Mitä on tiedonhallinta?
Tiedonhallinta on käytäntö kerätä, organisoida, hallita ja käyttää dataa tuottavuuden, tehokkuuden ja päätöksenteon tueksi.
Tietojenhallinnan yleistiedot
Tiedot ovat olennaisia yrityksen toiminnan ja toiminnan kannalta. Yritysten on ymmärrettävä dataa ja löydettävä merkityksellisyys melussa, jonka luovat erilaiset järjestelmät ja teknologiat, jotka tukevat nykypäivän hyvin verkottuneita globaaleja digitaalitalouksia. Tässä suhteessa data on keskeisessä asemassa. Yksinään data on hyödytöntä – yritykset tarvitsevat tehokkaan strategian, hallinnon ja tiedonhallintamallin kaiken tyyppisen tiedon hyödyntämiseksi käytännössä ja tehokkaasti kaikissa toimitusketjuissa, työntekijäverkostoissa, asiakas- ja kumppaniekosysteemeissä jne.
Tiedonhallinnan määritelmä ja prosessi
Tiedonhallinta on käytäntö kerätä, organisoida, hallita ja käyttää dataa tuottavuuden, tehokkuuden ja päätöksenteon tueksi. Kun otetaan huomioon tietojen keskeinen rooli liiketoiminnassa tällä hetkellä, tehokas yritysstrategia ja nykyaikainen tiedonhallinta-alusta ovat välttämättömiä jokaiselle yritykselle – koosta tai toimialasta riippumatta. Tiedonhallinta on tärkeää erilaisissa datalähtöisissä käyttötapauksissa, mukaan lukien liiketoimintaprosessien kokonaisvaltainen toteutus, määräysten noudattaminen, tarkat analyysit ja tekoäly, tietojen siirto ja digitaalinen muutos.
Tiedonhallintaprosessi sisältää monenlaisia tehtäviä ja menettelyjä, kuten:
Tietojen kerääminen, käsittely ja validointi
Erilaisista lähteistä peräisin olevien erityyppisten tietojen integrointi, mukaan lukien jäsennelty ja strukturoimaton data
Tietojen laadun hallinta liiketoimintastandardien noudattamiseksi
Itsepalvelun, yhteistyön ja tietojen käytön tarjoaminen
Tietojen suojaaminen ja suojaaminen sekä tietosuojan varmistaminen
Tietojen elinkaaren hallinta luonnista poistoon
Tietojen korkean saatavuuden ja katastrofien palautumisen varmistaminen
Tiedonhallinnan keskeiset osatekijät
Miksi tiedonhallinta on tärkeää?
Jokainen liiketoiminnassa käytetty sovellus, analyysiratkaisu ja algoritmi (säännöt ja niihin liittyvät prosessit, joiden avulla teknologia voi ratkaista ongelmia ja suorittaa tehtäviä) riippuu saumattomasta pääsystä korkealaatuisiin tietoihin. Keskeinen tiedonhallintajärjestelmä auttaa varmistamaan, että tiedot ovat turvallisia, saatavilla ja tarkkoja. Tietojenhallinnan hyödyt eivät kuitenkaan lopu tähän.
Tietojen muuntaminen arvokkaaksi liiketoimintahyödykkeeksi
Liian suuri määrä tietoja voi olla ylivoimaista – ja hyödytöntä – jos niitä ei hoideta asianmukaisesti. Lisää tähän jatkuvasti kasvavaan tietojen moninaisuuden, jakelun ja vaatimusten tasoon, ja on helppo nähdä, miten organisaatiot voivat kamppailla hyödyntääkseen dataa voimavarana digitaalisen liiketoiminnan tarpeidensa täyttämiseksi. Oikeiden työkalujen avulla tieto voidaan kuitenkin valjastaa yritysten käyttöön entistä parempien näkemysten, tarkempien ennusteiden ja innovatiivisten liiketoimintaprosessien avulla. Se voi antaa yrityksille paremman käsityksen siitä, mitä asiakkaat haluavat, ja auttaa yrityksiä tuottamaan poikkeuksellisia asiakaskokemuksia, jotka perustuvat oppimistietoon. Se voi myös auttaa luomaan uusia datalähtöisiä liiketoimintamalleja, kuten generatiiviseen tekoälyyn perustuvia palvelutarjouksia, jotka eivät olisi tarkkoja ilman korkealaatuisten tietojen perustaa koulutusmallien pohjalle.
"Datavetoinen tarkoittaa datan käyttämistä riippumatta siitä, mikä on tarpeen tilan, tallennuksen, käytön, laadun ja kontekstin monimutkaisuuden käsittelemiseksi, jotta organisaatiot voivat toteuttaa dataan perustuvia pyrkimyksiään, jotka ovat keskeisiä digitaalisen liiketoiminnan menestykselle."
Gartner "Data Management Solutions Primer for 2023." Adam Ronthal, Ehtisham Zaidi, 14. helmikuuta 2023
Ei ole mikään salaisuus, että datavetoisilla organisaatioilla on suuri kilpailuetu. Kehittyneiden työkalujen avulla yritykset voivat hallita ja käyttää enemmän tietoja useasta lähteestä kuin koskaan aiemmin. Ne voivat myös hyödyntää monia erityyppisiä, strukturoituja ja strukturoimattomia tietoja reaaliajassa – mukaan lukien esineiden internet (Internet of Things) -laitedataa, video- ja äänitiedostoja, Internet-klikkausdataa ja sosiaalisen median kommentteja – jotka avaavat enemmän mahdollisuuksia datan rahallistamiseen ja hyödyntämiseen voimavarana.
Digitaalisen muutoksen tietoperustan luominen
Usein sanotaan, että data on digitaalisen muutoksen elinehto – ja se on totta. Datan ja analytiikan (D&A) johtajien on pystyttävä vastaamaan digitaalisen liiketoiminnan vaatimuksiin ja datakaavion kasvavaan monimutkaisuuteen (mukaan lukien pilven vaikutus). Tekoäly, koneoppiminen, Industry 4.0, edistyksellinen analytiikka, IoT ja älykäs automaatio vaativat paljon oikea-aikaista, tarkkaa ja turvallista dataa tehdäkseen mitä tekevät.
Esimerkiksi koneoppiminen ja generatiivinen tekoäly tarvitsevat hyvin suuria ja monipuolisia tietojoukkoja oppiakseen, tunnistaakseen monimutkaisia malleja, ratkaistakseen ongelmia sekä pitääkseen mallit ja algoritmit ajan tasalla ja toimiakseen tehokkaasti. Kehittynyt analytiikka (joka usein hyödyntää koneoppimista ja tekoälyä) riippuu myös valtavasta määrästä korkealaatuista dataa, jonka avulla voidaan tuottaa merkityksellisiä ja toteuttamiskelpoisia oivalluksia, joihin voidaan reagoida luottavaisin mielin. IoT- ja Industrial IoT -skenaariot riippuvat vakaasta kone- ja anturidatasta, joka toimitetaan erittäin suurilla nopeuksilla.
Yhteinen nimittäjä missä tahansa digitaalisessa transformaatioprojektissa on data. Ennen kuin yritykset voivat muuttaa prosesseja, hyödyntää uusia teknologioita ja muuttua älykkäiksi yrityksiksi, ne tarvitsevat vankan tietopohjan. Lyhyesti sanottuna he tarvitsevat nykyaikaisen tiedonhallintajärjestelmän.
"Minkä tahansa liiketoiminnan jatkuminen riippuu ketterästä, datakeskeisestä arkkitehtuurista, joka vastaa jatkuvan muutoksen nopeuteen."
Donald Feinberg, Gartnerinvarapresidentti
Tietosuojalakien noudattamisen varmistaminen
Hyvä tiedonhallinta on myös olennaisen tärkeää, jotta voidaan varmistaa kansallisten ja kansainvälisten tietosuojalakien – kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Kalifornian kuluttajatietosuojalain noudattaminen Yhdysvalloissa – sekä toimialakohtaiset tietosuoja- ja turvallisuusvaatimukset. Ja kun suojaukset on todistettava tai auditoitava, on olennaisen tärkeää, että käytössä on vankat tiedonhallintakäytännöt ja -menettelyt.
Tiedonhallinnan lähestymistavat
Tietokankaasta ja dataverkosta on tullut viime vuosina suosittuja tiedonhallinnan termejä, ja monet organisaatiot ovat ottaneet ne käyttöön tiedonhallinnan arkkitehtuurissaan. Arkkitehtuurin tietokangastyylin tarkoituksena on luoda yhdistävä kerros eri tietolähteille, mikä helpottaa itsepalvelua, tietojen käyttöä ja tietojen toimittamista koko yrityksessä. Tietokangasarkkitehtuurin tarkoituksena on abstrahoida eri paikat, joihin tallennat dataa loppukäyttäjän näkökulmasta, ja esittää yhden yhtenäisen näkymän, jota voidaan hyödyntää sellaisenaan silloinkin, kun taustalla oleva arkkitehtuuri on erittäin hajautettua.
Tietoverkko
Data mesh on tiedonhallinnan lähestymistapa, joka käyttää hajautettua arkkitehtonista kehystä. Toisin sanoen se jakaa omistajuuden ja vastuun tietyistä tietoaineistoista koko liiketoimintaan, käyttäjille, joilla on asiantuntemusta ymmärtää, mitä nämä tiedot tarkoittavat ja miten niitä voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Data mesh -arkkitehtuuri yhdistää ja kerää dataa eri lähteistä, kuten tietojärvistä ja varastoista, ja jakaa asiaankuuluvat tietojoukot asianmukaisille asiantuntijoille ja toimialueryhmille koko liiketoiminnalle. Pohjimmiltaan keskitetyn tietojärven suuri tietosekoitus lajitellaan ja jaetaan hallittaviin lohkoihin niille, jotka pystyvät parhaiten ymmärtämään ja hyödyntämään sitä.
Tietokangas
Datakangas on yhdistelmä data-arkkitehtuuria ja erityisiä ohjelmistoratkaisuja, jotka keskittävät, yhdistävät, hallitsevat ja hallitsevat dataa eri järjestelmissä ja sovelluksissa. Tietokangasratkaisujen avulla voit yhdistää ja hallita dataa reaaliaikaisesti eri järjestelmissä ja sovelluksissa. Tämä mahdollistaa yhden ainoan tietolähteen luomisen sekä tiedon käyttämisen ja käyttämisen missä ja milloin tahansa – tiedonhallintaprosessien demokratisoimisen ja automatisoinnin. Datakangas myös virtaviivaistaa dataa erityisesti monimutkaisissa hajautetuissa arkkitehtuureissa, jolloin se on valmis käytettäväksi analytiikka-, tekoäly- ja koneoppimissovelluksissa yhdistämällä, puhdistamalla, rikastamalla ja varmistamalla sitä. Tietokanavien arkkitehtuurin ja ratkaisujen avulla yritykset voivat hyödyntää tietojaan ja skaalata järjestelmiään mukautuen nopeasti muuttuviin markkinoihin.
Perustietojen hallinta (MDM)
Perustietojen hallinta on yksi luotettava pääviite (yksi versio totuudesta) kaikille tärkeille liiketoimintatiedoille, kuten tuotetiedoille, asiakastiedoille, käyttöomaisuustiedoille ja taloushallinnon tiedoille. MDM auttaa varmistamaan, että yritykset eivät käytä useita, mahdollisesti ristiriitaisia versioita tiedoista liiketoiminnan eri osissa, mukaan lukien prosessit, toiminnot, analytiikka, tekoäly ja raportointi. Tehokkaan MDM:n kolme keskeistä pilaria ovat tietojen konsolidointi, tietojen hallinnointi ja tietojen laadunhallinta.
"Teknologian mahdollistama tieteenala, jossa liiketoiminta ja IT-organisaatio työskentelevät yhdessä varmistaakseen yrityksen virallisen, jaetun perustietoresurssin yhdenmukaisuuden, tarkkuuden, ohjauksen, semanttisen yhdenmukaisuuden ja vastuullisuuden."
Tietojen integrointi
Tietointegraatiolla tarkoitetaan tietojen nielemistä, muuntamista, yhdistämistä ja toimittamista, missä ja milloin niitä tarvitaan. Tämä integrointi tapahtuu yrityksessä ja sen ulkopuolella – kumppanien kesken sekä kolmansien osapuolten tietolähteissä ja käyttötapauksissa – kaikkien sovellusten ja liiketoimintaprosessien tietojen kulutusvaatimusten täyttämiseksi. Tekniikoita ovat joukko-/erätietojen siirto, poiminta, muunto, lataus (ETL), muutostietojen tallennus, tietojen replikointi, tietojen virtualisointi, suoratoistotietojen integrointi, tietojen orkestrointi ja paljon muuta.
Tietojen etsiminen ja luettelointi
Tietojen löytämisen ja tietojen luetteloinnin avulla voit löytää hallussasi olevat tiedot ja määrittää, miten ne liittyvät toisiinsa. Discovery tarjotaan usein osana tietojen profilointia (joka itsessään on olemassa luomaan lintuperspektiivin näkemyksen tiedoistasi sen rakenteen, sisällön ja niin edelleen osalta), ja se osoittaa eri tietoaineistojen sijainnin ja suhteet useiden (heterogeenisten) tietolähteiden sisällä ja niiden välillä. Laajemmin sanottuna se on perustavanlaatuinen työkalu datainfrastruktuurin ymmärtämiseen. Arkaluonteisten tietojen löytäminen on merkittävä alaluokka, joka koskee erityisesti henkilökohtaisten tai muuten arkaluonteisten tietojen etsimistä ja luokittelua organisaatiossasi, jotta ne voidaan suojata asianmukaisesti tietosuojan, tietoturvan ja määräysten noudattamisen vuoksi.
Datan löytämistä käytetään myös datakatalogien rakentamiseen yhdessä muiden kehittyneempien automaatiotekniikoiden, kuten tekoälyn ja koneoppimisen kanssa. Tietoluettelot tarjoavat tietohakemiston tiedoista (joita kutsutaan metatiedoiksi): mitä tietoja säilytetään, missä ne sijaitsevat, missä muodossa ne ovat ja millä toimialueilla ne ovat relevantteja. Mahdollisimman suuri osa näistä tiedoista olisi kerättävä automaattisesti, ja ne voidaan luokitella edelleen maantieteen, ajan, kulunvalvonnan jne. mukaan. Luettelot ovat indeksoitavia ja haettavissa, ja ne tukevat itsepalvelua ja yhteistyötä. Kattavammat luettelot sisältävät metatietoja erilaisista johdetuista lähteistä, kuten analyysiraporteista ja kojetauluista, sekä fyysisistä lähteistä. Luetteloita käytetään yleisesti yhdessä tietojen valmistelutyökalujen kanssa, ja ne ovat tärkeitä tietojen hallinnoinnin ja yhteistoiminnallisen, itsepalvelupohjaisen tietojen käytön tukemisessa.
Tietojen hallinta, turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
Tietojen hallinta on kokoelma sääntöjä ja vastuita, joilla varmistetaan tietojen saatavuus, laatu, vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus koko organisaatiossa. Tietohallinto määrittää infrastruktuurin ja nimeää organisaation henkilöt (tai asemat), joilla on sekä valtuudet että vastuu tietyntyyppisten ja -tyyppisten tietojen käsittelystä ja suojaamisesta. Tietojen hallinnointi on keskeinen osa vaatimustenmukaisuutta. Järjestelmät huolehtivat turvallisuuden, tallennuksen ja saatavuuden mekaniikasta sekä asianmukaisesta poistamisesta ja säilyttämisestä. Tietojen hallinnointi auttaa myös varmistamaan, että tiedot ovat aluksi tarkkoja ja että ne täyttävät liiketoimintastandardit ennen järjestelmään tuloa, kun niitä käytetään ja kun ne haetaan järjestelmästä käyttöä tai varastointia varten muualla. Organisaation hallinnointi määrittää, miten vastuulliset henkilöt käyttävät prosesseja ja teknologioita tietojen hallintaan ja suojaamiseen.
Tietoturva on suuri huolenaihe hakkereiden, virusten, verkkohyökkäysten ja tietoturvaloukkausten maailmassa. Tietoturva sisältyy järjestelmiin ja sovelluksiin, mutta tietojen hallinnoinnin tarkoituksena on varmistaa, että kyseiset järjestelmät perustetaan ja niitä hallinnoidaan asianmukaisesti tietojen suojaamiseksi ja että järjestelmien ja tietokannan ulkopuolisten tietojen suojaamiseksi noudatetaan menettelyjä ja vastuita.
Mikä on yritystietostrategia ja miksi sinulla pitäisi olla sellainen?
Nykyään liiketoimintastrategiat riippuvat tiedoista prosessien automatisoimiseksi, asiakas- ja työntekijäkokemusten mukauttamiseksi, kasvun vauhdittamiseksi uusilla markkinoilla tai yritysostojen kautta sekä innovaatioiden aikaansaamiseksi. Näin ollen liiketoiminnan menestys riippuu yhä enemmän tietostrategiasi mukauttamisesta liiketoimintastrategiaasi. Tietostrategian tulisi vastata organisaation kaikilla tasoilla. Sillä on oltava merkitys ja konteksti liiketoiminnalle.
Yritys tarvitsee tietostrategian priorisoidakseen työtään. Tiedämme kaikki, että yrityksen tuottaman ja käyttämän datan määrä kasvaa merkittävästi. Tieto-ongelmia ja -vaatimuksia tulee aina olemaan enemmän kuin resursseja. Yritykset tarvitsevat tavan priorisoida datatoimintoja sen perusteella, mikä toteuttaa eniten arvoa datastrategian kautta. Strategian on oltava ”elävä ja hengittävä”, ja sen on oltava täysin linjassa liiketoiminnan prioriteettien kanssa, mutta sen on oltava riittävän joustava liiketoiminnan muuttuessa ja kehittyessä. Se ei voi olla vain sanoja dokumentissa, vaan sen täytyy kestää ”elämää” organisaatiossa.
Tietostrategia hahmottelee kaikki datakapasiteetit, jotka on rakennettava liiketoiminnan lopputuloksen saavuttamiseksi. Tämä sisältää tiedonhallinnan ominaisuuksien ja työkalujen lisäksi liiketoimintaominaisuudet, kuten organisaatiorakenteen, tiedonhankinnan ja tietoverkkostrategian, vaatimustenmukaisuuden ja etiikan. Siinä esitetään etenemissuunnitelma valmiuksien kehittämiseksi useiden vuosien aikana ja asetetaan odotuksia siitä, mitä voidaan saavuttaa ja millä aikavälillä, mitä kustannuksia ja johdon tukea tarvitaan.
Tiedonhallinnan kehitys
Tehokas tiedonhallinta on ollut ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan menestykselle jo yli 50 vuoden ajan – se on auttanut yrityksiä parantamaan tietojen raportoinnin tarkkuutta, spot-trendejä ja tekemään parempia päätöksiä, vauhdittamaan digitaalista muutosta ja tehostamaan uusia teknologioita ja liiketoimintamalleja. Datasta on tullut uudenlaista pääomaa, ja eteenpäin ajattelevat organisaatiot etsivät aina uusia ja parempia tapoja käyttää dataa hyödykseen. Tässä ovat modernin tiedonhallinnan uusimmat trendit, jotka ovat tärkeitä seurattaessa ja tutkittaessa niiden merkitystä yrityksesi ja toimialasi kannalta:
Tietokangas: Useimmilla organisaatioilla on nykyään käytössä monenlaisia tietoja, jotka on otettu käyttöön sekä paikan päällä että pilvessä – ja ne käyttävät useita tietokantojen hallintajärjestelmiä, prosessointitekniikoita ja työkaluja. Datakangas, joka on mukautettu yhdistelmä arkkitehtuuria ja teknologiaa, käyttää metadataa, dynaamista tietojen integrointia ja orkestrointia mahdollistaakseen kitkattoman pääsyn ja jakamisen dataan hajautetussa ympäristössä.
Tiedonhallinta pilvessä: Monet yritykset siirtävät osan tai kaikki tiedonhallintajärjestelmästään pilveen. Pilvitietojen hallinta hyödyntää kaikkia pilvipalvelun tarjoamia etuja, kuten skaalautuvuutta, kehittynyttä tietoturvaa, parempaa tietojen käyttöä, automaattisia varmuuskopiointeja ja katastrofien palautusta, kustannussäästöjä ja paljon muuta. Pilvitietokannat ja DBaaS-ratkaisut, pilvitietovarastot ja pilvitietojärvet ovat yleistymässä.
Tiedot tuotteena: Data tuotteena tarkoittaa käytäntöä, jossa sisäisiä tietoja käsitellään ensimmäisen tilauksen tuotteena, jolloin datatiimisi – ja laajemmin ylin tietopäällikkösi tai vastaava johtaja – tehtävänä on antaa muulle organisaatiollesi oikeat tiedot, joita se tarvitsee oikeaan aikaan ja oikealla laatutasolla. Tavoitteena on mahdollistaa tietojesi laajempi hyödyntäminen yleensä - esimerkiksi oikea-aikaisempi ja tarkempi analyyttinen näkemys.
Laajennettu tiedonhallinta: Yksi uudemmista trendeistä on "laajennettu tiedonhallinta". Lisätty tiedonhallinta käyttää tekoälyä ja koneoppimista tiedonhallintaprosessien itsekonfigurointiin ja itseviritykseen. Laajennettu tiedonhallinta automatisoi kaiken tietojen laadusta ja perustietojen hallinnasta tietojen integrointiin – vapauttaa ammattitaitoista teknistä henkilöstöä keskittymään arvokkaampiin toimintoihin.
Lisätty analytiikka: Augmented Analytics käyttää tekoälyn (AI) teknologioita, koneoppimista ja luonnollisen kielen prosessointia (NLP) paitsi löytääkseen tärkeimmät oivallukset automaattisesti, myös demokratisoidakseen pääsyn edistyneeseen analytiikkaan, jotta kaikki, eivät vain datatutkijat, voivat esittää kysymyksiä datastaan ja saada vastauksia luonnollisella, keskustelevalla tavalla.
Yhteenveto
Tiedämme, että tiedot ovat peräisin tiedoista. Ja jos tieto on voimakasta, tietojen tehokas hallinta ja hyödyntäminen voi hyvinkin olla yrityksesi supervalta. Tietojenhallintavastuut ja johtava data-johtaja (ja analytiikkajohtaja) ovat muuttumassa keskeisiksi muutoksentekijöiksi organisaatiossa – pilvipalvelujen käyttöönoton edistämisessä, uusien trendien ja teknologioiden hyödyntämisessä sekä strategisen arvon tuottamisessa liiketoiminnalle.
Tietokanta- ja tiedonhallintaratkaisut
SAP voi auttaa yritystietojesi hallinnassa, hallinnassa ja integroinnissa.
Ideoita, joita et löydä mistään muualta
Saat käyttöösi annoksen Business Intelligence -tietoja suoraan saapuneiden kansioosi.