Mikä on suorituskyvyn hallintajärjestelmä?
Suorituskyvyn hallintajärjestelmä seuraa työntekijöiden suoriutumista johdonmukaisesti ja mitattavissa olevalla tavalla.
Suorituskyvyn hallintajärjestelmän yleistiedot
Suorituskyvyn hallintajärjestelmä seuraa työntekijöiden suoriutumista johdonmukaisesti ja mitattavissa olevalla tavalla. Järjestelmä perustuu teknologioiden ja menetelmien yhdistelmään, jolla varmistetaan, että ihmiset kaikkialla organisaatiossa ovat yhdenmukaisia liiketoiminnan strategisten tavoitteiden kanssa ja edistävät niiden saavuttamista.
Järjestelmä on yhteistoiminnallinen, ja esimiehet ja työntekijät tekevät yhteistyötä asettaakseen odotuksia, tunnistaakseen työntekijän tavoitteet, määrittääkseen suorituksen mittauksen, jakaakseen työntekijöiden suorituksen arviointeja ja arviointeja sekä antaakseen palautetta.
Oikein määriteltynä ja johdonmukaisesti sovellettuna suorituskyvyn hallintajärjestelmä lisää työvoiman kokonaistuottavuutta. Työntekijät panostavat enemmän työhönsä ja vaihtuvuus minimoidaan, kun taas työntekijäkohtainen tuotto maksimoidaan.
Suorituskyvyn hallintajärjestelmä seuraa työntekijöiden suoritusta johdonmukaisella ja mitattavissa olevalla tavalla.
Mitkä ovat suorituskyvyn hallintajärjestelmän keskeiset elementit?
Suorituskyvyn hallintaohjelmisto voidaan toteuttaa paikan päällä, pilvessä tai hybridiympäristössä.
Pilvialusta tai HR-pilvi tarjoaa useita etuja, kuten suuremmat tiedontallennuskapasiteetit, vahvemman tietoturvan ja helpomman integroinnin toisiaan täydentäviin sovelluksiin, kuten oppimiseen ja kehittämiseen, palkitsemiseen ja muihin ihmiskeskeisiin järjestelmiin.
Kolme keskeistä prosessia suorituskyvyn hallintajärjestelmässä
Suorituskyvyn hallintajärjestelmä perustuu kolmeen keskeiseen prosessiin:
- Suunnittele ja toimi tavoitteiden hallinnan avulla
Kohdista työntekijän suoritus organisaation tavoitteisiin.
Kohdista työ, joka on mielekästä ja toteuttavaa työntekijöiden sitoutuneisuuden lisäämiseksi.
Mukauta tavoitteita nopeasti, kun liiketoiminnan prioriteetit muuttuvat.
- Valvo jatkuvan suorituskyvyn hallinnan avulla
Seuraa kunkin työntekijän tavoitteita ja varmista, että kohdistus organisaation tavoitteisiin jatkuu.
Anna palautetta ja opastusta suorituskyvyn parantamiseksi.
Tunnista hyvät tulokset, kun ne tapahtuvat.
- Arvioi ja tunnista suoritusarviointien kautta
Arvioi suorituskykyä johdonmukaisesti ja tarkasti.
Tunnusta ja palkitse vahvoja esiintyjiä.
Käyttämällä järjestelmästä saatavia tietoihin perustuvia analyyseja voit kvantifioida henkilöstön liiketoiminnalle antaman arvon.
Suorituskyvyn hallintajärjestelmien kehitys
Yritykset ovat hoitaneet yksilöiden suorituskykyä jo vuosisatojen ajan. Mutta yksi ensimmäisistä virallistetuista malleista esiteltiin ensimmäisen ja toisen maailmansodan aikana, kun sotilaat tarvitsivat ymmärrystä kunkin jäsenen vahvuuksista ja kyvyistä tiedottaa taistelustrategioista.
Vuosisadan puoliväliin mennessä yritykset käyttivät kehitysarviointeja arvioidakseen yksittäisten työntekijöiden suoriutumista ja antaakseen palkintoja.
1960-luvulla painopiste alkoi siirtyä työntekijöiden kehittämiseen, jossa työntekijän ja hänen esimiehensä välillä käytiin keskusteluja suorituksen arvioimiseksi ja tarvittaessa opetuksen ja koulutuksen järjestämiseksi, jotta työntekijä voisi kehittyä ja/tai edetä urallaan.
Välivuosina osa perinteisistä suorituskyvyn hallintaohjelmistoista on kehittynyt paremman teknologian, kuten pilvipalvelujen, käyttöliittymien parannusten sekä tekoälyn (AI) ja koneoppimisen ansiosta. Useimmat järjestelmät kuitenkin korostavat edelleen työntekijöiden arviointia ja palkitsemista neljännesvuosittain tai vuosittain.
Vaikka tunnustus on edelleen tärkeä osa suorituskyvyn johtamista, yritykset ovat siirtymässä kokonaisvaltaisempaan lähestymistapaan, joka tarjoaa jatkuvaa palautetta ja ohjausta työntekijöille, jotta he voivat saavuttaa tavoitteensa.
Kuka käyttää suorituskyvyn hallintaohjelmistoa?
Kaikki yritykset, joilla on työntekijäkanta toimialasta tai koosta riippumatta, hyötyvät suorituskyvyn hallintajärjestelmästä.
Vaikka jokainen työntekijä on jossain vaiheessa vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa, tehokäyttäjä on tiimin johtaja tai esimies, jolla on suoria alaisia.
Työntekijät määrittävät työntekijän tavoitteet yhdessä esimiestensä kanssa. He laativat yksittäisiä työntekijöiden suoritusarviointeja järjestelmässä ja osallistuvat 360 asteen arviointijaksoihin, jos tämä malli on käytössä.
HR-ammattilaiset määrittelevät HR-prosessit ja -järjestelmät, jotka tukevat suorituskyvyn hallintasykliä. He tekevät yhteistyötä johtajien ja työntekijöiden kanssa varmistaakseen, että prosessit ovat oikeudenmukaisia ja että jokainen vaihe toteutetaan oikea-aikaisesti.
Esimiehet ovat järjestelmän tehokäyttäjiä, ja heidän on varmistettava, että jokainen työntekijä osallistuu prosessiin aktiivisesti. Esimiehet ovat myös viime kädessä vastuussa tiiminsä suorituksesta.
Miksi suorituskyvyn hallintajärjestelmä on tärkeä?
Henkilöstön tuottavuuden parantumisen, työntekijöiden sitoutuneisuuden, alhaisemman vaihtuvuuden ja maksimoidun työntekijäkohtaisen tuoton lisäksi suoritusten hallintajärjestelmä, joka on integroitu asianmukaisesti vierekkäisiin liiketoimintajärjestelmiin, voi tarjota arvokasta tietoa, joka antaa tietoa laajemmista inhimillisen pääoman hallinnan päätöksistä.
Esimerkiksi suoritusten hallintajärjestelmä tallentaa ja määrittää tietoja työntekijöiden ja esimiesten vuorovaikutuksista, mukaan lukien yksilölliset uratoiveet, asianmukaiset taidot ja yleinen sopivuus seuraajasuunnitteluun. Näiden oivallusten avulla oppimis- ja kehitysrahoitus voidaan sijoittaa tavalla, joka parhaiten tukee yrityksen ja työntekijän tarpeita.
Suorituskyvyn hallintaohjelmisto tarjoaa tarkan ja reaaliaikaisen kuvan henkilöstöstä, joka auttaa henkilöstösuunnittelussa ja -strategiassa.
Mitkä ovat suorituskyvyn hallinnan parhaat käytännöt?
Johdonmukaisuus ja läpinäkyvyys ovat avainasemassa suorituskyvyn hallintaprosessin optimoinnissa. Tavoitteiden hallinnan, jatkuvan suorituskyvyn hallinnan ja arvioinnin sykli on käynnissä. Kun sykli on valmis, olemassa olevat ja uudet tavoitteet tunnistetaan ja kierto alkaa uudelleen.
Parhaisiin käytäntöihin kuuluu myös jatkuvan vuorovaikutteisen palautteen antaminen koko vuoden ajan verrattuna vain suorituskyvyn arviointivaiheeseen. Suorituskykykeskustelujen tulisi olla rentoja ja avoimia. Työntekijöiden ja esimiesten on käytettävä aikaa näiden taitojen terävöittämiseen, jos he haluavat parantaa vuorovaikutustaan.
Jotta voidaan varmistaa, että samankaltaisissa tehtävissä työskentelevien työntekijöiden arviointeihin sovelletaan yhdenmukaista menetelmää koko yrityksessä, olisi otettava käyttöön kalibrointiprosessi.
Suorituskyvyn hallinnan edistysaskeleet ja trendit
Jatkuva suorituskyvyn hallinta
Organisaatiot siirtyvät perinteisestä suoritusten hallinnasta jatkuvan suorituskyvyn hallinnan (CPM) malliin. CPM-prosessi on vähemmän muodollinen, kun työntekijät ja esimiehet sitoutuvat useammin. Säännöllisesti ajoitetut kahdenkeskiset keskustelut ja jatkuva palaute auttavat työntekijöitä pysymään aikataulussa. Esimiehille CPM-strategia helpottaa työntekijän työsuoritusten ja heikkouksien seuraamista puuttumalla ongelmiin, kun niitä ilmenee. Tavoitteita voidaan muuttaa yrityksen tavoitteiden muuttuessa ketterän ja reagoivan työmallin mukaan. Työntekijät saavat oikea-aikaisempaa palautetta verrattuna siihen, että he odottavat 6–12 kuukauden välein muodollista kokousta, jossa saatetaan jättää huomiotta aiemmin suoritusjakson aikana saavutetut saavutukset. CPM-malli myös eliminoi yllätykset ja nopeuttaa parannussykliä.
Työpöytä- ja kenttätyöntekijät
Työttömät työntekijät, jotka tunnetaan myös kenttätyöntekijöinä, ovat työntekijöitä, jotka suorittavat tehtäviä muualla kuin työpöydällä tai yrityksen pääkonttorissa ja joilla on epäyhtenäinen pääsy sisäisiin järjestelmiin ja viestintäkanaviin, toisin kuin etätyöntekijät, jotka säilyttävät pääsyn näihin järjestelmiin työskennellessään kotona. Esimerkkeinä mainittakoon hotelli- ja ravintola-alalla työskentelevät henkilöt, luonnonvarat, valmistus ja terveydenhuolto. Kun otetaan huomioon heidän työnsä luonne, Deskless työntekijät eivät useinkaan sovi helposti olemassa oleviin järjestelmiin. Organisaatioiden on varmistettava, että niiden suorituskyvyn hallintajärjestelmät tukevat tehokkaasti tätä tärkeää henkilöstösegmenttiä.
Dynaamiset tiimit
Nykyaikaisten suorituskyvyn hallintajärjestelmien on oltava riittävän ketteriä, jotta ne mukautuvat liiketoiminnan muutoksiin, mukaan lukien tiimidynamiikka. Perinteisistä ja ketteristä tiimimalleista ollaan siirtymässä dynaamiseen malliin:
| Perinteinen | Ketterä | Dynaaminen |
| Muodollisesti määrätty johtaja (kuten linjaesimies) | Muodollisesti määrätty johtaja (kuten scrum master) | Itsehallinnoiva, tavallisesti ei virallisesti määrättyä johtajaa |
| Ennakoitava työnkulku oikealla tai väärällä tavalla | Ennakoimaton työnkulku, fokus ja tavoitteet muuttuvat usein | Nopeat muutostyönkulut, kun uusia ideoita otetaan käyttöön, otetaan käyttöön ja muutetaan |
| Tiimin jäsenillä on sama tehtävänimike ja osaamisalue | Muodollinen ketterä metodologia päivittäisillä seisokeilla ja sprinteillä | Ristiintoimiva jäsenyys, usein jatkuvasti |
| Kannustaa nopeaan epäonnistumiseen ja iteratiiviseen kehitykseen tehokkaan kurssin korjaamiseksi | Voi olla noudattamatta määriteltyjä menetelmiä/protokollia, säilyttää ketterien menetelmien arvot, kun epäonnistuminen edistää innovointia | |
| Orgaaninen tiimirakenne, joka hajoaa projektin päätyttyä |