Työntekijän työajanseurannan edut
Pilvipohjainen työntekijöiden työajanseurantaohjelmisto mahdollistaa työntekijöiden työaikojen tarkan seurannan ja hallinnan, parantaa tuottavuutta, virtaviivaistaa palkanlaskentaprosesseja ja tarjoaa arvokasta tietoa resurssien kohdentamisesta ja projektinhallinnasta.
Työntekijän aikaseurannan yleisnäkymä
Aika on rahaa. Tavanomaisten palkanlaskentakustannusten ollessa jopa kolmannes yrityksesi liikevaihdosta työntekijöiden työajan tarkka seuranta on yksi tärkeimmistä liiketoimintatoiminnoistasi. Ja vaikka nykyaikainen työelämä on muuttunut monimutkaisemmaksi, aikasidonnaiset palkkamallit eivät todellakaan ole mitään uutta. Tuhansien vuosien ajan työntekijöille maksettiin päivittäistä palkkaa, ja muinaiset babylonialaiset jopa kehittivät joukon suositeltuja palkkoja, joiden puitteissa puuseppä sai tietyn määrän hopeanjyviä päivässä, räätäli tietyn määrän ja niin edelleen. Jo silloin oli välttämätöntä olla avoin palkoista ja työajasta.
Teollisen vallankumouksen ja keskitettyjen työpaikkojen nousun myötä yritykset alkoivat nähdä, kuinka tärkeää oli standardoida työajat ja varmistaa, että työntekijät olivat työpaikallaan koko päivän ajan. Vuonna 1880 kelloseppä Willard Bundy keksi ensimmäisen työntekijän aikakellon, jossa käytettiin edelleen käytössä olevaa reikäkorttijärjestelmää. Vaikka työajanseurantateknologia on edennyt valovuosien päähän Bundyn ajoista, se on edelleen haaste jokaiselle yritykselle. Onneksi tämän päivän pilvipohjainen työajanseurantaohjelmisto vastaa tähän haasteeseen: se tarjoaa tarkkuutta ja joustavuutta sekä analysoi arvokkaita henkilöstötietoja kannattavuuden parantamiseksi.
Mitä on työajanseuranta ja miksi se on kuuma aihe juuri nyt?
Vuonna 2022 Gallup teki laajan yli 140 000 työntekijän kyselyn. Useiden muiden työpaikkatutkimusten lisäksi tulokset vahvistivat sen, mitä kaikki olivat sanoneet: Etätyö on tullut jäädäkseen. Itse asiassa yksi Gallupin tilastoista osoitti, että vuonna 2019 yli 60 prosenttia työntekijöistä työskenteli yksinomaan paikan päällä. Vuoteen 2022 mennessä määrä oli laskenut vain 19 prosenttiin jopa sen jälkeen, kun COVID-rajoitukset oli suurelta osin poistettu.
HR-osastoille tämä on merkinnyt salamannopeaa siirtymistä täysin uusiin työskentelytapoihin. Esimerkiksi etätyöntekijät jakautuvat yleensä maantieteellisesti laajemmalle alueelle. Tämä monimutkaistaa ajanhallintakäytäntöjä suuresti. Jokaisella osavaltiolla, provinssilla tai maalla voi olla erilaiset säännökset vapaa-ajasta, äitiyslomasta, etuuksista, sallituista ylitöistä ja paljon muusta.
Nykyaikaiset yritykset ovat myös nopean toiminnallisen muutoksen ja monimutkaisempien asiakasodotusten keskellä. Yritykset tietävät, että voidakseen kilpailla tässä taloustilanteessa niiden on hyödynnettävä big dataa ja tekoälyä käyttäviä liiketoimintateknologioita. Pilvipohjaiset työajanseurantaratkaisut integroituvat muihin keskeisiin liiketoimintajärjestelmiin, jotta voit kirjata, raportoida, analysoida ja mukauttaa kaikkia työntekijöidesi ajankäyttötoimintoja. Näin voit havaita mahdollisuuksia ja riskejä ennalta. Voit siten ennakoida muuttuvia työnkulkuja ja havaita tehottomuuksia ja vaatimustenvastaisuusriskejä reaaliajassa.
Miten pilvipohjaiset työajanseurantajärjestelmät toimivat?
Parhaat työajanseurantajärjestelmät ovat joustavia ja käyttäjäystävällisiä sekä työnantajille että työntekijöille. Ne voidaan mukauttaa vastaamaan parhaiten yksittäisiä tai roolipohjaisia sääntöjä ja parametreja. Ne toimivat yhtenäisellä alustalla ja voivat muodostaa yhteyden pilvessä muihin HR- ja liiketoimintaohjelmistojärjestelmiin, jolloin tietoja saadaan useista olennaisista tietolähteistä. Pilvipohjaiset järjestelmät reagoivat myös tapahtumiin ja toimiin niiden tapahtuessa ja tarjoavat ketteryyttä, jota tarvitaan ajantasaisen tarkkuuden ja relevanssin varmistamiseksi.
Tässä on muutamia tärkeimpiä ominaisuuksia parhaista aikaseurantajärjestelmistä:
Yhtenäinen alusta on keskitetty ja integroitu. Aiemmin palkanlaskentakustannukset olivat usein siiloissa eri alueilla tai osastoilla, ja niitä on hallinnoitu vanhoilla ohjelmistosovelluksilla – tai jopa laskentataulukoilla. Tämä vaikeutti palkanlaskentatietojen analysointia ja palkanlaskentakustannusten vertailua tuottavuuteen ja eri tehtäviin käytettyihin tunteihin nähden. Yhtenäinen ja keskitetty alusta integroi työajanseurannan palkanlaskentaohjelmistoon ja muihin HR- ja liiketoimintajärjestelmiin ja tarjoaa tarkkoja, reaaliaikaisia taloustietoja ja vankempaa dataan perustuvaa tietämystä.
Henkilökohtainen käyttöliittymä parantaa käytettävyyttä ja relevanssia. Koskaaikaseuranta on yksi käytetyimmistä itsepalvelusovelluksista, tiimien on löydettävä se helppokäyttöiseksi – ja voitava käyttää laitteista riippumatta. Kun työajanseurantajärjestelmät ovat hankalia eivätkä intuitiivisia, tunnollisimmatkin työntekijät voivat tulla ärsyyntyneiksi tai viivytellyiksi – arvailua sen jälkeen, kun he ovat tulleet useamman päivän työelämään samalla kertaa. Pilvipohjaiset aikaseurantajärjestelmät auttavat välttämään tämän yksinkertaistetulla ja käyttäjäystävällisellä aikasyöttöliittymällä, joka on roolikohtainen ja yksilöllinen. Lisäksi mukautetut pilviaikaseurantajärjestelmät voivat antaa työntekijöille ja työnantajille mahdollisuuden käyttää tarvittaessa tapahtuvaa raportointia, hälytyksiä, aikatauluja ja muita merkityksellisiä tietoja.
Integroidut analyysit ja raportointi tukevat useita skenaarioita. Jopa HR-asiantuntijoiden on vaikea pysyä monimutkaisten vaatimustenmukaisuus- ja työmääräysten tasalla. Työntekijöiden ei todellakaan pitäisi odottaa hallitsevan tätä ja pitävän kaiken suorana. Pilvipohjaisten aikaseurantajärjestelmien avulla jokaiselle työntekijälle (tai roolille) voidaan asettaa sääntöjä esimerkiksi automaattisten varoitusten saamiseksi liiallisesta ylityöstä tai tuntien uudelleenlaskentaan äkillisten aikataulumuutosten vuoksi. Upotetut analytiikka- ja raportointityökalut voivat myös hyödyntää tekoälyä ja erilaisia tietojoukkoja ekstrapoloidakseen todellisia ja mahdollisia työpaikan skenaarioita. Näin saadaan käytännöllistä ja olennaista tietoa ja vastataan erilaisiin työntekijä- tai esimieskysymyksiin.
Anna operatiivisille johtajille ja sidosryhmille mahdollisuus ymmärtää ylitöihin, tuottavuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien päätösten taloudelliset vaikutukset ja mahdolliset riskit.
Työntekijöiden työajanseuranta:
virheiden riski
Työntekijöiden oikeudenkäynnit ovat nousseet ennennäkemättömälle tasolle viime vuosina. Vuonna 2021palkkaa maksettiin luokkakanteiden työpaikkakanteista Yhdysvalloissa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja useissa muissa maissa samanlaisissa malleissa. Forbes huomauttaa, että ”Pelkkien volyymien ja tilastollisten lukujen perusteella työntekijät onnistuivat parhaiten varmistamaan palkka- ja tuntisertifioinnin ja ryhmäkanteet vuonna 2021.”
On selvää, että työntekijöiden työajanseurannan keskeinen tehtävä on työtuntien kirjaaminen. Sekä työntekijöiden hyvinvoinnin että yrityksen riskienhallinnan kannalta työajanseurantaohjelmistolla on kuitenkin kyettävä tunnistamaan ja raportoimaan reaaliajassa, kun työntekijöiden tunnit, poissaolot, tauot tai muut asiaan liittyvät seikat ovat vaarassa olla vaatimusten vastaisia. Jotta työajanseurantajärjestelmäsi olisivat tehokkaita, niiden on pystyttävä tukemaan näitä toimintoja tarkasti kaikilla alueilla ja kaikissa maissa, joissa yrityksesi harjoittaa liiketoimintaa.
Lisäriski syntyy todellisen rahallisen tappion muodossa epätarkkojen ajankohtien vuoksi. Yritykset menettävät vuosittain miljardeja dollareita työntekijöiden aikavarkauksiin – olipa kyse sitten tahallisesta tai tahattomasta. Katsotaanpa sitä: se on hankala aihe. Kukaan ei halua myöntää, että heidän työntekijänsä voivat pelata nopeasti ja löysästi tuntikausia. Tämän vuoksi, kun suuret organisaatiot kiristävät vyönsä ja keskittyvät kustannusten leikkaamiseen, ne unohtavat joskus miljoonat, jotka ne saattavat menettää aikavarkauksien vuoksi.
Miten parempi työajan- ja läsnäolonseuranta voi auttaa yritystäsi?
Modernit organisaatiot ovat valtavan muutoksen ja ennennäkemättömän kilpailun keskellä. Menestyäkseen niiden on pyrittävä kokonaisvaltaiseen näkyvyyteen koko toiminnassaan. Niiden on tallennettava ja analysoitava tietoja, murrettava siiloja ja löydettävä tapoja tulla ketterämmiksi ja joustavammiksi. Kun otetaan huomioon, että useimmat organisaatiot käyttävät 15–30 % liikevaihdostaan palkanlaskentaan, työajanhallinta on keskeinen osa henkilöstön optimointia ja parempaa vastuullisuutta.
Pilvipohjaiset aikaseurantaratkaisut tuovat lisäarvoa seuraavilla mitattavilla tavoilla:
Keskitetty näkyvyys kaikkiin yrityksen työprosesseihin. Kuinka paljon aikaa tiettyihin tehtäviin pitäisi kohtuudella varata? Mitkä ovat eniten ja vähiten työvoimaa vaativia toimintojamme? Ovatko työnkulut tuottavampia yhdessä paikassa kuin toisessa? Luomalla mukautettuja raportteja ja hyödyntämällä edistynyttä analytiikkaa yritykset voivat hyödyntää ajanseurantatietoja ja saada näin tarkempia vastauksia näihin kysymyksiin – ja tietoa siihen, miten toimintaa pitäisi optimoida tulevaisuudessa.
Vastuuvelvollisuuden lisääminen. Aikavarkauksista aiheutuvien menetysten vähentämisen lisäksi sekä työnantajien että työntekijöiden vastuuvelvollisuuden lisääminen voi hyödyttää liiketoimintaasi kokonaisuutena. Esimerkiksi useimmissa organisaatioissa monet työntekijät voivat tehdä työnsä etänä, mutta aina on olemassa joitakin, jotka on tultava fyysiselle työmaalle. Hybridi- ja etätyön lisääntyessä monet organisaatiot ovat kohdanneet haasteita, jotka johtuvat tästä epäreilusta eriarvoisuudesta. Läpinäkyvät ja perusteelliset aikaseurantajärjestelmät voivat auttaa parantamaan moraalia kertomalla tiimeillesi, että kaikki ovat yhtä vastuussa ajankäytöstään – joko paikan päällä tai muualla.
Yksinkertaista ajanhallintaa, jotta voit tukea vaihtuvia aikatauluja, keskiyön yli tapahtuvaa työajankirjausta, automaattisia ja massahyväksyntöjä, hälytyksiä, automaattisia uudelleenlaskentoja ja integroitua raportointia.
Häiriönsietokyky ja ketteryys. Johtavat organisaatiot pystyvät nopeasti reagoimaan markkinavoimiin ja muutoksiin. Olipa kyse uudesta tuotantoprosessista, innovatiivisesta liiketoimintamallista, vireillä olevasta fuusiosta tai kumppanuudesta, kaikki nämä hankkeet riippuvat täsmällisestä analyysistä ja vakaasta suunnittelusta. Työajanseuranta pilvessä tarjoaa reaaliaikaisia tietoja henkilön työtunneista tehtävän, alueen ja projektin mukaan. Tämä antaa yritysjohtajille tarvittavaa luottamusta nopeiden ja kilpailukykyisten hintatarjousten ja budjettipäätösten tekemiseen.
Nopeus ja tehokkuus. Aikaraportointi- ja hyväksyntätehtävät ovat perinteisesti olleet kaikista liiketoiminnoista aikaa vievimpiä. Esimerkiksi ennen kuin tunnit lähetetään palkanlaskentaan, useimmissa organisaatioissa usein ensin tiiminvetäjän ja sitten osaston johtajan on hyväksyttävä ne. Jos jollakin henkilöllä on jostakin syystä erityislupa ylimääräiseen ylityöhön, kyseinen yksittäinen tapaus on eristettävä ja selitettävä jne. eri työntekijöiden ja roolien osalta sekä etänä että paikan päällä. Pilvipohjaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat erilaisten sääntöjen ja roolipohjaisten poikkeusten samanaikaisen olemassaolon – mutta ne ovat silti edelleen näkyvissä ja hallittavissa keskitetysti. Kun kaikki perusasiat on katettu ja otettu huomioon, tämä tarkoittaa, että osastopäälliköt voivat automatisoida ja valtuuttaa joukkohyväksynnät, mikä vähentää tuhlattua aikaa (ja turhautumista).
Työntekijöiden pysyvyys ja tyytyväisyys. Kun työntekijät kokevat itsensä ylityöllistetyiksi, se voi tietenkin johtaa tyytymättömyyteen ja burnoutiin. Alityöllistyminen tai työskentely kykyjen alapuolella aiheuttaa kuitenkin myös suurta turhautumista työntekijöille – puhumattakaan hukkaan heitetystä mahdollisuudesta työnantajille. Pilvipohjainen työajanseurantaohjelmisto voi keskitetysti yhdistää tietoja ja syöttöjä ja tarjota lintuperspektiivin eri toiminta-alueille – tai koko henkilöstöön. Näin HR-tiimit ja -päälliköt voivat analysoida tiettyjä tietojoukkoja ja nähdä, missä on pullonkauloja, sääntöjenvastaisuuksia tai tehottomuuksia. Näiden tietojen avulla organisaatiot voivat varmistaa, että ylikuormitetut tiimit saavat tarvitsemansa tuen ja että lahjakkaat työntekijät huomataan ja ylennetään.
Oletko valmis ottamaan käyttöön pilvipohjaisia työajanseurantaratkaisuja?
Digitaalinen muutos on muuttanut tapamme elää ja tehdä liiketoimintaa. Se on antanut organisaatioille mahdollisuuden nähdä kulmia, optimoida resurssejaan ja ymmärtää paremmin tietoja, joita niiden toiminta tuottaa. Vaikka työntekijöiden työajanseurantaratkaisut ovat kehittyneet ajan mittaan, ne ovat myös pysyneet yhtenä olennaisimmista komponenteista kaikissa organisaatioissa. Miksi? Ne heijastavat sitä, että ihmiset – erilaisilla taidoillaan ja lahjakkuuksillaan – ovat edelleen arvokkain ja oleellisin valtti, joka millä tahansa organisaatiolla voi olla.
Kun on aika integroida pilvipohjaiset aikaseurantaratkaisut organisaatioosi, varmista, että otamme ihmiset ensin huomioon. Varmista, että sinulla on hyvät viestintä- ja muutossuunnitelmat valmiina alussa. Varmista, että sinulla on käytössäsi kattava tiekartta ja projektisuunnitelma, ja muista juhlia kaikkia pieniä onnistumisia matkalla kohti HR-muutostavoitteitasi.