Mikä on hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS)?
ATS on henkilöstöhallinnon (HR) ohjelmistosovellus, joka auttaa organisaatioita hallinnoimaan rekrytointi- ja rekrytointitehtäviä digitaalisesti.
Hakijan seurantajärjestelmän yleiskatsaus
Hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS) on henkilöstöhallinnon (HR) ohjelmistosovellus, joka auttaa organisaatioita hallinnoimaan rekrytointi- ja rekrytointitehtäviä digitaalisesti. Se toimii työpaikka- ja hakijatietojen keskustietokantana, jossa rekrytointilupia, ilmoituksia ja hakemuksia hallitaan ja hakijoita seulotaan ja valitaan.
ATS tukee yleisten tehtävien suorittamista, kuten työpaikkakuvausten luontia, työpaikkojen julkaisemista urasivustoille ja työpaikkailmoitustauluille, ansioluettelon tarkistusta, haastattelujen ajoittamista, palautteen keräämistä, taustatarkistusten suorittamista ja tarjouskirjeiden luontia sähköisillä allekirjoituksilla.
Järjestelmä hallitsee myös työnhakijoiden kokemusta. Tämä sisältää työnhaun, online-haun ja hakemuksen tilan tarkistamisen sekä ilmoitusten luomisen hakijoille.
Mitä hakijaseurantajärjestelmä tekee?
ATS toimii työnhakijoiden tietokantana, joka automatisoi ja hallinnoi rekrytointiprosessiin liittyviä työnkulkuja. Sen avulla palkkaavat esimiehet ja rekrytoijat voivat vähentää vastaanotettujen ansioluetteloiden määrää, jotta he voivat keskittyä pätevimpiin hakijoihin.
Kun yritykset voivat ohjelmoida liiketoimintasääntöjä ATS-järjestelmään, ne voivat varmistaa, että ne noudattavat parhaita rekrytointikäytäntöjä ja turvaavat samalla hakijoiden lähettämät henkilötiedot.
Kuka käyttää hakijoiden seurantajärjestelmää?
Kaikenkokoiset yritykset ja toimialat käyttävät hakijoiden seurantajärjestelmiä organisoidakseen, etsiäkseen ja kommunikoidakseen työnhakijoiden kanssa ja hallitakseen työnhakuprosessiaan. Aikaisemmin suurempien Fortune 500 -yritysten toimialue niihin liittyvien kustannusten ja infrastruktuurivaatimusten vuoksi, mutta nykyään pienemmät organisaatiot voivat hyödyntää pilvipalvelujen (SaaS) kustannussäästöjä.
Miksi ATS-järjestelmä on tärkeä?
ATS nopeuttaa työhönottoprosessia. Siirtymällä offline-prosesseista ja paperipohjaisista prosesseista automatisoituun digitaaliseen prosessiin rekrytointi- ja rekrytointitehtävät virtaviivaistuvat, mikä vapauttaa aikaa ja varmistaa oikeudenmukaiset ja parhaiten sopivat rekrytointikäytännöt.
Seuraavassa on esimerkkejä siitä, miten hakijoiden seurantajärjestelmä voi hyödyttää organisaatiota:
Lisää hakijoita: ATS-järjestelmän avulla työnhakijoiden on helpompi hakea työtä ja hakea verkossa, mikä lisää hakemusten kokonaismäärää.
Nopeat työhönottosyklit: Rekrytoijat voivat nopeasti etsiä koko hakijaputken, valita kiinnostavia ehdokkaita ja käyttää aikaansa arvokkaampaan työhön, kuten seulontahaastatteluihin, referensseihin ja tarjouksiin.
Tehostettu yhteistyö sidosryhmien kanssa: Haastatteluvaiheessa rekrytoidaan esimiehiä ja annetaan palautetta hakijoista ATS-järjestelmässä. Liiketoimintasäännöt voidaan määrittää automatisoimaan ehdokkaiden eteneminen seulonta- ja palkkausvaiheiden kautta.
Hakijoiden seurantajärjestelmien kehitys
Ennen internetiä avoimia työpaikkoja mainostettiin luokitelluissa sanomalehdissä ja alan julkaisuissa. Prosessi oli paperipohjainen, mikä teki siitä aikaa vievän ja vaikeasti hallittavan. Työnhakijat eivät pystyneet helposti määrittämään hakemuksen tilaa. Rekrytoijat ja palkkaavat esimiehet eivät – pelkästään paperikopiohakemusten määrän vuoksi – pystyneet tunnistamaan pätevimpiä hakijoita.
Digitaalisten ja verkkoteknologioiden myötä työnhaku helpottui huomattavasti. Maailmanlaajuiset työllisyyssivustot edistivät työmahdollisuuksia ihmisille ympäri maailmaa. Yhtäkkiä rekrytoinnista oli tullut volyymibisnestä.
Ensimmäiset hakijoiden seurantajärjestelmät kehitettiin 1990-luvun lopulla ja ne sijoitettiin toimitiloihin. Järjestelmissä keskityttiin vastaanottamien lukuisien ansioluetteloiden käsittelyyn ja säilyttämiseen ja varmistettiin samalla rekrytointikäytäntöjen noudattaminen ja johdonmukaisuus. Rekrytoijat ja rekrytoivat esimiehet kokivat myös näin suuren sovellusmäärän vaikutuksen, ja pian nämä järjestelmät kehittyivät tukemaan esiseulontaa, résumé-skannausta, jäsennystä, automaattisia ilmoituksia ja analytiikkaa.
Tällä hetkellä hakijoiden seurantajärjestelmät otetaan pääasiassa käyttöön pilvessä ja niitä tarjotaan ohjelmistona palveluna tai SaaS-ratkaisuna. Pilvipohjainen ATS poistaa korkeat käyttöönottokustannukset ja tehottomat prosessit vähentäen riippuvuutta tietotekniikasta.
ATS-teknologia on kehittynyt tukemaan nykyaikaisia rekrytointivaatimuksia, joita voivat olla:
Virtuaalinen rekrytointi: Tuetaan etätyöpaikkaa ja rekrytointityötä, kuten urasivustoja, työnhakijaviestintää, tarjouksia ja haastatteluja.
Joukkorekrytointi: Houkuttele, seulo ja palkkaa suuria määriä hakijoita nopeasti tietyille aloille, kuten terveydenhuoltoon, päivittäistavarakauppaan, sähköiseen kaupankäyntiin ja teknologiaan.
Suuret hakijamäärät: Kuvaa suuria määriä hakijoita tietyille aukoille.
Sisäinen rekrytointi: Tunnista työntekijät sisäisen etenemisen edistämiseksi.
Monimuotoisuus ja osallistaminen: Varmistetaan yhdenmukaisuus yrityksen rekrytointialoitteiden ja puolueettomien rekrytointikäytäntöjen kanssa.
ATS tukee rekrytointiprosessia avoimesta työpaikasta tarjouskirjeen esittämiseen. Koska rekrytointitiedot ovat henkilötietoja, hakijoiden seurantajärjestelmät auttavat myös yrityksiä noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä, kuten GDPR:ää.
VVI:n käyttötapaukset
Rekrytoijat ovat aktiivisimpia ATS-käyttäjiä. He käyttävät järjestelmää päivittäin rekrytointilupien, avoimien tehtävien ja hakijoiden arvioinnin hallintaan sekä ehdokkaiden etenemisen hallintaan rekrytointi- ja palkkausvaiheiden kautta.
Palkkaavat esimiehet käyttävät ATS-palvelua osallistuakseen rekrytointiprosessiin. Järjestelmä tarjoaa heille suoran pääsyn aktiivisiin rekrytointilupiin työnkuvausten, hakijoiden ja ansioluetteloiden tarkastelua ja kunkin ehdokkaan tilan näkemistä varten. ATS tuottaa tietoa haastattelujen valmistelemiseksi ja tekemiseksi sekä määrällisen ja laadullisen palautteen tallentamiseksi haastattelun jälkeen.
Työnhakijat käyttävät ATS-palvelua työpaikkojen hakemiseen ja hakemiseen, hakemuksen tilan tarkistamiseen ja työtarjousten hyväksymiseen.
Seurantaviesti uusista vastaavista työpaikoista nykyaikaisessa ATS-järjestelmässä.
Mitä etsiä, kun harkitaan ATS:ää
Hakijoiden seurantajärjestelmiä tarjotaan erillisinä ratkaisuina tai ne voidaan sisällyttää osaksi päästä päähän - rekrytointiohjelmistoalustaa, joka sisältää ehdokassuhteiden hallinnan (CRM) ominaisuuksia.
CRM-ohjelmistoa käytetään usein rinnakkain ATS-järjestelmän kanssa. Toisin kuin ATS-järjestelmää, näitä järjestelmiä käytetään kuitenkin lahjakkuuksien houkuttelemiseen ja suhteiden luomiseen hakijoiden kanssa, jotka ovat siirtyneet ehdokasasemaan. Työnhakijasuhteiden hallintajärjestelmät keskittyvät työnhakijoiden sitoutumiseen ja positiivisen rekrytointikokemuksen luomiseen.
Jotkin organisaatiot suosivat itsenäisen ATS-sovelluksen yksinkertaisuutta ehdokastietojen hallinnassa. Tässä vaihtoehdossa on kuitenkin joitakin rajoituksia. Vaikka nämä järjestelmät riittävät aktiivisten ehdokkaiden käsittelyyn, ne eivät tarjoa tarvittavia valmiuksia passiivisten lahjakkuuksien sitouttamiseen ja vaalimiseen.
Rekrytointiohjelmisto, joka sisältää ATS- ja CRM-toiminnot, tarjoaa parhaan joustavuuden ja tehokkuuden koko hakijalle ulottuvalla matkalla. Yhdistettyihin etuihin kuuluvat:
Pääsy kehittyneisiin urasivustoihin
Räätälöidyt kohdesivut
Sähköpostimarkkinointikampanjat
Suuremmat lahjakkuusvarannot
Lisääntynyt kiinnostus ja sitoutuneisuus esivalituilta ehdokkailta
Nopeammat työhönottosyklit
Yhteistyön lisääminen sisäisten sidosryhmien kanssa
Kokonaisvaltainen rekrytointiratkaisu vähentää kustannuksia ja poistaa monimutkaisuuden hallita useita järjestelmiä rinnakkain.
Muita näkökohtia ovat seuraavat:
Skaalautuvuus: Organisaation rekrytointitarpeet vaihtelevat, joten ohjelmiston on oltava ketterä ja skaalautuva.
Integraatio: Määritä etukäteen, miten teknologia integroituu muihin rekrytointiohjelmistoihin sekä yleiseen henkilöstöhallinnon teknologiainfrastruktuuriin. Nämä integraatiot tukevat manuaalisten tietoprosessien poistamista ja kykyä yhdistää rekrytointitiedot työntekijätietoihin.
Käyttäjävaatimukset: Ota huomioon kaikki käyttäjät – hakijat, rekrytoijat, rekrytoivat esimiehet – ja varmista, että ATS pystyy tarjoamaan tehokkaan ja positiivisen kokemuksen kaikille.
Mitkä ovat ATS:n ja CRM:n sisältävän kokonaisvaltaisen rekrytointialustan ominaisuudet?
Tässä on yleiskatsaus yhdistettyihin ominaisuuksiin ja toimintoihin, joita voit hyödyntää kattavan rekrytointiratkaisun avulla:
Budjetoidun toimen kirjaus
Luo työnkuvauksia, jotka korostavat ensisijaisia kompetensseja.
Tunnista sukupuolisyrjintä ja palkan vertailuarvot automaattisten skannausten avulla.
Luo työnantajan brändätty verkkosivusto työnhakijoille.
Muodosta ja hallitse ilmoituksia urasivustoilla ja työpaikkailmoitustauluilla.
Käytä konfiguroitavia sovelluksia per hankintaehdotus (mobiilisovellus, pikahaku, monivaiheinen).
Tarkastellaan hakijoita
Hae ulkoisia ja sisäisiä sovelluksia yhden tietokannan avulla.
Konfiguroi jokaisen julkaisun sovellusta edeltävät seulontakysymykset.
Automatisoi résumé-tietojen tallennus ja analysointi, mukaan lukien jäsennys.
Vastaanota automaattisia ilmoituksia ja hälytyksiä, jotka on mukautettu kullekin roolille.
Tarjoa turvallinen pääsy kolmannen osapuolen toimistoille.
Luo reaaliaikaisia raportteja ja analyyseja koko rekrytointiprosessista.
Haastattelut työnhakijoille
Ajoita haastatteluja ja seuraa edistymistä.
Kerää palautetta ja yhdistä ehdokkaiden arvioinnit automaattisesti.
Tarjoaa suojatun pääsyn ehdokasportaaliin ajankohtaisia tietoja ja tilaa varten.
Palkkaaminen ja onboarding
Käytä brändimalleja ja -lomakkeita, joissa on esitäytettyjä tietoja.
Luo ja esitä tarjouskirjeitä sähköisillä allekirjoitustoiminnoilla nopeampaa lähetystä varten.
Automatisoi onboarding-prosessi.
Milloin organisaation pitäisi ottaa ATS-järjestelmä käyttöön?
ATS-toteutusta tulisi harkita organisaatioissa, jotka kasvavat nopeasti ja joilla on kunnianhimoiset rekrytointitavoitteet, jotka vastaavat yleistä liiketoimintastrategiaa. Lisävaatimuksia voisivat olla kohdentaminen erityisosaamiseen tai rooliin, joka on suuressa kysynnässä, joukkorekrytointiponnistelujen tukeminen tai merkittävien tehottomuuksien ratkaiseminen henkilöstöhallinnossa, jossa keskitetty tietomalli ja automatisoidut työnkulut säästäisivät aikaa ja rahaa. Nämä tehottomuudet voisivat olla seuraavat:
Palkkaamispyrkimyksiä seurataan laskentataulukossa.
Sama työpaikkailmoitus on lähetettävä manuaalisesti useille työpaikkailmoitustauluille.
Aika kuluu suuren määrän merkityksettömien sovellusten tarkistamiseen.
Rekrytointitiimiltä on vaikea saada palautetta ja päätöksiä.
Sisäisiä resursseja ei ole käytettävissä olemassa olevan urasivuston rakentamiseen, ylläpitoon tai parantamiseen.
Rekrytoinnin arvon mittaaminen on vaikeaa ja epäjohdonmukaista.
Milloin minun pitäisi päivittää ATS?
Monet organisaatiot päättävät päivittää olemassa olevasta ATS:stä päästä päähän -rekrytointiohjelmistoalustaksi, mukaan lukien ehdokkaiden sitoutumisominaisuudet CRM:ssä.
Vanhentunut ATS voi johtaa seuraaviin HR-tehottomuuksiin:
Sama työhakemus palvellaan jokaiselle avoimelle työpaikkahakemukselle.
Palkkausprosessissa tapahtuu suuri luovutusprosentti.
Ehdokkaiden vaaliminen ja sitoutuminen on vaikeaa ja tehotonta.
Tietämättömän puolueellisuuden läsnäolosta ei ole tietoa.
Erityiset rekrytointistrategiat, kuten joukkopalkkaus, sisäinen edistyminen ja virtuaalinen rekrytointi, ovat vaikeita tai jopa mahdottomia.
Hakijoiden seurantajärjestelmät, erityisesti integroituina päästä päähän -rekrytointiratkaisuihin, tarjoavat modernin ja turvallisen alustan HR:lle parhaiden työnhakijoiden houkuttelemiseksi, tunnistamiseksi, sitouttamiseksi ja palkkaamiseksi. ATS eliminoi aikaa vievät manuaaliset prosessit, joten rekrytointitoimet voidaan synkronoida täydellisesti yrityksen ennustetun kasvun kanssa.