Mikä on ‘robotic process automation (RPA)’?
RPA teknologia käyttää virtuaalisia ohjelmistorobotteja, jotka tunnetaan myös digitaalisina robotteina tai botteina, manuaalisen, aikaa vievän työn tai tehtävien suorittamiseen.
Robotin prosessiautomaation yleiskatsaus
Toistuvan työn tekemiseen kuluva aika on ällistyttävää, sillä manuaaliset tietokonetehtävät ja tietojen syöttäminen vievät ison osan toimistotyöntekijän päivästä. Kysykää vain työntekijöiltä. Äskettäinen kysely osoittaa, että ihmiset arvioivat tuhlaavansa viikoittain viisi tuntia automatisoitaviin tehtäviin. McKinseyn mukaan määrä on vielä suurempi, sillä vähintään kolmannes työtehtävistä katsotaan automatisoitaviksi noin 60 prosentissa ammateista.
Olipa kyse sitten tietojen keräämisestä, hyväksynnästä tai päivityksistä, monet tehtävät eivät vaadi luovuutta tai intuitiota, olennaisia ominaisuuksia, jotka lisäävät työtyytyväisyyttä. Sen sijaan työn yksitoikkoisuus alentaa tyytyväisyyttä, mikä johtaa tuottavuuden laskuun ja muihin tehottomuuksiin.
Organisaatiot kääntyvät teknologian, erityisesti robottiprosessiautomaation (RPA), puoleen toistuvien tehtävien purkamiseksi, vapauttaen työntekijät tekemään rikkaampia ja arvokkaampia töitä. Yritykset voivat ohjata työntekijöiden aikaa asiakaspalvelun parantamiseen, monimutkaiseen ongelmanratkaisuun ja kehittää liiketoimintatietoja, jotka auttavat yritystä menestymään.
RPA-merkitys
RPA on liiketoimintaprosessien automatisointitekniikka, joka käyttää virtuaalisia ohjelmistorobotteja eli digitaalisia robotteja tai botteja manuaalisen, aikaa vievän työn tai tehtävien suorittamiseen.
Mikä on ohjelmistobotti?
Ohjelmistobotti on tietokoneohjelma, joka on suunniteltu suorittamaan tiettyjä toimia. Botit on suunniteltu yksinkertaisten tai monimutkaisten toimintojen suorittamista varten, ja ne automatisoivat prosesseja, joihin liittyy toistuvia tehtäviä. Kehittyneemmät versiot ohjelmistoboteista simuloivat tai vuorovaikuttavat ihmisten kanssa. Esimerkkejä ovat virtuaaliset avustajat, kuten Alexa Amazonista, Cortana Microsoftilta ja Siri Applelta.
Mitä RPA tekee?
Robottinen prosessiautomaatiotekniikka hoitaa erilaisia toimintoja, kuten:
Manuaaliset ja toistuvat tehtävät: vuorovaikutukset, joissa on tietoja useista lähteistä, kuten Microsoft Excelistä, toimittajaportaaleista ja muista lähteistä
Suuren volyymin tehtävät: prosessiaskeleet, jotka on suoritettava ajan kuluttua, esimerkiksi tietojen siirrot ja hyväksynnän asianohjaukset
Useita järjestelmätehtäviä: Pääsy eri sovelluksiin, kuten verkkosovelluksiin, RP-ratkaisuihin, kolmannen osapuolen ohjelmistoihin ja muihin
RPA:n käyttöönotto lisääntyy kaksinumeroisin luvuin. Nopeimmin kasvavana segmenttinä globaaleilla yritysohjelmistomarkkinoilla RPA:n liikevaihdon ennustettiin nousevan 1,89B dollariin vuonna 2021, mikä on 19,5 % enemmän kuin vuonna 2020.
Miksi RPA (robotic process automation) on tärkeää?
RPA:ta voidaan käyttää minkä tahansa sovelluksen kanssa teknisessä pinossa. Se käsittelee mallintamattomia, "luonnollisesti kasvatettuja" prosesseja UI-pohjaisella automaatiolla – tämä on erityisen tärkeää, kun on integroitava vanhoja järjestelmiä, joissa API-rajapintoja ei ole ja suora pääsy tietoihin ei ole käytettävissä. RPA:lla voi siis olla keskeinen rooli yrityksen digitaalisessa muutoksessa.
Usein manuaalisten prosessien korvike, RPA minimoi avainvirheet, nopeuttaa työtä ja vähentää kustannuksia. Se vapauttaa työntekijät arkisista, toistuvista tehtävistä ja hyödyntää heidän inhimillisiä taitojaan. Jättämällä alemman arvon työn RPA-botteihin yritys tehostuu, jolloin se voi:
Paranna tuottavuutta
Automatisoi työnkulkuja
Eliminoi inhimilliset virheet
Alhaisemmat palkkakustannukset
Vaatimustenmukaisuusriskin hallinta
Paranna liiketoiminnan ketteryyttä
Lisää prosessin läpinäkyvyyttä
Kaikki nämä tulokset edistävät yrityksen menestystä, mikä auttaa parantamaan suorituskykyä ja vähentämään kustannuksia. Muita etuja ovat seuraavat:
Parannettu asiakaskokemus
RPA suojaa ja jopa parantaa asiakaskokemusta. Näin hämmästyttävän skaalautuvuuden ansiosta (RPA-ohjelmistobotti voi toimia 24×7, 365 päivää vuodessa) palvelutaso pysyy vakiona myös poikkeuksellisen kysynnän ja huippuvolyymien aikana. Näin työntekijät voivat keskittyä tehtäviin, jotka edellyttävät arvokkaampia asiakaskontakteja, joita ei voi automatisoida.
Tietotekniset tehokkuusedut
RPA tukee vanhojen järjestelmien prosessien automatisointia. Tekniikka on vuorovaikutuksessa näiden järjestelmien kanssa olemassa olevien graafisten käyttöliittymien (GUI) ja API-integraation kautta, mikä tuo merkittäviä kustannussäästöjä tietotekniikalle ja estää tarpeen modernisoida taustalla olevaa arkkitehtuuria ja järjestelmiä.
Kun otetaan huomioon joidenkin RPA-työkalujen tarjoamat low-code- ja no-code-ominaisuudet, yrityskäyttäjät voivat automatisoida prosesseja itse ilman IT-palveluita. Se myös yksinkertaistaa työntekijöiden koulutusta, sillä useimmat roolipohjaiset manuaaliset työnkulut käsitellään ohjelmistobotissa.
Operatiiviset tehokkuusedut
Koska RPA ei ole riippuvainen mukautetuista ohjelmistoista tai syvällisistä integraatioista, tekniikka on helpompi ja nopeampi ottaa käyttöön edullisempaan hintaan. Esimerkiksi Sveitsissä Aargaun ja Zürichin kantonien viranomaiset toteuttivat RPA:n 14 päivässä ja korvasivat manuaaliset prosessit ja välttivät uhan, että työajan lyhentämisestä maksettavien korvausten määrä pandemian aikana on supistunut.
Miten RPA vaikuttaa?
RPA toimii tietokoneella, työpöydällä tai palvelimilla kuten muutkin ohjelmat. Teknologia rakentaa, ottaa käyttöön ja hallitsee ohjelmistorobotteja, jotka ovat vuorovaikutuksessa yrityksen sisäisten sovellusten, verkkosivustojen, käyttäjäportaalien ja muiden sovellusten kanssa, emuloiden ihmisen toimintaa ja suorittavat saman tehtävän.
Pohjimmiltaan (ihminen)käyttäjä tallentaa RPA:n avulla toimien järjestyksen ja vuorovaikutuksen sovellusten kanssa työnkulun muodostamista varten. Järjestelmä kehittää toimintoluetteloa katsomalla, että ihminen suorittaa tehtävän, ja sitten se muodostaa ohjelmistobotin, joka suorittaa tehtävän sovelluksen GUI:ssa.
Ohjelmistorobotit on ohjelmoitu ymmärtämään, mitä näytöllä on, syöttämään sopivia näppäinpainalluksia, navigoimaan eri järjestelmissä, tunnistamaan ja poimimaan tietoja ja muita määritettyjä toimintoja. RPA botit tekevät kaiken tämän tarkemmin ja nopeammin kuin ihmiset.
RPA-malleja on kahta eri tyyppiä:
- Valvomaton RPA: Ohjelmistorobotit tekevät työn ilman ihmisen osallistumista. Sen sijaan ne ovat suoraan vuorovaikutuksessa tietokonejärjestelmien kanssa, jotka kulkevat prosessin tai tehtävän läpi alusta loppuun. RPA-botti suoritetaan yleensä etäpalvelussa, ja se aktivoidaan aikataulun tai käynnistysehdon perusteella.
- Osallistunut RPA: Nämä ohjelmistorobotit toimivat yhdessä ihmisten kanssa, ja ne keskittyvät asettamaan tehtäviä monimutkaisempiin työkuormiin tai prosesseihin, joita ei voida täysin automatisoida. RPA-botti otetaan käyttöön käyttäjän työasemassa ja käynnistetään käyttäjän vuorovaikutuksen kautta.
RPA toimii ratkaisuna vanhojen järjestelmien integroinnille. Koska RPA toimii GUI: n kautta, kehittäjien ei tarvitse rakentaa API-liittymiä järjestelmien yhdistämiseksi. Sen sijaan ohjelmistobotti hyppää sovelluksesta sovellukseen kuin ihmiskäyttäjä.
Joidenkin RPA-työkalujen ainutlaatuinen ominaisuus on sen esteettömyys muille kuin ohjelmoijille, jolloin alueasiantuntijat, joilla ei ole ohjelmointitaitoja, voivat rakentaa ja toteuttaa RPA-työnkulkuja. Kansalaiskehittäjänä tunnetulla henkilöllä ei ole koodauskokemusta, mutta hän on automaation kohteena olevan työtoiminnan toimialaasiantuntija.
Vaikka tämä ominaisuus demokratisoi RPA:n, edistyneemmät skenaariot vaativat edelleen asianmukaista ohjelmointitietämystä, erityisesti suhteessa turvallisuuteen ja järjestelmän jatkuvaan ylläpitoon. Ihannetapauksessa prosessi on hyvä avioliitto kansalaisten ja ohjelmistokehittäjien välillä, kun toimialan asiantuntijat rakentavat RPA:n työnkulkua ja luovuttavat sen sitten ohjelmistokehittäjälle varmistaakseen, että parhaat käytännöt ja turvallisuusvaatimukset otetaan huomioon.
Robottinen prosessiautomaatio tänään
Perustamisestaan lähtien RPA on kehittynyt yksinkertaista tehtäväautomaatiota pidemmälle. Älykäs RPA täydentää olemassa olevia ominaisuuksia tekoälyn (AI) ja koneoppimisteknologioiden avulla. Näiden edistysaskelten avulla RPA voi automatisoida työtoimintoja, jotka ovat kognitiivisempia (tietoon ja arviointiin perustuvia).
Käyttämällä tekoälyn työkaluja, kuten koneoppimismalleja ja luonnollista kielenkäsittelyä (NLP), älykäs RPA mahdollistaa hyperautomaation, kyvyn tunnistaa, tutkia ja automatisoida liiketoiminta- ja IT-prosesseja mahdollisimman nopeasti. Älykäs RPA voi tutkia ja käsitellä puoli- ja rakenteetonta dataa, visualisoida näyttöjä (virtuaalisia työpöytiä), ymmärtää puhetta, käydä keskusteluja käyttäjien ja asiakkaiden kanssa.
Älykäs RPA mahdollistaa hyperautomaation, mahdollisuuden tunnistaa, tutkia ja automatisoida liiketoiminta- ja IT-prosesseja mahdollisimman nopeasti.
Älykäs RPA parantaa bottien suunnittelukokemusta kaikille työntekijöille, jolloin muut kuin koodaajat voivat luoda ja ajaa botteja prosessejaan varten. Teknologia tukee pilvipohjaista studiota selainpohjaisilla low-code-työkaluilla, jotka yksinkertaistavat automaation rakentamista, mukaan lukien visuaaliset ohjelmointiominaisuudet liiketoiminnan työnkulkujen luomiseksi. Nykyään nämä modernit RPA-työkalut demokratisoivat automaatiota, mikä tekee siitä kaikkien ulottuvilla.
Kuka käyttää RPA:ta?
RPA tuottaa arvoa kaikilla toimialoilla ja toiminnoissa. Organisaation sisällä kaikki liiketoimintaryhmät hyötyvät RPA:sta. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä eri osastojen välillä:
Rahoitus
Yksi Suomen suurimmista mediayhtiöistä, Alma Media, halusi lisätä tuottavuutta automatisoimalla taloushallinnon prosesseja, kuten myyntitilausten syöttöä. RPA:n sisällyttäminen toi tehokkuutta koko taloustiimiin, mukaan lukien 60 %:n automaatioprosentin myyntitilausten käsittelyssä.
Henkilöstöhallinto
Lucy on RPA-työkalu, jota SAP käyttää (katso alla oleva video) nopeuttamaan työsuhdetarjouskirjeiden generointia. Botti tuottaa kirjeitä 15 kertaa nopeammin kuin keskivertohenkilö. Uudet työntekijät saavat tarjouksensa nopeasti ja rekrytoijilla on enemmän aikaa rekrytoida.
Toiminnot
Villeroy & Boch Group, keramiikkatuottaja ja yksi Euroopan vanhimmista tuotemerkeistä, optimoi tuottavuuden tekemällä prosesseistaan mahdollisimman tehokkaita, vähentäen toistuviin tehtäviin kuluvaa aikaa. Valmistaja otti käyttöön RPA- ja AI-teknologioita luodakseen digitaalisia avustajia, jotka suorittavat yksinkertaisia automatisoituja tehtäviä kirjanpidossa, ostossa ja asiakaspalvelussa.
Asiakaspalvelu
Zuellig Pharma Holdings Pte tarjoaa laajan asiakasverkoston. Ltd. halusi tarjota parempaa tukea seuraavan sukupolven tilausprosessissa. RPA:n käyttöönoton jälkeen yritys käsittelee tilauksia 24×7, pysyen kysynnän tasalla ja hyödyntäen automaatiota yli 10 000 tietotekniikkaan ja järjestelmään liittyvään tapaukseen, jotka olisivat vaatineet kolmen kokopäiväisen työntekijän määrän.
Robottiprosessin automatisointistrategian toteuttaminen
Hyvin suunniteltu automatisointialoite alkaa olemassa olevien työnkulkujen ylhäältä alas suuntautuvalla arvioinnilla. Älykäs RPA yhdessä Business Process Intelligence -työkalujen kanssa auttaa tunnistamaan nopeasti ne liiketoimintaprosessit, jotka hyötyisivät eniten automaatiosta.
Kun parhaat prosessiehdokkaat on tunnistettu, RPA tarjoaa valmiuden nopeuttamiseksi ennalta luotuja botteja. Pilvipohjaisena alustana se tukee myös jatkuvaa bottien suorituskykyä ja skaalautuvuutta.
Aloite edellyttää teknologia-alustaa, joka ulottuu yksittäisen prosessin automatisointia pidemmälle. Järjestelmän on kyettävä tukemaan prosessia alusta loppuun, tunnistamaan automatisointimahdollisuudet, rakentamaan tarvittavat ohjelmistobotit ja hallitsemaan satoja ellei tuhansia automatisoituja työnkulkuja.
RPA:n usein kysytyt kysymykset
Ideoita, joita et löydä mistään muualta
Saat käyttöösi annoksen Business Intelligence -tietoja suoraan saapuneiden kansioosi.