Mitä prosessien automatisointi on?
Prosessien automatisointi määritellään ohjelmistojen ja teknologioiden käytöksi liiketoimintaprosessien ja toimintojen automatisoinnissa määritettyjen organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
Prosessin automatisoinnin yleistiedot
Mikä pitää tämän päivän yritysjohtajat hereillä yöllä? Yksi asia on se, että kilpailu on kovempaa kuin koskaan. Toinen huolenaihe on salamannopea nopeus, jolla asiakkaiden ja markkinoiden vaatimukset muuttuvat ja kehittyvät. Jotta yritykset voisivat kilpailla ja menestyä, niiden on tartuttava kaikkiin mahdollisiin etuihin, jotta ne voivat paitsi parantaa kilpailukykyään ja kannattavuuttaan myös lisätä sietokykyään ja ketteryyttään. Tässä kohtaa otetaan käyttöön prosessien automatisointi.
Yhä useammat yritykset ovat siirtymässä prosessiautomaatioon tehokkaana keinona edistää kilpailukykyään ja kannattavuuttaan. Globaaleille teollisuusjohtajille äskettäin tehdyn Gartnerin kyselyn mukaan 80 prosenttia vastaajista mainitsi automaation yhdeksi liiketoiminnan keskeisistä prioriteeteista ja menestystaktiikoista.
Prosessin automatisoinnin määritelmä
Prosessien automatisoinnilla tarkoitetaan ohjelmistojen ja teknologioiden käyttöä liiketoimintaprosessien ja toimintojen automatisoinnissa, jotta voidaan saavuttaa määritetyt organisaation tavoitteet, kuten tuotteen tuottaminen, työntekijän palkkaaminen ja käyttöönotto tai asiakaspalvelun tarjoaminen.
Liiketoimintaprosessien automatisointi (BPA) ja digitaalinen muutos
Liiketoimintaprosessien automatisointi oli aluksi yksi liiketoimintaprosessien hallinnan (BPM) laajemman kokonaisuuden osa-alue. BPA keskittyi parantamaan taustatuottavuutta ottamalla käyttöön aikaa vieviä ja toistuvia tehtäviä. Nykyään BPA ei kuitenkaan ole enää vain osa BPM:ää, vaan siitä on tullut sen liikkeellepaneva voima ja digitaalisen muutosprosessin keskeinen kulmakivi. Digitaalinen muutos – joka perustuu tekoälyn ja koneoppimisen kaltaisiin teknologioihin – tarkoittaa, että nykyaikaisen liiketoimintaprosessien automatisoinnin laajuus ja skaalautuvuus on lähes rajatonta. Modernit BPA-ratkaisut voidaan nyt integroida sekä tausta- että edustasovelluksiin, jolloin prosesseja voidaan virtaviivaistaa toimitusketjuista henkilöstöhallintoon, taloushallintoon, asiakaspalveluun ja muihin prosesseihin.
Liiketoimintaprosessien automatisoinnin vaiheet
Esimerkkejä liiketoimintaprosessien automatisoinnista
Ad hoc -toiminnot tai kertaluonteiset toiminnot tai tehtävät eivät ole ihanteellisia ehdokkaita prosessin automatisointiin. Tämä tekniikka soveltuu paremmin toistuviin tehtäviin, joissa on muodollistetut askeleet, järjestykset ja säännöt. Automaatio varmistaa, että liiketoimintaprosessi tehdään oikein joka kerta – oikeiden ihmisten mukaan ottaminen, oikea järjestys, oikea tieto huomioiden ja määrätyssä ajassa. Suunniteltu ja mallinnettu liiketoimintaprosessi on ensimmäinen askel tehokkuuden parantamiseksi vähentämällä tarpeettomia tehtäviä ja toimintoja. Vaikka prosessien automatisoinnin prioriteetit vaihtelevat liiketoiminnasta toiseen, alla on joitakin alueita, jotka usein hyötyvät prosessien automatisoinnista.
Rekrytointi. Prosessin automatisointityökalujen avulla voit virtaviivaistaa erilaisia rekrytointitoimintoja, kuten mahdollisuuden ladata ansioluetteloita ja viittauksia nopeasti ja tehokkaasti sekä nopeasti käsitellä arviointeja, hylkäyksiä tai jatkotoimia, jotta voit löytää ja koota parhaat lahjakkuudet.
Työntekijöiden perehdytys ja koulutus. Prosessien automatisointi voi yksinkertaistaa rekrytointi- ja onboarding-tehtäviä tietueiden käsittelystä vaatimustenmukaisuuteen ja koulutukseen. Tämä johtaa sitoutuneen ja tuottavan työntekijän nopeampaan kehitykseen.
Maksu- ja palkanlaskentaprosessit. Viime vuosina keikkatyöntekijöiden ja etätyöntekijöiden määrä on kasvanut huomattavasti useilla alueilla. Automatisoidut prosessit voivat auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan sekä säännöllisiä palkanlaskentatoimintoja että alihankkijoiden ja ulkoisten toimittajien maksuja.
Työvoiman ajoitus. Työntekijöiden aikataulutusta on vaikea hallita, erityisesti useissa toimipisteissä ja osastoissa. Mahdollisuus synkronoida poissaolopyyntöjä ja työmatkoja osastojen välillä tarkoittaa, että poissaolot katetaan ja henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tiimit voivat paremmin automatisoida pääkäyttäjän tehtävät.
Yksinkertaisempi ja johdonmukaisempi laskutus. Vaikka laskujen generoinnin olisi mieluiten kuuluttava kirjanpito-osastojen vastuulle, näin ei aina ole. Automatisoidut laskutusprosessit voivat auttaa vähentämään virheitä, kirjanpidon sekaannuksia ja jopa oikeudellisia riskejä.
Asiakaskokemus. Kilpailutilanteessa asiakkaidesi on helpompaa kuin koskaan poistua, jos he kokevat hankaluuksia ja viivästyksiä. Prosessin automatisointi auttaa luomaan yksilöllisemmän asiakaskokemuksen ja liikuttamaan asiakkaita nopeasti ja tarkasti prosessin kulkujen kautta.
Vaatimustenmukaisuuteen ja sääntelyyn liittyvät tehtävät. On olennaisen tärkeää, että useissa liiketoimintaprosesseissa noudatetaan vaatimustenmukaisuutta ja sääntelyä koskevia vaatimuksia. Prosessiautomaatioratkaisut kirjaavat tiedostoja ja jättävät näkyvän datapolun, jolloin näitä toimintoja on helpompi seurata ja tarkastella reaaliajassa. Esimerkiksi ennen kuin huoltomiehistölle annetaan pääsy voimalaitoksen töihin, päälliköt voivat vahvistaa, että kaikki mahdollisesti vaaralliset järjestelmät ovat onnistuneesti suorittaneet ja kirjaaneet lokiin tarvittavat sammutusturvaprotokollat.
Keskeiset liiketoimintaprosessien automatisointiteknologiat
Robotiikan prosessiautomaatio- ja työnkulkuautomaatioratkaisut ovat kaiken digitaalisen automaatiomuutoksen keskiössä.
Robotic process automation (RPA)
RPA ei viittaa fyysisiin robotteihin, kuten saatat nähdä kokoonpanolinjalla. RPA-työkalut ja -botit on pikemminkin integroitu liiketoimintajärjestelmiin erilaisten tehtävien ja vuorovaikutuksen automatisointia ja yksinkertaistamista varten. RPA on BPA:n ensisijainen komponentti. Se kuvaa ohjelmistoja ja botteja, jotka on ohjelmoitu jäljittelemään ja kopioimaan ihmisen toimia toistuvien liiketoimintatehtävien suorittamiseksi. RPA-ohjelmistorobotit voivat navigoida järjestelmissä, lukea ja syöttää tietoja sekä suorittaa monenlaisia sääntöperusteisia tehtäviä.
Asianohjauksen automatisointi
Työnkulun automatisointia käytetään usein yhdessä RPA:n kanssa, mutta se ei ole tarkkaa. Asianohjauksen automatisointi voidaan määrittää siten, että tehtävien, asiakirjojen ja tietojen virta kaikissa työhön liittyvissä toiminnoissa suoritetaan itsenäisesti määritettyjen liiketoimintasääntöjen mukaisesti, ja se viittaa tiettyihin tehtäviin koko asianohjauksessa.
Joitakin prosessiautomaatiossa käytettäviä tekniikoita ja termejä
Prosessiautomaatio voi olla yksinkertaista ja sisältää vain muutamia ydintehtäviä, tai se voi olla osa suurempaa IPA- ja hyperautomaatiomatkaa. Seuraavassa on joitakin tekniikoita ja teknologioita, jotka liittyvät parhaisiin prosessiautomaation tuloksiin:
Hyperautomaatio Hyperautomaatio ei ole itse teknologia vaan strateginen aloite, jonka avulla organisaatio pyrkii tunnistamaan, ohjaamaan ja automatisoimaan mahdollisimman monta liiketoiminta- ja IT-prosessia mahdollisimman nopeasti. Hyperautomaatio perustuu useiden teknologioiden, työkalujen ja alustojen integrointiin ja orkestrointiin, mukaan lukien tekoäly/koneoppiminen, RPA, modernit ERP-järjestelmät ja low-code/no-code-kehitystyökalut.
Älykäs prosessiautomaatio (IPA) McKinsey määrittelee IPA:n ”uudeksi teknologiaksi, joka yhdistää perusteellisen prosessisuunnittelun robottiautomaatioon ja koneoppimiseen”. Se laajentaa liiketoimintaprosesseja tekoälyllä ja seuraavan sukupolven työkaluilla, jotka auttavat automatisoimaan ja yksinkertaistamaan toistuvia, replikoitavia ja rutiinitehtäviä. Tämä tarkoittaa sitä, että IPA voi jäljitellä ihmisen toimintaa ja tehtäviä – se voi itse asiassa oppia tekemään niitä. Tekoäly ja kognitiiviset teknologiat mahdollistavat päätöksentekokyvyn liittämisen sääntöihin perustuvaan automaatioon, mikä parantaa työntekijöiden suorituskykyä, lisää nopeutta, vähentää riskejä ja parantaa asiakasmatkoja.
Suunnittelu-/no-code-automaatio Low-code/no-code (LCNC) viittaa sovellus- ja integrointityökaluihin, jotka on varustettu vedä ja pudota -toiminnolla, visuaalisella työkalulla ja monilla valmiiksi luoduilla sisällöillä. LCNC-työkalut mahdollistavat sen, että henkilö, jolla on vähän tai ei lainkaan ohjelmointi- tai koodaustaitoa, automatisoi prosesseja laajan aihealueasiantuntemuksensa perusteella. LCNC-automaatioteknologioissa on kuitenkin myös vankat kaiteet, joilla varmistetaan, että IT-tiimeillä on kattava hallinnointi ja että kaikki uudet automatisoidut prosessit tai sovellukset integroituvat järjestelmään hyvin – ja täyttävät tiukimmatkin turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardit.
Big data Dataa ei luokitella ”suureksi” pelkästään sen volyymin vuoksi. Big Data määritellään kriteereillä, jotka liittyvät kyllä sen määrään, mutta myös sen monimutkaisuuteen ja nopeuteen. Strukturoitu data on muodoltaan lineaarista – aivan kuten laskentataulukossa. Kaikki sopii sarakkeeseen tai riviin. Rakenteeton data voi puolestaan koostua vähemmän mitattavissa olevista tiedoista, kuten asiakaspalautteesta, sähköposteista, videoista tai kuvista. Big Data voidaan integroida ja sitä voidaan käyttää suoraan liiketoimintaprosessien automatisoinnissa määritettyjen liiketoimintasääntöjen perusteella tai hyödyntämällä tekoälyä (AI) ja koneoppimisominaisuuksia. Näiden integroitujen tietojen avulla voidaan ohjata päätöksentekoa, nopeuttaa prosesseja ja helpottaa toistuvia tehtäviä ja arviointeja.
Tekoäly RPA-teknologiat on rakennettu toimimaan parhaiten strukturoidun datan kanssa, mutta monet arvokkaimmista oivalluksista ja inteleistä säilytetään puolistrukturoidussa ja rakenteettomassa datassa (skannattuina kuvina, verkkosivuina, PDF-dokumentteina ja paljon muuta). Tekoälyteknologiat pystyvät käsittelemään ja muuntamaan nämä tiedot jäsenneltyyn muotoon, jota RPA pystyy ymmärtämään ja käyttämään.
Luonnollisen kielen käsittely (NLP) Parhaat NLP-pohjaiset chatbotit oppivat ihmisen puheen informaatiosisällöstä, mutta oppivat myös tulkitsemaan kontekstia ja sävyä. Prosessiautomaatiossa NLP-työkalut voivat auttaa ohjaamaan vuorovaikutusta paremmin ja vastaamaan vakiokyselyihin sekä sisäisesti että asiakkailta.
Koneoppiminen Big Data tarjoaa suuria tietomääriä, joista koneoppimisteknologiat ovat riippuvaisia, auttaakseen heitä tekemään päätöksiä. Kun koneoppiminen (ja sitä käyttävät algoritmit) on integroitu RPA:han, tekoälyyn ja muihin työkaluihin, kuten NLP:hen, se tuo mahdollisuuden havaita trendejä ja malleja sekä oppia sekä datasta että ihmiskäyttäjistä. Tämä tekee prosessien automatisoinnista entistäkin tarkempaa ja hyödyllisempää.
Älykkäät ERP-järjestelmät Yritykset ovat jo vuosien ajan luottaneet ERP-järjestelmien päivittäisten ja taloudellisten tehtävien hallintaan ja koordinointiin. Nykypäivän ERp-hankkeet ovat kuitenkin kasvaneet (tekoälyn ja koneoppimisteknologioiden avulla), jotta ne voivat tuoda älykkyyttä ja tukea lähes kaikille liiketoiminnan osa-alueille ja sen toimintoihin. Monet automaatiotoiminnot ovat jo osa nykyaikaisia toiminnanohjausjärjestelmiä.
Liiketoimintaprosessien automatisoinnin hyödyt
Prosessiautomaation suurimmat tekijät liittyvät lisääntyneestä nopeudesta ja tehokkuudesta saataviin ilmeisiin hyötyihin sekä suurempiin mahdollisuuksiin ketteryyteen ja innovaatioihin. Näitä etuja ovat:
Joustavammat ja joustavammat liiketoimintarakenteet
Tehokkaampi toiminta, mukaan lukien nopeammat sykliajat ja ensikertalaiset nopeudet
Parempi vaatimustenmukaisuus näkyvämpien datapolkujen ja seurannan avulla
Hitaiden, manuaalisten prosessien keventäminen, mikä lisää vapautta innovoida ja kasvaa
Reaaliaikainen yhteistyö organisaatiossa, tiimityön rakentaminen ja työntekijöiden menestys/tyytyväisyys
Parannettu asiakaspalvelun laatu ja vasteajat
Prosessien automatisointi: Seuraavat askeleet matkalla kohti digitaalista muutosta
Kokonaisvaltaisen prosessiautomaation saavuttaminen on olennainen pilari kaikissa onnistuneissa digitaalisissa muutoksissa. McKinsey teki äskettäin kyselyn teollisuuden johtajille, jotka olivat onnistuneesti täyttäneet liiketoimintaprosessien automaatiotavoitteensa. He huomasivat, että periaatteessa jokaisessa tapauksessa näillä menestyksillä oli kolme yhteistä strategista tekijää:
- Automaatio on otettava strategiseksi prioriteetiksi koko organisaatiossa, eikä sitä pidä käsitellä vain siiloissa muutaman eristyneen prosessin ratkaisemisessa.
- Prosessiautomaation tulisi keskittyä siihen, että teknologia toimii ihmisille, ei päinvastoin
- Markkinat ovat tällä hetkellä erityisen arvaamattomat, joten keskittyminen skaalautuvuuteen on olennaisen tärkeää prosessiautomaation menestyksen ylläpitämiseksi
Kuten kaikki liiketoiminnan muutosmatkat, sen ei tarvitse tapahtua lainkaan kerralla. Tärkein ensimmäinen askel on olla valmis hallitsemaan muutosta ja viestimään selkeästi määritetyistä tavoitteista ja välitavoitteista koko henkilöstölle.
Aloita prosessin automatisoinnin matka
Lue lisää älykkäistä teknologioista päästä päähän -automatisointia varten.
Ideoita, joita et löydä mistään muualta
Tilaa business intelligence -annos suoraan saapuneiden kansioosi.