Mikä on toimittajasuhteiden hallinta (SRM)?
Toimittajasuhteiden hallinta (SRM) on jatkuva analyysi toimittajista, jotka toimittavat organisaatiollesi tavaroita, nimikkeitä ja palveluita.
Ei liian monta vuotta sitten, asiakkaat odottivat mielellään päiviä tai jopa viikkoja tuotteiden toimitukseen. Tiesit, keitä kaikki kilpailijasi olivat, ja markkinatrendit olivat usein asteittaisia ja tasaisia. Tänään mikään ei pidä paikkaansa. Nykyaikaiset kuluttajat tekevät ostoksia reaaliajassa maailmanlaajuisesta ja tyypillisesti digitaalisesta katalogista. Tuotteiden (ja jopa toimialan) trendit voivat kestää viikkoja, ellei jopa päiviä. Heittäkää sekoitukseen hämmentävä kokoelma toimitusketjun häiriöitä pandemioista politiikkaan ja sääilmiöihin – ja tämä on melko huimaava tilanne. Niin paljon kuin asiakkaasi rakentavat liiketoimintaasi, toimittajasi ovat perusta, jolle se on olemassa. Nykypäivän parhaat ohjelmistoratkaisut ja operatiiviset innovaatiot auttavat yrityksiä kehittämään toimittajasuhteiden hallintastrategioita, joita ne tarvitsevat voidakseen kilpailla ja menestyä nykypäivän monimutkaisessa ja nopeasti muuttuvassa maailmassa.
Toimittajasuhteiden hallinnan merkitys
Toimittajasuhteiden hallinnan käytäntö sai alkunsa 1980-luvulta ja antoi yrityksille järjestelmällisen ja johdonmukaisen strategian toimittajiensa arvioimiseksi. SRM:n juuret voidaan jäljittää maineikkaan hankinta- ja toimitusketjuanalyytikon Peter Kraljicin työhön, joka toi innovatiivisen näkökulman toimittajien segmentointiin. Hän kehitti Kraljic Matrix -nimisen kokonaisuuden, jossa toimittajat kartoitetaan kahteen keskeiseen ulottuvuuteen: riskiin ja kannattavuuteen. Esimerkiksi elektroniikkayritys tarvitsee sekä mikroprosessoreita että toimistotarvikkeita, mutta myyjä, joka toimittaa niille ensin mainitun, on niiden menestyksen kannalta paljon olennaisempi kuin jälkimmäinen. Tästä syystä toimittajasuhteiden hallinta olettaa, että vaikka hyvä vuorovaikutus kaikkien toimittajien kanssa on tärkeää, on erityisen tärkeää kehittää vankkoja, läpinäkyviä suhteita ja jatkuvia arviointistrategioita niiden toimittajien kanssa, joista yrityksesi on kaikkein riippuvaisin.
Nykyaikaiset toimittajasuhteiden hallintakäytännöt ja -ratkaisut hyödyntävät analyyttisiä ja strategisia komponentteja, jotka voivat auttaa yrityksiä mullistamaan lähestymistapansa hallita toimittajasuhteita.
SRM vs. toimittajien hallinta
Termejä "toimittajasuhteiden hallinta" ja "toimittajien hallinta" käytetään usein keskenään, mutta ne eivät ole teknisesti sama asia. Toimittajasuhteiden hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaa: käytäntö hallita suhteita toimittajiin. Toimittajien hallinta on kuitenkin tätä laajempaa. Se sisältää suhteiden hallinnan, mutta myös toimittajatiedot, suorituskyvyn ja riskienhallinnan – sekä toimintoja, kuten ennusteyhteistyötä.
SRM on ollut pitkään käytössä, ja sitä käytetään edelleen monissa yrityksissä, erityisesti pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, jotka eivät tarvitse kokonaisvaltaista toimittajien hallintaohjelmistopakettia. Nykyään toimittajien hallinta on kuitenkin nykyaikaisempi termi, ja sitä käytetään usein kuvaamaan uusia ja kehittyneitä pilvipohjaisia työkaluja, jotka vastaavat ylempien keskisuurten ja suurten yritysten monitahoisia tarpeita.
Toimittajasuhteiden hallintaprosessi
Kyseessä on kiertomatka, joka koostuu viidestä kriittisestä vaiheesta:
- Toimittajien segmentointi: Tässä alkuvaiheessa luokitellaan toimittajakanta. Tämä auttaa tuottamaan tietoja, korostamaan mahdollisia riskejä, paljastamaan säästömahdollisuuksia ja parantamaan toimittajasuhteita. Segmentointi voi tapahtua erilaisten perusteiden, kuten rivilajin, määrän, riskin (käyttämällä Kraljic-matriisia), sijainnin, hinnan, kestävyyden jne., perusteella riippuen siitä, mikä on liiketoiminnan arvokkain.
- Toimittajastrategian kehittäminen: Segmentoinnista saatujen näkemysten varassa seuraava askel on räätälöidyn strategian laatiminen. Tähän kuuluu sopimusten ja hintojen neuvotteleminen, viestintäprosessien tehostaminen ja liiketoiminnan monipuolistaminen muiden toimittajien kesken riskien ja riippuvuuden minimoimiseksi.
- Suhteiden luominen: Tässä vaiheessa keskitytään syventämään yhteyksiäsi toimittajiin. Se ylittää tapahtumat ja edistää suhdetta, joka sisältää päästä päähän -viestinnän, joka voi sisältää asioita, kuten varhaisia ilmoituksia hinnanmuutoksista, myynninedistämisistä ja mahdollisista vajauksista. Pohjimmiltaan se varmistaa, että toimittajasi tuntevat sinut ja ovat mukautuneet liiketoimintasi tarpeisiin.
- Strategian toteutus: Toteutetaan strategian kehitysvaiheessa määritetyt taktiikat ja aloitteet suorituskyvyn parantamiseksi, arvon lisäämiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kussakin segmentoidussa toimittajaryhmässä. Se voi kattaa sopimusten hallinnan, tilausten toteutuksen, suorituskyvyn hallinnan ja ennakoivan yhteistyön toimittajien kanssa sen varmistamiseksi, että strategiset tavoitteet muunnetaan konkreettisiksi tuloksiksi, jotka hyödyttävät sekä ostavaa organisaatiota että sen toimittajia.
- Seuranta ja jatkuvat parannukset: Toimittajien suorituskyvyn jatkuva seuranta on välttämätöntä tehokkaan toimittajasuhteiden hallinnan kannalta. Tähän voi sisältyä toimitusten oikea-aikaisuuden ja tarkkuuden, tuotteen laadun, kustannustehokkuuden, toimitusajan ja reagointikyvyn arviointi. Suorituskykytiedot syötetään takaisin sykliin, mikä kertoo seuraavalle segmentointikierrokselle ja strategian kehittämiselle, luoden silmukan, joka vahvistuu ja valaisee joka kerta, kun se kulkee.
Toimittajasuhteiden hallinnan tavoitteet ja edut
Kun parannat mahdollisuuksiasi olla yhteydessä toimittajiisi, parannat mahdollisuuksiasi menestyä.
Läheisemmät suhteet toimittajiin: Läheisempien suhteiden luominen toimittajiin tarkoittaa vuorovaikutusten syventämistä tapahtumatason ulkopuolelle. Siihen kuuluu kumppanuuksien luominen ja luottamuksen, keskinäisen ymmärryksen ja yhteisten tavoitteiden rakentaminen. Näin sekä sinä että toimittajasi ymmärrätte paremmin toistenne tavoitteet, uhat ja mahdollisuudet.
Alhaisemmat kustannukset: Ymmärtämällä toimittajien toimintoja ja kustannusrakenteita yritykset voivat yhdessä toimittajiensa kanssa tunnistaa kustannussäästöalueet laadusta tinkimättä. Tämä voi johtaa parempiin hintaneuvotteluihin, joukko-ostoihin liittyviin etuihin ja alentaa kokonaiskäyttökustannuksia.
Toimittajariskin pienentäminen: Hyvin toteutettu toimittajasuhteiden hallintastrategia lisää tietoisuutta ja reaaliaikaista näkyvyyttä - mikä auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja lieventämään riskejä nopeammin ja vakuuttavammin. Kuten sanonta kuuluu: Et tiedä, mitä et tiedä. Älykkäiden hankintaratkaisujen ja SRM-käytäntöjen hyödyntäminen varmistaa, että olet valmistautuneempi ja luottavaisempi.
Parempi toimittajien reagointikyky: Kun toimittajasi tuntevat sinut ja tuntevat olevansa sitoutuneita menestykseen, he pystyvät todennäköisemmin vastaamaan tarpeisiisi, erityisesti kiireellisissä tilanteissa. Tämä reagointikyky voi tehdä kaiken eron aikasidonnaisissa tai odottamattomissa skenaarioissa. Mitä tiukempi suhde ostajien ja myyjien välillä on, sitä parempi on reagointikyky.
Toimittajien nopeampi yhteistyö: Tarjoamalla toimittajillesi digitaalisia ja reaaliaikaisia yhteistyö- ja tiedonjakamismenetelmiä voit reagoida nopeammin häiriöihin ja parantaa liiketoiminnan ketteryyttä. Usein tämä tapahtuu usean yrityksen toimitusketjun liiketoimintaverkossa – monesta moneen B2B-yhteistyöalustaan, jossa ostajat ja myyjät voivat muodostaa yhteyden, toimia ja kumppaneita jaetuissa prosesseissa ja tiedoissa.
Parempi näkyvyys ja läpinäkyvyys: Hyvä toimittajasuhteiden hallinta on läpinäkyvää. Se viestii selkeästi suorituskykymittareista, niiden merkityksestä kaikille ja siitä, että kaikki ovat tarkastelun kohteena. Tämä ei-hölynpölyinen ja rehellinen lähestymistapa antaa hyvän vaikutelman ja kannustaa toimittajia pitämään yllä korkeita standardeja osana kumppanuuttaan teidän kanssanne, eikä pelätessään valvontaa.
Optimoitu arvoketju: Toimittajatoimintojen sovittaminen yhteen liiketoimintatavoitteidesi kanssa auttaa toimittajasuhteiden hallintastrategioita tukemaan yhä virtaviivaisempaa toimitus- ja arvoketjua. Näin varmistetaan, että ketjun jokainen lenkki on näkyvä, tehokas ja edistää liiketoiminnan kokonaismenestystä.
Näkemys toimittajien valmiuksista: Kun sinulla on pääsy dataan ja inteliin, ymmärrät paremmin toimittajien liiketoiminnan vahvuudet, valmiudet ja potentiaalin. Jos esimerkiksi otat käyttöön uusia tuotteita tai liiketoimintamalleja, voit arvioida, voiko nykyinen hankintaperustasi vastata näihin tarpeisiin – tai tarvitseeko sinun löytää uusia toimittajia. Tarttumalla toimittajakentän kapasiteettiin ja rajoituksiin voit spekuloida ja kääntyä varmemmalla ja ennakoivammalla tavalla.
Toimitusketjun häiriöiltä suojautuminen
Covid-19:n aiheuttaman katastrofin vuoksi ihmiset ymmärsivät täysin, miten riippuvaisia me kaikki olemme toimitusketjuista. Tietoisena siitä, kuinka lähellä he olivat, parhaat yritykset alkoivat aggressiivisesti optimoida toimitusketjujaan sekä niitä pyörittäviä järjestelmiä ja prosesseja. Osa tästä on johtanut siihen, että on otettu kiireesti käyttöön parempia toimittajasuhteiden hallintakäytäntöjä, joiden avulla voidaan selättää epävarmuustekijöitä, jotka liittyvät häiriönsietokykyyn ja luottamukseen. Kehittämällä vahvoja toimittajasuhteita ja ylläpitämällä jatkuvaa valvontaa voit ennakoida häiriöitä ja reagoida ketterästi.
Toimittajasuhteiden hallinnan haasteet
Vaikka toimittajasuhteiden hallintaprosessit ovat vahvoja, on olemassa riskejä ja haasteita, joihin sinun tulisi aina pysyä valppaana.
Toimittajien moninaisuuden puute: Suurien suhteiden luominen pieneen määrään toimittajia on loistava monista syistä. Mutta on aina olemassa haavoittuvuus ja riski liittyy siihen, että munia on liian paljon yhden toimittajan korissa. Onneksi SRM-ohjelmistoratkaisut voivat auttaa hallitsemaan paljon aikaa vieviä, hallinnollisia elementtejä suhteiden hallinnassa, jolloin voit vapaasti luoda uusia 1:1-suhteita ja tuoda enemmän toimittajia kuin sinulla olisi muuten ollut aikaa.
Ristiriita: Toisinaan toimittajista voi tulla kilpailijoita. Tai niiden esityslistat ja liiketoimintamallit voivat muuttua sinne, missä et ole enää yhdenmukainen ehtojen ja hintojen kanssa samalla tavalla kuin ennen. Tämä voi olla hankalaa, kun olet rakentanut läheisiä ja ystävällisiä suhteita, joten on tärkeää ennakoida näitä skenaarioita ja rakentaa diplomaattisia viestintä- ja neuvottelusuunnitelmia, jos näin tapahtuu.
Riskin ja jatkuvuuden esteet: Maailmanlaajuisesta politiikasta pandemioihin ja sääkriiseihin opimme ”älä koskaan sano ei koskaan”, kun on kyse seuraavasta mahdollisesta toimitusketjutapahtumasta. Erinomaisten suhteiden varmistaminen toimittajiesi kanssa on olennainen puskuri epävarmuutta vastaan – mutta valitettavasti se ei ole ihmelääke. Nykyään on myös tärkeää tuplata AII-käyttöiset ratkaisut ja teknologiat, jotta voit paremmin tarttua dataan, nähdä kulmia ja ottaa käyttöön valmiussuunnitelmia.
Näkyvyyden haasteet: Vaikka toimittajasuhteiden hallinta parantaa näkyvyyttä toimittajatoimintoihin, täydellisen läpinäkyvyyden saavuttaminen on mahdotonta. Luottamuksen tasapainottaminen IoT-antureiden, lohkoketjujen ja GPS-seurannan kaltaisilla teknisillä apuvälineillä voi auttaa säilyttämään selkeän näkölinjan heikentämättä toimittajan itsenäisyyttä.
Esimerkkejä toimittajasuhteiden hallinnasta
Toimittajasuhteiden hallintastrategiat ja -ratkaisut auttavat näitä tärkeitä sektoreita hallitsemaan ainutlaatuisia tarpeitaan ja ongelmiaan.
- Terveydenhuolto: Lääkkeestä kirurgisiin laitteisiin, tuotteiden laatu on kirjaimellisesti elämän ja kuoleman kysymys tällä alalla. Toimittajasuhteiden hallintaan terveydenhuollossa liittyy usein tiukkoja arviointiprosesseja toimittajille, säännöllisiä laatutarkastuksia ja tiukkoja vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia terveydenhuollon standardien ja määräysten noudattamiseksi. Sairaala voi esimerkiksi saada reaaliaikaisia hälytyksiä, jos toimittajan tuote on ollut palautus- tai laatuongelmien kohteena, mikä mahdollistaa nopean toiminnan vaihtoehtoisten lähteiden löytämiseksi ja mahdollisten haittojen ehkäisemiseksi.
- Vähittäiskauppa: Sosiaalisen median tahdissa muotitrendit tulevat ja menevät – joskus kirjaimellisesti yhdessä yössä. Vähittäiskaupan toimittajasuhteiden hallinta helpottaa yhteistoiminnallista ennustamista ja suunnittelua toimittajien kanssa, jotta varmistetaan, että oikeat tuotteet ovat saatavilla silloin, kun ne ovat kuumia eivätkä istu pölyn keräämisessä, kun eivät ole. Esimerkiksi kalliiden, rajoitettujen tuotteiden vähittäiskauppias voi tehdä läheistä yhteistyötä toimittajien kanssa tilaustensa räätälöimiseksi alueittain ja varmistaa, että toimituksia ei toimiteta ilman ylijäämää.
- Energia: Energiayhtiöt käsittelevät usein vuosikymmeniä vanhoja omaisuuseriä ja tarvitsevat harvinaisia ja epätavallisia osia ja laitteita pitääkseen ne toiminnassa. Lisäksi niihin kohdistuu kasvavia paineita päästöjen vähentämiseksi ja tehokkaampien kestävyystoimenpiteiden kehittämiseksi. Vanhojen koulujen osien toimittajilla ja älykkäiden sähkölaitteiden nykyaikaisilla huipputeknologian toimittajilla on hyvin erilaiset käytännöt ja menetelmät. Toimittajasuhteiden hallinta voi auttaa energiayhtiöitä keskittämään ja yhtenäistämään tapaa, jolla ne hallitsevat näitä erilaisia toimittajia. Näin varmistetaan, että ne täyttävät asiakkaiden keskeiset energiatarpeet ja noudattavat kestävän kehityksen standardeja.
- Kuljetus: Nämä yritykset ovat riippuvaisia luotettavista laitteista ja tarvikkeiden oikea-aikaisesta toimittamisesta. Tehokas yhteinen kriisinratkaisumekanismi tällä alalla voisi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että hallinnoidaan tiiviisti suhteita ajoneuvojen huoltoon tarkoitettujen osien toimittajiin ja varmistetaan, että kaikki on tarvittaessa saatavilla ilman liiallista varastoa. Logistiikkayritys voi käyttää toimittajasuhteiden hallintatyökaluja arvioidakseen monipuolisen toimittajaverkoston luotettavuutta ja antaa heille luottamusta laajentaa ja monipuolistaa liiketoimintaansa.
- Rakentaminen: Alalla toimiviin yrityksiin kohdistuu jatkuvia määräaikapaineita, ja niiden on ylläpidettävä suhteita huimaavan monenlaisiin materiaalitoimittajiin. Rakennusyritys voisi käyttää toimittajasuhteiden hallintaohjelmistoa seuratakseen toimittajan suorituskykyä useissa projekteissa ja tunnistaa ne, jotka toimittavat jatkuvasti ajoissa ja täyttävät laatuvaatimukset. Tämä auttaa heitä pysymään oikeilla raiteilla sekä kustannuksineen että ajoituksineen.
Siirry seuraavaan vaiheeseen
Tutki ratkaisuja, joilla voit aloittaa toimittajasuhteiden hallintaprosessien digitaalisen muutoksen.
Automatisoi ja virtaviivaistaa toimittajien hallintaa
SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance -ratkaisun avulla voit tehokkaasti ottaa käyttöön, hyväksyä ja segmentoida toimittajia.
Arvioi ja vähennä toimittajariskiä
Hanki riskialttiita toimittajia koskevia tietoja SAP Ariba Supplier Risk -ratkaisun avulla.