Mitä on hankinta? Kattava opas
Hankinta on hankintaprosessi, jossa hankitaan, hankitaan, vastaanotetaan ja tarkastetaan kaikki liiketoimintasi tarvitsemat tavarat ja palvelut – raaka-aineista ohjelmistoihin ja toimistotarvikkeisiin.
Hankintatoimintoa pidetään usein itsestäänselvyytenä – kunnes jokin haittaa sitä. Hankinnat varmistavat, että oikeat materiaalit ja tarvikkeet ovat tarvittaessa saatavilla. Toiminnallisena hankintana ei yleensä ole pidetty strategista kuria – tähän mennessä.
Kustannusten hillitseminen on edelleen ensisijaisen tärkeää erityisesti inflaation ja toimituskustannusten nousun vuoksi. Kustannusten hallinta on kuitenkin vain yksi hankintoihin nykyisin kohdistuvista paineista. Hankinnan on jollakin tavoin tuettava toimitusketjun kestävyyttä, vaikka ilmastotapahtumat tai muut häiriöt haittaavat toimitusta. Tarve hankkia kestäviä tuotteita ja noudattaa laajenevia sääntelyvaatimuksia tarkoittaa, että yritysten on lisättävä tiedonkeruuta ja valvontaa hankintaprosesseihinsa. Yhtälöön lisätään geopoliittiset paineet ja riskit – jolloin aineellinen niukkuus on – ja hankinnat ovat yhtäkkiä myrskyn silmässä.
Nykyisin hankintapäällikön (CPO) rooli ei ole enää tukitoiminto, joka keskittyy pääasiassa kustannusten vähentämiseen ja sääntöjen noudattamiseen.
Hankinnan määritelmä
Hankinta on elintärkeä liiketoiminto, jonka tehtävänä on turvata kaikki organisaation tarvitsemat tavarat ja palvelut. Valmistajille toimitusten saatavuus on erityisen tärkeää, koska valmistuotteita on mahdotonta luoda ilman tarvittavia materiaaleja. Hankintaosastojen on oltava yhteydessä sisäisiin sidosryhmiin, jotta ne voivat kerätä ennusteitaan ja vaatimuksiaan ja sitten hankkia parhaat toimittajat parhaaseen hintaan.
Tarjontaa ja kuljetusta koskevia tietoja tallentavien papyruskääröiden ansiosta hankintatoiminto voidaan jäljittää takaisin pyramidien rakentamiseen. Ajan myötä hankinnoissa on tapahtunut lukuisia muutoksia, jotka ovat muuttuneet yksinkertaisesta kirjanpitotehtävästä kurinalaisuuteen, joka edellyttää strategista ajattelua ja neuvotteluja.
Teollisen vallankumouksen aikana hankinnat nousivat tärkeiksi, sillä raaka-aineiden hankkimiseen, hankintaan ja kuljetukseen tarvittiin kasvavaa valmistustoimintaa. 1900-luvun puolivälissä, kun talous kukoisti, mahdollisuudet ja kilpailutukset auttoivat määrittelemään käytännön uudelleen. Yksilöitä koulutettiin toimitusketjun hallinnan eri osa-alueilla, ja he saivat ammattiaseman. Hankintaa alettiin pitää pikemminkin hallintotoimintona kuin toimistotoimintana.
Nyt hankinnoissa on jälleen käynnissä dramaattinen muutos, joka on todennäköisesti yhtä merkittävä kuin mikä tahansa aiemmista muutoksista.
Miksi hankinnat ovat niin tärkeitä liiketoiminnassa?
Taustajohtamisen tehtävä on nyt keskeinen vaihe – strateginen kumppani monimutkaisissa C-Suite-strategiapäätöksissä.
Hankinnat ohjaavat myös suurta osaa yrityksen kustannuksista – joidenkin arvioiden mukaan 40–80 prosenttia – joten se on olennaista budjettinäkökohtien kannalta. Tehokkaat hankintakäytännöt kuitenkin myös tehostavat riskinarviointia, toimittajien valvontaa ja mahdollisuuksia luoda arvoa toimitusketjussa.
Seuraavassa on muutamia keskeisiä tapoja, joilla hankinta on tärkeää liiketoiminnassa:
Kustannussäästöt: Hankinnat ovat ensimmäinen puolustuslinja, joka vähentää kustannuksia ja vakauttaa liiketoiminnan kassavirtaa, mikä vaikuttaa voittomarginaaleihin ja tulokseen. Kilpailukykyinen tuotehankinta ja sopimusneuvottelut voivat tuoda merkittäviä kustannussäästöjä. Lisäksi hankintaprosessien virtaviivaistamisella voi olla todellista vaikutusta taloudellisiin tuloksiin.
Laatu: Oikeiden raaka-aineiden hankkiminen oikeaan aikaan on ratkaisevan tärkeää korkealaatuisten tuotteiden valmistuksessa. Laatu kattaa hankintaprosessin kaikki osa-alueet, sillä materiaalien ja toimittajien valinta vaikuttaa suoraan tuotteiden ja palveluiden laatuun. Laadun priorisointi on avain maineeseen, tuotantoon ja oikeudellisiin huolenaiheisiin liittyvien riskien vähentämiseen.
Tavoitteiden kohdistus: Strateginen kilpailutus kohdistaa hankintaostot yrityksen tavoitteisiin. Jos esimerkiksi ketteryyden ja sietokyvyn parantaminen on liiketoimintasi ydinarvo, näiden tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat työkalut on sisällytettävä hankintaprosessiin. Markkinoiden yksityiskohtainen analyysi ja sisäiset vaatimuksesi voivat auttaa tunnistamaan toimittajia, jotka pystyvät parhaiten vastaamaan tarpeitasi.
Riskin vähentäminen: Riski voi ilmetä hankintaprosessin jokaisessa vaiheessa – virheellisestä tarveanalyysista toimittajan toimitusongelmiin. Lisäriski syntyy siitä, että noudattamisvelvoitteisiin vastataan tehottomasti, eettiset normit ovat epäselviä, sään aiheuttamat vaaratilanteet, globaalit häiriöt ja vastaavat haasteet aiheuttavat ongelmia. Nykyiset teknologiavetoiset hankintaprosessit voivat tarjota tarvittavan näkyvyyden riskien ennakoivaan tunnistamiseen, arviointiin ja vähentämiseen.
Kestävä kehitys ja eettisyys: Hankintatiimin on vastattava yrityksen arvoja, jotka liittyvät ympäristövaikutuksiin, eettiseen hankintaan, ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintoon (ESG) liittyviin sitoumuksiin, ja enemmän, jotta voidaan varmistaa vaatimustenmukaisuus ja suojautua riskeiltä, maineen vahingoittumiselta ja tarpeettomilta kustannuksilta. Kestävän hankinnan ja vaatimustenmukaisuuden hallinta on hankintatoiminnon keskeinen vastuu.
Hankintojen hallinnan tyypit
Hankintoja on neljää päätyyppiä:
- Suora hankinta: Tähän sisältyy kaikkien sellaisten tuotteiden, kuten raaka-aineiden, komponenttien, osien, palvelujen ja tukkukaupan tuotteiden hankinta, jotka tukevat suoraan yrityksen myymien tavaroiden tuotantoa. Nämä kaikki vaikuttavat liikevaihtoon, kasvuun ja maineeseen, joten toimittajasuhteet ovat ratkaisevan tärkeitä suorissa hankinnoissa.
- Epäsuorat hankinnat: Kaikki, mikä ei liity suoraan tuotantoon, mukaan lukien materiaalit, tavarat ja palvelut sisäiseen käyttöön ja päivittäiseen liiketoimintaan, kuuluu epäsuorien hankintojen piiriin. Tähän sisältyvät muun muassa toimistotarvikkeet, yleishyödylliset palvelut ja matkakulut.
- Tavaranhankinta: Sekä suorat että epäsuorat hankinnat voivat kuulua tavarahankintaan, johon kuuluu minkä tahansa aineellisen, valmiin tai keskeneräisen tavaran hankinta – kaikki laitteista raaka-aineisiin ja toimistotuoleihin.
- Palvelujen hankinta: Ammattimaiset, ihmislähtöiset palvelut, kuten konsultit, toimistot, asianajotoimistot, ulkoistetut tietotekniikkapalvelut, turvallisuuspalvelut, ohjelmistojen toimittaminen palveluna (SaaS) ja laitteiden korjaus kuuluvat kaikki palveluhankintaan. Ne ovat tarpeen tehokkaan työnkulun ja mahdollisten henkilöstövajeiden täyttämiseksi.
12 vaihetta hankintaprosessissa
Vaikka hankintaprosessi voi vaihdella yrityksittäin, se sisältää yleensä seuraavat 12 vaihetta:
1. Tunnista tarpeet: Hankintaprosessin ensimmäinen vaihe on tunnistaa tietyt nimikkeet, tuotteet, ohjelmistot tai palvelut, joita tarvitaan vajausten, uusien projektien tai säännöllisten operatiivisten vaatimusten vuoksi. Tämä vaihe sisältää kysynnän suunnittelun ja ennusteet.
2. Lähteen toimittajat: Parhaiden potentiaalisten toimittajien tutkiminen ja arviointi liiketoimintasi tarpeisiin tapahtuu hankintaprosessin alkuvaiheessa. Vaihtoehtoisten toimittajien kehittäminen voi auttaa riskienhallinnassa tarjoamalla vaihtoehtoja puutteiden tai häiriöiden varalta.
3. Hankintaehdotuksen lähettäminen: hankintaehdotuksen lähettäminen hinnan, aikavälin ja määrän kaltaisten määritysten kanssa sisäistä tarkistusta ja hyväksyntää varten käynnistää ostoprosessin.
4. Arvioi ja valitse toimittajia: Parhaan toimittajan valitseminen tarjouspyyntöprosessin avulla, kuten tarjouspyynnön esittäminen, tarjouspyyntö (RFQ), sähköiset huutokaupat tai kolme tarjousta ja osto, sisältää toimittajien kustannusarvioinnin sekä laadun, maineen, luotettavuuden, nopeuden ja kestävyyden.
5. Neuvottele hinta ja ehdot: Kun toimittaja on valittu, hankintatiimi neuvottelee erilaisista ostoehdoista, kuten hinnasta, määrästä, toimitusaikatauluista ja maksuehdoista.
6. Luo ostotilaus: Kun toimittaja on valittu ja ehdot on viimeistelty, yritys tekee kyseiselle toimittajalle muodollisen ostotilauksen, jossa on yksityiskohtaiset tiedot tilaukseen sisältyvistä tavaroista, palveluista ja ehdoista.
7. Vastaanota tavarat ja tarkista laatu: Kun tavarat on vastaanotettu, seuraavaksi on varmistettava, että niiden laatu ja määrä vastaavat tilattua tarkastamalla ne huolellisesti vaurioiden tai virheiden varalta.
8. Käsittele lasku ja täytä maksuehdot: Kun vahvistat, että tavaroiden toimitus on läpäissyt määrän ja laadun tarkistuksen, toimittajan lasku voidaan käsitellä ostoreskontran kautta oikea-aikaisen maksun varmistamiseksi. Sopimuksen ehdoista riippuen voidaan soveltaa ennakkomaksualennuksia ja käyttää erilaisia maksutapoja.
9. Luo ja hallitse hyviä toimittajasuhteita: hankintatiimille on strategista rakentaa positiivisia, jatkuvia suhteita toimittajiin. Hyötyjä ovat muun muassa parempi toimittajan suorituskyky, ehdot, alennukset, yhteistyö ja luotettavuus.
10. Hallinnoi sopimuksia: Hankintasopimusten hallinta kattaa sopimusten seurannan, vaatimustenmukaisuuden varmistamisen ja ehtojen uudelleenneuvottelun tarpeen mukaan. On tärkeää tunnistaa ja käsitellä mahdollisia ongelmia, varmistaa, että neuvotellut säästöt toteutuvat – ja saavuttaa tulos.
11. Riskien hallinta: Osana sitä, mikä tekee hankintatiimistä niin kiinteän organisaatioon, on heidän roolinsa riskienhallinnassa. On olennaisen tärkeää ennakoida ja hallita mahdollisia ongelmia, kuten pulaa, toimitusketjun häiriöitä ja toteuttaa toimenpiteitä niiden lieventämiseksi. Sääntelyn ja vaatimusten täyttäminen – ja noudattamatta jättämisen uhan havaitseminen – on myös olennainen osa riskien hallintaa.
12. Tarkista ja analysoi: Tämä hankintaprosessin viimeinen vaihe on käynnissä. Hankinnan avaintunnuslukujen tarkistaminen ja analysointi puutteiden tunnistamiseksi ja uusien säästö- ja riskien vähentämismahdollisuuksien löytämiseksi on avainasemassa liiketoiminnan menestyksen kannalta.
Nämä 12 vaihetta ajatellaan yleisesti hankinnan elinkaareksi, koska tehtävät menevät päällekkäin ja prosessi on jatkuva. Onnistunut hankinnan elinkaari edellyttää integraatiota muiden keskeisten liiketoiminta-alueiden, kuten budjetoinnin, ennusteiden ja toimitusketjun hallinnan, kanssa.
Hankinta vs. osto ja muut liittyvät asianohjaukset
Monet organisaatiot käyttävät keskenään termejä "hankinta", "osto", "hankinta" ja "toimitusketjun hallinta", mutta ne eivät ole sama asia. Näin ne eroavat toisistaan:
Hankinta vs. osto on se osa hankintaprosessia, jossa keskitytään tapahtumiin. Se sisältää neuvottelun, tuotteiden tilaamisen, tavaroiden ja palveluiden vastaanottamisen ja maksujen suorittamisen. Osto on olennainen osa hankintaa, mutta yleinen hankintaprosessi on paljon laajempi.
Hankinta vs. hankintalähteen määritys on olennainen alkuvaihe koko hankintaprosessissa, joka kattaa tarpeiden tunnistamisen, toimittajien löytämisen, hankintapyyntöjen tekemisen, toimittajien arvioinnin ja valinnan sekä hintojen ja ehtojen neuvottelun. Kilpailutusvaiheessa luodaan vahvat toimittajasuhteet.
Hankinta vs. toimitusketjun hallinta Hankinta on osa koko toimitusketjun hallintaprosessia, joka keskittyy tuotteiden valmistamiseen ja sisäisten toimintojen ylläpitämiseen tarvittavien tavaroiden ja palveluiden hankintaan. Hankinta on dynaamisesti vuorovaikutuksessa muiden toimitusketjun segmenttien kanssa, kuten logistiikan, varastonohjauksen ja kysynnän suunnittelun kanssa.
Kestävä hankinnan hallinta
Kestävä hankinta, joka integroi ESG-kriteerit hankintakäytäntöihin ja päätöksentekoon, ei ole vain hankintatrendi, vaan kriittinen näkökohta.
Kestäviä hankintahaasteita ovat toimitusketjun monimutkaisuus ja läpinäkyvyys, suorituskyvyn mittaaminen, standardien noudattamisen varmistaminen ja valmiuksien kehittäminen. Vähäpäästöisiä materiaaleja, kuten vihreää terästä ja kierrätettyä alumiinia ja muovia, on jo vaikea hankkia, ja se vain vaikeutuu. Lisäksi asiakkaat haluavat yhä enemmän ostaa brändeiltä, jotka voivat todistaa kestävän kehityksen mukaiset bona fides -tuotteensa, mikä tekee kestävästä hankinnasta olennaista liiketoiminnalle.
Otetaan huomioon vain yksi kestävän kehityksen periaatteiden mukaisten hankintojen näkökohta – toimitusketjun päästöjen vähentäminen. Prosessi voi kestää vuosia, joten siirtymän aloittaminen nyt luo yrityksiä olemaan kilpailukykyisempiä ja joustavampia tulevaisuudessa.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä kestävistä hankinnoista:
Vihreät hankinnat tai ympäristöystävälliset hankinnat: Ympäristöystävälliseen hankintaan kuuluu sellaisten tuotteiden ja palvelujen strateginen hankinta, joilla on pienempi ympäristövaikutus. Ympäristöystävälliseen hankintaan kuuluu kertakäyttöisten muovien ja muiden kertakäyttöisten tuotteiden poistaminen, kierrätettyjen tai uusiokäyttöisten raaka-aineiden käyttö sekä puhtaan teknologian tai polttoaineen käyttöönotto. Ympäristöystävällisten hankintojen avulla voidaan vähentää tuotantokustannuksia, edistää yrityksen sosiaalisen vastuun aloitteita ja jopa lisätä myyntiä vetoamalla ympäristötietoisiin kuluttajiin.
Eettisesti hankitut materiaalit: Kestävä hankinta perustuu eettiseen hankintaan. Tämä tarkoittaa tuotteiden ostamista yrityksiltä, jotka takaavat toimeentulon, tarjoavat hyvät työolot, eivät harjoita lapsityövoimaa, vaikuttavat myönteisesti yhteisöihin, joihin he kuuluvat, ja täyttävät muut eettiset normit.
Hiilijalanjäljen ja energiankulutuksen pienentäminen: Yrityksesi hiilipäästöjen ja energiankulutuksen pienentäminen ei tarkoita pelkästään tehtaiden ja liikenteen päivittäisestä toiminnasta aiheutuvien päästöjen vähentämistä, vaan myös päästöjen vähentämistä koko toimitusketjussa.
Tekoäly hankinnassa: älykkäämpää automaatiota ja oivalluksia
Hankinnan tekoäly voi automatisoida ja virtaviivaistaa monimutkaisia tehtäviä, kuten menojen analysointia, sopimusten hallintaa, strategista hankintalähteen määritystä ja vaatimustenmukaisuuden hallintaa. Se voi myös tukea älykkäämpää analytiikkaa ja päätöksentekoa, auttaa havaitsemaan mahdollisuuksia, mahdollisia kustannussäästöjä ja poikkeamia sekä helpottaa uusien toimittajien tunnistamista – ja auttaa poistamaan hankintapetoksia ja vähentämään virheitä.
Tekoälyn avulla voidaan myös luoda liiketoiminta-arvoa purkamalla liiketoiminnan tarpeet, haastamalla vakiintuneet prosessit, hyödyntämällä tietoa uusista referensseistä ja suunnittelemalla toimitusketju uusilla ja erilaisilla tavoilla.
Generatiivisella tekoälyllä on myös valtava hankintapotentiaali. Sen kyky automatisoida tehtäviä, tarjota tietoja ja parantaa läpinäkyvyyttä tukee tehokkuutta, tuottavuutta ja parempaa toimittajien valintaa ja hallintaa. Generatiivinen tekoäly voi myös auttaa pienentämään riskejä ja menoja.
Tekoälyn käyttö hankintojen tukena parempien päätösten tekemisessä, uusien mahdollisuuksien tunnistamisessa, tehtävien automatisoinnissa ja operatiivisen tehokkuuden parantamisessa tarkoittaa, että hankintatiimisi voi keskittyä sinne, missä heidän inhimillinen osaamisensa on arvokkainta.
Mitä hankintaohjelmistosta haetaan
Valitessasi hankintaohjelmistoja priorisoi työkalut, jotka digitalisoivat ja virtaviivaistavat hankintaprosesseja, mutta myös tehostavat strategista päätöksentekoa. Ihanteellisella ohjelmistolla tulisi olla vankka pilvipohjainen infrastruktuuri ja tekoälyominaisuudet, mikä yksinkertaistaa monimutkaisia hankintatehtäviä. Olennaisia ominaisuuksia ovat saumaton integrointi olemassa oleviin talous- ja toimitusketjujärjestelmiin, käyttäjäystävälliset rajapinnat ja kattavat analyysit perusteellista menoanalyysia varten.
Valitse ratkaisut, jotka tarjoavat reaaliaikaista tietoa ja raportointia, mikä helpottaa hankintatoimintojen ennakoivaa hallintaa. Varmista, että ohjelmisto on skaalautuva, kykenevä kehittymään yrityksesi mukana ja myötävaikuttaa aktiivisesti yrityksesi kasvukaareen.
Siirry seuraavaan vaiheeseen
Tutki ratkaisuja, joilla voit aloittaa kokonaisvaltaisten hankintaprosessien digitaalisen muutoksen.
Hallitse menoja strategisesti kaikissa luokissa
Vauhdita transformaatiotasi ratkaisuilla, jotka tarjoavat paremman näkemyksen,
hallinta ja säästöt.
Ideoita, joita et löydä mistään muualta
Saat käyttöösi annoksen Business Intelligence -tietoja suoraan saapuneiden kansioosi.