Mikä on kategorian hallinta? Kattava opas.
Tavararyhmien hallinta on lähestymistapa hankintaan, jossa samankaltaiset tuotteet ja palvelut on ryhmitelty luokkiin menojen yhdistämiseksi ja säästöjen maksimoimiseksi.
Maailmanlaajuisten toimitusmarkkinoiden jatkuvan vaihtelun ja nopeasti muuttuvien liiketoimintavaatimusten vuoksi hankinnat ovat muuttuneet uskomattoman monimutkaisiksi. Yritykset tarvitsevat paremman tavan hallita hankintakantaansa ennakoivasti ja optimoida ostomenonsa. Tässä kategorianhallinta loistaa – ja miksi siitä on tullut kriittinen paras käytäntö niin monille yrityksille tänään.
Tavararyhmänhallinnan määritys
Tavararyhmänhallinta on tavaroiden ja palvelujen hankintaprosessi, jossa tavarat ja palvelut ryhmitellään luokkiin samankaltaisten ominaisuuksien, kuten tyypin, arvon, toimittajan, riskin, sijainnin tai osaston, perusteella. Tämän prosessin avulla on helpompi ymmärtää ja hallita kunkin luokan kokonaiskäyttökustannuksia sekä maksimoida kunkin ostoksen säästöt ja arvo. Kategorioiden hallinnan avulla yritykset voivat myös virtaviivaistaa hankintaprosessia, vahvistaa toimittajasuhteita, parantaa menoanalyysia, vähentää riskejä jne.
”Tavararyhmähallintaa täysin optimoivat yritykset voisivat riskien vähentämisen lisäksi saavuttaa jopa 114 miljoonan Yhdysvaltain dollarin säästöt ja yli 500 prosentin tuoton sijoitukselle.” – Tuleva osto
Tavararyhmähallinnan kehitys
Tavararyhmähallinta kehitettiin 1980-luvulla, ja se on historiallisesti ollut manuaalinen yritys, jossa erilliset laskentataulukot, asiakirjat ja esitykset ovat irrallaan ja aikaa vieviä vaiheita. Manuaalisesti kerätty aika – analysointi ja raportointi – tarkoitti sitä, että hankintatiimeillä oli vähemmän aikaa käyttää strategiaan ja arvon toteuttamiseen.
Nopeasti tähän päivään: kategorianhallintaohjelmisto voi automatisoida ja nopeuttaa monia tämän prosessin vaiheita. Sen avulla tavararyhmäpäälliköt voivat analysoida suuria tietomääriä ja virtaviivaistaa tavararyhmästrategioiden kehitystä, suoritusta ja valvontaa. Näin heistä voi tulla paljon tehokkaampia ja strategisempia päivittäisissä tehtävissään. Modernit ratkaisut tarjoavat kategoriatietoja, prosessiohjausta, malleja, tekoälyyn perustuvia suosituksia ja paljon muuta, jotta esimiehet voivat saavuttaa ja usein ylittää menonhallintatavoitteensa.
Tavararyhmänhallinta vs. strateginen kilpailutus
Termejä kategorian hallinta ja strateginen hankinta käytetään joskus keskenään, mutta ne eivät ole sama asia. Strateginen kilpailutus on hankintaprosessi, jossa valitaan oikeat toimittajat ja neuvotellaan parhaista hinnoista organisaation lyhyen aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategisen hankinnan ensisijaisena tavoitteena on kustannusten vähentäminen. Tavararyhmänhallinta puolestaan segmentoi ostot kategorioihin, jotta esimiehet voivat tunnistaa mahdollisuuksia säästää rahaa ja parantaa laatua, toimittajien suorituskykyä ja tehokkuutta. Tavararyhmänhallinta on jatkuva prosessi, joka suoritetaan pitkällä aikavälillä, ja se sisältää usein strategisen hankintalähteen määrityksen varhaisessa vaiheessa.
Kategorian hallinnan 6 parasta hyötyä
Osittain vähentyneiden työntekijöiden määrän ja yksinkertaisempien toimittajaneuvottelujen ansiosta kategoriavetoiset hankinnat tarjoavat lukuisia selkeitä etuja, jotka voivat auttaa hankintatiimejä pyörittämään tiukempaa laivaa ja tunnistamaan uusia mahdollisuuksia:
1. Parannetut näkemykset. Luokitellut menot ja yksi yhteyspiste kaikille asiaankuuluville toimittajille antavat yrityksille paremman käsityksen kustannuksista, toimittajan suorituskyvystä ja mahdollisista toimitusketjuun liittyvistä ongelmista. Lisäksi sopimusten, hintojen ja markkinatrendien syvällistä tuntemusta voidaan käyttää parempien ja tuottavampien hankintapäätösten tekemiseen.
2. Lisääntyneet säästöt. Luokittelun mahdollistaman kategorian asiantuntemuksen ja näkemysten perusteella johtajat voivat neuvotella paremmista hinnoista ja parantaa suorituskykyä kustannusten alentamiseksi. Ja koska johtajat ostavat pitkällä aikavälillä, he voivat hyödyntää mittakaavaetuja säästääkseen rahaa entisestään.
3. Alhaisempi riskialtistus. Tavararyhmätiimit, joilla on syvällinen ymmärrys kustakin toimittajasta ja tehokkaat pidemmän aikavälin työsuhteet, voivat omaksua ennakoivamman lähestymistavan toimittajien hallintaan ja vähentää riskiä olla tekemisissä tuntemattomien tai yöllisten toimittajien kanssa.
4. Parempi hankintatehokkuus. Ajan mittaan testattujen, digitalisoitujen ja automatisoitujen prosessien avulla tiimit voivat vastata nopeammin markkinoiden muutoksiin ja vapauttaa aikaa lisäarvoa tuottaville toiminnoille.
5. ESG- ja SR-sitoumusten parempi noudattaminen. Tavararyhmien tavoitteiden yhteensovittaminen, avoimuus ja seuranta helpottavat yritysten sitoutumista ympäristö- ja yhteiskuntavastuuseen.
6. Hallinnoitavien menojen kasvu. Älykkään automatisoinnin avulla hankinnat voivat hallita useampia kategorioita ja viime kädessä lisätä hallinnoitavia menoja.
Hankintaluokkien lajit
Luokkaryhmät voivat vaihdella yrityksittäin toimialan, menopolitiikan ja tiettyjen markkinoiden mukaan. Yleensä kukin hankintaluokka koostuu sellaisten tuotteiden tai palvelujen ryhmästä, joilla on samankaltaiset ominaisuudet, kuten tyyppi, toimittaja, arvo, sijainti tai osasto. Esimerkiksi HR, teknologia, huolto ja matkustus ovat yleisiä kategorioita.
On myös tavallista jakaa suorat menot (ydinliiketoiminnan tuotteisiin ja palveluihin, kuten raaka-aineisiin ja pakkaustarvikkeisiin, tarvittavat tuotteet) ja epäsuorat menot (päivittäistä liiketoimintaa tukevat tavarat ja palvelut, kuten toimistotarvikkeet) omiin kategorioihinsa. Epäsuorien menojen ryhmittely, jota hallitaan usein koko yrityksen siiloissa, voi auttaa standardoimaan ja alentamaan epäsuoria ostokustannuksia.
Jotkin yritykset käyttävät globaalia standardia, kuten United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), jonka avulla ne voivat määrittää kategoriansa, mutta useimmat yritykset luovat oman sisäisen menojen taksonomian. Menestyksekäs kategorioiden hallinta sisältää kategorioiden täsmällisestä rakenteesta riippumatta vakioperusteen soveltamisen liiketoiminnan harjoittamiseen tarvittavien tavaroiden ja palvelujen segmentointiin.
Kolme keskeistä vaihetta tavararyhmänhallintaprosessissa
Vaikka prosessi voi vaihdella eri organisaatioissa, kategorian hallinta sisältää yleensä kolme vaihetta:
- Määritä luokkaprofiilit. Aluksi tiimit analysoivat nykyisiä menoja ja punnitsevat eri tekijöitä – riskeistä ja määräyksistä aina liiketoimintalogiikan selkeyttämiseen – luokkien tunnistamista varten. Tuloksena on ostojen yhdistetty kategoriataksonomia, jota voidaan käyttää koko organisaatiossa.
- Kehys- ja suunnitelmastrategia. Tässä askeleessa tiimit arvioivat luokkansa hinnoittelun, toimittajan suorituskyvyn, kysynnän ja tarjonnan ennusteiden sekä muiden tekijöiden perusteella ja tunnistavat mahdollisuuksia menojen optimointiin ja arvon kasvattamiseen. Näiden tietojen perusteella he luovat master-strategian kunkin kategorian tavoitteiden saavuttamiseksi, jaoteltuna erityisiin taktiikoihin ja vaiheisiin.
- Suorita strategia ja seuraa tuloksia. Lopuksi strategia käynnistetään ja tuloksia, toimittajia, liiketoiminnan tarpeita ja markkinoita seurataan jatkuvasti – jotta tiimit voivat reagoida nopeasti muutoksiin ja optimoida kategorian strategioita tarpeen mukaan.
Mitä etsiä kategorianhallintaohjelmistosta
Tavararyhmänhallintaohjelmisto on suunniteltu keskittämään, digitalisoimaan ja virtaviivaistamaan kaikkien kategorian strategioiden prosesseja – ja tarjoamaan käytännöllisiä oivalluksia niiden hiomiseksi ja parantamiseksi. Tätä varten parhaat ratkaisut sisältävät vähintään seuraavat ominaisuudet:
Automaatio. Älykkäästi automatisoidut prosessit tavararyhmämenoprofiilien luontia ja strategioiden kehittämistä ja toteutusta varten.
Vaiheittaiset ohjeet. Järjestelmäpohjaiset suositukset, ohjatut prosessit ja parhaiden käytäntöjen mallit, työkalut ja kehykset.
Reaaliaikainen seuranta ja analytiikka. Kyky seurata ja analysoida markkinatietoja, luokkia, hintoja, toimittajien suorituskykyä, tuloksia ja paljon muuta reaaliajassa.
Strategian suoritus. Työkalut, joilla strategiat, suunnitelmat ja aloitteet voidaan helposti muuntaa kilpailutusprojekteiksi tai tapahtumiksi.
Integraatio. Saumaton integraatio hankintalähteen määrityksestä maksuun ja muihin toimittajien hallintaratkaisuihin.
Tekoäly. Sisäänrakennettu tekoälypohjainen mahdollisuusanalyysi ja suosituksia, jotka perustuvat menotietoihin ja muihin tekijöihin, sekä suunnitelma integroinnista suuriin kielimalleihin, kuten ChatGPT:hen, strategian luomisen avuksi.
Tehokkaan tavararyhmänhallintastrategian parhaat käytännöt
Voittavan kategorian strategian kehittäminen voidaan toteuttaa nopeammin seuraavilla parhailla käytännöillä:
Luo omistautunut tavararyhmäpäällikkö ja tiimi. Koska suuret kategoriat ja strategiset menoalueet vaativat aikaa ja erikoistumista, oma tiimi, joka koostuu asiantuntevista sidosryhmistä asianomaisilta osastoilta, tekee prosessista tehokkaamman. Tavararyhmäpäällikkö on vastuussa markkinoiden, määräysten ja koko kategorian hinnoittelutrendien valvonnasta ja ymmärtämisestä sekä lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin suunnitelmien kehittämisestä.
Luo yhtenäinen taksonomia koko organisaatioon. Tämä on ratkaiseva askel paremman näkemyksen ja näkyvyyden saamiseksi menoihin. Jotkin organisaatiot käyttävät oppaana yleisiä standardeja, kuten UNSPC:tä, mutta useimmiten yritykset luovat omia sisäisiä kategorioitaan, jotka vastaavat paremmin niiden ainutlaatuisia tavoitteita tai toimialan tarpeita.
Käytä automatisoituja ratkaisuja menotietojen keskittämiseen. Kun tietojen seurantaan ja seurantaan on yksi paikka, on helpompi löytää ja raportoida tärkeitä oivalluksia – ja vahvistaa hallintokäytäntöjä.
Valjas tavararyhmänhallintatekniikka. Tekniikan, kuten tekoälyn, avulla tiimit voivat helpommin tunnistaa kuvioita, luokitella menoja automaattisesti, järjestää toimittajia kategorian mukaan, määrittää vertailuarvoja, tehdä suosituksia, automatisoida tehtäviä ja paljon muuta.
Pidä sidosryhmät sitoutuneina ja silmukassa. Analytiikkatyökalujen ja -ohjelmistojen avulla voittojen ja mahdollisuuksien viestimiseen on helpompaa saada sidosryhmät mukaan ja mukautua organisaation tavoitteisiin.
Muodosta dynaamisia toimittajasuhteita. Keskity kokonaisarvoon – ei vain kustannuksiin – ja tee avointa yhteistyötä hyvien työsuhteiden luomiseksi.
Sisällytä kolmannen osapuolen tiedot. Kehitä mekanismi relevanttien ulkoisten tietopisteiden käyttämiseksi kolmannen osapuolen toimittajilta täydentämään tavararyhmästrategiaasi.
Käsittele tavararyhmän elinkaariprosessia jatkuvasti. Paranna sisäistä ja ulkoista data-analyysia keräämällä kategoriakohtaisia tietoja, parantamalla strategiaa ja tekemällä säännöllisiä tarkistuksia.
Siirry seuraavaan vaiheeseen
Tutustu ratkaisuihin, joiden avulla saat enemmän arvoa älykkäämmällä kategorioiden hallinnalla.
Vältä yleisiä virheitä kategorioiden hallinnassa
Tässä artikkelissa tarkastellaan kolmea virhettä, jotka Hankinta voi helposti tehdä kategorioiden hallinnan osalta – ja miten niiden korjaaminen voi saada aikaan merkittäviä hyötyjä, erityisesti epävarmoina aikoina.