Vinkkejä ERP-ohjelmiston arviointiin
Oletko valmis päivittämään ERP-järjestelmäsi? Tässä 5-vaiheisessa ERP-ohjelmiston arviointimenetelmässä ei oteta huomioon parasta mahdollista ratkaisua organisaatiosi tarpeisiin.
Yleistiedot
Valittavana on kirjaimellisesti satoja ERP-järjestelmiä, joilla on laaja valikoima ominaisuuksia, vahvuuksia, heikkouksia, sovellettavuutta ja hintaa. Vaikka järjestelmien valinta voi tuntua pelottavalta, systemaattinen ERP-järjestelmän vertailuprosessi voi johtaa tiimisi hyvään päätökseen kohtuullisessa ajassa.
Tässä kuvattu ajallisesti testattu menetelmä auttaa sinua nollaamaan ratkaisun, joka parhaiten vastaa yrityksesi erityistarpeita. Tämä menetelmä voi kuulostaa perustavanlaatuiselta, mutta yritykset, jotka suorittavat ERP-toimittajien valintaprosessin noudattamatta näitä loogisia vaiheita, kohtaavat usein viivästyksiä, lisäkustannuksia ja tarpeetonta mukautusta. Toisaalta ERP-arvioinnin parhaita käytäntöjä soveltavilla yrityksillä on tyypillisesti sujuvammat valintaprosessit ja myöhemmät toteutukset. Tämän ansiosta he voivat nauttia nykyaikaisen ERP-järjestelmän eduista nopeammin ja kilpailla tehokkaammin digitaalisessa maailmassa.
Viisivaiheinen menetelmä toiminnanohjausjärjestelmien arviointiin
Kun yritys on päättänyt korvata vanhan ERP-järjestelmänsä, ensimmäinen vaihe on koota projektitiimi edistämään ERP-ohjelmistojen vertailua, valintaa ja käyttöönottoa. Tiimi aloittaa työnsä kehittämällä alustavan suunnitelman – joka on tässä vaiheessa pikemminkin yleistä strategiaa.
ERP-toimittajavalintaprosessi voidaan hahmotella näissä viidessä vaiheessa:
Kaavio ERP-arviointiprosessin viidestä päävaiheesta
1. ERP-vaatimusten määritys
Sinun on kerrottava mahdollisille ERP-tarjoajillesi organisaatiostasi ja sen tarpeista, jotta he voivat konfiguroida, pakata ja hinnoitella sopivan ratkaisun oikein. Aloita tunnistamalla keskeiset verkkoresurssit, kuten tuote-esittelyt ja blogit, jotka kertovat yrityksesi tarinan.
Kuvaile liiketoimintaasi ja sen prosesseja yleisellä tavalla sen sijaan, että loisit pitkiä luetteloita erityisistä vaatimuksista ja prosesseista. Kerro potentiaalisille tarjoajille yrityksesi koosta, toimintojen ja tapahtumien volyymista, eri prosessien monimutkaisuudesta ja ainutlaatuisista ominaisuuksista tai tekijöistä. Keskity prosesseihin ja vaatimuksiin, jotka antavat yrityksellesi kilpailuedun. Nämä ovat asioita, jotka erottavat mahdolliset järjestelmät toisistaan ja joissa tarkastellaan tarkasti, kuinka hyvin kukin järjestelmä voidaan konfiguroida tukemaan näitä ainutlaatuisia prosesseja ja toimintoja.
Hahmota asiat, joista pidät nykyisessä järjestelmässäsi – haluat, että myös uusi järjestelmäsi käsittelee niitä. Sisällytä asiat, joita nykyinen järjestelmäsi ei tee (tai ei tee hyvin). Huomaa kaikki mukautetut sovellukset, toiminnot tai muutokset, jotka on käsiteltävä vakiotoiminnolla tai yksinkertaisella räätälöinnillä (ei muutoksilla) uudessa järjestelmässä. Toisin sanoen, keskity asioihin, jotka ovat ainutlaatuisia liiketoiminnallesi, ja oleta, että rutiininomaiset asiat huolehtivat itsestään. (Varmistat tämän olettamuksen mielenosoituksissa ja loppuarvioissa lähempänä päätöspistettä).
Keskity asioihin, jotka ovat ainutlaatuisia yrityksellesi ja oletetaan, että rutiininomaiset asiat hoitavat itsensä.
Keskeisiä vihjeitä ERP-vaatimusten määrittämiseen
Älä luota ERP-järjestelmän vaatimusten tarkistusluetteloihin. Tarkistuslistat, vanha vakiotoimialakäytäntö, eivät tee paljoa erottaakseen ratkaisut toisistaan eivätkä todella auta sinua tekemään hyvää valintaa. Suurin osa näiden luetteloiden kohteista on toimintoja ja ominaisuuksia, joita jokainen järjestelmä tarjoaa jossain määrin, ja kilpailevat tarjoajat ovat taipuvaisia tarkistamaan ”kyllä” järjestelmän toimivuuden liberaalimmassa tulkinnassa.
Hanki oikeat henkilöt projektitiimiin. Vaatimusten määrittely on kovaa työtä. Se tarvitsee tiimin jäseniä, jotka ovat omistautuneet organisaatiolle, tuntevat yrityksen hyvin ja joilla on aikaa omistautua projektille. Vältä kiusausta pakata joukkue innostuneilla mutta kokemattomilla ihmisillä.
Varmista, että tarjouspyyntö sisältää nämä tiedot:
Liiketoimintasi ja sen prosessien kuvaus
Mitä nykyinen järjestelmäsi tekee hyvin
Mitä se ei tee niin hyvin kuin haluat
Mitä muuta haluat uuden järjestelmän tekevän (tärkeyden mukaan luokiteltuna)
2. ERP RFP
Seuraava vaihe sisältää kutsujen laatimisen vastaamiseksi valitulle toimittajaryhmälle. Lähetettävien kutsujen määrä vaihtelee – muista kuitenkin, että sinun on tehtävä yksityiskohtainen arvio jokaisesta jakamastasi. Kokemus on osoittanut, että mitä vähemmän potentiaalisia palveluntarjoajia on ja mitä yksityiskohtaisempia tietoja niille annetaan, sitä parempia vastaukset ovat. On parasta tunnistaa tusina (tai vähemmän) parhaita ehdokkaita lyhyelle listalle.
Kokemus on osoittanut, että mitä pienempi mahdollisten tarjoajien määrä ja mitä yksityiskohtaisempia tietoja niille annetaan, sitä paremmat vastaukset ovat.
Vastauksena ERP-toimittajien on ehdotettava järjestelmää, joka tarjoaa tunnistamiesi vaatimusten täyttämiseksi tarvittavat toiminnot ja ominaisuudet. Ehdotukset sisältävät myös tietoja yrityksistä, tuotteista, liiketoiminnasta saaduista kokemuksista, resursseista, jotka he sitoutuvat toteutukseesi, sekä muita tietoja, joiden tarkoituksena on voittaa luottamuksesi (ja siten yrityksesi).
Miten siis tunnistat kymmenkunta (tai vähemmän) ehdokasta, joihin valintatyösi keskitetään? Miten lasket listan sadoista ERP-toimittajista vain muutamaan? Aloita toimialan julkaisuista, joissa on ”ERP:n menestystarinoita”. (Huomaa, että nämä julkaisut eivät todennäköisesti kerro sinulle vaikeuksista tai epäonnistumisista, joten aseta nämä tiedot oikeisiin mittasuhteisiin). Käytä alan yhteyshenkilöitä – esimerkiksi yhdistyksiä ja liiketoimintaryhmiä – tunnistaaksesi muita ammattilaisia, joilla on ollut kokemusta ERP-ratkaisun valinnasta ja käyttöönotosta.
Tarjolla on myös monia online-hakemistoja, valintatyökaluja ja järjestelmävalintapalveluja, joiden avulla voit tunnistaa tarvitsemasi toiminnot ja/tai kokemuksesi alallasi.
Yksilöllistä neuvontaa varten voit tehdä sopimuksen tilisi konsulttitoimiston kanssa tai löytää riippumattoman konsulttiresurssin omalta alueeltasi ja/tai alaltasi. Muista tarkistaa heidän taustansa ja kytköksensä varmistaaksesi, että ne ovat todella itsenäisiä eivätkä liity yhteen tai useampaan ERP-palveluntarjoajaan.
Voit halutessasi sisällyttää mukaan tiettyjä ERP-järjestelmän toimittajia, jotka ovat kiinnostavia muista syistä. Ehkä yksi tai useampi suurempi ja tärkeämpi asiakkaasi käyttää ERP-järjestelmää ja on kannustanut sinua käyttämään samaa järjestelmää. Tai ehkä yrityksesi on osa suurempaa yritys- tai toimialaryhmää, joka on "standardoinut" tietyllä ERP-alustalla. Hanki ehdotus suositellulta tarjoajalta ja anna kaikille ehdotuksille oikeudenmukainen ja puolueeton arviointi päätöstä tehtäessä.
Keskeisiä vihjeitä ERP-tarjouspyyntöäsi varten
Varmistetaan, että kaikki sidosryhmät yksilöivät vaatimuksensa. Tarjouspyynnön on sisällettävä kaikkien sidosryhmien kannanotot. Muussa tapauksessa on vaarana, että valitset ERP-järjestelmän, joka palvelee vain osaa liiketoimintatoiminnoistasi ja vaatii muita alueita investoimaan erillisiin järjestelmiin. Arvioi koko liiketoiminnan kannalta toimivia järjestelmiä ja käytä toteutusaikataulua prioriteettimoduulien toimittamiseen ensin.
Kiinnitä huomiota vaatimusten paremmuusjärjestykseen. Usein tarjouspyyntö on jaettu toimintoalueisiin, joissa on osioita kunkin osaston valmistumista varten. Jokaisella alueella – oli kyse henkilöstöhallinnosta tai toiminnoista – on tyypillisesti hyvä työpaikannustoiminto liiketoimintayksikössään, mutta prioriteetit eivät välttämättä vastaa liiketoiminnan yleisiä tavoitteita. Projektin arviointitiimin tehtävänä on mukauttaa prioriteetteja laajemmasta näkökulmasta. Mitkä vaatimukset ovat elintärkeitä, tärkeitä tai yksinkertaisesti mukavia?
Tarkista toiminnon todellinen saatavuus. Ohjelmistoyrityksillä on hyvät markkinointiosastot; jotkut myyvät tuotteita, joita ei ole kehitetty ja testattu kokonaan. Tee tutkimus ominaisuuksista "tulossa tulevassa julkaisussa" verrattuna niihin, joita käytetään viitteissä tänään. On täysin ok harkita ominaisuuksia kehityksessä – mutta älä panosta projektiasi tuleviin ominaisuuksiin, jos ne ovat välttämättömiä onnistuneen projektin kannalta.
Arvioi prosessisi. Paketoituihin ERP-ohjelmistoihin sisältyviä prosesseja pidetään ”parhaina käytäntöinä”. Kokeneet ERP-konsultit ja toteuttajat kertovat sinulle, että on lähes aina parempi muuttaa menettely ohjelmiston mukaiseksi (tunnistamalla ”parhaan käytännön” näkökulma) kuin muuttaa ohjelmisto vastaamaan nykyistä menettelyä. Teidän on kuitenkin tehtävä tämä päätös. Muista kuitenkin, että uudet prosessit voivat edistää parannuksia ja hyötyjä, joita saat uudesta järjestelmästä. Muista myös, että kaikki nykyaikainen ERP-ohjelmisto on räätälöitävissä, joten voit muuttaa näytön asetteluja ja virtausta, menettelyjä, tietojen ominaisuuksia ja käsittelyä ja paljon muuta – ilman koodin muokkaamista.
Ota huomioon ERP-sijoituksesi. Useimmat yritykset tarvitsevat erp:n sijoitetun pääoman tuottoanalyysin (ROI) ennakkoedellytyksenä minkä tahansa suuren hankkeen valtuuttamiselle ja rahoittamiselle. Kuten nimestä käy ilmi, kyse on uuden järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon liittyvien kustannusten summasta sekä käyttökustannusten eroista nykyiseen järjestelmään verrattuna. ROI:ssa otetaan huomioon suorien kustannussäästöjen lisäksi myös hyödyt, kuten suorituskyvyn paraneminen, parempi asiakaspalvelu ja työpaikan tuottavuus.
3. Ensimmäisen leikkauksen ERP-analyysi
Arviointi tapahtuu kahdessa vaiheessa. Tässä ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan kaikki ehdotukset, jotta nähdään, miten hyvin ne sopivat ympäristöösi ja tarjouspyyntösi vaatimuksiin. (Tämä vaihe ei sisällä toimittajavertailua – tämä vaihe kuuluu arvioinnin toiseen vaiheeseen).
Tavoitteena tässä vaiheessa on poistaa ne, jotka eivät täytä kriteereitä ja asettaa ne, jotka näyttävät sopivan laskuun. Tuloksena on lyhyt luettelo parhaista ehdotuksista. Näistä ja vain niistä tehdään yksityiskohtainen arviointi, joka johtaa lopulliseen valintaan.
Jos sinulla on useita tarkistettavia vastauksia, yksityiskohdat hämärtyvät, jolloin on vaikea muistaa, mitkä RFP-vastaukset ovat erityisen vahvoja (tai heikkoja) ja millä alueilla. Numeerinen arviointiasteikko voi auttaa pitämään kaiken suorana ja dokumentoimaan päätöksentekoprosessin.
Tässä on muutamia lisävinkkejä, jotka auttavat tämän dokumentaatiovaiheen aikana:
Määritä lomake tai laskentataulukko, joka on järjestetty siten, että tarkistajat voivat arvioida kunkin ehdotuksen tarjouspyynnössä määrittämiesi pääperusteiden mukaisesti. Anna jokaisen tarkistajan määrittää kullekin arviointiperusteelle numeerinen arvio (asteikko voi olla yhdestä kymmeneen, yhdestä viiteen, yhdestä kolmeen tai mikä tahansa tarkkuusaste). Voit saada niin monta tai niin vähän tarkistajia kuin haluat.
Jätä tilaa huomautuksille ja vastaukseen liittyville kysymyksille seurantaa varten. Haluatte ehkä pyytää tässä vaiheessa selvennystä tai odottaa esivalittuihin ehdotuksiin liittyvää yksityiskohtaista arviointia. Kohdista painotus kullekin perusteelle sen perusteella, miten kriittinen toiminto tai prosessi on liiketoiminnallesi.
Kerro kunkin tarkistajan antama pistemäärä kunkin perusteen painotuksella ja laske kokonaispistemäärä kullekin toimittajalle. Useimmiten on useita, jotka sijoittuvat asteikon kärkeen, joukko vastauksia hieman kauemmas rankingeissa ja muutama, jotka eivät tee leikkausta. Sinulla pitäisi nyt olla lyhyt lista finalisteista – mieluiten kolmesta viiteen ehdokkaaseen – lopullista arviointia varten.
Kertoimet ovat hyviä, että pystyt tunnistamaan parhaat ehdokkaat, mutta jos se ei ole niin selkeää, palaa yksittäisiin arviointeihin ja keskustele tiimin kanssa.
Keskeisiä vihjeitä alustavia ERP-arviointeja varten
Kohtele jokaista potentiaalista tarjoajaa tasapuolisesti. Älä hyväksy live-demoja, erityisiä henkilökohtaisia kokouksia tai vierailuja paikan päällä, ellet ole halukas tarjoamaan samaa pääsyä kaikille myyjille – on tärkeää säilyttää tasapuoliset toimintaedellytykset. Yksi yleinen tekniikka on isännöidä ”tarjoajien konferenssi” tilassasi, jossa esitellään kaikki potentiaaliset tarjoajat ja vastataan heidän kysymyksiinsä (kaikkien edessä).
Muista, että ehdotus on myyntitosite. Vastaukset sisältävät pyytämäsi tiedot ja paljon muuta. Oletetaan, että jokainen väittämä on totuudenmukainen; voit tarkistaa useimmat, jos eivät kaikki, vaateet arviointiprosessin aikana. Mutta ymmärtää, että ehdotuksen kirjoittajat vastaavat kysymyksiisi tavalla, joka asettaa heidän tuotteensa suotuisimpaan valoon.
Etsi poikkeavia arvoja. Kiinnitä erityistä huomiota kaikkiin kriteereihin, joissa luokituksissa esiintyy suurta vaihtelua. Jos yksi tarkistaja arvioi ehdotuksen erittäin korkeaksi yhden perusteen osalta ja toinen arvioija pitää sitä erittäin alhaisena, siitä kannattaa keskustella. Esitä molemmille arvioijille rakentava ja uhkaamaton kysymys, jotta he saisivat selville, mitä kukin ajatteli. Todennäköisesti toinen tai molemmat huomasivat jotain, jota muut arvioijat eivät huomanneet tai jotka eivät pitäneet tärkeänä. Näiden keskustelujen tuloksena saatat haluta mukauttaa arviointeja tietyn kriteerin mukaan – ja tämä voi muuttaa kokonaissijoituksia.
4. ERP-vertailu ja yksityiskohtainen arviointi
Kun olet tunnistanut kolmesta viiteen finalistia, on aika päästä tarkistamaan heidän väitteensä ja validoimaan referenssit.
ERP-arviointien aloittaminen
Ota yhteyttä jokaiseen potentiaaliseen tarjoajaan ja anna heille hyviä uutisia: he tekivät lyhyen listan! (On hyvä kertoa heille, kuinka monta muuta finalistia on ja jopa kertoa heille, mitä yrityksiä vastaan he kilpailevat, jos on mukavaa tehdä niin).
Joissakin tapauksissa heitä voidaan myös pyytää tarkentamaan ehdotuksiaan.
Keskustele (tai käy) järjestelmän nykyisillä käyttäjillä, mieluiten toimialallasi (tai vastaavilla markkinoilla) ja lähellä yrityksesi kokoa.
Turvalliset viitteet, jos toimittajat eivät ole jo toimittaneet niitä. (Toimittajat saattavat epäröidä antaa suosituksia kilpailuongelmien vuoksi. Mutta teidän pitäisi vaatia. Vakuuttaa heille, että allekirjoitat ja noudatat salassapitosopimuksia).
ERP-järjestelmän esittelyjen hallinta
Tämä on myös aika kutsua esivalittuja ehdokkaita suorittamaan yksityiskohtaisia esittelyjä järjestelmistään – mutta sinun täytyy hallita näitä demoja.
Anna jokaiselle ehdokkaalle skripti tai luettelo toiminnoista, jotka haluat nähdä hyvissä ajoin ennen ajoitettua esittelyä. Kaikkien mahdollisten tarjoajien olisi saatava sama luettelo.
Salli heidän näyttää kaikki erityisominaisuudet, joita he haluavat korostaa, vasta sen jälkeen, kun he ovat näyttäneet sinulle tarjouspyynnössä hahmotellut ominaisuudet ja prosessit.
Varmista, että skripti tai luettelo sisältää vaiheessa 1 määritetyt yksiselitteiset vaatimukset. Toiminnanohjausjärjestelmät hoitavat normaalit prosessit pitkälti samalla tavalla, sillä haasteet johtuvat poikkeuksista normaaleihin prosesseihin. (Esimerkiksi mahdollisuus syöttää tilauksia tuotteille, jotka eivät ole varastossa, vaatimus myydä ryhmiä tai tuotteita paketeissa, paketeissa tai joukoissa tai tukea yksiselitteistä laskuntäsmäytysprosessia).
Demon aikana haluat nähdä, miten ohjelmisto voidaan määrittää ja räätälöidä tukemaan ainutlaatuisia prosesseja ja menettelytapoja. Pysykää kuitenkin ennakkoluulottomina siinä määrin, että saatat löytää joitakin parhaita käytäntöjä niistä vakiotoiminnoista, jotka parantaisivat yrityksesi toimintaa ja tulosta.
Ihanteellisessa tapauksessa demonstroija pystyy näyttämään järjestelmän toiminnot omilla tiedoillasi. Tämä ei ole aina mahdollista, mutta kun se on, se antaa sinulle paljon paremman näytön siitä, miten järjestelmä toimisi ympäristössäsi.
Tärkeitä vihjeitä yksityiskohtaiseen ERP-arviointiin
Älä häikäise mielenosoituksia. Ohjelmistoja esittelevät ammattilaiset ovat tyypillisesti hyvin kokeneita ja heillä on hyvät persoonallisuudet. Heidän tavoitteenaan on voittaa sinut yli ja myydä ohjelmistonsa. Älä häiritse henkilöä tai myyntipuhetta, riippumatta siitä, kuinka viihdyttävää. Keskity siihen, miten liiketoimintaprosessit vastaavat tarpeitasi.
Hyödynnä sivuston viitekäyntejä parhaalla mahdollisella tavalla. Valitse huolellisesti, keneen aiot vierailla. Soita lyhyesti isännällesi varmistaaksesi, että he ovat toteuttaneet ohjelmiston ja toteuttaneet luvatut edut. Sovi, mitä he näyttävät sinulle ja ihmisille, jotka tapaat vierailun aikana. Kun olet paikan päällä, arvioi huolellisesti, onko niiden onnistuminen toistettavissa ympäristössäsi. Kysy myös kovilta kysymyksiltä: ”Mitkä olivat suurimmat yllätyksesi?” ja ”Jos joudut tekemään sen uudestaan, mitä tekisit toisin?”
Jatka kysymysten esittämistä. Kannusta valintatiimiäsi esittämään kysymyksiä, jos haluat vain selventää vastauksia. Tee tämä tarjouspyynnön tarkistuksessa sekä mielenosoituksissa; tämä vähentää merkittävästi tulevien yllätysten mahdollisuutta. Nyt on aika löytää vastauksia, joista et pidä – ennen kuin neuvottelut alkavat. Muista myös, että saat vastaukset ilmaiseksi tässä vaiheessa, joten opi mahdollisimman paljon. Kun olet aloittanut tuotteen käyttöönoton, saatat joutua odottamaan tukea tai jopa maksamaan vastauksia kysymyksiisi.
5. ERP-valinta ja -sopimus
Kun olet suorittanut yksityiskohtaiset arvioinnit, huomaat todennäköisesti, että sinulla on kaksi tai kolme toimittajaa, jotka täyttävät ehdot. Valitse se, jonka uskot parhaiten vastaavan nykyisiä ja tulevia tarpeitasi – mutta älä ohita muita. Sen sijaan kerro heille, että he ovat sopivia, mutta eivät ensimmäinen valintasi; tämä jättää oven auki, jos neuvottelut huippuehdokkaan kanssa eivät toimi suunnitellusti.
Nyt voit alkaa neuvotella sopimuksen yksityiskohdista huippuehdokkaan kanssa. Useimmat yritykset tietävät, miten tämän askeleen ”oletetaan toimivan”. Mutta kuten kaikki muutkin ERP-arviointi- ja valintaprosessin vaiheet, saatat kohdata yllätyksiä täällä.
Valta on teidän puolellanne neuvotteluissa. On kuitenkin parasta pitää tarjoajaa kumppanina yrityksesi tulevassa menestyksessä, ei neuvotteluvastustajana. Tavoitteena oikeudenmukainen sopimus, joka antaa molemmille osapuolille kannustimia järjestelmän tehokkaaseen ja tehokkaaseen toimintaan.
Kaikista järjestelmän toteutuksen osa-alueista ja jatkuvasta tuesta olisi keskusteltava ja dokumentoitava, ja niistä olisi kerrottava yksityiskohtaisesti hinta, kuka on vastuussa, ja joissakin tapauksissa myös tarvittava aika. Sopimuksessa on monia näkökohtia, kuten (mutta ei rajoittuen):
Laitteistojen ja ohjelmistojen alkuperäinen osto, vuokraus tai lisenssi
Laitteiston ja ohjelmiston käyttöönotto (mikä on ”toteutus”)
Neuvotteluhuonelentäjän kustannukset ja ajoitus (ennen ohjelmistomaksua tai sen jälkeen)
Perus- ja jatkokoulutuskustannukset
Jatkuva ylläpitotuki laitteille ja ohjelmistoille (ja millä tasolla)
Tietojen muuntaminen ja integrointi muihin järjestelmiin
Verkottuminen ja turvallisuus
Mukautukset (alku- ja tulevissa versioissa)
Avainvinkkejä ERP-ohjelmiston lopulliseen valintaan
Älä ilmoita lopullista valintaasi ennen neuvotteluja. Yksityiskohtaisen arviointivaiheen lopussa joukkue voi haluta julistaa ”voittajan”. Johtavalle ehdokkaalle ilmoittaminen siitä, että he ovat ”valittuja”, ei kuitenkaan ole yrityksen edun mukaista. Ei ole epätavallista, että neuvotteluprosessissa on yllätyksiä, ja sinun on ehkä tarkasteltava valintaasi uudelleen.
Pitkän aikavälin suunnitelma. Kiireessä päästä alkuun, varmista, että tarkistat huolellisesti pitkän aikavälin kustannukset, jotta arviosi ovat oikein etkä vääristä ERP:n ROI-lukuja. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat enemmän ilmaisia palveluja pidemmäksi aikaa, ja jotkut voivat ulkoistaa pitkän aikavälin tukensa maksupalveluyritykselle. Joillakin palveluntarjoajilla on yläraja sille, kuinka paljon ne nostavat vuosittaisia ylläpito- tai tilausprosentteja, ja monet eivät. Toiset myyvät matalan ohjelmisto-as-a-service (SaaS) -tilauksen ja muutaman vuoden alettua nostaa sitä merkittävästi. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat vuosittaisen päivityksen, mutta eivät merkittävää tukea päivitysprosessissa. Kysy kysymyksiä ja saat vastaukset kirjallisesti, jotta ymmärrät täysin pitkän aikavälin kustannuksesi.
Se vie kylän (tai ainakin joukkueen)
Tärkein ERP-järjestelmän arviointiprosessin onnistumiseen vaikuttava tekijä on projektitiimi. Tämä tiimi olisi perustettava hyvin varhaisessa vaiheessa, ja sen pitäisi olla liikkeellepaneva voima tarjouspyynnön kehittämisessä, jakelussa ja arvioinnissa sekä uuden toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa.
Kokemuksemme mukaan, kun tiimit ovat yksityiskohtaisen tutkimuksen ja arvioinnin keskellä, oikoteitä otetaan usein. Mutta jos projektitiimisi seuraa näitä viittä vaihetta ja kiinnittää huomiota opittuihin kokemuksiin, he voivat löytää optimaalisen ratkaisun yrityksesi tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa.
Tutustu pilvipohjaiseen ERP-ohjelmistoon
SAP S/4HANA Cloud on moderni ERP-järjestelmä, jossa on integroitu tekoäly ja koneoppiminen.