Mikä on henkilöstöhallintajärjestelmä (HRMS)?
HRMS auttaa yrityksiä hallitsemaan ja automatisoimaan keskeisiä HR-prosessejaan ja tarjoaa lahjakkuuksien hallintaominaisuuksia.
Henkilöstöhallintajärjestelmän (HRMS) määritelmä
HRMS tarkoittaa henkilöstöhallinnon järjestelmää, jota kutsutaan usein HCM-ohjelmistoksi. Yritykset käyttävät HRMS:ää keskeisten HR-prosessien, kuten työntekijöiden tietojen tallennuksen, etujen hallinnan, ajan ja läsnäolon sekä palkanlaskennan, digitalisointiin, automatisointiin ja keskittämiseen. Lisäksi HRMS tarjoaa lahjakkuuksien hallintaominaisuuksia, kuten rekrytoinnin, onboardingin, suorituskyvyn hallinnan, tavoitteiden suunnittelun, oppimisen ja koulutuksen, palkitsemisen ja seuraajasuunnittelun.
Moderni HRMS auttaa korvaamaan perinteiset työlät laskentataulukko- ja paperipohjaiset prosessit automatisoimalla toistuvia ja aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Näin HR-tiimin jäsenet voivat vähentää inhimillisiä virheitä ja keskittyä arvokkaampaan ja viime kädessä palkitsevampaan työhön.
Henkilöstöhallinnon järjestelmien historia
1970-luvulla suuret yritykset digitalisoivat joitakin perusprosessejaan, erityisesti data-raskaita ja virhealttiita toimintoja, kuten palkanlaskentaa ja kirjanpitoa, mutta nämä varhaiset henkilöstöhallintajärjestelmät olivat laajuudeltaan rajallisia. 1990-luvulle tultaessa tehokkaampi valtakehyslaskenta ja Internetin nousu mahdollistivat sen, että yritykset pystyivät digitalisoimaan ja automatisoimaan laajemman valikoiman keskeisiä HR-toimintoja, kuten tietueiden hallintaa, etuuksien hallintaa ja rekrytointityönkulkuja.
Älykkäiden teknologioiden ja pilviyhteyksien kasvun myötä HR-prosessit eivät enää rajoitu tapahtumatietoihin. Nykyaikainen HRMS voi kerätä ja integroida tietoja raportointirakenteiden mukauttamiseksi reaaliajassa, mikä perustuu alueellisiin vaihteluihin infrastruktuurissa, lainsäädännössä ja säännösten noudattamisessa. Nämä järjestelmät myös automatisoivat työnkulun ja hyödyntävät tekoälyä älykkäämpien ja virtaviivaisempien prosessien luomiseksi.
HRMS, HRIS ja HCM – lyhenteiden ymmärtäminen
Henkilöstöhallinnon järjestelmät (HRMS), henkilöstötietojärjestelmät (HRIS) ja inhimillisen pääoman hallinta (HCM) ovat HR-termejä, joita käytetään usein keskenään, mutta niissä on muutamia keskeisiä eroja.
HRIS perustuu tyypillisesti työntekijätietojen tietokantaan, ja sitä käytetään tukemaan keskeisiä HR-prosesseja, jotka ovat rakenteeltaan lineaarisempia ja kvantitatiivisempia, kuten palkanlaskennan käsittely tai ajan ja läsnäolon hallinta.
Vertailun vuoksi HRMS on kattavampi järjestelmä, joka sisältää kaikki HRIS:n tiedonhallintorakenteet, mutta sisältää myös laadullisempia ja monimutkaisempia toimintoja ja lahjakkuuksien hallintaa. Parhaat HRMS-ratkaisut käyttävät älykkäitä teknologioita, kuten tekoälyä, koneoppimista ja pilviyhteyksiä, toimintojen yksilöllistämiseen ja älykkääseen automatisointiin.
HCM on kattotermi, jota käytetään kuvaamaan monenlaisia käytäntöjä ja ohjelmistoja, joita organisaatio käyttää henkilöstönsä hallintaan rekrytoinnista eläkkeelle jäämiseen. HCM-järjestelmää kutsutaan usein henkilöstöhallinnon järjestelmäksi (HRMS), ja se sisältää HRIS-ohjelmiston. Teknologisen kehityksen ja liitettävyyden ansiosta yritykset saavat nyt selkeän kokonaiskuvan työvoimasta kaikista näkökulmista. Tämä on auttanut yrityksiä ymmärtämään työntekijäkokemuksen priorisoinnin mitattavissa olevan arvon käyttämällä ihmislähtöistä lähestymistapaa sitä ympäröivien HR-hallinnollisten toimintojen tukemiseen. Tämä kokonaisvaltaisempi lähestymistapa merkitsee muutosta HR-prosessien priorisoinnissa ja hallinnassa.
Miksi HRMS-ohjelmisto on niin tärkeä tänään?
Yritykset ovat jo vuosien ajan pohtineet uusien teknologioiden käyttöä ja tapoja automatisoida HR-prosessejaan paremmin. Pandemian iskiessä se toi mukanaan valtavia ja ennennäkemättömiä muutoksia työvoimaan. HR-tiimit pakotettiin – hyvin äkillisesti – käyttämään uutta teknologiaa uuden etäisen ja hajautetun työvoiman tukemiseen ja hallintaan.
Aluksi monet näistä siirtymistä olivat ongelmallisia, mutta nyt, yli vuoden kuluttua, HR-johtajat ovat muuttuneet luovemmiksi ja mukautuvammiksi käytännöissään. SHRM-artikkeli kertoo meille, että tämä on lopulta osoittautunut hyväksi asiaksi. Koko henkilöstönsä etääntyessä – lähes yhdessä yössä – HR-tiimeistä tuli yritysmaailman ”ensimmäisiä vastaajia”, ja monet muut osastot ja tiiminvetäjät ovat ottaneet ohjat käsiinsä. Pandemian jälkeen monet yritykset saivat yllättäen tietää, millaistadataa ja henkilöanalytiikkaa heillä oli HR-osastoillaan – ja miten nämä tiedot voisivat auttaa heitä tekemään päätöksiä ja strategioita koko liiketoiminnassa.
Nykyään HRMS-ohjelmisto on korvaamaton auttaessaan yrityksiä organisoimaan, ymmärtämään ja virtaviivaistamaan tätä nopeasti muuttuvaa työmaailmaa. HRMS-ratkaisut asettavat monimutkaiset HR-prosessit yhteen paikkaan ja tarjoavat yrityksille keskitetyn työntekijöiden tietojen tallennuksen, automaatiotoiminnot sekä integroidun tekoälyn ja edistyneen analytiikan. Lisäksi kehittyneet, käyttäjäystävälliset lahjakkuuksien hallintaominaisuudet auttavat varmistamaan, että yritykset rekrytoivat, kehittävät ja säilyttävät toimialansa parhaat osaajat.
Kuka käyttää HRMS-ohjelmistoa?
Monet alla luetelluista alueista ovat perinteisesti olleet melko siiloutuneita – palaute tai uudet tiedot yhdessä eivät olisi välttämättä päässeet toiselle. Moderni HRMS paitsi optimoi ja parantaa prosesseja jokaiselle näistä ammattilaisille, myös varmistaa, että heidän keräämänsä tiedot ja palaute jaetaan – ja pystyy tiedottamaan laajemmin ihmisanalytiikasta.
HR-ammattilaiset: HR-tiimeille HRMS:n hyödyllisyys ulottuu perusmuokkauksesta ja työntekijöiden tietojen saatavuudesta – aina monimutkaiseen datalähtöiseen raportointiin ja edistyneiden lahjakkuuksien hallintatehtävien automatisointiin.
Rekrytoijat: HRMS-työkalut tarjoavat rekrytoijille keskitetyn portaalin, josta voi julkaista rekrytointilupia, hoitaa ja hankkia ehdokkaita sekä käyttää ja mukauttaa onboarding-toimintoja.
Esimiehet: Esimiehet voivat myös mobiililaitteillaan valvoa tiimin rakennetta, seurata aikaa ja poissaoloja, hyväksyä loma- ja poissaolopyyntöjä ja seurata työntekijöiden suoriutumista, jotta he voivat nähdä, tarvitsevatko he tukea tai palautetta tavoitteidensa saavuttamiseksi.
Työntekijät: Yhden käyttäjäystävällisen portaalin avulla työntekijät voivat muokata henkilökohtaisia tietojaan, tarkastella organisaatiokaavioita, syöttää aika- ja lomapyyntöjä, tarkastella opintotehtäviä ja jopa hallita henkilökohtaisia uratavoitteitaan ja kehityssuunnitelmiaan.
Ehdokkaat: Nykypäivän ehdokkaat ovat omistaneet HRMS-portaaleja, jotka auttavat heitä etsimään ja hakemaan työpaikkoja, seuraamaan hakemusten tilaa ja hyväksymään digitaalisia tarjouksia sähköisillä allekirjoituksilla.
HRMS-ohjelmistokomponentit
HRMS-ohjelmisto voi tarjota selkeyttä ja yksinkertaistamista. Henkilöstötietojen kokoaminen yhteen paikkaan helpottaa yrityksen toimintaa ja tarjoaa myös erilaisia lähteitä ja osastoja koskevia oivalluksia ja analyyseja, joiden avulla voidaan tuottaa yhä tarkempia ja toteuttamiskelpoisia suosituksia ja raportteja.
Tässä HRMS-ratkaisun eri elementit:
HRIS: Core HR ja palkanlaskenta
Työntekijän itsepalvelu: HRIS-työkalut auttavat sekä työntekijöitä että tiiminvetäjiä poistamaan vanhojen ja paperipohjaisten henkilöstöhallinnon tehtävien sekaannuksen. Itsepalvelu, mobiiliystävälliset ominaisuudet auttavat lisäämään henkilöstön tuottavuutta ja läpinäkyvyyttä lukemattomilla alueilla, kuten työntekijöiden tiedonhallinnassa, raportoinnissa ja analytiikassa, ajassa ja läsnäolossa sekä palkanlaskennassa.
Hyötyjen hallinta: Hybridimallien lisääntyessä yrityksillä on entistä enemmän vaikeuksia pysyä monien etuvaatimusten tasalla kaikkialla Yhdysvalloissa. Automatisoitu etuuksien hallinta voi kaivaa HR-tiimejä tämän paperityön alta ja vapauttaa heidät tarjoamaan asiantuntevaa neuvontaa ja ohjausta, joita työntekijät arvostavat näillä elintärkeillä alueilla. Itsepalvelu, mobiiliystävälliset työntekijäportaalit antavat työntekijöille mahdollisuuden pitää tietoisesti silmällä etuuksia itselleen ja perheilleen.
Ajanhallinta: Palkanlaskennan vuoto on seurausta työntekijöiden ja esimiesten epätarkoista ajanhallintakäytännöistä, ja se voi maksaa yrityksille jopa 2,5 prosenttia kokonaispalkkakuluista. Vaikka se on joskus tarkoituksellista, se johtuu usein vanhentuneiden järjestelmien virheistä ja epätarkoista manuaalisista käytännöistä. Onneksi se on kuitenkin yksi tehokkaimmin ehkäistävissä olevista toimintatappioalueista, ja sitä voidaan vähentää huomattavasti älykkäiden HR-ohjelmistoratkaisujen avulla. HRMS-työkalut ovat erittäin mukautettavia, ja ne voidaan synkronoida vapaapäivien, kertymien ja muiden liiketoimintasääntöjen kanssa. Automaattiset ajan ja palkan laskennat on integroitu palkanlaskentatoimintoihin, ja työntekijöillä on käytettävissään itsepalvelupiste, joka auttaa heitä saamaan täyden käsityksen aikatiedoistaan.
Lahjakkuuksien hallinta
Rekrytointi ja perehdytys: HRMS-ratkaisut voivat auttaa työnantajia optimoimaan rekrytointiprosessin, jotta he voivat löytää ja houkutella huippulahjakkuuksia. Tämä sisältää paremman tuen globaalille lahjakkuuksien kilpailutukselle ja ehdokkaiden suhteiden hallinnalle. Se tukee myös kattavampia hakijoiden seurantaa ja virtaviivaistettuja prosesseja seuraajasuunnittelun tueksi. Uusille rekrytoinneille HRMS-onboarding-työkalut voivat tarjota portaalin uusille työntekijöille – mukaan lukien paperittomat ja automatisoidut uusien rekrytointien työnkulut ja mukaansatempaavampi ja yksilöllisempi koulutus- ja onboarding-prosessi.
Tulos- ja palkitsemisjohtaminen: Tulosjohtaminen voi olla haastavaa, mikä edellyttää, että yritykset tasapainottavat sekä laadullisia että määrällisiä tietoja ja säilyttävät tavoitteensa. HRMS-työkalut voivat auttaa hallitsemaan työntekijöiden tavoitteita ja arviointeja ja tarjoamaan jatkuvaa suorituskyvyn hallintaa yhdessä ohjatun toimintasuunnittelun kanssa. Palkitsemisen hallinta voi olla myös hankala ehdotus, joka edellyttää useiden tekijöiden arviointia sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella. HRMS-ohjelmisto voi tukea tehokkaasti palkitsemisen suunnittelua ja suunnittelua.
Oppiminen ja ammatillinen kehittyminen: Kasvu ja urakehitys ovat keskeisiä tekijöitä työntekijäkokemuksessa. HRMS-työkalut käyttävät älykästä teknologiaa tarjotakseen yksilöllisemmän ja mukaansatempaavamman oppimiskokemuksen, joka yhdistää ihmisiä, tietoa ja asiantuntijoita koko liiketoiminnassa ja sen ulkopuolella. Työntekijöille tämä auttaa heitä jäsentämään paremmin aika- ja urasuunnittelutavoitteitaan. Pakollinen oppimis- ja vaatimustenmukaisuuskoulutus voidaan suunnitella helposti, ja pitkän aikavälin tavoitteet, kuten johtajuuden kehittäminen ja seuraajasuunnittelu, voidaan sisällyttää heidän kalentereihinsa tavalla, joka parhaiten sopii heidän yksilöllisiin tarpeisiinsa ja sitoumuksiinsa.
Myynnin suorituskyvyn hallinta: Kuten kuka tahansa liiketoimintajohtaja voi kertoa sinulle, heidän myyntitiiminsä ovat parhaimmillaan, kun he myyvät ja vaalivat liidejä. HRMS auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan ja hallitsemaan keskitetysti myyntiin liittyviä kysymyksiä ,kuten provisioita, alueita ja kiintiöitä , ja jopa käsittelijän suorituskykyä.
Analyysit ja henkilöstösuunnittelu : dataan perustuvat näkemykset ovat avainasemassa, kun henkilöstöhallinto on linjassa yrityksen kokonaisstrategian kanssa. Mittareiden ja tunnuslukujen, raportoinnin, ennakoivan henkilöstömallinnuksen ja tekoälyyn perustuvan analytiikan avulla HR-johtajat voivat paremmin tukea strategista ja operatiivista suunnittelua sekä budjetointia ja suorituskyvyn hallintaa
Työntekijöiden kokemustenhallinta :Työntekijäkokemukseen keskittymällä yritysten on etsittävä innovatiivisia tapoja ymmärtää paremmin, miksi työntekijät kokevat työkokemuksensa työnhakijana aina lähtöpäivään asti ja kaiken siltä väliltä. Työntekijän (VoE) teknologioita ja työkaluja tietojen keräämiseen ovat muun muassa 360-asteiset palautearvioinnit, kyselyt, käyttäytymis- ja asenneanalyysit. Näiden näkemysten avulla organisaatiot voivat mukauttaa kunkin työntekijän kokemuksia koko heidän elinkaarensa ajalta, mikä parantaa sitoutuneisuutta ja tuottavuutta.
HRM-järjestelmät ja seuraavat askeleet digitaaliseen muutokseen HR:ssä
Digitaalinen muutos HR:ssä ja kaikki merkittävät toiminnalliset muutokset kohtaavat aina jonkin verran alkuvaiheen hidastumista ja hitautta – ja niihin liittyy myös väistämättömiä riskejä. Paras tapa valmistautua operatiiviseen muutokseen on alkaa jakaa ja viestiä projektin tavoitteista ja päämääristä. Kun tiimien johtajien, johtajien ja HR-asiantuntijoiden välinen viestintä on avointa, voit alkaa murtaa seiniä. Tehokas muutostenhallinta ja suunnittelustrategiat voivat auttaa valmistelemaan tiimejäsi paremmin, jotta ne voivat varmistaa sisäänoston varhaisessa vaiheessa.
Alla olevassa listassa on muutamia tärkeitä tarkistuslistan kohtia, kun aloitat HR-digitaalisen muutoksen.
Tietojen eheys: Ennen kuin aloitat tietojen siirtoprosessin, varmista, että sinulla on oikeat resurssit ja että sinulla on tarvittavat resurssit ja että IT-lahjakkuus on taitava tai tapettava uudelleen, jotta voit suorittaa tämän tehtävän ja minimoida inhimilliset virheet.
Kustannukset ja vaiva: Määritä projektin vaatimukset kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla, joihin tämä vaikuttaa, mukaan lukien käyttöönotto ja integraatiot. Tunnista realistiset budjetit ja aikataulut käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi.
Nykyiset ja tulevat tarpeet: Työskentele tiiviisti osastosi ja tiiminvetäjiesi kanssa alusta alkaen varmistaaksesi, että ymmärrät heidän erityiset tavoitteensa, vaatimuksensa ja haasteensa. Varmista, että HRMS-järjestelmäsi skaalautuu vastaamaan kaikkien sidosryhmien muuttuvia tarpeita.
Vaatimustenmukaisuus: Määritä lakisääteiset, työsuhde- ja muut lakisääteiset vaatimukset ja vahvista, että uusi järjestelmäsi tukee näitä tarpeita kaikilla alueilla.
Aloitusvalmius: Pyydä HR-tiimiäsi mukaan hyvissä ajoin, jotta voit kehittää koulutusaikatauluja ja -tavoitteita. Aseta kuukausittaiset välitavoitteet varmistaaksesi, että kaikki pääkäyttäjät, esimiehet ja työntekijät ovat asianmukaisesti koulutettuja ja valmiita hyödyntämään uuden HRM-järjestelmän koko arvoa.