöille määritetyssä prosessin vaiheessa. Lisäksi määritettyjen liiketoimintasääntöjen perusteella tai tekoälyä (AI) ja koneoppimisominaisuuksia hyödyntämällä (ks. alla) integroitua dataa voidaan käyttää päätöksenteon ohjaamiseen, prosessin nopeuttamiseen ja päättäjien vapauttamiseen rutiinitehtävistä tai arvioinneista.

  • Tekoäly: Tekoälyn tekniikat , kuten koneoppiminen, luonnollisen kielen käsittely (NLP), tietokonenäkymä ja robottiprosessiautomaatio (RPA) voivat auttaa automatisoimaan vaiheita, jotka aiemmin voitiin suorittaa vain manuaalisella tai puoliautomatisoidulla tavalla.

  • Koneoppiminen: Koneoppimista voidaan soveltaa, kun prosessiaskel vaatii monimutkaisia tietoanalyyseja mallien havaitsemiseksi tai ennusteiden ja suositusten tekemiseksi. Ajattele tarjoilijaa urheilutapahtumissa, joissa virvoitusjuomien täydennystilaus voi olla erittäin riippuvainen sääennusteesta.

  • Luonnollisen kielen käsittely (NLP): NLP:n avulla chatbotit tai digitaaliset ääniavustajat voivat automatisoida tiettyjä vuorovaikutuksia prosessin sisällä tai automatisoida yksinkertaisia työnkulkuja. Ajattele automaattisia vastauksia suuren volyymin rutiinikyselyihin, kuten ostotilausten tai laskujen tilaan.

  • Tietokonenäkö: Tietokonenäkö voi poimia monimutkaisia, kontekstuaalisia tietoja kuvista, joiden avulla voidaan sitten automatisoida tai informoida muita prosesseja. Esimerkkinä mainittakoon sähköverkko-operaattorit, jotka analysoivat satelliittikuvia maanpinnan liikkeiden seurantaa varten ja ilmoittavat kunnossapitoprosesseistaan ja käynnistävät automaattisesti huoltohenkilöstön tapauksissa, jotka voivat vaarantaa heidän infrastruktuurinsa. Vaihtoehtoisesti tietokonenäkymä voi luoda ennakoivan huoltoaikataulun, jossa automatisoitua visuaalista tarkastusta käytetään palvelupyyntöjen käynnistämiseen vain tarvittaessa eikä kiinteällä aikataululla.

  • Robottinen prosessiautomaatio (RPA): RPA suorittaa toistuvia manuaalisia tehtäviä prosessivirtojen sisällä jäljittelemällä käyttäjien vuorovaikutusta järjestelmien kanssa. Tyypillinen käyttötapaus on integraatioaukkojen poistaminen kopioimalla ja liittämällä tietoja laskentataulukoista tai muista asiakirjoista, kuten toimittajan sähköposteista, liiketoimintajärjestelmään, mikä paitsi nopeuttaa tätä tehtävää myös lisää tietojen tarkkuutta.

placeholder

Asianohjauksen hallintaohjelmisto, joka näyttää myyntiprosessin tilan ja keskeiset mittarit.

Business Workflow Management ja automatisointitrendit

Hyperautomaatio ja älykäs automaatio

Näitä termejä kuulemme yhä enemmän joka päivä. Itse asiassa Gartner huomauttaa äskettäisessä kyselyssä, että yli 85 prosenttia johtajista "joko lisää tai ylläpitää organisaationsa hyperautomaatioinvestointeja seuraavien 12 kuukauden aikana, ja yli 56 prosentilla on jo neljä tai useampia samanaikaisia hyperautomaatiohankkeita".

 

Nykyaikaiset työnkulun hallinta- ja automaatioratkaisut vastaavat tähän suuntaukseen yhdistämällä monet tai kaikki edellä mainitut teknologiat yhdeksi ratkaisuksi. Tällä lähestymistavalla vältytään haasteilta, jotka syntyvät erilaisten teknologioiden tilkkutäkin eri toimittajilta – se myös yksinkertaistaa merkittävästi automatisointia. Käyttäjät voivat käyttää ja hyödyntää kaikkia ominaisuuksia aina tarvittaessa yhdessä projektissa ilman, että heidän tarvitsee oppia ja vaihtaa eri kehitystyökaluja.

 

Low-code/no-code (LCNC) -automaatio

Tämä on lisätrendi, joka muuttaa asianohjauksen hallinnan infrastruktuuria. Kansalainen kehittäjä on henkilö, joka on vahva monimutkaisten ohjelmistojärjestelmien käyttäjä ja on tyytyväinen tekniikkaan, mutta jolla on vain vähän tai ei lainkaan ohjelmointi- tai koodaustaitoja. Visuaaliset työkalut sekä vedä ja pudota valmiiksi rakennettu sisältö tekevät low-code- ja no-code-ratkaisuista pelinvaihtajan kansalaiskehittäjille. LCNC mahdollistaa työnkulkujen ja prosessien luomisen ja mukauttamisen heidän laajan aihealueasiantuntemuksensa perusteella, vaikka he eivät kykene kirjoittamaan koodia.

 

Ja LCNC tuo valtavaa lisäarvoa myös ammattimaisille kehittäjille. He voivat käyttää samaa vedä ja pudota -yksinkertaisuutta tavallisten tehtävien suorittamiseen paljon nopeammin kuin koskaan aiemmin. Ammattimaisten LCNC-sovellustyökalujen avulla kehittäjät voivat luoda monimutkaisempia työnkulkuja ja automaatiota ja tehdä tästä käyttövalmiista mukautetusta sisällöstä helpommin saatavilla.

Työnkulun hallinnan usein kysytyt kysymykset

Asianohjausprosessi on määritetty toimintojen sarja tai järjestys, joka on määritetty saavuttamaan tiettyjä tuloksia.

Erilaiset työnkulun ohjelmistotyökalut vastaavat erilaisiin vaatimuksiin. Täysin suunnitellut työnkulun hallintaratkaisut tarjoavat kehittäjille pro-code-työkaluja, joita tarvitaan työnkulkusovellusten nopeaan rakentamiseen tai olemassa olevien työnkulkujen laajentamiseen liiketoimintasovellusten ulkopuolelle. Yrityssovelluksissa on oma mallinnusympäristö, joka tarjoaa kehittäjille ja IT-pääkäyttäjille työkalut asianohjausten mallintamiseen, konfigurointiin ja hallintaan sovelluksessa.

 

Sekä työnkulun hallintaratkaisut että sisäänrakennetut mallinnusympäristöt lisäävät yhä enemmän ominaisuuksia, joiden avulla osaston prosessiasiantuntijat, joilla ei ole teknistä asiantuntemusta, voivat ottaa haltuunsa työnkulun hallinnan. Low code / no code -alustat on suunniteltu toimialan tehokäyttäjille yksinkertaisten työnkulkusovellusten rakentamiseen verkko- ja mobiilikäyttöön ilman koodaustaitoja.

Useimmat organisaatiot käyttävät useita automaatioteknologioita tukemaan erilaisia prosesseja ja erilaisia vaatimuksia. Paketoidut toimiala- ja toimialasovellukset tarjoavat parhaan käytännön työnkulkuja, jotka varmistavat useimmissa organisaatioissa olevien suurivolyymisten ydinprosessien tehokkaan ja luotettavan toiminnan. Asianohjauksen hallintaratkaisut ja muut edistyneet automaatioteknologiat, kuten robottiprosessien automatisointi tai koneoppimistoiminnot, auttavat organisaatioita korjaamaan tiettyjä automaation aukkoja tai luomaan prosesseja, jotka auttavat niitä erottumaan toisistaan markkinoilla.

 

Low-code/no-code-alustat auttavat kansalaiskehittäjiä ja ammattimaisia kehittäjiä vastaamaan nopeasti yksinkertaisiin automaatiovaatimuksiin.

 

Strateginen lähestymistapa prosessien automatisointiin edellyttää kykyä yhdistää saumattomasti useita automaatioteknologioita, jotta vältetään eri toimittajien erilaisten automaatiotoimintojen muodostamat haasteet, kuten yhteensopivuuteen ja integraatioon liittyvät haasteet.

Prosessien parannusprojekteissa käsitellään usein esimerkiksi rikkinäisiä tai vanhentuneita prosesseja, manuaalisen tai puolimanuaalisen työn automatisointia, tarpeettomien prosessiaskelten vähentämistä tai vältettävissä olevien viiveiden vähentämistä. Optimointitavoitteisiin kuuluvat tehokkuuden, tuottavuuden, laadun ja vaatimustenmukaisuuden parantaminen ja/tai pienemmät kustannukset, jäte, jälkityöt ja sykliajat. Näissä hankkeissa pyritään pääasiassa vastaamaan tiettyihin operatiivisiin haasteisiin ja keskittymään nopeaan arvonmääritykseen.

 

Prosessimuutosprojektit pyrkivät innovoimaan tuottaakseen uutta arvoa. Liiketoimintamallien muuttaminen tai uuden teknologian käyttöönotto ovat usein haasteita, jotka edellyttävät muutosprojekteja. Muutostavoitteena on usein päästä päähän -prosessiautomaatio tai saumaton asiakaskokemus kaikissa kontaktipisteissä. Näissä projekteissa keskitytään pääasiassa kriittisiin korkean arvon tai volyymin prosesseihin tai asiakaskohtaisiin liiketoimintoihin.

placeholder

Tutustu SAP Process Automation -ratkaisuun

Lue lisää älykkäistä ratkaisuista, joiden avulla voit virtaviivaistaa työnkulkujasi

placeholder

Prosessien parantaminen

Yksinkertaista ja nopeuta liiketoimintaprosessin muutosta tänään.

twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel